Prenez-vous beaucoup de temps pour résoudre vos problèmes professionnels ou commerciaux ? Il est peut-être temps d’apprendre à utiliser les 5 Pourquoi pour simplifier le processus.

Vous pensez peut-être qu’il vous faut connaître 1000 techniques pour résoudre vos problèmes plus rapidement. La vérité est qu’il n’y a pas une seule technique qui puisse résoudre tous vos problèmes. Mais malgré cette réalité, vous pouvez toujours résoudre la plupart de vos problèmes de manière efficace.

Comment ? En tirant parti de la technique des 5 raisons de Sakichi Toyoda. Toyoda a utilisé cette technique pour le système de production Toyota, mais vous pouvez l’appliquer à la plupart de vos problèmes^[1]. Cessez donc d’essayer de mémoriser des dizaines de techniques et préparez-vous à travailler plus intelligemment !

Qu’est-ce que la méthode des 5 pourquoi ?

Avec la technique des 5 pourquoi, vous devez poser 5 questions.

C’est simple, non ? Chaque fois que vous êtes confronté à un problème, demandez-vous ce qui a pu contribuer aux résultats actuels. Puis, continuez à vous poser la question cinq fois, ou jusqu’à ce que vous ayez trouvé la cause première.

Comment savez-vous que cette technique fonctionne ? Eh bien, Toyota a mis en œuvre avec succès cette technique pour améliorer sa chaîne de montage. Imaginez maintenant ce qu’elle peut faire pour vous aider à résoudre des problèmes courants^[2]!

Le processus des 5 raisons n’est pas complexe, mais il faut du temps pour s’y habituer. Si vous êtes comme la plupart des gens, vous avez tendance à vous empresser de trouver des solutions lorsque vous résolvez des problèmes. Commencez plutôt par poser une question chaque fois que vous êtes confronté à un problème.

Il peut s’agir de quelque chose de mineur, comme le fait d’être bloqué dans les embouteillages. Dans ce cas, votre première question serait de savoir pourquoi vous n’avez pas évité les embouteillages. Posez une seule question pour tous vos problèmes, et continuez à en ajouter jusqu’à ce que vous en posiez 5 par défaut.

En fin de compte, vous saurez quand poser les 5 questions et trouver la cause première de la plupart de vos problèmes. Mais vous ne devez pas toujours travailler seul. Lorsque vous travaillez sur des sujets qui ne vous sont pas familiers, collaborez avec les membres de votre équipe pour trouver des réponses.

Si vous voulez savoir comment être un bon joueur d’équipe, consultez cet article.

Par exemple, si vous dépannez une mauvaise campagne de marketing pour votre entreprise, collaborez avec votre équipe de marketing pour trouver une solution. En tant que chef d’entreprise, vous aurez plusieurs casquettes, mais vous ne serez pas en mesure de trouver seul la cause première de la plupart de vos problèmes.

Comment poser les 5 questions de manière efficace

Avant de commencer à poser les 5 questions, vous devez vous préparer à obtenir les meilleurs résultats. Voici le processus de résolution d’un problème réel :

1. Obtenir les bonnes ressources

On ne sait pas ce que l’on ne sait pas. Par conséquent, recueillez des informations dans des livres et des ressources en ligne avant de résoudre un problème. Vous vous retrouverez plus souvent à faire des recherches sur des sujets que vous ne connaissez pas.

Si vous ne vous préparez pas, vous vous limiterez à une cause première inefficace.

Vous pouvez également vous entourer de personnes spécialisées dans certains domaines. Vous pourrez ainsi travailler avec votre groupe pour trouver la meilleure cause d’un problème.

Votre objectif est de vous sentir à l’aise avec les questions sur lesquelles vous travaillez. Évitez de répondre à des questions dont vous n’êtes pas sûr, car vous risquez fort de vous retrouver avec une mauvaise cause première.

2. Comprendre le problème

Avant de résoudre un problème, il est important d’en connaître la nature. Vous éviterez ainsi de trouver une cause première non pertinente.

En définissant le problème, vous éviterez également toute confusion lorsque vous travaillerez avec des équipes. Par exemple, lorsqu’on travaille en équipe, il est souvent facile de supposer que tout le monde travaille sur le même problème. Or, ce n’est pas toujours le cas et il peut arriver que des équipes travaillent à la résolution de deux problèmes différents.

3. Posez vos 5 premières questions

Une fois que vous avez passé suffisamment de temps à vous préparer, posez votre première question. Au lieu de donner des réponses rapides, réfléchissez aux réponses qui apporteront le plus de valeur. Chaque question dépend de celle qui la précède, donc donnez des réponses significatives.

La règle de base est de répéter pourquoi cinq fois jusqu’à ce que vous ayez trouvé une cause première potentielle. En général, cinq questions ou moins suffisent à résoudre les problèmes les plus courants, mais ne vous limitez pas à cinq questions s’il est vraiment nécessaire d’en poser davantage.

Au lieu de cela, continuez à poser des questions jusqu’à ce que vous n’en puissiez plus.

4. Trouver la cause première

L’objectif principal de l’utilisation du cadre des 5 raisons est de trouver la cause première du problème que vous rencontrez. Vous devez trouver une réponse qui vous aide à comprendre quand et pourquoi le problème se produit.

