En mars 2020, le monde s’est arrêté, mais les gens ne se sont jamais arrêtés. Le grand pivot a mis l’accent sur l’innovation dans l’espace virtuel.

Nous avons vu des entreprises fermer des sites physiques après avoir découvert la rentabilité des activités virtuelles. Les entreprises ont abandonné les réunions classiques en salle de réunion pour utiliser des plateformes de conférence telles que Zoom pour mener leurs activités. Des équipes ont fourni des services et innové depuis leur domicile.

La collaboration à distance est devenue la priorité, mais elle n’est pas toujours facile. Il faut également tenir compte de la collaboration entre les équipes.

Dans cet article, j’examinerai comment les équipes peuvent réussir à collaborer à distance et comment nous pouvons stimuler la collaboration entre les équipes.

Qu’est-ce que la collaboration inter-équipes ?

On parle de collaboration inter-équipes lorsque plusieurs équipes travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun. Elle permet à des groupes de personnes issues de différents services ou entreprises de travailler ensemble. Chaque équipe apporte un ensemble de compétences spécialisées qui augmentent l’efficacité de l’ensemble du groupe.

Par exemple, l’équipe principale peut être composée d’experts en marketing, mais elle a besoin de l’expertise de l’équipe financière pour atteindre son objectif. Ou encore, votre équipe centrale peut être experte en ressources humaines mais avoir besoin de l’aide des équipes de logistique et de planification pour atteindre un objectif commun.

Ces types de collaboration peuvent être puissants. Ils conduisent souvent l’entreprise à des améliorations significatives et à des solutions innovantes.

Avant d’aborder la question de l’amélioration de la collaboration entre les équipes, il convient d’abord de reconnaître quelques signes d’une équipe malsaine.

Vous souffrez probablement d’une mauvaise collaboration si vous remarquez l’un de ces signes :

• Conflits personnels au sein des équipes
• Désalignement des objectifs
• Manque de temps et d’intérêt pour la collaboration
• Double travail
• Les silos d’information créés par une mauvaise communication
• Manque de clarté dans la communication des responsabilités
• Micromanagement
• Chaîne de commandement peu claire
• Tension émotionnelle élevée et isolement

Si votre équipe présente un nombre élevé de ces signes, on peut dire qu’elle n’est pas en bonne santé.

5 conseils pour stimuler efficacement la collaboration entre les équipes

Les équipes en mauvaise santé ont du mal à collaborer entre elles. Si vos équipes présentent certains de ces signes, il est temps d’évaluer leur situation et de commencer à utiliser des stratégies pour les aider à passer de l’inefficacité à l’efficacité.

Voici cinq conseils pour stimuler efficacement la collaboration entre les équipes.

1. Communiquer clairement

La communication est reine. Dites-le encore plusieurs fois. Laissez-le pénétrer dans votre âme. La communication est l’élément vital de la réussite de toute collaboration entre équipes.

Si vous examinez les données statistiques sur les raisons pour lesquelles les relations échouent, pourquoi les gens quittent les organisations ou pourquoi il y a un niveau élevé de méfiance parmi les gens de notre gouvernement, vous remarquerez une tendance majeure : La communication était mauvaise.^[1][2][3]

On peut aussi dire le contraire. Dans le domaine où le succès était élevé, la communication était bonne.

Plus vous ajoutez de personnes à votre équipe, plus la communication et les méthodes de communication doivent être améliorées.

Lorsque votre équipe était encore petite, vous pouviez vous contenter d’une communication interpersonnelle. Mais plus vous ajoutez de membres au projet, plus le niveau de communication nécessaire pour réussir est élevé.

Une mauvaise communication crée des problèmes, une bonne communication les résout. Une collaboration inter-équipes réussie doit être ancrée dans une excellente communication si l’équipe espère vraiment réussir.

Meilleures pratiques

Organisez des contrôles hebdomadaires et des réunions d’équipe mensuelles. Les contrôles hebdomadaires sont conçus comme de courtes réunions qui vous permettent d’être face à face avec votre équipe.

Au cours de ces réunions, vous partagerez votre vision, vous parlerez des attentes et des objectifs, vous répondrez aux questions et vous aborderez les problèmes.

Les contrôles hebdomadaires ne sont pas conçus pour résoudre tous les problèmes de l’entreprise. Il s’agit d’une réunion rapide pour s’assurer que chacun sait ce qu’il fait.

