Dans leur quête constante d’une plus grande productivité, nombreux sont ceux qui recherchent de nouveaux concepts pour améliorer leur productivité. C’est là qu’intervient un type spécifique de flux de travail appelé « day theming ».

La thématisation d’une journée est l’un des meilleurs moyens de rester concentré sur la tâche tout en avançant vers les résultats escomptés. Si vous voulez savoir comment, continuez à lire. Non seulement vous apprendrez de nouvelles méthodes et aurez des exemples clairs, mais vous obtiendrez également des étapes d’action pour utiliser la thématisation journalière afin de stimuler la productivité dont vous ne saviez pas que vous aviez besoin.

Qu’est-ce que le Day Theming ?

Le concept des journées à thème, en particulier au travail, est très simple. Comme son nom l’indique, chaque journée est consacrée à un thème ou à une tâche spécifique ^[1]. Au lieu d’avoir une liste de choses à faire qui peut devenir écrasante, les journées de travail à thème permettent de rester concentré sur un ensemble de tâches plutôt que de changer constamment, ce qui permet de gagner beaucoup de temps.

Si vous avez pratiqué la mise en lots de tâches, vous adorerez la thématisation d’une journée, car elle améliore encore plus votre productivité. Avec le day themeing, vous consacrez simplement une journée entière à travailler sur une initiative spécifique. Ainsi, au lieu de réserver de plus petits blocs de temps pour chaque tâche (par exemple, une heure pour le réseautage, deux heures pour le courrier électronique, etc.), chaque journée est stratégiquement planifiée dans votre calendrier avec une seule tâche à accomplir. Il peut s’agir d’un objectif précis dans votre vie, d’un projet personnel ou professionnel.

Si vous êtes à la tête d’une entreprise, l’utilisation d’un thème journalier peut être un moyen judicieux de mener à bien des projets importants plus rapidement. Mais comme vous l’avez probablement entendu, le multitâche nuit à la productivité. C’est pourquoi une méthode permettant de travailler en profondeur tout en respectant les délais est si efficace.

Soyons clairs, la thématisation de jour n’est pas compliquée. Ce n’est pas ce que vous faites, mais la façon dont vous le faites qui rend la thématisation de jour si incroyablement efficace. Ils sont particulièrement utiles lorsque vous souhaitez réaliser des progrès plus importants en peu de temps. Pour tirer le meilleur parti de vos journées de travail, vous devez réserver certaines heures de votre emploi du temps à l’absence d’interruptions.

5 avantages avérés de la mise en place de journées thématiques

Les avantages de la thématisation d’un jour sont nombreux et peuvent être extrêmement importants. Voici quelques raisons valables pour lesquelles vous devriez utiliser cet outil de productivité en votre faveur et tirer parti de ce qu’il offre.

1. Création d’un flux de travail productif

Lorsque vous avez des journées à thème unique sans interruption, votre productivité peut monter en flèche et vous permettre d’accomplir beaucoup plus de travail en moins de temps. Sans avoir à répondre à des courriels, à participer à des réunions ou à faire face à d’autres distractions, vous pouvez rester concentré sur votre travail.

2. Empêche les sauts d’attention

Avec une liste de choses à faire quotidienne traditionnelle, vous essayez de faire plusieurs choses clés à la suite les unes des autres. Cela signifie que l’on saute d’une tâche à l’autre parce qu’il faut la terminer (ou du moins progresser), puis passer à autre chose.

Ce changement arbitraire d’objectif exige que vous détourniez constamment l’attention du cerveau, parfois plusieurs fois par jour. Votre attention en pâtit et votre productivité diminue, ce qui se traduit par des performances médiocres, l’oubli de détails importants et l’incapacité à mener à bien certaines tâches[2]. ^[2]

Chaque fois que je saute d’une tâche à l’autre, je fragmente mon attention sur un travail superficiel, ce qui crée une fatigue décisionnelle et affaiblit ma capacité à résoudre des problèmes complexes et importants. En revanche, lorsque je délimite fermement un travail spécifique, je ne me sens pas coupable d’ignorer les inévitables demandes qui surgissent tout au long de la journée.

3. Aide à l’établissement de priorités

Nous avons tous des objectifs importants à atteindre, qu’il s’agisse d’écrire un livre, de lancer un nouveau site web ou d’acquérir de nouvelles compétences. Mais dans notre monde en constante évolution et hyperconnecté, il est facile de perdre de vue ce qui est vraiment important et de se laisser happer par le bruit et l’agitation de la vie quotidienne.

