À la suite de l’épidémie de COVID-19, les petites entreprises et les multinationales de différentes parties du monde mettent en place des politiques de travail à domicile. De plusen plus d’emplois font appel à des travailleurs à distance et à des télétravailleurs. Si certains en rêvent, passer d’un environnement de bureau structuré au confort de son propre domicile peut s’avérer un défi surprenant. Il est important d’apprendre à travailler à domicile si l’on veut être efficace et performant dans son travail, c’est pourquoi nous allons commencer par vous donner quelques conseils sur le travail à domicile.

À la maison, il y a beaucoup de distractions, moins de responsabilité et moins de communication que lorsque vous travaillez au bureau. Les tâches ménagères, la famille à la maison, le courrier électronique et la messagerie instantanée, ainsi que les médias sociaux, sont autant de distractions qui viendront empiéter sur votre temps productif. Toutefois, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas rester productif. Il existe de nombreux moyens de rester productif quel que soit l’endroit où l’on se trouve.

Que vous travailliez à domicile tous les jours, quelques fois par semaine, ou que vous le fassiez simplement pour vous remettre d’une maladie, ces conseils peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de vos heures de travail à distance.

1. dédier un espace au travail

Il est essentiel de dédier un espace de travail à votre domicile.

Peter Vandendriesse, fondateur et directeur général de Guestboard.co, explique :

« S’il est plus facile de s’asseoir sur un canapé pour travailler sur son ordinateur portable, la posture et l’ergonomie de l’assise ne sont pas parfaites. Et comme vous êtes plus près de la télévision, vous risquez d’être distrait facilement ».

Il peut être tentant de travailler depuis son canapé, son fauteuil ou même son lit, mais cela peut nuire considérablement à votre productivité. Essayez de toujours travailler depuis une pièce, un bureau ou une chaise fixe pour indiquer à votre cerveau qu’il est temps de travailler et non de se détendre.

Ainsi, votre cerveau associera votre lit au sommeil, votre canapé à la détente et votre bureau au travail, ce qui contribuera à modifier votre niveau d’énergie en conséquence^[1]. Vous vous sentirez probablement plus alerte, plus confiant et mieux organisé si vous travaillez à partir d’un bureau à domicile. Installez-vous avec une chaise confortable, un bureau spacieux, une bonne connexion Wi-Fi et des outils de travail cohérents.

Vous devez trouver un endroit dans votre maison où votre concentration est maximale. Il peut s’agir d’un intérieur ou d’un extérieur. Lorsque vous aurez trouvé cet endroit, établissez votre espace de travail et réduisez autant que possible les distractions.

La distraction reste un défi de taille que vous devrez relever lorsque vous travaillerez à domicile. Vous ne pourrez pas découvrir votre zone de concentration si vous ne mettez pas en évidence vos principaux facteurs de distraction.

Même si vous disposez d’un bureau à domicile, toutes sortes de distractions peuvent vous empêcher de rester productif lorsque vous travaillez à domicile. Les distractions les plus courantes sont les suivantes :

Appareils numériques

Votre téléphone sonne : vous vous dites qu’il ne vous faut qu’une minute pour consulter cette notification Facebook. Sans même vous en rendre compte, vous êtes aspiré par les médias sociaux pendant la demi-heure qui suit.

Lorsque vous travaillez à domicile, il est trop facile de tomber dans le piège du numérique. Votre ordinateur peut accéder à tous les sites de jeux, de médias sociaux ou de divertissement de votre choix. Votre téléviseur diffuse des émissions de jour que vous ne pouvez généralement pas regarder lorsque vous êtes au travail. Tous ces éléments peuvent constituer des distractions alléchantes lorsque vous travaillez à domicile.

Enfants et animaux domestiques

Avez-vous des animaux domestiques ? Votre mari ou votre femme travaille-t-il(elle) à des heures différentes des vôtres ? Vos enfants sont-ils encore trop jeunes pour aller à l’école ou sont-ils en vacances ?

À moins que vous ne viviez seul, vous devez apprendre à être productif lorsque vous travaillez en présence d’autres personnes. Même si vous leur demandez de ne pas vous déranger, ils continueront à se déplacer dans la maison de manière à vous distraire.

Tâches ménagères

Si vous êtes une personne de type A, vous savez à quel point un évier plein de vaisselle peut être une source de distraction. Même un tapis sale peut être difficile à fouler sans sortir l’aspirateur.

Si vous avez du mal à être productif lorsque vous travaillez dans une maison sale, réservez du temps avant ou après vos heures de travail pour les tâches ménagères. Faire quelques tâches ménagères avant le début de la journée de travail peut rendre le désordre moins accablant. Les faire immédiatement après avoir fermé votre ordinateur pour la journée peut être une excellente occasion de déstresser.