Les réunions mensuelles sont similaires aux réunions hebdomadaires. Cependant, les réunions mensuelles seront un peu plus longues car l’objectif est d’informer et de former vos collaborateurs croisés.

2. Fixer des attentes communes à toutes les équipes

La gestion de projets peut s’avérer difficile. Plus vous ajoutez d’équipes et de membres d’équipes, plus le projet peut devenir complexe. Au lieu de gérer le projet, vous devez faire face au stress supplémentaire que représente la gestion de plusieurs équipes aux personnalités diverses.

La définition des attentes en matière de collaboration inter-équipes est la clé de la réussite de l’équipe. Cela permet de s’assurer que chaque membre de l’équipe comprend les tâches, les objectifs, le comportement, la communication et les rôles qui lui incombent.

Meilleures pratiques

En tant que chef de file, vous fixez les attentes que tous les autres suivront.

Ne prenez pas cette tâche à la légère. Les attentes de l’équipe seront la force motrice qui guidera une grande partie de ce que vous accomplirez.

L’une des meilleures pratiques consiste à prendre le temps de réfléchir. Réfléchissez à la manière dont vous voulez que votre équipe se comporte. Réfléchissez aux objectifs du projet, aux rôles individuels, aux tâches, aux budgets, aux ressources et au calendrier.

Ensuite, déterminez le niveau de travail souhaité, l’achèvement des tâches et les attentes en matière de comportement dont l’équipe aura besoin. Mettez-les par écrit.

N’oubliez pas de les communiquer clairement et régulièrement à l’équipe.

3. Définir les rôles et les responsabilités de l’équipe

La confusion est l’un des moyens les plus rapides et les plus malsains de ruiner une collaboration entre plusieurs équipes. La réussite passe par la clarté.

Lorsque nous ne sommes pas clairs, nous créons inconsciemment de la méfiance au sein de l’équipe. Là où il y a de la méfiance, il y a toujours un manque de succès parce qu’il y a un manque de croissance.

Si nous voulons créer des relations de confiance avec nos collaborateurs des différentes équipes, il faut commencer par définir qui fait quoi et qui répond à qui.

Il y a un pouvoir simpliste à aider les gens à savoir ce qu’ils sont censés faire et qui est leur superviseur direct.

Lorsque vous prenez le temps de définir ces éléments, vous montrez aux gens qu’ils peuvent vous faire confiance. S’ils vous font confiance, ils aideront l’équipe à devenir efficace et performante.

Cela peut sembler élémentaire, mais lorsque nous maîtrisons les bases, nous pouvons gagner à tous les niveaux. Ne détestez donc pas les petits débuts ou les petites choses, car c’est précisément ce qui vous permettra, à vous et à votre collaboration inter-équipes, de franchir la ligne d’arrivée.

Faites le travail difficile de création d’outils en amont, afin de ne pas avoir à contrôler les dégâts en aval.

Meilleures pratiques

Créez des organigrammes et rédigez des descriptions de poste. Les gens font ce qu’ils voient et non ce que vous dites.

Il est également essentiel de noter que les gens se souviennent rarement des choses lorsqu’ils en ont besoin. Le fait de conserver l’organigramme de l’équipe et les descriptions de poste dans un endroit où les gens peuvent y accéder rapidement et souvent favorisera la réussite de la collaboration entre les équipes.

4. Créer des systèmes

J’ai entendu dire un jour qu’un système permet d’économiser du temps, de l’énergie et de l’argent.

Si vous y réfléchissez bien, les systèmes (processus) que vous créez sont la base de la croissance de votre équipe. Tout ce qui existe a un système dans lequel il fonctionne.

Prenons l’exemple du corps humain. C’est un système qui fait fonctionner des systèmes. Le corps humain est un système complexe qui abrite le système nerveux, le système endocrinien et bien d’autres encore. Lorsque ces systèmes fonctionnent de manière optimale, le corps humain est fort et en bonne santé.

Pourquoi la collaboration entre les équipes devrait-elle être perçue différemment ? L’équipe atteindra des performances maximales grâce à une série de systèmes optimisés.

Pour stimuler efficacement la collaboration entre les équipes, le responsable doit développer et mettre en œuvre des systèmes au sein de l’équipe. Vous aurez besoin d’un système pour tout ce que vous faites.