Le fait de pouvoir consacrer un jour par semaine à un projet qui nous tient vraiment à cœur peut nous procurer un puissant sentiment de satisfaction et nous permet de ne pas passer à côté de la création de quelque chose qui a une valeur réelle et tangible.

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Grâce à la thématisation de la journée, vous pouvez éliminer le « bruit de fond » des autres tâches qui rivalisent pour attirer votre attention.

4. Réduction du temps de démarrage

Lorsque vous regroupez des tâches similaires, vous réduisez le temps de démarrage car vous êtes déjà dans le même contexte. Cela signifie également que si vous devez prendre trop de décisions, par exemple sur ce que vous allez faire ce jour-là, vous prendrez davantage de décisions en fonction de ce que vous avez envie de faire, et non de ce que vous devriez faire.

Le fait de savoir ce que l’on est censé faire élimine donc une partie de ce pouvoir de réflexion. Vous ne faites qu’exécuter le plan au lieu de l’élaborer. Vous avez donc beaucoup plus de chances d’atteindre vos objectifs.

5. Aide à maintenir l’autodiscipline

Avec des journées de travail thématiques, vous vous facilitez grandement la tâche pour rester discipliné. Si vous prenez une heure par jour pour apprendre une nouvelle compétence, cela vous prendra beaucoup plus de temps et vous risquez davantage d’abandonner en cours de route. Consacrer une journée entière à votre nouveau projet vous permettra de rester concentré, motivé et discipliné.

Voici un exemple : supposons que vous souhaitiez apprendre iMovie. Chaque jour après le travail, alors que vous êtes déjà épuisé, vous consacrez une heure à l’apprentissage de cette compétence. En un mois, vous aurez consacré environ 20 heures à l’apprentissage et vous aurez probablement du mal à vous discipliner et à vous concentrer.

Mais si vous planifiez deux journées thématiques d’affilée, disons vendredi et samedi, et que vous consacrez 10 heures à l’apprentissage d’iMovie pendant ces deux jours, vous obtiendrez plus en deux jours que ce que vous pouvez réaliser en un mois, voire plus si vous avez du mal à vous autodiscipliner.

Alors, pourquoi tout le monde n’utilise-t-il pas la thématisation des journées pour améliorer sa productivité ? Le principal problème est qu’il est difficile de vider le calendrier. Les jours de la semaine à thème pour le travail nécessitent quelques changements et une volonté d’explorer ses capacités pour progresser.

Méthode en 4 étapes pour concevoir vos journées de travail à thème

1. Décidez des catégories qui sont essentielles à votre réussite

Vous savez mieux que quiconque quels sont les principaux domaines de votre vie qui vous demandent systématiquement beaucoup de temps et d’attention. Parmi ces domaines, quels sont ceux qui bénéficieraient d’une journée spécifique qui leur serait consacrée ?

Ces catégories vous obligent à faire preuve de créativité et à travailler en profondeur. Vous pouvez mettre en place un thème pour les sept jours de la semaine ou vous limiter à quelques jours et vous accorder des jours de repos. Il s’agit de choisir ce qui vous convient le mieux.

2. Attribuez vos thèmes à des jours spécifiques de la semaine

Il est important de prévoir suffisamment de temps pour chaque catégorie. Lors de l’établissement de ce budget, tenez compte de l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée et répartissez vos projets de travail en conséquence. Réfléchissez bien à tous les aspects de votre vie, y compris à votre santé et à votre forme physique – ils méritent eux aussi que vous leur consacriez du temps.

3. Rédiger des tâches spécifiques pour chaque thème

Cela vous aidera à évaluer la quantité de travail et à allouer un temps plus raisonnable à chaque tâche. Quelle que soit leur importance, notez-les toutes et classez-les en tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles. Il se peut que vous ne puissiez pas tout faire en une seule fois. Il peut donc être utile d’avoir une liste sur votre bureau pendant une semaine et de continuer à la compléter jusqu’à ce que vous ayez tout ce qu’il vous faut.