Il est également utilisé pour traiter les questions de haut niveau afin de pouvoir suivre les progrès réalisés par la suite. En abordant les questions de haut niveau, vous résoudrez les problèmes plus rapidement avant de vous attaquer à la cause première.

Un exemple des 5 raisons

Apprendre à connaître le cadre des 5 Pourquoi, c’est bien, mais avoir des exemples concrets, c’est encore mieux. Voici un exemple que vous pouvez utiliser comme modèle pour résoudre des problèmes concrets :

Problème : Les employeurs ne m’ont pas rappelé pour un entretien au cours des trois derniers mois.

• Question 1: Pourquoi mon CV n’est-il pas remarqué par les employeurs ?
  Parce qu’il est trop générique et qu’il ne présente pas de compétences particulières pour les postes auxquels vous postulez.
• Question 2 : Pourquoi mon CV est-il trop générique ?
  Parce que je veux qu’il s’adresse à de nombreuses professions.
• Question 3 : Pourquoi veux-je postuler à de nombreuses professions ?
  Parce que je veux augmenter mes chances d’être embauché.
• Question4 : Pourquoi le fait de postuler à plusieurs professions augmenterait-il mes chances d’être embauché ?
  Parce que je ne me limiterais pas aux offres d’emploi disponibles dans une profession spécifique.
• Question 5 : Pourquoi me limiterais-je aux offres d’emploi disponibles ?
  Parce qu’il y a une forte demande pour ma profession.

Dans ce cas, vous vous arrêterez à la question 5 car vous avez trouvé une cause première potentielle.

La concurrence étant rude dans votre secteur d’activité, votre CV doit se démarquer. Selon vous, qui un employeur embauchera-t-il, un touche-à-tout ou un expert dans sa profession ?

Chaque fois que vous travaillez sur un problème, prenez le temps de réfléchir aux meilleures questions. En effet, cela aura une incidence sur la qualité de la cause première que vous obtiendrez.

Quand les 5 raisons ne fonctionnent-elles pas ?

Comme vous l’avez vu, la méthode des 5 pourquoi n’est pas compliquée et peut être utilisée pour de nombreux types de problèmes, mais elle demande beaucoup d’efforts pour être exécutée correctement. Lorsqu’elle est bien exécutée, elle peut vous aider à trouver le coupable de la plupart de vos problèmes courants. Le problème est que cette technique n’est pas adaptée à toutes les situations.

Résultats non reproductibles

Vous ne pourrez pas reproduire les mêmes résultats. Pensez-y : vous créez vos propres questions et y répondez d’une manière unique. Personne d’autre ne pourra reproduire vos résultats pour l’essentiel.

Cela signifie que même deux équipes travaillant dans le même environnement donneront deux réponses différentes.

Limité par les connaissances disponibles

Comme nous l’avons déjà mentionné, il faut rassembler suffisamment d’informations pour résoudre un problème inconnu. Le problème est que vous ne disposerez pas toujours des meilleures ressources. De ce fait, vous vous limiterez à la qualité de vos réponses.

Si vous êtes confronté à un sujet inconnu, essayez une autre technique de résolution de problèmes.

Se concentrer sur une seule cause fondamentale

L’objectif principal de l’utilisation des 5 raisons est de trouver une seule cause fondamentale. Mais tous les problèmes n’ont pas toujours une solution unique. Par exemple, une campagne de marketing peut avoir un meilleur, un bon et un pire scénario.

Ces limites ne font pas de la méthode des 5 Pourquoi une mauvaise technique. Au contraire, elles vous permettent de savoir comment utiliser cette technique plus efficacement.

La méthode des 5 pourquoi est la plus efficace pour améliorer les processus et résoudre les problèmes simples, mais elle n’est pas adaptée aux problèmes complexes. C’est pourquoi vous devez connaître d’autres solutions.

Par exemple, le faible taux de réponse des clients d’une entreprise peut être dû à plusieurs facteurs. Dans ce cas, vous choisirez une technique mieux adaptée à la résolution de problèmes complexes. Déterminez les problèmes auxquels vous êtes le plus souvent confronté pour savoir quelles techniques vous aideront le plus.

Le bilan

Imaginez que vous parveniez à vaincre des problèmes que la plupart des gens abandonnent.

Les gens vous regarderaient et penseraient que vous connaissez 1000 façons de résoudre un problème. En réalité, peu de choses ont changé depuis que vous vous êtes battu pour résoudre des problèmes.

Mais vous utilisez désormais un système éprouvé qui vous facilite la vie.

Vous êtes une machine à résoudre les problèmes .

Si vous ne croyez pas que cela puisse être votre réalité, vous vous trompez. Vous avez ce qu’il faut pour résoudre vos problèmes, mais vous devez vous entraîner. Commencez par vous poser une question aujourd’hui, alors que vous êtes confronté à un problème.

Procédez ensuite de la même manière jusqu’à ce que vous posiez plusieurs questions pour chacun de vos problèmes. Vous ne maîtriserez pas l’analyse des 5 pourquoi du jour au lendemain, mais avec un peu de pratique, cette technique vous semblera plus naturelle.

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