Il faut être productif pour faire les choses correctement et dans les temps. Comment savoir quelles tâches sont essentielles et lesquelles peuvent attendre ? La réponse se trouve dans la matrice de priorisation, également connue sous le nom de matrice d’Eisenhower.

La matrice a pris le nom de Dwight David Eisenhower.

Eisenhower était un général de l’armée américaine et le 34e président des États-Unis de 1953 à 1961. En tant que général cinq étoiles et commandant suprême de l’armée américaine, il a élaboré la stratégie d’invasion de l’Europe par les Alliés^[1].

Eisenhower devait à chaque fois prendre des décisions difficiles sur les tâches à prioriser parmi les nombreuses sur lesquelles il devait se concentrer quotidiennement. C’est ainsi qu’il a créé la fameuse matrice d’Eisenhower ou matrice de priorisation.

Qu’est-ce que la matrice de priorisation ?

Une matrice des priorités est un outil permettant de classer vos tâches en fonction de leur urgence. Elle vous aide à déterminer les activités critiques et les tâches que vous devez contourner. Elle peut être utile pour la gestion de projets, les petites entreprises ou les tâches personnelles.

Eisenhower a prononcé une phrase célèbre à propos de la matrice :

« La plupart des tâches urgentes ne sont pas importantes, et la plupart des tâches importantes ne sont pas urgentes.

Cette citation est devenue la maxime d’Eisenhower dans la gestion de son temps.

Avantages de la matrice de priorisation

L’utilisation de la matrice de priorisation vous apportera de nombreux avantages. Cet outil est simple à utiliser et direct. En plus de vous aider à prendre des décisions en connaissance de cause, cet outil vous permettra de.. :

• Décomposer des questions complexes et les classer par ordre de priorité lorsque de nombreux facteurs influencent votre processus de prise de décision.
• Classez vos priorités sans ambiguïté et de manière objective
• Déterminer les points centraux
• Déterminer ce qui est important et établir une base de discussion
• Obtenir le soutien des parties prenantes lors de la prise de décisions importantes

Les 4 quadrants de la matrice de priorisation

La matrice de priorisation comporte quatre quadrants qui aident à comparer les choix de ce qu’il faut faire en premier et en dernier, ce qui permet de hiérarchiser les projets et de créer un plan stratégique^[2].

Les quadrants sont les suivants

• Faire
• Calendrier
• Délégué
• Éliminer

1. Faire

Le premier quadrant de la matrice de priorisation est le quadrant « Faire », qui comprend les activités importantes. Il s’agit des tâches que vous devez accomplir de toute urgence – les crises, les échéances et les questions qui requièrent votre attention urgente et qui sont très pertinentes pour votre mission de vie.

Comment savoir quelle tâche relève de ce quadrant ?

Commencez par analyser vos priorités, puis déterminez si la tâche entre dans la catégorie « à faire tout de suite ». Si la tâche est réalisable dans la journée ou dans les 24 à 48 heures, elle est urgente.

Une autre approche que vous pouvez adopter pour hiérarchiser les tâches de cette catégorie consiste à adopter le principe de la « grenouille mangée » de Mark Twain. Ce principe recommande de réaliser les activités les plus urgentes dès le réveil.

Voici un exemple concret.

Imaginons que vous deviez élaborer une stratégie de contenu et soumettre un rapport à votre supérieur. Nous sommes samedi et la date limite de soumission est lundi. Peut-on dire que l’activité est urgente ? Absolument !

2. Calendrier

Le deuxième quadrant de la matrice de priorisation est le calendrier. La matrice de priorisation classe les tâches de cette catégorie comme étant importantes mais pas urgentes.

Il s’agit d’objectifs et de tâches à long terme sans échéance immédiate. Ces tâches peuvent inclure la méditation, la tenue d’un journal, les études, le temps passé en famille et l’exercice physique.

Vous pouvez planifier les activités de ce quadrant pour une autre période. Par exemple, vous devriez faire de l’exercice pour être en bonne santé, mais vous pouvez prévoir du temps pour cela.

Planifiez ces activités de manière à ce qu’elles ne passent pas dans le quadrant « Faire » ou « Urgent ». Veillez à disposer de suffisamment de temps pour les mener à bien.

