Toutes les réunions ont un objectif. Certaines réunions sont des séances de brainstorming. D’autres sont des séances de stratégie visant à atteindre un objectif particulier. Certaines réunions sont des comptes rendus d’autres réunions encore. Que vous vous réunissiez pour informer vos employés des résultats stupéfiants du troisième trimestre ou pour vous entraîner à présenter votre entreprise à un nouveau client, votre réunion se déroulera de manière plus harmonieuse, plus efficace et plus productive grâce à un ordre du jour méticuleusement élaboré.

Dans cet article, vous apprendrez à créer un ordre du jour de réunion efficace et à organiser des réunions productives.

L’importance de l’ordre du jour d’une réunion

Une réunion sans ordre du jour, c’est comme un voyage sans itinéraire

En tant que professionnel très occupé, vous perdez patience lorsque vous avez l’impression que votre temps précieux est gaspillé. Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez. Pour de nombreux cadres, les réunions occupent deux des cinq jours de la semaine de travail.

Raison de plus pour faire en sorte que chaque réunion soit essentielle. Demandez d’abord si les sujets ne peuvent pas être abordés d’une autre manière – par courrier électronique, par exemple, ou par un appel téléphonique avec les acteurs clés. Si vous décidez qu’une réunion en personne est impérative, rédigez un ordre du jour pour définir les points de discussion et assignez un temps de parole à chaque intervenant.

Vous connaissez la frustration que vous ressentez lorsqu’une réunion prend dix minutes de retard alors que tout le monde attend poliment que Susan ait fini de parler de son voyage aux Bermudes ? Les ordres du jour des réunions rappellent gentiment à toutes les personnes présentes que le temps est précieux et qu’elles doivent s’en tenir à l’ordre du jour.

Les ordres du jour bien conçus sont inclusifs

L’organisation d’une réunion du personnel indique aux collègues que leur contribution est nécessaire ou que des tâches doivent être accomplies. Lorsque l’invitation à la réunion est suivie d’un ordre du jour détaillé, les participants savent qu’ils doivent se préparer. Les travailleurs disent en fait qu’ils aiment participer aux réunions si l’objectif est clair et si des informations pertinentes sont partagées.

Les ordres du jour des réunions intelligentes sont axés sur les objectifs

Les ordres du jour des réunions définissent tous les sujets à traiter. Choisissez des intervenants différents pour chaque sujet et, dans l’idéal, attribuez un temps de parole à chacun d’entre eux. S’il s’agit d’une séance de brainstorming, envisagez un ordre du jour qui énumère les résultats attendus. Par exemple : « Définir le plan de développement de notre programme de mentorat ; fixer des échéances ; procéder à l’affectation du personnel ».

L’ordre du jour sert de guide à l’animateur de la réunion, permet à tous les participants de rester synchronisés et fournit un format à suivre par la personne chargée de rédiger le procès-verbal de la réunion.

Comment rédiger un ordre du jour de réunion efficace

Alors, comment rédiger l’ordre du jour de cette réunion si importante ? Appliquez ces 8 conseils utiles :

1. Solliciter un retour d’information à l’avance

Vos patrons et collègues seront plus impliqués si vous leur demandez leur avis. En obtenant leur adhésion, vous aurez plus de chances qu’ils assistent à la réunion et qu’ils en défendent les résultats.

Une semaine avant la réunion, faites-vous un devoir de rendre visite à certains des acteurs clés de votre entreprise et demandez-leur simplement : « Souhaitez-vous inscrire quelque chose à l’ordre du jour de la réunion ? »

2. Respecter l’étiquette de l’ordre du jour de la réunion

Après avoir rédigé l’ordre du jour, veillez à le soumettre à votre supérieur hiérarchique, au chef de votre supérieur hiérarchique et à chaque personne citée dans l’ordre du jour. N’inscrivez jamais un orateur à l’ordre du jour sans avoir pris cette précaution. Évitez de citer des travailleurs qui sont absents ou qui participent à d’autres réunions.

Si la personne clé d’un dossier particulier est absente, demandez à un autre membre du personnel de la remplacer. Par courtoisie, n’oubliez pas de leur faire savoir que vous avez pris cette mesure.

