Comment rédiger une lettre formelle

La plupart des écrits de la vie quotidienne sont décontractés. Les tweets, les mises à jour Facebook, les cartes de vœux, les courriels amicaux ont leur propre étiquette, et nous ne passons pas beaucoup de temps à y réfléchir avant de lécher le tampon ou d’appuyer sur la touche « Envoyer ».

Parfois, cependant, l’occasion exige quelque chose de plus formel. Qu’il s’agisse d’une lettre adressée à votre représentant politique sur une question importante, d’une lettre de motivation adressée à un patron potentiel ou d’une lettre de proposition commerciale, ces documents requièrent un peu plus de soin si l’on veut qu’ils soient pris au sérieux. En tant qu’avocat, je rédige de nombreuses lettres formelles chaque semaine, et c’est un art de bien faire les choses. Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous rédigez votre propre lettre formelle, qu’elle soit envoyée par la poste ou par le biais du cyberespace.

1. Comprenez votre objectif.

Pourquoi écrivez-vous ? Que voulez-vous que le lecteur fasse après avoir lu votre lettre ? Voulez-vous le faire changer d’avis ou le convaincre d’entreprendre une action spécifique ? Cherchez-vous à obtenir son pardon ? Voulez-vous vous plaindre d’un mauvais service ou d’un produit défectueux ? Essayez-vous de vous faire embaucher ? Quelle est la « demande » ?

Une fois que vous le savez, vous pouvez – et devez – supprimer tout ce qui ne sert pas cet objectif.

2. Identifiez votre public.

Connaître votre public vous aide à choisir votre langage et à cibler vos idées avec plus de précision. J’écris différemment dans une lettre adressée à un autre avocat que lorsque le destinataire est un cadre non juriste ou même un client âgé « pro bono ». Dans une lettre au rédacteur en chef, votre véritable public est constitué des lecteurs de la publication – qui sont-ils ? (N’oubliez pas que la plupart des journaux sont rédigés à un niveau de lecture de^8e ou^9e année). N’utilisez pas de jargon que votre lecteur ne comprendra pas.

3. soyez bref.

La plupart d’entre nous subissent un flot constant de communications écrites, et nous n’avons qu’un temps limité à consacrer à leur lecture. Vous avez donc plus de chances d’être lu si vous limitez votre lettre à une page. Une lettre de plusieurs pages avec de longs paragraphes et des phrases complexes semble écrasante. Le lecteur pressé sera tenté de la mettre de côté pour la lire quand il aura plus de temps – et il se peut qu’il ne la reprenne jamais. Utilisez des paragraphes, des phrases et des mots courts.

4. Utilisez un langage simple.

Le travail de l’auteur consiste à se faire comprendre. Même si votre public est très cultivé, vous devez éviter les grands mots et les phrases longues et complexes. Les gens ne sont pas stupides, ils sont occupés. Facilitez-nous la tâche et nous serons plus enclins à accorder à votre lettre l’attention qu’elle mérite. L’écriture formelle ne nécessite pas l’utilisation de grands mots. N’essayez pas d’avoir l’air sophistiqué ; essayez d’être clair. Utilisez « demander » au lieu de « requête ». Dites « acheter » au lieu de « acheter ». Au lieu de « ci-joint, veuillez trouver », dites simplement « je joins » ou « voici… ». . . »

5. Commencez par le point le plus important.

Comme le disent les journalistes, il ne faut pas enterrer l’idée principale. Trouvez un moyen de commencer par l’idée ou l’information sur laquelle vous souhaitez le plus que votre lecteur se concentre ou agisse. Le premier paragraphe sera peut-être le seul qu’il lira, alors ne cachez pas la « demande » dans le dernier paragraphe.

6. Respectez les règles.

Il existe des règles pour la mise en forme d’une lettre d’affaires. Vous les ignorez à vos risques et périls.

7. Relisez. Puis relisez encore.

Quels que soient vos talents grammaticaux, des erreurs et des fautes de frappe peuvent se glisser dans votre texte. Lorsque vous pensez avoir fini d’écrire, relisez votre texte lentement et attentivement, à l’affût des fautes de frappe. Ne vous fiez pas au correcteur orthographique. Si possible, imprimez une copie papier de votre lettre et lisez-la à voix haute, un stylo à la main, en repérant les fautes de frappe, les phrases maladroites et les lignes confuses. Si c’est vraiment important, demandez à quelqu’un d’autre de la lire et de vous faire savoir si vous avez oublié quelque chose.

8. Laissez-le refroidir avant de l’envoyer.

Si vous écrivez pour persuader ou pour vous plaindre, vous êtes probablement motivé par des sentiments assez forts. Rédigez absolument votre premier jet sous l’emprise de la passion. Exprimez vos sentiments. Mettez tout sur papier. Mais ensuite… avant d’imprimer et de signer, ou d’envoyer, éloignez-vous un moment. Faites autre chose. Laissez la chaleur de la passion se calmer. Puis revenez et relisez ce que vous avez écrit. Est-ce juste ? Est-ce intelligent ? Est-ce vrai ? Est-ce bienveillant ? Regretteriez-vous de l’avoir lu à la télévision, devant votre patron et votre grand-mère ? Apportez les modifications qui vous semblent appropriées une fois que vos émotions se sont apaisées.

Ensuite, et seulement ensuite, envoyez votre message.

Qu’est-ce qui m’a échappé ? Quel est votre problème de communication le plus épineux ? Vos questions et suggestions sont les bienvenues.

(Crédit photo : Signature via Shutterstock)