Bien qu’il soit difficile d’éliminer toutes les distractions, vous pouvez les réduire en suivant les conseils suivants :

• Désencombrez votre bureau. Ne laissez que les objets utiles.
• Accrochez un panneau « Ne pas déranger » lorsque vous travaillez sur des tâches qui requièrent une concentration optimale.
• Fermez tous les navigateurs et applications qui ne sont pas pertinents pour les tâches à accomplir. Mettez votre téléphone en mode avion et répondez à cet e-mail plus tard.

Vous pouvez installer un double écran et utiliser un bureau de travail ou un bureau debout, en fonction de votre travail.

Votre espace de travail doit être dédié au travail tout comme votre lit est dédié au sommeil. Veillez à personnaliser votre espace. Après tout, vous y passerez beaucoup de temps !

Vous pouvez apprendre à aménager votre bureau à domicile grâce à cet article : 20 idées d’organisation faciles pour votre bureau à domicile afin de stimuler votre productivité

2. Respecter les horaires de travail réguliers

Lorsque vous apprenez à travailler à domicile à temps plein ou à temps partiel, l’une des choses les plus importantes et les plus fondamentales que vous puissiez faire est de vous fixer un emploi du temps régulier. Il est tentant de s’accorder une flexibilité totale quant au moment où l’on commence, où l’on fait des pauses et où l’on s’arrête.

Cependant, vous vous rendez un mauvais service si vous ne gardez pas votre emploi du temps cohérent. En vous fixant des horaires réguliers, vous vous responsabilisez vis-à-vis de vous-même et de votre patron. Vous avez ainsi plus de chances d’accomplir tout votre travail et il est plus facile pour les gens de vous contacter^[2].

Voici les facteurs importants à prendre en compte lorsque vous établissez un horaire de travail à domicile :

• Quand votre patron vous demande d’être disponible
• Communication avec vos collègues et vos clients
• Moment de la journée où vous êtes le plus productif

Cela ne signifie pas que vous devez travailler de 9 à 5 tous les jours. Vous devez travailler lorsque vous êtes le plus productif. Toutefois, il est bon de savoir quand votre patron a vraiment besoin que vous soyez au travail. Par exemple, il est important de savoir quand des conférences téléphoniques sont prévues afin de pouvoir les intégrer dans votre journée.

Par exemple, de nombreux employés vérifient leurs courriels chaque matin ou doivent être joignables par téléphone l’après-midi. Pour le reste, choisissez les heures où vous êtes susceptible d’accomplir le plus de travail. Communiquez ces heures de disponibilité à toute personne susceptible d’avoir besoin de vous contacter, et vous serez sur la bonne voie pour des journées de travail productives et cohérentes.

3. Créez votre programme

Dressez une liste des tâches que vous souhaitez accomplir chaque jour. Ensuite, allouez du temps à la réalisation de chaque tâche.

Si vous êtes un fervent adepte des tâches à accomplir, créez-en une et cochez chaque tâche accomplie. N’oubliez pas de prévoir des temps de pause. De cette façon, vous êtes sûr d’avoir un emploi du temps réaliste.

Selon Kathi Burns de Wikihow,

« Un emploi du temps est un moyen efficace de rester concentré, productif et organisé. Vous pouvez utiliser un agenda, un carnet de notes ou une application pour structurer votre temps »^[3].

Notez le temps que vous consacrez aux activités courantes dans une feuille de calcul ou un carnet de notes. Ce geste peut vous aider à être plus productif. Par exemple, vous passez peut-être 5 heures par jour sur les médias sociaux alors que vous auriez pu consacrer ces heures à la lecture.

En plus de cela, planifiez votre journée en fonction de votre énergie. Effectuez les tâches essentielles lorsque vous êtes plein d’énergie et occupez-vous des tâches moins importantes lorsque vous êtes moins motivé. Par exemple, si vous vous sentez au mieux de votre forme le matin, profitez-en pour réfléchir et vous atteler à des tâches cruciales.

4. Séparer le temps de travail et le temps personnel

De même qu’il est important de travailler quand vous l’avez décidé, il est important de vous accorder du temps pour votre vie privée quand vous en avez besoin. Ne prolongez pas la journée de travail au-delà de ce que vous aviez prévu, au risque de vous épuiser.

L’un des conseils les plus importants en matière de travail à domicile est de compartimenter votre vie professionnelle et votre vie personnelle, car cela vous aide à rester productif lorsque vous êtes au travail et réduit le stress lorsque vous n’y êtes pas. De la même manière que vous fixez vos horaires de travail, programmez, communiquez et planifiez les moments où vous ne serez pas disponible pour travailler.