3. Délégué

Le troisième quadrant de la matrice de priorisation est Déléguer.

Ces tâches ne sont pas importantes pour vous mais sont très urgentes pour d’autres. C’est là que le travail d’équipe entre en jeu.

Vous pouvez techniquement effectuer des tâches dans cette catégorie, mais il est judicieux de les déléguer. En déléguant des tâches, vous aurez plus de temps à consacrer aux activités des deux premiers quadrants.

Vous devez également contrôler les tâches que vous avez déléguées. Si vous ne disposez pas d’un système de suivi des tâches déléguées, vous ne ferez que perdre du temps.

4. Éliminer

Le dernier quadrant met en évidence les tâches qui nuisent à votre productivité. Il s’agit de tâches qui ne sont pas importantes pour vos objectifs et qui ne sont pas urgentes. La seule façon d’augmenter votre productivité est de les éliminer.

Il peut s’agir par exemple de consulter constamment son téléphone, de regarder des films ou de jouer à des jeux vidéo.

Il peut également s’agir de mauvaises habitudes que vous devez identifier et supprimer de votre emploi du temps quotidien et hebdomadaire.

Les personnes qui réussissent ont appris à établir des priorités et à s’en tenir à ce qui est important. Elles ont appris à trouver une meilleure personne pour une tâche ou à éliminer les tâches moins importantes.

Prenons l’exemple de deux personnalités inspirantes qui ont conçu leur système de hiérarchisation.

Warren Buffet a mis au point un modèle de hiérarchisation en deux listes pour déterminer les tâches qui méritent le plus d’attention. L’essentiel est d’ignorer les choses qui sont importantes et utiles, mais qui ne figurent pas parmi les priorités.

Mark Ford, conseiller commercial, spécialiste du marketing, millionnaire autodidacte et auteur, a élaboré sa stratégie :

« Commencer à travailler sur la priorité la plus importante, faire une pause, travailler sur la deuxième tâche la plus importante, faire une pause, puis trier les activités moins importantes et toutes les tâches qu’il a reçues d’autres personnes dans l’après-midi ». ^[3]

Quand utiliser la matrice de priorisation

Vous devez toujours utiliser une matrice de priorités lorsque vous souhaitez comparer des choix et classer des options sur la base de critères de sélection prédéfinis. Cette méthode vous sera utile lorsque vous le souhaiterez :

1. Classer les projets par ordre de priorité

Tous les projets ne sont pas identiques. Les équipes de projet et les gestionnaires doivent lutter contre un large éventail d’intentions cachées pour atteindre les objectifs fixés lors de l’achèvement du projet. Pour éviter de perdre du temps et d’autres ressources précieuses, les équipes de projet devraient définir des critères de sélection afin de hiérarchiser les projets qui leur sont les plus bénéfiques. Ces tâches doivent également avoir de grandes chances d’être mises en œuvre avec succès à long terme.

2. Mieux gérer son temps

Si une liste de tâches standard ne vous aide plus à améliorer votre productivité, la matrice de priorisation sera l’outil idéal pour vous. Elle vous aidera à déterminer les tâches urgentes et critiques qui doivent être accomplies immédiatement et les tâches chronophages à éviter, comme surfer sur Internet sans réfléchir.

3. Promouvoir le consensus

En tant que responsable marketing, votre service a probablement plusieurs projets qui se disputent votre attention. Vous avez besoin d’un processus logique et fondé sur des faits pour vous aider à déterminer les projets qui doivent être classés par ordre de priorité. Les priorités varient en fonction de la personne à laquelle vous vous adressez. Un membre de l’équipe peut vous demander de mener des recherches approfondies sur un domaine particulier, tandis qu’un autre vous encouragera à vous concentrer sur l’élaboration d’une stratégie de marque. Un simple chat sur les priorités vous aidera à comparer les choix afin de résoudre les conflits et de parvenir à un consensus.

6 conseils simples sur l’utilisation de la matrice de priorisation

L’utilisation de la matrice de priorisation peut s’avérer délicate si vous êtes novice en la matière, mais en suivant quelques étapes simples, vous pouvez apprendre à l’utiliser de la meilleure façon possible.

