Moi qui passe mes journées à concevoir des bureaux et à organiser des réaménagements, je sais ce que c’est que d’avoir l’impression de perdre le contrôle de ses tâches quotidiennes. À une époque où l’on s’attend à ce que les employés de divers secteurs d’activité gèrent à la fois des clients multiples, des emplois cruciaux et des tâches plus subalternes, l’organisation est primordiale. C’est d’autant plus vrai que le stress au travail a augmenté depuis le début de la récession.

Alors que les taux d’absentéisme ont baissé, 40 % des employeurs ont récemment signalé une augmentation du stress sur leur lieu de travail. Ce phénomène s’accompagne de son lot de problèmes, car les employés se rendent au travail mal en point et improductifs, et risquent même de souffrir de graves problèmes cardiaques.

Bien que l’élimination totale du stress de votre journée de travail ne soit pas un luxe que beaucoup de gens peuvent s’offrir, j’ai découvert qu’il existe de nombreuses façons de rationaliser vos tâches quotidiennes pour vous organiser et commencer à réduire votre niveau de stress.

Délégation n’est pas synonyme de paresse

Je me retrouve souvent à regarder, horrifiée, mon intimidante liste de choses à faire. Peu importe le nombre de tâches que je parviens à cocher, d’autres apparaissent pour les remplacer presque immédiatement, ce qui signifie que je suis constamment en mouvement et que j’ai du mal à répartir mon temps.

Si cela vous semble familier, vous avez peut-être aussi éprouvé le sentiment que c’est votre travail, que vous êtes donc le seul à pouvoir l’accomplir et que, si vous êtes aussi bon dans votre travail que vous le pensez, vous ne devriez pas être à la traîne. Cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité. Même les meilleurs d’entre nous ont parfois du mal à suivre le rythme effréné du monde du travail moderne, alors n’ayez pas peur de déléguer certaines tâches à d’autres.

Partagez la charge avec votre équipe

Si, comme moi, vous êtes un membre expérimenté de votre équipe, je constate que le fait de confier des tâches plus simples à des membres plus jeunes de l’équipe peut éliminer une quantité surprenante de pression. Dans mon cas, il s’agit de travaux sur Photoshop, de simples plans en 2D et de recherches d’images de produits, mais dans tous les secteurs d’activité, les tâches fastidieuses sont celles qui sont toujours remises à plus tard, qui s’accumulent sans que l’on s’en aperçoive vraiment et qui surgissent de l’ombre avec une vengeance stressante, juste au moment où l’on pense que tout est terminé. En outre, je trouve qu’elles rendent la journée de travail moins amusante. Garder pour soi les tâches les plus compliquées et les plus créatives est donc un moyen idéal de redonner de l’intérêt à son travail.

Partager la charge avec les indépendants

Je comprends que tout le monde n’a pas l’avantage de diriger ou de travailler en équipe, mais il existe tout de même des moyens de déléguer vos tâches subalternes.

Upwork et Amazon Mechanical Turk sont deux excellentes plateformes web sur lesquelles vous pouvez soumettre des travaux à leurs milliers d’indépendants pour qu’ils les réalisent en votre nom. Ces free-lances demandent évidemment une rémunération, mais les tarifs sont très abordables et s’amortissent largement par le temps qu’ils libèrent dans votre emploi du temps chargé.

Les listes sont votre meilleur ami

Si vous travaillez dans un secteur où les tâches changent et s’accumulent en permanence, il est essentiel de les suivre pour organiser vos pensées et ne pas oublier certaines tâches. Je trouve que la meilleure façon de le faire est de dresser des listes.

Si, comme moi, vous êtes particulièrement distrait, vous vous fiez aux listes de tâches pour suivre votre travail et rester concentré tout au long de la journée. Il se peut aussi que vous perdiez vos listes papier parmi le reste des documents qui entourent votre poste de travail. C’est pourquoi j’ai pensé partager avec vous ma petite application d’organisation préférée.

Présentation de Wunderlist

Wunderlist est une liste de tâches en ligne qui est en fait assez « wunderful ». Outre la simple saisie de vos tâches, elle vous permet de suivre et d’organiser votre charge de travail de manière plus approfondie.

