L’un des meilleurs moyens d’optimiser notre temps est de trouver des personnes prêtes à faire des choses pour lesquelles nous ne sommes pas doués ou que nous ne devrions pas faire.
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Pour travailler au mieux, nous devons consacrer plus de temps à nos activités à forte valeur ajoutée et réduire le temps que nous consacrons aux activités à faible valeur ajoutée.
En tant que chef d’entreprise, les activités à faible valeur ajoutée peuvent être les suivantes :
- Effectuer des travaux administratifs tels que la vérification des courriels, des factures, le paiement des factures, etc.
- Réservation de voyages.
- Aller à la poste.
- Mise à jour des comptes de médias sociaux.
- Acheter des fournitures de bureau.
Il y a beaucoup d’autres choses qui pourraient être ajoutées à la liste. Une activité qui vaut la peine d’être entreprise consiste à noter toutes les activités que nous effectuons au cours d’une semaine normale et le temps que nous y consacrons. Ensuite, nous pouvons calculer combien cela nous coûte chaque semaine de faire ces activités et s’il serait plus avantageux d’engager d’autres personnes qui pourraient faire ces activités mieux et plus rapidement que nous.
C’est pourquoi il est essentiel d’avoir une équipe. Dans le monde d’aujourd’hui, il n’est pas nécessaire que les membres du personnel travaillent dans le même bureau ou le même espace que nous. Avec tous les outils disponibles aujourd’hui, avoir une équipe virtuelle peut être une option bien meilleure et moins coûteuse pour la plupart des entreprises.
How to develop a winning virtual team
J’ai une équipe virtuelle depuis quelques années, ce qui m’a permis de déléguer de nombreuses tâches qui me prenaient beaucoup de temps chaque semaine. Le fait d’avoir une équipe virtuelle m’a également aidé à fournir un meilleur service et à me concentrer davantage sur ce que je fais le mieux.
Je n’ai rencontré aucun des membres de mon équipe virtuelle en personne. Toutes nos interactions ont été virtuelles, d’où le terme d’équipe virtuelle. Le fait d’avoir du personnel virtuel entraîne plusieurs défis, notamment
- Contrôler les heures travaillées et la qualité du travail effectué.
- Partage de données personnelles ou professionnelles, telles que les données de connexion à différents comptes.
- Contrôler les performances et faire en sorte qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes.
- Les maintenir engagés et faire ce qu’on attend d’eux.
- Assurer une bonne communication entre tous les membres de l’équipe.
5 choses que j’ai apprises en dirigeant une équipe virtuelle
- Fournir des instructions claires et explicites. Si les membres de l’équipe viennent d’autres pays, il y a de fortes chances que l’anglais ne soit pas leur première langue. Par conséquent, lorsque nous donnons des instructions sur ce que nous voulons faire, elles doivent être transmises de manière simple et ce qui est attendu doit également être confirmé. Plus nos instructions sont claires, moins il y a de risques d’erreurs ou de retards.
- Faites preuve de souplesse en ce qui concerne les priorités. Il y a de fortes chances que les employés virtuels aient d’autres engagements ou d’autres emplois, et qu’ils offrent leurs services pour gagner un revenu supplémentaire. À moins que nous ne soyons prêts à employer du personnel virtuel à temps plein, ce qui n’est pas recommandé au départ, nous devons leur laisser suffisamment de temps pour accomplir les tâches qui leur incombent. Il y a généralement une phase d’essai qui nous permet de comprendre comment ils travaillent et quel est leur niveau de compétence dans l’exécution des tâches. Nous devons également accepter qu’il y ait parfois des retards dans l’exécution des tâches, et nous devons gérer cela si nécessaire.
- Donnez-leur la possibilité de s’approprier le projet. Il n’est pas conseillé de micro-gérer les membres de l’équipe. Les gens aiment avoir de l’autonomie et participer aux processus de prise de décision. Leur demander leur avis ou leurs idées leur donne le sentiment de faire partie d’une équipe plutôt que de se voir dire ce qu’il faut faire en permanence. Souvent, comme ils sont plus compétents que nous dans leur domaine, ils peuvent proposer de meilleures idées que nous.
- Utiliser et fournir les bons outils. Comme toute la communication se fera de manière virtuelle, il est essentiel de disposer des bons outils. Il peut s’agir d’outils de vidéoconférence, de services de messagerie, de courrier électronique, de systèmes de paiement et d’autres services en ligne. Il est important d’encourager tous les membres de l’équipe à utiliser les outils disponibles en fonction des besoins. En tant que personne ayant engagé du personnel virtuel, nous devons nous assurer que tout le monde est payé correctement et à temps.
- Il ne s’agit pas uniquement de travail. Tout comme pour la gestion d’une équipe en personne, plus nous apprenons à connaître les membres de l’équipe, leur famille, leurs intérêts, leurs passe-temps, leurs réussites et leurs objectifs, plus nous pouvons rechercher des opportunités susceptibles de les soutenir dans leur vie. Après tout, ils veulent avoir une vie meilleure, tout comme nous.
Où trouver du personnel virtuel
Une recherche rapide en ligne permet de trouver de nombreux fournisseurs de personnel virtuel basés dans des pays tels que l’Inde, les Philippines, le Sri Lanka, le Bangladesh, le Pakistan, l’Indonésie et de nombreux autres pays développés. Des services tels qu’Odesk et Fiverr sont de bons services à consulter dans un premier temps.
Disposer d’une équipe virtuelle peut être une stratégie importante pour la plupart des entreprises aujourd’hui. L’essentiel est de prendre le temps d’identifier les domaines dans lesquels nous avons besoin d’aide, puis de trouver le personnel virtuel approprié. Nous devrions toujours commencer par une seule personne et étoffer notre équipe au fil du temps, au lieu d’embaucher plusieurs membres du personnel en même temps.
Mesure à prendre : Examinez le temps que vous consacrez à votre travail au cours d’une semaine type et décidez des activités qui peuvent être déléguées à un membre du personnel virtuel. Recherchez en ligne des fournisseurs de personnel virtuel et prenez les mesures nécessaires pour trouver le personnel virtuel adéquat.
Question : Quel est l’autre élément important à prendre en compte lorsque vous ajoutez des membres du personnel virtuel à votre équipe ?
