Aujourd’hui, le courrier électronique est l’une des principales formes de communication que nous avons entre nous. Malheureusement, il arrive que nous envoyions un courriel important et que nous attendions patiemment une réponse qui ne vient jamais. Il semble qu’elle ait voyagé dans le trou noir des courriels !
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Pour éviter que vos courriels ne soient avalés par le trou noir, il y a quelques règles de base à suivre concernant ce qu’il faut inclure et utiliser dans votre courriel – et ce qu’il faut laisser de côté ! Les voici :
Le corps doit être court
Tout d’abord, le corps de l’email…
Le corps du message est ce qui va être lu, ou peut-être survolé. Vous espérez que chaque mot sera lu ; cependant, si vos courriels ressemblent davantage à des romans, ce ne sera peut-être pas le cas. Veillez à ce que le corps du message soit court. La brièveté est relative, et nous devons la définir : trois à cinq phrases sont un maximum.
Pourquoi le corps doit-il être court ?
Au-delà, vous aurez l’impression d’être dans le besoin, surtout si vous ne connaissez pas le destinataire. L’indigence est un repoussoir immédiat pour les gens. Dès que le cerveau détecte un besoin quelconque, il se met en mode de survie. Oren Klaff, auteur de best-sellers du New York Times, décrit cela de la meilleure façon : « Exposer votre besoin à quelqu’un d’autre le rend craintif ».
Écrire d’une voix naturelle
Écrivez comme vous-même. N’utilisez pas un langage que les gens ne comprendront pas. Montrez au destinataire que vous êtes une personne réelle qui écrit ce courriel et non un robot programmé pour écrire.
Il en va de même pour la formule de salutation du courriel. Ne tombez pas dans le piège d’écrire « Madame, Monsieur ». Prenez le temps de vous renseigner sur le nom du destinataire. Utilisez « Hi » ou « Hello » si vous connaissez la personne ; « Hey » peut même être acceptable dans le cadre de relations de travail très informelles.
Inclureun appel à l’action
Notez celui-là. Plus vous demandez de choses, plus vous avez l’air d’en avoir besoin. L’appel à l’action consiste essentiellement à demander au destinataire de faire quelque chose. Demandez une réunion ou un appel téléphonique. Ou un café mercredi. Mais ne demandez pas plusieurs choses à la fois, par exemple : « Pouvons-nous fixer un rendez-vous téléphonique pour mardi matin et pouvez-vous éditer mon dernier livre ? » C’est beaucoup trop demander dans un seul courriel ! L’objectif est de faire lire l’e-mail et de recevoir une réponse – et non pas de voir quelqu’un appuyer sur le bouton « effacer ».
Clôture de vos courriels
Écrivez ici des mots comme « Best », « Cheers », « Warm wishes » ou « Thank you ». Il s’agit ici de montrer que le message n’est pas automatisé. Le fait d’écrire « Sincèrement », « Meilleures salutations », etc., indique clairement au destinataire que l’e-mail est automatisé ou qu’il s’agit d’un e-mail général et impersonnel.
Objet du courriel
C’est l’un des éléments les plus importants lorsqu’il s’agit de faire en sorte que votre courrier électronique soit regardé ou lu. Les lignes d’objet personnalisées font des merveilles : par exemple, « John Smith a suggéré que je vous contacte ».
Créez de l’intrigue et de l’utilité dans vos lignes d’objet. Chris Brogan, PDG de Human Business Works et auteur d’un autre best-seller du New York Times, a également quelques excellentes lignes d’objet, notamment :
- OUI OU NON : _______
- 2 MINUTES POUR LIRE : __ (et le sujet, brièvement)
- BESOIN DE VOTRE DÉCISION
- PROPOSITION DE PLAN DE REPAS
- VEUILLEZ TRANSMETTRE LA LETTRE DE HANSCOM
Rassembler toutes les pièces du puzzle. Voici un exemple de courriel :
Subject : 2 MINUTES A LIRE : FÉLICITATIONS POUR LE LIVRE
Bonjour Jessica,
Félicitations pour votre nouveau livre. C’est la première fois que j’écris un livre et je suis vraiment étonnée de votre succès. J’ai apprécié le fait que votre dernier livre traite de vos aventures de voyage en Espagne, car j’ai également vécu dans ce pays et je peux m’identifier à vous. Quel conseil donneriez-vous à un écrivain débutant ?
Santé,
Bobbi
Les courriels sont utilisés tous les jours, mais le nombre de courriels lus intégralement diminue. Assurez-vous que les vôtres arrivent en haut de la pile, puis qu’ils soient lus et qu’on y réponde, en suivant ces quelques conseils simples.