Vous est-il déjà arrivé de rentrer tard, épuisé et fatigué après avoir passé toute votre journée au travail, mais lorsque vous vous êtes demandé quel était le résultat de votre journée, vous n’avez pas eu de réponse ? Vous avez l’impression que votre productivité a été nulle.

Si c’est le cas, posez-vous la question suivante : Cette journée a-t-elle été consacrée à vérifier vos courriels, à répondre au téléphone et à passer du temps dans des réunions marathoniennes ? De telles situations se produisent souvent dans ce monde en perpétuel mouvement. Il regorge de distractions diverses. C’est pourquoi nous devons veiller à notre productivité.

La productivité ne consiste pas à travailler plus. C’est tout le contraire : travailler moins, en moins de temps, avec plus d’efficacité. Dans cet article, vous allez apprendre à mieux vous organiser au travail pour augmenter votre productivité.

Comment rester organisé au travail

Organiser son temps

Organiser son temps est la première étape cruciale à franchir pour augmenter sa productivité. L’utilisation judicieuse de votre temps signifie que vous avez du temps pour le travail, les loisirs, ainsi que pour votre famille et vos amis.

En fin de compte, nous disposons tous de 24 heures par jour. C’est à vous de décider comment devenir plus organisé au travail pour atteindre vos objectifs.

1. « Eat That Frog » (Mangez cette grenouille)

« Mangez cette grenouille » signifie simplement que vous faites d’abord votre tâche la plus importante. Une fois cette tâche accomplie, vous serez comblé et satisfait pour le reste de la journée.

En adoptant cette habitude et en apprenant à mieux vous organiser au travail, vous éviterez également l’un des plus grands ennemis de la productivité : la procrastination.

2. Limitez votre travail dans le temps

Quoi que je fasse, qu’il s’agisse d’écrire un article, de tourner une vidéo ou de travailler sur une campagne de marketing, je fixe toujours une limite de temps à mon travail. Cela signifie que je décide à l’avance du temps que je vais consacrer à la rédaction d’un article : Je le fixe à un certain nombre d’heures et pas une minute de plus.

Si vous voulez augmenter votre productivité avant de commencer à écrire une lettre à votre client ou à apprendre des compétences en ligne ou toute autre nouvelle tâche, fixez une limite de temps à votre travail. Vous verrez à quel point vous deviendrez efficace après avoir fixé une durée spécifique pour effectuer votre travail.

3. Divisez votre travail en sessions

Comment rester organisé au travail ? Votre cerveau et votre corps sont des machines impressionnantes, mais n’en abusez pas. Des études montrent que l’efficacité de votre cerveau diminue considérablement après 45 minutes. Prenez l’habitude de faire des pauses de cinq ou dix minutes toutes les 45 minutes. Étirez votre corps et permettez à votre cerveau de se régénérer, ce qui vous aidera à repartir du bon pied à chaque heure et à augmenter votre productivité.

4. Ne soyez pas dépendant de votre boîte aux lettres

Vérifier sa boîte aux lettres toutes les 30 minutes ou mettre en place un vérificateur automatique de courrier électronique vous rend complètement réactif – au lieu d’être proactif – et diminue donc considérablement votre productivité.

Demain, lorsque vous irez au travail, ne commencez pas par consulter votre courrier électronique. Apprenez plutôt à organiser votre travail de bureau de manière plus efficace et attelez-vous d’abord à votre tâche la plus importante. Ensuite, vous aurez tout le temps de vous occuper de toutes les petites choses.

5. Choisissez 5 priorités par jour (et pas plus)

Le multitâche est un autre facteur qui peut réduire considérablement votre productivité. La meilleure façon de l’éviter est d’apprendre à s’organiser au travail et à être plus productif. Commencez par choisir seulement cinq priorités par jour et tenez-vous-y strictement. Cela fera de vous une personne proactive – vous ne serez pas distrait par 100 autres choses « urgentes ».

Organiser son état d’esprit

Votre état d’esprit peut faire des merveilles pour votre productivité. Avec un bon état d’esprit, vous savez ce qu’il faut faire et ce qui a le plus d’effet sur votre vie. L’état d’esprit peut avoir le plus grand impact sur votre productivité, il vaut donc la peine d’y travailler.

6. Utiliser des affirmations

En fait, nous utilisons tous des affirmations en permanence. Différentes pensées nous traversent constamment l’esprit. La question est de savoir si vous utilisez les affirmations positives.

Commencez à vous dire des choses comme : « Je réussis » ou « J’attire ______________ (insérez ce dont vous rêvez) ». Utilisez des affirmations positives dès votre réveil et répétez-les tout au long de la journée. Elles auront un effet sur votre confiance en vous – plus vous êtes confiant, plus vous êtes efficace.

7. Imaginez votre résultat final

Avant de commencer votre journée de travail, ne vous précipitez pas dans votre travail. Imaginez d’ abord le résultat final que vous souhaitez obtenir. Ce faisant, vous puiserez dans votre force subconsciente et renforcerez votre productivité.

8. Lire des livres d’inspiration

L’inspiration est la nourriture de votre esprit. Tout comme vous vous douchez chaque jour pour nettoyer votre corps, vous devez baigner votre âme d’inspiration chaque jour.

Lisez des livres inspirants, regardez des vidéos inspirantes et écoutez des enregistrements audio inspirants. Lorsque vous êtes inspiré, vous travaillez avec facilité et votre productivité augmente considérablement.