Généralement, les tâches « rapides » ou « petites » sont celles qui prennent le plus de temps, tout simplement parce que nous avons négligé nos capacités ou l’énergie que chaque tâche pourrait réellement nécessiter. En nous surbookant, nous devenons moins flexibles et plus épuisés. En écrivant les tâches, vous aurez une vision claire de ce qui vous attend et vous pourrez mieux répartir le temps.

4. Ajouter des thèmes et des tâches à votre calendrier

Si, après un certain temps d’utilisation des thèmes choisis, vous constatez qu’ils sont inefficaces, changez-les. Votre tâche consiste à faire en sorte que les journées à thème vous soient favorables. Réévaluez donc vos choix si nécessaire. Vous découvrirez peut-être que vous avez oublié quelque chose dont vous avez vraiment besoin. L’objectif est de faciliter la planification, et non de la compliquer.

Créez votre propre journée à thème (plan d’action)

Il est facile de choisir des thèmes, mais qu’en est-il réellement ? Quelles sont les tâches à accomplir ? Pour vous aider, j’ai dressé une liste d’idées et de tâches pour votre situation spécifique. La meilleure façon de voir ce que les journées à thème peuvent faire pour votre productivité est de simplement tester le concept.

Avant de commencer :

• Réservez une journée à votre calendrier pour vous entraîner.
• Définissez vos priorités. Comprenez que ce n’est pas seulement la tâche qui est importante, mais aussi la puissance de la méthode que vous appliquez pour l’accomplir.
• Évitez les distractions. Aménagez votre espace de manière à ce que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous êtes sur le point d’accomplir et à ce que les interruptions possibles soient réduites au minimum.
• Éliminez les motifs de procrastination. Un peu de préparation à la tâche peut s’avérer très utile – éliminez de votre espace tout ce qui pourrait vous empêcher de vous concentrer et préparez-vous à faire votre travail.
• Fixez des objectifs et des délais précis. Veillez à ce que vos objectifs soient mesurables afin qu’il soit facile de voir les progrès que vous avez accomplis.
• Travaillez de manière équilibrée. Faites des pauses régulières pour garder l’esprit vif et le corps frais. Cela vous permettra de rester enthousiaste et de faire avancer les choses dans la bonne direction.

Une fois que vous avez préparé votre espace sous tous ses aspects, il est temps de vous mettre au travail. N’oubliez pas que les journées à thème doivent jouer en votre faveur, alors choisissez et adaptez-les en conséquence.

En ce qui concerne les tâches, il existe une grande variété parmi laquelle vous pouvez non seulement choisir, mais aussi ajouter tout ce que vous jugez utile à votre liste. Mélangez-les et associez-les à vos thèmes en fonction de ce qui vous semble le plus approprié. Il ne s’agit là que de quelques exemples pour vous donner une idée de votre propre plan d’action à thème.

Journée du marketing

• Examiner les campagnes de marketing en cours et leurs résultats
• Planifier de nouvelles stratégies de marketing et des campagnes de vente
• Créer ou consulter de nouvelles campagnes ou promotions
• Évaluer et mettre à jour l’ensemble des médias sociaux et du matériel de communication avec les clients.
• Étudier les possibilités ou les propositions de co-branding
• Proposer de nouvelles idées de partenariat
• Trouver de nouvelles sources de revenus comme les programmes d’affiliation
• Faites des recherches sur les concurrents pour savoir où ils obtiennent le plus d’intérêt et d’engagement.

Jour de la réunion

• Appels de clients
• Appels à la découverte
• Rencontres autour d’un café
• Interviews en podcast
• Réunions d’équipe

Journée des affaires internes

• Vérifier les rapports de vente de la semaine précédente et répondre aux questions ou problèmes internes.
• Effectuer des contrôles de gestion de projet en temps réel avec les membres de l’équipe
• Assister à la communication avec les fournisseurs et les clients
• Créer ou mettre à jour des manuels ou des vidéos qui pourraient vous aider, vous et votre équipe, à travailler plus efficacement.
• Travailler sur les canaux de communication avec les clients – lettres d’information, automatisation des livraisons, etc.
• Examiner les projets en cours et trouver des moyens de les améliorer
• Réunions d’équipe

Journée du contenu

• Créer du contenu pour la semaine suivante
• Collaborer à la création de nouveaux contenus pour les sites web, les campagnes de marketing et les médias sociaux.
• Superviser les téléchargements de blogs ou d’articles pour votre site web
• Travailler à l’établissement de liens et au référencement pour une meilleure visibilité en ligne
• Réviser et mettre à jour le contenu et les objectifs de la lettre d’information ou de la liste de diffusion
• Enregistrer des vidéos

