Vous regardez votre écran d’ordinateur et vous êtes stressé. Une nouvelle journée s’est écoulée et vous n’avez pas vraiment progressé dans votre travail : vous avez plutôt passé la journée à aider vos collègues. Vous êtes connu comme la personne la plus compétente de votre bureau pour tout ce qui concerne l’informatique, et bien que vous aimiez aider les gens à résoudre leurs problèmes informatiques, cette activité commence à vous épuiser.

Votre rôle officieux a aussi un prix : vous aidez les autres au prix d’un dépassement des délais dans vos propres missions et projets. C’est pourquoi vos supérieurs et vos chefs de projet ont déjà commencé à vous demander pourquoi vous n’êtes pas en mesure de respecter les délais convenus.

La situation devient insupportable : vous voulez aider vos collègues, mais en même temps, vous aimeriez vous occuper de votre travail. Malheureusement, vous êtes à court d’idées pour résoudre la situation.

Portes ouvertes toute l’année

En examinant de plus près votre situation, il est très facile de comprendre pourquoi vous vous sentez stressé et épuisé: vous êtes une personne sympathique et vous voulez aider les autres, et vous vous sentez probablement bien dans votre peau lorsque vous avez résolu des problèmes pour d’autres personnes afin qu’elles puissent poursuivre leur travail. Les gens se rendent probablement compte qu’ils peuvent obtenir des réponses plus rapidement auprès de vous qu’en suivant les voies officielles – en appelant le bureau d’assistance informatique de votre entreprise, par exemple. C’est probablement une autre raison pour laquelle ils s’adressent à vous.

Enfin, votre politique de la porte ouverte et votre refus de dire « non » sont comme une invitation ouverte aux autres : Vous êtes gentil avec eux, vous faites ce qu’ils vous demandent et vous êtes toujours disponible.

Vous souciez-vous de ce que les autres pensent de vous ?

Il y a probablement un conflit au fond de vous, car une partie de vous veut changer la situation, mais là encore, vous avez peur de le faire. Vous avez peut-être peur de ce que les autres penseraient de vous si vous disiez « non » à leurs demandes – vous voulez faire plaisir aux autres, pas les faire se sentir mal, ce qui rend difficile le fait de leur dire « non ».

En fin de compte, cette gentillesse vous fait plus de mal que de bien, car vous finissez par avoir du mal à faire votre propre travail à temps.

Vous avez besoin d’une politique

Pour faciliter les choses et résoudre la situation, vous devez établir une politique qui définisse la manière dont ces tâches non officielles seront gérées de façon appropriée : cette politique déterminera votre accessibilité générale, la manière dont vous communiquerez avec les autres et la manière dont les autres communiqueront avec vous, ainsi que les voies officielles à suivre pour traiter les problèmes informatiques.

Pour rendre cette politique plus efficace, vous devez la définir avec votre supérieur et la communiquer clairement à vos collègues. Ce n’est qu’ainsi que les choses s’amélioreront et que vous pourrez enfin vous concentrer sur vos propres tâches.

Soyez un homme de go-to, mais seulement quand vous voulez l’être

Pour mettre en œuvre cette politique, envisagez de prendre les mesures suivantes :

1. Parlez à votre patron. Tout commence par un entretien avec votre patron.

Faites-lui savoir que vous êtes surchargé de travail parce que vous êtes l’homme de la situation au bureau et que, par conséquent, vous ne pouvez plus assumer votre propre charge de travail. Prenez la décision d’élaborer une politique spéciale à ce sujet, qui sera communiquée à vos collègues par courrier électronique ou par tout autre moyen déterminé par votre patron.

La présente politique fixe les règles de contact avec vous en ce qui concerne ces tâches non officielles.

2. Définir la bonne façon de communiquer. Mettez en œuvre cette partie du plan de deux manières : électroniquement et physiquement.

La partie électronique concerne la manière dont les autres personnes vous contactent par courrier électronique et par messagerie instantanée, et le moment où vous êtes censé leur répondre. Elle doit également définir la manière dont vous communiquerez avec d’autres personnes par téléphone. L’aspect physique définit la manière dont vous communiquerez avec les personnes qui vous abordent directement sur votre lieu de travail.

Dans les deux cas, vous pouvez préciser que vous n’êtes disponible que pendant certaines heures de la journée pour des questions non officielles et que, le reste du temps, vous vous concentrez sur vos propres tâches. Veillez à préciser que toute question qui n’est pas liée à vos tâches professionnelles est traitée avec une priorité moindre, car vous êtes occupé par vos propres projets.

3. Isolez-vous physiquement. Si vous vous laissez toujours distraire par les autres, il est temps de prendre des mesures plus radicales et de vous isoler physiquement dans une autre partie du bureau. Par exemple, si votre bureau dispose de pièces libres, vous pouvez commencer à travailler dans l’une d’entre elles en gardant la porte fermée. Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez vous arranger pour travailler depuis chez vous, ce qui réduira au minimum le contact physique avec vous.

Si vous avez discuté avec votre patron de votre charge de travail actuelle (comme à l’étape 1), il devrait y avoir moins de distractions qu’auparavant et vous devriez être en mesure de travailler avec une bien meilleure concentration.

4. Demandez aux gens de suivre les procédures officielles. Vous pouvez demander aux gens de suivre les protocoles officiels lorsqu’ils traitent certains types de questions. Par exemple, si les questions sont spécifiquement liées à des problèmes informatiques, demandez-leur de contacter les personnes officielles chargées de l’assistance informatique pour régler ces questions.

Vous pouvez également demander à votre patron de rappeler à vos collègues ce protocole : la bonne façon d’obtenir de l’aide est d’utiliser les canaux officiels, même si cela prend plus de temps pour résoudre le problème.

Enfin, si vos collègues sont plus enclins à venir vous voir qu’à utiliser les canaux officiels, votre patron devrait tirer la sonnette d’alarme. Les politiques de l’entreprise ne sont peut-être pas aussi efficaces qu’elles pourraient l’être et devraient être modifiées dès que possible.

5. Changer de rôle. Enfin, demandez-vous si vous occupez le bon poste au sein de l’entreprise : devriez-vous plutôt travailler pour le service informatique ? Si vous avez déjà de bonnes relations avec les gens et que vous connaissez bien un sujet spécifique, pourriez-vous envisager de changer de rôle ?

En conclusion

Si cela vous arrive, discutez-en avec votre patron le plus rapidement possible : cette simple mesure pourrait résoudre le problème et vous permettre de vous concentrer sur le travail que vous êtes censé accomplir.

(Veuillez également noter que cet article se concentre sur les questions liées aux technologies de l’information, mais vous pouvez naturellement appliquer ces étapes à d’autres entreprises et à d’autres fonctions).

À vous de jouer : Si vous êtes la personne de référence dans votre entreprise, dites-vous « non » aux personnes qui viennent vous demander de l’aide ?

Crédit photo : Beau gosse regardant vers le bas via Shutterstock