1. Listez et classez vos priorités

Mettez en évidence toutes les tâches que vous devez effectuer dans la journée. Classez-les ensuite selon des critères pondérés en fonction de l’urgence et de l’importance.

Identifiez toute activité qui nécessite une action rapide. Il s’agit d’une tâche qui, si elle n’est pas accomplie dans la journée, peut avoir de graves conséquences. Par exemple, si vous ne soumettez pas votre stratégie de contenu, les autres rédacteurs de contenu ne peuvent pas travailler. Cela signifie que vous devez vérifier les dépendances prioritaires.

2. Définir la valeur

L’étape suivante consiste à examiner l’importance des tâches et à évaluer celles qui ont le plus d’impact sur votre entreprise ou votre organisation. En règle générale, vous pouvez vérifier quelles tâches sont plus prioritaires que d’autres. Par exemple, vous devez répondre aux exigences des clients avant de vous occuper du travail interne.

Vous pouvez également estimer la valeur en examinant l’impact de la tâche sur les personnes et les clients de l’organisation. En résumé, plus une tâche a d’impact sur les personnes ou l’organisation, plus sa priorité est élevée.

3. Supprimer la tâche la plus difficile

La procrastination n’est pas un symptôme de paresse, mais l’évitement en est un. La vérité est que vous éviterez généralement les tâches que vous ne voulez pas faire. L’ancien PDG de Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, a déclaré un jour qu’il s’attelait à la tâche la plus redoutée dès son arrivée au bureau.

Brian Tracy a appelé ces tâches les grenouilles que vous devez manger. Cela éliminera la crainte lancinante qui fait pression sur vous lorsque vous remettez à plus tard les tâches nécessaires^[4]. C’est là que la matrice de priorisation peut vous aider : mangez immédiatement les grenouilles « à faire ».

Si vous avez besoin d’aide pour surmonter la procrastination, consultez cet article.

4. Savoir ce qui est important pour vous

Tant que vous serez dans ce cosmos, vous serez toujours confronté à des choix différents qui peuvent être contradictoires avec vos objectifs. Par exemple, une promotion fantastique qui nécessite de nombreux déplacements vous isolera de vos relations importantes. Si vous n’êtes pas conscient de vos priorités, vous pouvez l’accepter, même si votre famille est votre priorité.

Il est donc logique d’identifier ce qui est important pour vous et de vous préparer à ne pas compromettre ces choses importantes pour un plaisir ou un gain immédiat.

Yogi Berra l’a décrit de la manière suivante :

« Si vous ne connaissez pas votre destination, vous risquez de vous retrouver ailleurs.

5. Établir des périodes régulières d’inactivité

Susan Wojcicki, PDG de YouTube, s’est fixé pour règle de ne pas consulter ses courriels entre 18 et 21 heures. Selon un rapport de CNN Business, elle a été la première femme à demander un congé de maternité alors que Google venait de démarrer. Elle privilégie les dîners en famille bien qu’elle soit PDG de YouTube^[5].

Est-il possible de consacrer du temps à nos relations et à nos intérêts en dehors du travail ?

Bien sûr, et c’est la raison pour laquelle vous devez vous fixer un temps d’inactivité. Cette approche vous permettra de renouveler vos niveaux d’énergie pour la tâche suivante. En outre, vous serez dans la meilleure position pour faire une introspection, car vous ne serez pas dans votre zone de travail habituelle.

6. Savoir quand s’arrêter

Il est parfois possible de réaliser tout ce qui figure sur votre liste. Après avoir hiérarchisé votre charge de travail et évalué vos estimations, supprimez les tâches restantes de votre liste de priorités et concentrez-vous sur vos tâches les plus urgentes et les plus importantes.

Modèle de matrice gratuit

Voici le lien vers le modèle gratuit de matrice de priorisation.

Conclusion

Il ne suffit pas de réussir au travail. Veillez à consacrer du temps à votre famille et à une relation importante dans votre vie.

Il peut être difficile de commencer et de trouver du temps, mais avec un peu d’entraînement à l’aide de la matrice de priorisation, vous constaterez que vous êtes plus productif et mieux à même de répartir votre temps entre les choses qui sont importantes pour vous.

Crédit photo : William Iven via unsplash.com