Vous pouvez fixer des dates d’échéance pour vos tâches et programmer des rappels lorsque vous approchez d’un délai, glisser-déposer des tâches par ordre d’urgence, ajouter des sous-notes dans les tâches, partager vos listes de tâches avec d’autres membres de l’équipe ou collègues de travail, et même leur déléguer des tâches. Il existe même une application Wunderlist pour mobile et tablette, qui vous permet d’ajouter des tâches à vos listes pendant les réunions, à la volée. C’est idéal si vous avez du mal à mémoriser les points d’action dans votre esprit !

L’une de mes façons préférées d’organiser mes tâches sur Wunderlist est de créer des listes pour chaque client ou projet spécifique. Ainsi, je ne suis pas confrontée à la confusion d’une longue liste de tâches, ni à l’intimidation qui peut découler du regroupement d’un grand nombre de tâches différentes.

Gérez vos courriels, ne les laissez pas vous gérer

La première chose que je fais en arrivant au travail est d’allumer mon ordinateur et de consulter mes courriels. La mauvaise nouvelle, c’est qu’au lieu d’avoir quelques réponses à donner et quelques tâches à transformer en Wunderlist, je suis souvent confrontée à une quantité à deux chiffres qui réclame d’être traitée « au plus vite ».

Si vous vous connectez à votre messagerie électronique dans l’intention de la consulter simplement avant de vous atteler à l’essentiel de votre travail, la réalité est que les courriers électroniques peuvent vous faire perdre beaucoup de temps s’ils ne sont pas gérés correctement. Toutefois, que vous soyez confronté à quelques clients exigeants ou à un grand nombre de clients en même temps, il existe des moyens de reprendre le contrôle de votre boîte de réception.

Signaler les choses qui peuvent attendre

Ne vous sentez pas obligé de répondre immédiatement à tous les courriels. À moins qu’il ne s’agisse d’une urgence absolue, je signale toujours les courriels qui peuvent être lus ou traités plus tard. J’utilise cette technique avec les courriels importants plutôt qu’avec les courriels urgents, car il y a une distinction entre « important » et « urgent ». Identifiez le type de problèmes et de demandes classés comme urgents au sein de votre entreprise et vous aurez déjà mis en place une partie de la formule qui vous permettra de mieux gérer vos courriels.

Organisez votre courrier avec des dossiers

Ce n’est pas seulement le volume de courriels qui peut grignoter votre journée de travail, mais aussi la variété des endroits d’où ils proviennent. Qu’il s’agisse de vos différents clients et collègues ou des comptes de messagerie supplémentaires que vous gérez pour le même client, ils peuvent tous se perdre dans la nouvelle correspondance d’un autre avant même que vous ne vous en rendiez compte.

Plutôt que d’essayer de vous souvenir de la date à laquelle vous avez reçu chaque message et de devenir de plus en plus stressé lorsque vous ne le retrouvez pas, créez différents dossiers pour garder une trace des courriels relatifs à tout, des différents clients aux différentes tâches et projets – ce qui est prioritaire dans votre secteur d’activité.

Devenir l’une de ces personnes que l’on ne peut jamais joindre

Je vais être un peu controversé ici et recommander que vous traitiez vos courriels par tranches de 20 à 40 minutes, environ 2 à 3 fois par jour, et que vous gardiez votre client de messagerie fermé le reste du temps. Je veux dire fermé, pas seulement minimisé.

J’ai passé la première semaine d’essai à paniquer, d’autant plus que j’ai un client qui fait la même chose et qui, par conséquent, est un meurtrier à essayer d’atteindre ! Cela dit, cette pratique fait désormais partie intégrante de ma journée de travail et je trouve qu’elle me donne beaucoup plus de liberté. Le fait de ne plus recevoir d’e-mails pendant un certain temps peut être un énorme poids pour l’esprit et vous donne la liberté de vous consacrer à vos tâches sans cet onglet d’e-mail qui vous guette au coin de l’œil !

Le lieu de travail moderne est en proie à un stress que même l’aménagement de bureau le plus inspirant ne peut résoudre ; les employés doivent donc prendre en main leurs obstacles et leurs intimidations. Tout est question d’organisation et de planification, et j’espère qu’après avoir intégré ces processus à votre journée de travail, vous commencerez à vous sentir aussi rationalisé et libéré du stress que possible. Je sais que c’est le cas pour moi !

Avez-vous des conseils à ajouter à ma liste ? Laissez-les ci-dessous ; j’aimerais bien les essayer !