Par exemple, si vous aimez passer du temps en famille le soir, assurez-vous de communiquer que vous ne consulterez pas vos courriels après une certaine heure. Et respectez cet engagement !

Afin de mieux équilibrer votre temps, envisagez d’utiliser un agenda pour organiser votre emploi du temps quotidien. Le Full Life Planner est un bon outil pour vous aider à le faire. Prenez votre agenda et commencez à planifier votre temps afin de ne pas perdre le fil de la vie.

5. Fixer des limites

Il est de votre responsabilité de former votre famille et vos amis à la manière de se comporter avec vous et de traiter votre temps de travail.

Pourquoi est-ce important ? Beaucoup d’entre eux ne savent pas que vous travaillez à domicile. Vous devez leur dire que vous n’êtes pas disponible pour le long déjeuner ou la pause cinéma.

Le travail à domicile est souvent très avantageux. Vous êtes responsable de votre emploi du temps et vous finissez par créer des limites qui conviennent à votre poste spécifique.

6. Planifiez votre flux de travail

Lorsque vous souhaitez apprendre à travailler efficacement depuis votre domicile, un moyen infaillible de maintenir votre productivité est de planifier intelligemment votre journée de travail. Avant même de commencer à travailler, assurez-vous de connaître vos priorités pour la journée, le temps qu’il vous faudra pour tout faire et ce sur quoi vous travaillerez si vous avez du temps supplémentaire.

Il peut être utile de prendre quelques minutes avant de se coucher pour planifier le lendemain. Vous vous apercevrez peut-être que vous dormez mieux sans avoir à penser au stress de la planification.

Dans votre planification, tenez compte des éléments suivants :

• Effectuer d’abord les tâches les plus prioritaires
• Planifiez votre journée en fonction de vos cycles naturels – faites le travail le plus difficile lorsque vous avez le plus d’énergie tout au long de la journée.
• Prévoir des récompenses et des pauses tout au long de la journée

De cette manière, vous pourrez toujours rester concentré et ne vous laisserez pas distraire facilement.

Pour en savoir plus sur la façon de s’assurer que vous travaillez réellement lorsque vous travaillez à domicile, consultez cette vidéo :

7. Décomposer la journée

Si vous avez suivi la dernière étape, vous avez déjà prévu des pauses tout au long de la journée. Veillez à vous lever de votre bureau pendant ces pauses – prenez l’air, prenez une collation saine et discutez avec un autre être humain si possible. Toutes ces activités vous aideront à vous ressourcer, à faire circuler votre sang et à vous assurer que vous êtes prêt à vous attaquer à la prochaine série de tâches.

Une étude de 2011 a révélé que les travailleurs qui prenaient deux courtes pauses restaient constamment productifs lorsqu’on leur confiait une tâche particulière, mais que dans le cas du groupe qui ne prenait pas de pause, « les performances diminuaient de manière significative tout au long de la tâche »^[4]..

Cela a tout à voir avec la façon dont notre cerveau enregistre ce à quoi il doit prêter attention et souligne l’importance de faire des pauses.

Une deuxième étude a montré que les travailleurs les plus productifs étaient ceux qui travaillaient pendant environ 50 minutes et prenaient ensuite une pause de 15 à 20 minutes^[5]. Si vous n’avez pas l’habitude de faire des pauses, il peut s’agir d’un bon modèle pour commencer.

Si vous avez du mal à respecter une limite de temps pour vos pauses, programmez une alarme pour vous rappeler de vous remettre au travail. La méthode Pomodoro est idéale à cet égard, car elle fixe des heures de travail et des pauses régulières. Pour en savoir plus sur la méthode Pomodoro, cliquez ici.

8. S’isoler des médias sociaux

Il n’y a rien de plus tentant que les médias sociaux. Essayez d’évaluer votre temps et vous découvrirez que vous y passez probablement plus de cinq heures par jour.

Comment s’en sortir ?

Isolez vos appareils mobiles si vous n’avez pas besoin d’utiliser Internet, et tenez-vous-en à votre ordinateur portable. Lori Cheekd, PDG de Cheekd, recommande d’utiliser des applications de productivité comme StayFocusd pour éviter les distractions. Vous pouvez également définir des restrictions de temps avec l’extension Google Chrome Limit. Une fois le temps alloué écoulé, les sites web sélectionnés seront bloqués et vous ne pourrez plus y accéder pendant le reste de la journée. Vous pouvez également télécharger les meilleures applications de productivité pour Android et les meilleures applications de productivité pour iPhone.

Une autre approche consiste à geler les applications de médias sociaux sur vos appareils mobiles pour vous concentrer sur votre travail.