Par exemple, vous aurez besoin d’un système de communication, d’un système de budgétisation et de dépenses, d’un système de marketing, d’un système de suivi, etc. Plus vous mettez de systèmes en place, plus la collaboration entre les équipes sera efficace.

Meilleures pratiques

Après avoir pris le temps de créer chaque système, créez un document partageable qui regroupe tous les systèmes. Il s’agira d’un document évolutif, car les systèmes peuvent changer et changent souvent.

Permettez au reste de l’équipe de faire des commentaires sur la manière dont le système pourrait être amélioré. Plus la contribution de l’équipe est importante, plus l’adhésion est grande et plus les systèmes s’améliorent.

Une chose à mentionner est que vous n’apportez pas tous les changements suggérés. Au lieu de cela, parlez-en avec les membres de l’équipe et voyez comment ils pensent que cela améliorera le système.

Si le changement proposé améliore le système, il faut le changer. En revanche, si le changement proposé n’améliore pas le système actuel, il faut le laisser tel quel.

5. Faire preuve de transparence et supprimer les obstacles à l’information

La confiance est le moteur de toute collaboration entre équipes. Plus le niveau de confiance d’une personne est faible, moins vous obtiendrez de résultats de sa part.

L’inauthenticité et l’ambiguïté comptent parmi les principaux facteurs de dégradation de la confiance au sein d’une équipe. Lorsque ces deux éléments sont présents au sein du leadership de l’équipe, celle-ci commence à penser que les dirigeants sont timorés et qu’ils ont quelque chose à cacher.

Ce n’est pas ce que vous voulez que votre équipe ressente ou pense. Au contraire, vous voulez que votre équipe sache qu’elle peut faire confiance à la personne que vous prétendez être. Vous voulez que l’équipe comprenne que les dirigeants n’ont rien à cacher. Tout cela est lié à une communication claire.

Si les responsables de la collaboration inter-équipes osaient être transparents et éliminer les obstacles à la communication, vous verriez l’une des équipes les plus saines et les plus efficaces.

Souvent, le refus de transparence mine le moral de l’équipe et l’empêche d’atteindre son véritable potentiel. Je ne saurais trop insister sur l’importance de ce conseil.

Au cours des vingt dernières années, j’ai vu des équipes s’effondrer les unes après les autres parce que les dirigeants s’accrochaient à leur besoin de secret. Au lieu d’être transparents, ils vivaient dans le secret. Au lieu d’être communicatifs et courageux, ils étaient silencieux et effrayés.

Un leader peu sûr de lui est la cause de la mort de toute équipe. Ne tombez pas dans le piège du sentiment de devoir cacher des choses.

Soyez transparent et audacieux. Appropriez-vous votre identité. Montrez à l’équipe où sont les victoires et les échecs. Soyez le leader dont l’équipe a besoin et dont les autres s’inspirent.

Meilleures pratiques

Profitez de vos réunions hebdomadaires pour parler des défis que vous rencontrez avec l’équipe.

Soyez honnête et transparent quant à la situation de l’équipe par rapport à ses objectifs. Partagez les défis et les faiblesses perçus par l’équipe. Présentez vos excuses pour toute forme de mauvais traitement ou de manque de respect à l’égard d’un membre de l’équipe.

Lorsque vous vous excusez, assurez-vous d’avoir réfléchi au moment et à l’endroit où cela est nécessaire. Vous ne devez pas leur présenter des excuses molles. Si vous savez que vous avez commis une erreur, assumez-la.

Par-dessus tout, efforcez-vous toujours d’être aussi transparent que possible avec l’équipe qui vous a été confiée.

Réflexions finales

Les collaborations inter-équipes peuvent susciter un certain niveau d’anxiété. Travailler au sein d’un groupe est un défi, mais travailler au sein d’un groupe qui travaille avec plusieurs autres groupes peut être accablant. Si vous mettez en œuvre ces cinq conseils pour stimuler la collaboration entre les équipes, vous commencerez à voir le succès auquel vous aspirez.

Cela demande du temps, des efforts et du travail, mais vous pouvez y arriver. Travaillez chaque jour sur ces étapes et vous serez sur la voie d’une collaboration inter-équipes réussie.

Crédit photo : Smartworks Coworking via unsplash.com