Imaginons que vous ayez un rendez-vous important avec une personne que vous n’avez jamais rencontrée auparavant. Il peut s’agir d’un entretien d’embauche, d’un appel avec un client potentiel ou d’une réunion avec le chef d’un service de votre organisation. Quoi qu’il en soit, vous pouvez prendre certaines mesures importantes avant la réunion pour augmenter vos chances de réussite. Pour nos besoins, supposons que la personne que vous allez rencontrer s’appelle John Bromley. Voici les mesures à prendre.
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1. élaborer un plan écrit.
De nombreuses personnes commettent l’erreur de se rendre à une réunion sans objectifs clairs. Quelques notes vous aideront. Quel serait pour vous le résultat idéal de la réunion ? Quels sont les principaux sujets que vous souhaitez aborder ? Que voulez-vous que John Bromley fasse ?Voulez-vous qu’il vous donne des informations, qu’il accepte un plan d’action ou qu’il soutienne votre proposition ? Si vous savez ce que vous voulez, vous avez plus de chances de l’obtenir. Quel est votre plan de repli ? Si vous ne parvenez pas à obtenir un accord sur le plan A, peut-être devriez-vous avoir un objectif moins important, c’est-à-dire le plan B.
2. confirmer le rendez-vous par courriel.
Envoyez une courte note confirmant la réunion et le sujet. « Je me réjouis de notre rencontre de mardi prochain à 10 heures dans votre bureau. J’aimerais discuter de la proposition d’implantation d’un nouvel entrepôt en France. »
3. faire des recherches.
Faites des recherches sur le sujet et sur John Bromley. Cherchez son nom sur Google et voyez ce que vous pouvez trouver sur lui. Parlez à quelqu’un qui a travaillé pour lui et qui peut vous dire comment il est et quelles sont ses motivations. Préparez votre discours, mais soyez prêt à le modifier à la lumière de ce qui se passera lors de la réunion.
4. créer un lien avec lui sur LinkedIn.
Pendant que vous y êtes, vous pouvez vous assurer que votre profil Linkedin est exact et à jour, avec une photo sympathique et professionnelle.
5. étudier son profil LinkedIn.
Lisez son CV sur LinkedIn : où a-t-il travaillé auparavant, qu’a-t-il étudié, qu’a-t-il fait, à quels groupes appartient-il ? Cela vous aidera à mieux le comprendre et à trouver des points d’intérêt communs. Examinez en particulier ses contacts et voyez si vous avez des contacts communs.Ces contacts peuvent être une bonne source d’informations sur lui et vous pouvez y faire référence dès le début de la conversation : « Je vois que vous connaissez Philippa Jones chez IBM. J’ai travaillé avec elle sur notre projet d’informatique dématérialisée ».
6. planifiez vos premières questions.
Préparez un plan pour la structure générale de la réunion. Par exemple, au début de la réunion, vous voulez établir une certaine relation avant de plonger dans les questions commerciales. Les sujets et les personnes que vous avez glanés au cours de vos recherches vous aideront à poser des questions pour briser la glace. Ensuite, vous pourriez vouloir l’amener à parler des questions clés avant de présenter vos propositions. De bonnes questions sont le moyen d’orienter la conversation.
7. anticiper son point de vue.
Essayez de vous mettre à sa place à l’avance. Quel sera probablement son point de vue sur la question ? Quelles objections ou préoccupations pourrait-il soulever ? Quelles questions posera-t-il ? Quelles preuves ou données pourrait-il demander ? Préparez vos réponses et, le cas échéant, prenez des documents à l’appui au cas où il vous les demanderait.
Enfin, je vous recommande de vous renseigner sur le code vestimentaire de son bureau. Souvent, son assistant vous le dira. Vous devez vous habiller aussi élégamment que lui. S’il porte habituellement un costume et une cravate, ce serait une erreur d’aller en T-shirt et en jeans. La première impression que vous donnez est très importante, alors habillez-vous correctement et rencontrez-le avec un sourire confiant et une poignée de main ferme.
Bonne chance pour la réunion !