9. Ayez de bonnes pensées avant de vous endormir

Je suis sûr que vous avez déjà fait l’expérience de faire de mauvais rêves après avoir regardé un film d’horreur avant de vous endormir. Parce que votre subconscient est très réceptif à vos pensées dans les 45 minutes qui précèdent votre endormissement.

Ainsi, avant de vous endormir, pensez à vos objectifs du lendemain, à vos rêves de vie, ou lisez un bon livre de motivation. Vous remplirez ainsi votre subconscient de pensées positives. Votre subconscient vous rendra la pareille en vous aidant à augmenter votre productivité.

10. Créer une routine matinale et nocturne

Pour stimuler votre productivité, vous devez être organisé. L’organisation consiste à créer de l’ordre. Si vous n’avez pas de routine pour commencer et terminer vos journées, c’est le moment d’en créer une. Créer une routine et la suivre est l’un des meilleurs moyens de prendre de nouvelles habitudes positives.

Une bonne routine matinale doit vous laisser suffisamment de temps pour commencer la journée. Vous pouvez commencer par vous réveiller dix à quinze minutes plus tôt chaque jour pour vous accorder un peu de temps personnel. La majorité des personnes qui réussissent se lèvent vingt à trente minutes plus tôt chaque matin pour faire de l’exercice, méditer ou lire afin de préparer leur corps et leur esprit à la journée chargée qui les attend.

Le soir, vous devriez vous concentrer sur les activités qui vous aident à vous détendre de votre journée. Vous pouvez prendre une douche relaxante, boire une tasse de thé vert ou lire un livre intéressant. Ce faisant, vous prendrez non seulement de bonnes habitudes nocturnes, mais vous favoriserez également le sommeil, qui est essentiel à la productivité.

11. Fixer des objectifs clairs

En vous fixant chaque jour des objectifs clairs et réalisables, vous éviterez de vous laisser distraire. Cet exercice vous permettra de vous concentrer sur les choses les plus importantes. Par exemple, au lieu de vous fixer comme objectif de perdre du poids, vous devriez envisager de manger plus de fruits et de légumes au cours de la journée.

Au lieu de chercher à être plus productif, vous pouvez vous fixer comme objectif de travailler sur un projet important pendant au moins trente minutes par jour. Vous devez garder à l’esprit que l’organisation est une question de bonnes habitudes. En ajoutant de bonnes habitudes à votre routine quotidienne, vous obtiendrez d’excellents résultats.

12. Utilisez votre calendrier

Un calendrier est l’un des meilleurs outils pour tous ceux qui souhaitent améliorer leur productivité et leurs performances sur le lieu de travail. Vous devez toujours conserver votre calendrier à un endroit où vous pouvez le voir et y accéder. S’il se trouve sur votre téléphone ou votre ordinateur, placez son icône à un endroit visible.

Avec un calendrier, vous éviterez de mémoriser vos tâches et vos échéances. Dès qu’un événement important se présente, ajoutez-le à votre calendrier sans hésiter.

Évitez de remplir chaque créneau vide par une tâche. Vous avez besoin de temps libre et de flexibilité pour être productif sur votre lieu de travail.

13. Déléguer des tâches

Pour être productif, il faut savoir ce qu’il faut faire et ce qu’il faut éviter. N’essayez pas de tout faire seul. Déléguez certaines tâches si possible. Demandez à votre enfant de faire la vaisselle. Ou demandez à votre petit ami de faire les courses à votre place. Il faut répartir équitablement le travail pour avoir le temps de se consacrer aux tâches les plus importantes.

Organiser votre espace

De nombreuses études montrent comment mieux s’organiser au travail, comment l’éclairage et la température peuvent influer sur votre productivité. Mais ne vous limitez pas à votre espace physique. Considérez l’espace comme l’ensemble de votre environnement de travail, y compris votre espace virtuel.

14. Organisez votre espace de travail

Si vous voulez augmenter votre productivité, vous devez toujours garder votre espace de travail organisé. Un espace de travail désordonné vous fera perdre du temps lorsque vous chercherez le matériel dont vous avez besoin pour commencer à travailler. Nettoyez votre espace de travail après utilisation pour éviter de perdre du temps et de l’énergie le lendemain.

15. Écrire les choses

Ce que j’ai appris en lisant la biographie de Sir Richard Branson il y a quelques années, c’est qu’il emporte toujours avec lui un carnet de notes à l’ancienne. Pourquoi cette habitude est-elle si bénéfique et pourquoi peut-elle grandement influer sur votre productivité ? Lorsqu’une nouvelle idée vous vient à l’esprit, vous pouvez rapidement la noter dans votre carnet.

Alors, écrivez ces idées dans votre carnet de notes. C’est-à-dire toutes vos idées – sinon, vous les oublierez (oui, votre smartphone peut aussi faire l’affaire). Ces petites idées peuvent faire une grande différence dans votre travail.

Résultat final

Apprendre à mieux s’organiser au travail et à augmenter sa productivité n’est pas une sinécure. Il y a beaucoup de choses qui exigent notre attention dès le moment où nous nous levons.

Le temps étant une ressource précieuse, il est important que vous organisiez vos activités en fonction de leur priorité. Envisagez de déléguer ou d’éliminer les tâches moins importantes. En ayant une routine et en organisant votre espace de travail, vous économiserez beaucoup de temps et d’énergie à long terme.

Crédit photo : Marta Filipczyk via unsplash.com