Journée de la recherche et du développement

• Expérimenter de nouveaux plugins ou outils web pour améliorer le fonctionnement du site web
• Suivre des cours ou des programmes de perfectionnement ou de création d’entreprise
• Améliorer les flux de travail des services 1:1 afin d’améliorer l’expérience des clients
• Examen de votre produit/service
• Réfléchir à de nouveaux programmes
• Créer de nouveaux outils pour notre public

Mise en réseau

• Participer à des groupes sectoriels ou à des plateformes payantes
• Recherchez des informations sur le secteur que vous pouvez partager avec votre public
• Entrer en contact avec des clients potentiels
• Je recherche des podcasts ou des blogs dont je peux aider le public, et je les contacte.
• Ajouter de nouvelles personnes au CRM
• Mise à jour du CRM

Croissance personnelle

• Fixer des objectifs pour la semaine
• Révision des objectifs de la semaine dernière
• Lecture
• Se reposer, se ressourcer
• Temps passé avec des amis ou la famille
• Entraînement
• Suivre un cours

Que faire en cas de changements ou de défis imprévisibles ?

Il est évident que vous ne pouvez pas ignorer certains problèmes. Une crise ou une question urgente ne peut pas attendre la semaine prochaine. L’avantage d’une journée thématique, c’est qu’elle est très flexible. Par exemple, vous pouvez rester « sur le thème » jusqu’à 14 heures tous les jours, et disposer ensuite d’une certaine marge de manœuvre pour traiter d’autres questions.

Ce qu’il faut retenir, c’est que le thème du jour vous permet de vous concentrer plus précisément et de consacrer plus de temps à un travail approfondi chaque jour.

Vous cherchez d’autres façons d’utiliser les thèmes ?

La clé pour travailler avec de telles méthodes est de comprendre qu’il s’agit d’un cadre. Et le même cadre ne convient pas à tout le monde. Il est donc essentiel de trouver ce qui fonctionne pour vous et de rester flexible. Les thèmes hebdomadaires peuvent être une solution encore meilleure pour votre situation spécifique.

Voici un autre exemple : si vous proposez un service de rédaction en deux semaines, vous n’avez pas beaucoup de temps pour travailler sur votre entreprise. Au lieu d’avoir des journées de travail par lots, il pourrait être intéressant d’avoir des semaines dédiées ; deux semaines de travail avec les clients, une semaine pour la création de contenu pour les semaines suivantes, et une semaine pour faire votre autre travail important pour la croissance de l’entreprise.

Si vos semaines sont différentes, il peut être utile de consacrer du temps, jusqu’à la fin de chaque semaine, à la planification et à la répartition des thèmes pour la semaine à venir.

Réflexions finales

Quel que soit le type de travail que vous effectuez, les thèmes quotidiens peuvent vous aider. Je vous encourage à tester cette approche et à voir si elle vous convient. La capacité à se concentrer est le résultat le plus important que vous obtiendrez en thématisant vos journées, et cela n’a vraiment pas de prix.

Il y a de fortes chances que vous obteniez des résultats si vous réservez une journée entière à un projet donné. Pas d’interruptions, pas de réunions, pas d’autres tâches provenant d’autres projets. De mon point de vue, plus vous pouvez consacrer de temps ininterrompu à un projet donné, plus il est facile de progresser dans ce projet.

Commencez modestement. Évaluez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et procédez à des ajustements. L’ajout d’un seul jour de travail à thème peut s’avérer très bénéfique. Une fois que vous avez mis au point une journée, ajoutez une deuxième journée thématique et continuez à faire des ajustements jusqu’à ce que vous trouviez ce qui vous convient le mieux.

Créez votre plan d’action pour la journée à thème

4 Actions

Décidez des catégories qui sont essentielles à votre réussite.

Attribuez des thèmes différents à chaque jour de la semaine, rédigez une liste de tâches et ajoutez-les à votre calendrier.

Testez votre cadre et ajustez-le si nécessaire.

Fixez des objectifs et des délais précis. Veillez à ce que vos objectifs soient mesurables afin qu’il soit facile de voir les progrès que vous avez accomplis.

Crédit photo : Vadim Bozhko via unsplash.com