Une fois l’ordre du jour de la réunion approuvé et les orateurs choisis, envoyez-le par courrier électronique à tous les participants à la réunion à l’avance. Veillez à obtenir des RSVP pour la réunion. Vous voulez éviter toute surprise.

3. Respecter le calendrier

Si vous avez réservé la salle de conférence du bureau pour une heure, c’est la durée maximale de votre réunion.

Dans certaines entreprises, d’autres groupes auront réservé la salle de conférence juste après le départ de votre groupe. L’idéal est donc de rédiger l’ordre du jour de votre réunion de manière à ce que votre équipe ait quitté la salle au moins cinq minutes avant le début de la réunion suivante.

4. Trouver un principe d’organisation pour l’ordre du jour de la réunion

Rationalisez votre ordre du jour de manière à ce que les participants repartent avec une idée claire des résultats. Vous pouvez établir un ordre de priorité, en dressant la liste des projets les plus importants qui doivent être discutés en premier.

Parfois, il est judicieux d’organiser ces projets en fonction de leurs échéances. D’autres fois, il est judicieux de dresser la liste de ces projets en fonction de leur importance pour l’entreprise.

5. Déterminer le nombre de personnes qui doivent faire un rapport

Cinq minutes de temps ininterrompu suffisent souvent pour faire le point sur une réunion particulière. Ce sont les interruptions qui font perdre du temps !

Si votre vice-président senior du marketing a tendance à s’énerver ou à dévier de sa route lorsqu’il est interrompu, envisagez un ordre du jour de réunion qui laisse les questions-réponses pour les dix dernières minutes de la réunion. Veillez ensuite à faire respecter cette règle. Vous pouvez interrompre gentiment l’auteur de l’interruption et lui dire : « Comme vous le savez, Paul, nous avons laissé du temps à la fin pour les questions. Pour l’instant, laissons Rick terminer sa mise à jour ».

6. Attention à l’ordre des orateurs

Dans certaines entreprises, les cadres supérieurs s’expriment en premier. Dans d’autres, ce sont les jeunes associés qui parlent en premier. Lorsque vous déterminez l’ordre des orateurs, veillez à ce qu’il corresponde à la culture de votre entreprise.

Cela dit, n’inscrivez jamais à l’ordre du jour d’une réunion une personne qui n’a pas besoin de faire un rapport. Cela ne ferait qu’allonger la durée de la réunion. Lorsque vous inscrivez des orateurs à l’ordre du jour, la décision d’inclure ou non leur titre dépend à nouveau de la culture de votre entreprise.

Dans un environnement plus décontracté, vous pouvez vous contenter d’indiquer les prénoms. Dans un environnement plus formel, vous pouvez énumérer les noms et prénoms et inclure les titres.

7. Présenter les ordres du jour des réunions de la même manière

L’ordre du jour d’une réunion doit être établi sur le papier à en-tête de l’organisation ou, au minimum, comporter le logo de l’entreprise. Le titre de la réunion et la date doivent figurer en haut de l’ordre du jour, ainsi que l’heure prévue pour le début et la fin de la réunion.

L’ordre du jour d’une réunion doit être présenté sous forme de schéma et dans une taille de caractères lisible. Trouvez une présentation claire pour l’ordre du jour et utilisez-la à chaque fois pour plus de cohérence. La police de caractères doit être facile à lire, comme Times New Roman, Geneva ou Arial. S’il existe déjà un modèle d’ordre du jour pour les réunions, utilisez-le. S’il n’en existe pas, créez-en un. (Voir la section suivante)

8. Inclure une liste des documents nécessaires à la réunion

Au cours d’une réunion, il est souvent demandé au groupe de réagir à un rapport ou à une proposition, et il est utile de dresser la liste de ces documents au bas de l’ordre du jour.

En outre, vous gagnerez du temps si vous envoyez les documents ensemble avant la réunion, afin que toutes les personnes présentes aient le temps de les examiner.

Si des ordinateurs portables sont nécessaires, veillez à en informer les participants à l’avance.