9. Soyez votre propre concierge

Contrairement au bureau, vous n’avez pas de concierge pour nettoyer après vous, ce qui signifie que vous devez le faire vous-même. Garder votre bureau à domicile propre vous aide à rester concentré, à vous organiser et à être productif. Même si vous n’êtes pas gêné par un bureau en désordre, le fait de maintenir un semblant d’ordre vous permet de vous assurer que rien d’important ne passe à travers les mailles du filet (ou ne se perde dans une pile de papier).

Cependant, il ne s’agit pas seulement de garder votre bureau à domicile propre. Une maison en désordre peut vous inciter à remettre à plus tard certaines tâches au profit du nettoyage, ce qui n’est pas bon pour votre productivité^[6].

L’établissement d’un calendrier de nettoyage hebdomadaire peut vous aider à ne pas perdre de vue le nettoyage de votre maison, de sorte que vous ne serez pas tenté de faire le ménage pendant les heures de travail.

10. Se mettre au diapason de l’inspiration

L’un des grands avantages du travail à domicile est que vous ne pouvez pas distraire vos collègues. N’hésitez pas à jouer vos morceaux de musique à fond si c’est ce qui vous fait bouger. Ou essayez une bande-son plus apaisante avec des sons de la nature, de la musique instrumentale ou même en laissant les fenêtres ouvertes pour laisser entrer les sons de l’extérieur.

Si vous effectuez des tâches répétitives, un livre audio ou un podcast peut même être ce dont vous avez besoin pour rester en mouvement. Cependant, certaines personnes travaillent mieux dans le silence. Si c’est votre cas, résistez à l’envie de mettre de la musique ou d’allumer la télévision en arrière-plan.

11. Rester dans la boucle

L’un des aspects les plus intéressants du travail dans un bureau est le potentiel de collaboration et de socialisation. Vous ne devez pas perdre cela simplement parce que vous travaillez à domicile. Lorsque vous apprenez à travailler à domicile, essayez de prendre des nouvelles de vos collègues au moins deux fois par semaine, que ce soit par courrier électronique, par téléphone, par appel vidéo, par les médias sociaux ou même en personne.

Veillez à rester en contact tant sur le plan personnel que sur le plan professionnel. Vous pouvez le faire sans prendre beaucoup de temps – partagez simplement les choses les plus importantes et encouragez vos collègues à faire de même.

12. Planifier l’exercice

L’idéal est d’intégrer quelques exercices physiques dans votre emploi du temps lorsque vous travaillez à domicile.

Lorsque l’on travaille à domicile, il est facile d’être léthargique et d’oublier de se lever et de bouger. Il est donc important de prévoir du temps pour faire de l’exercice.

Que pouvez-vous donc faire pour rester en forme et être productif ?

Faites travailler vos muscles ! Vous pouvez le faire aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur.

Les muscles ne sont pas les seuls à être stimulés par l’exercice physique. L’exercice physique peut stimuler les performances cérébrales. Une séance d’entraînement peut faire circuler les endorphines et vous donner une bouffée d’énergie naturelle.

La Briton University a interrogé 200 employés sur une journée avec ou sans exercice. Devinez quel a été le résultat ?

Les employés qui ont fait de l’exercice ont obtenu 21 % de plus pour la concentration sur le travail, 22 % de plus pour l’achèvement du travail et 25 % de plus pour l’achèvement du travail sans pauses imprévues. De plus, ils ont également obtenu un score de 41 % pour le sentiment de motivation au travail^[7].

Une autre étude a montré l’importance de la condition physique dans les performances professionnelles d’environ 683 travailleurs^[8].

Si vous n’êtes pas en bonne forme physique, vous ne pourrez pas atteindre un niveau de performance optimal lorsque vous travaillez à domicile.

Comment rester en forme ?

Essayez le yoga, la danse ou la course à pied. Vous n’avez pas besoin de gadgets sophistiqués pour faire de l’exercice ; commencez avec ce que vous avez et restez engagé.

13. Garder une source de stress à proximité

L’un des avantages du travail à domicile est que vous avez accès à tous les outils de soulagement du stress que vous auriez après une longue journée au bureau. Profitez-en.

En plus de l’exercice, une tasse de thé à la camomille peut faire des merveilles si vous vous sentez agité.

Un moyen de soulager le stress à éviter ? L’alcool. S’il est vrai qu’une bière peut vous aider à vous détendre momentanément, l’alcool peut en fait induire de l’anxiété ^[9] en raison des effets de rebond.

Le bilan

Transférer votre environnement de travail à votre domicile est un défi, mais en apportant quelques changements simples à votre routine et à votre espace, vous découvrirez que vous pouvez toujours avoir une journée de travail productive. Trouvez ce qui vous convient, à vous et à votre famille, en essayant quelques-uns des conseils ci-dessus sur le travail à domicile.

Crédit photo : Corinne Kutz via unsplash.com