Modèles d’agenda de réunion

Depuis qu’il y a des réunions, il y a des ordres du jour. Il y a donc de fortes chances que quelqu’un dans votre entreprise connaisse un modèle d’ordre du jour de réunion propre et facile à lire que vous pouvez utiliser. Mais si ce n’est pas le cas, optez pour l’un de ces modèles :

Modèle d’ordre du jour n° 1 – Planification

Ordre du jour de la réunion de planification du programme de mentorat

Lieu : Salle de conférence du premier étage

Date : 18 novembre 2019

Heure : 1-2:30 p.m. ET

Ordre du jour

1. Contexte de l’objectif d’un programme de mentorat, Cheryl Smith, directrice des ressources humaines (de 13 h à 13 h 15)
   • a. Données relatives à l’engagement des employés
   • b. Nécessité de former des étoiles montantes
2. Recrutement de mentors/mentorés, Max Marcus, directeur associé, RH (13h15-13h35)
   • a. Autres modèles d’entreprise
   • b. Remue-méninges sur les critères
3. Exigences du programme de mentorat, Seth Walsh, stagiaire RH (13 h 35 – 13 h 55)
   • a. Avantages et inconvénients des réunions structurées de mentors
   • b. Remue-méninges sur les exigences
4. Mise en œuvre, Cheryl Smith (13h55-14h20)
   • a. Calendrier pour l’identification des participants par les chefs de service
   • b. Déploiement du programme pilote
     • i. 1ère session de formation des participants
     • ii. déploiement du programme pilote
     • iii. Débriefing trimestriel
   • c. Évaluation du programme
5. Prochaines étapes, Max Marcus (14h20-14h25)

Modèle d’ordre du jour n° 2 – Information

Ordre du jour de la réunion WXYZ

Objectif : créer une liste viable d’entreprises à démarcher : Créer une liste viable d’entreprises à démarcher à froid

Responsable de la réunion : Mary Starsky

Date : 20 novembre 2019

Lieu : Salle de conférence B du 16ème étage

Heure : 16h-17h ET

Numéro d’appel/code

Points de l’ordre du jour

Introductions 16 h – 16 h 05

1. John Smith-Président 16h05-16h20 Entreprises contactées
2. Marianne Legit-Présentatrice 16h20-16h35 Pistes potentielles
3. Sylvia Stretch-Présentatrice 16h35-16h55 Nouvelles techniques de prospection
4. Q&R [Seulement si le temps le permet]

Préparation de la réunion

• Veuillez lire : [Liste et pièces jointes]
• Veuillez apporter : [i.e. Ordinateur portable, suggestions, fournitures]

Modèle d’ordre du jour n° 3 – Présentation

Agenda de l’entreprise ZZZ

Date/début et heure de fin : 21 novembre 2019 ; 9 heures ET-10 heures ET

Lieu : Cafétéria, 12ème étage

La réunion est ouverte par : Steve Parks

1. Bienvenue/Introduction – [Steve Parks, 9 h – 9 h 10].
2. Présentation de la nouvelle ligne de produits – [Paul Aria, 9 h 10-9 h 20].
3. Démonstrations – [Claire Ringis, 9h30-9h40]
   • a. Dentifrice blanchissant
   • b. Dentifrice qui renforce les gencives
   • c. Dentifrice qui combat la plaque dentaire
4. Marketing produit – [Steve Parks, 9h40-9h50]
5. Discussion et questions-réponses [9 h 50 – 9 h 55].
6. Prochaines étapes – [à distribuer après la réunion]

Résultat final

Lorsque vous rédigez l’ordre du jour de la réunion, vous contrôlez la réunion.

Votre objectif doit être de mener une réunion serrée. Un ordre du jour intelligent vous y aidera. Laissez suffisamment de temps pour la discussion, mais pas trop. Veillez également à commencer vos réunions à l’heure.

Lorsque vous prenez en charge l’élaboration de l’ordre du jour de la réunion, vous indiquez la marche à suivre. Votre capacité à rédiger un ordre du jour efficace augmentera la productivité de la réunion et du suivi. Il s’agit là de deux exploits extraordinaires.

Organisez les réunions les plus serrées de votre entreprise et les performances de votre équipe monteront en flèche.

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