Le célèbre inventeur Thomas Edison est probablement le preneur de notes le plus expérimenté au monde. Son journal, qui est toujours conservé comme une partie importante des archives historiques des États-Unis, contient cinq millions (5 000 000) de pages. Des développements importants, tels que son travail sur le perfectionnement de l’ampoule électrique et des systèmes d’éclairage électrique, y sont consignés dans les moindres détails. Il n’a jamais rencontré une feuille de papier qu’il n’aimait pas.
Quelles leçons pouvons-nous tirer de son travail aujourd’hui, un siècle plus tard ? Comment sa prise de notes l’a-t-elle aidé à devenir l’inventeur le plus célèbre du monde, avec plus de mille (1093) brevets américains à son nom pour un large éventail de technologies allant des caméras de cinéma et des phonographes à la fabrication du ciment et à l’éclairage électrique ? En bref, qu’est-ce qui rendait son système de prise de notes et de classement si génial ?
Le système d’Edison a été mis au point pour soutenir l’œuvre de sa vie et il y est parvenu avec succès. Les principaux éléments de son système sont les suivants :
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- Tout développement utile ou important était consigné afin de ne pas gaspiller d’efforts en répétant inutilement des expériences ou des efforts. La méthode d’Edison a été décrite comme un « filet empirique » par Nikola Tesla, un autre inventeur célèbre qui a travaillé pour Edison pendant un certain temps. La combinaison des méthodes de travail et de réflexion d’Edison avec un système efficace de création et de conservation de documents était un aspect très important de son travail.
- Prospective. Les notes d’Edison comprenaient les éléments prospectifs que nous avons tendance à incorporer dans la plupart de nos planificateurs personnels modernes. Des éléments tels que des listes de contacts, des rendez-vous, des listes de choses à faire et des actions à entreprendre pour un suivi ou un examen ultérieur figuraient tous dans son système complet.
- Rétrospective. La possibilité de revenir en arrière et de vérifier son dossier écrit a été utile à plusieurs égards. Il a pu utiliser ses archives dans divers procès intentés contre lui et par lui contre d’autres personnes comme preuve et pour étayer ses affirmations. Ses concurrents étaient souvent incapables de rivaliser avec ses dossiers, de sorte qu’il sortait souvent victorieux de ces batailles juridiques. Il était toujours en mesure de revoir ses travaux antérieurs et d’éviter de s’engager à plusieurs reprises dans des voies sans issue. Il pouvait toujours revoir ce qu’il avait dit ou ce qu’on lui avait dit. Il n’a jamais eu besoin de se souvenir de la plupart des choses tant qu’il pouvait se rappeler comment les retrouver plus tard.
- Le système d’archivage était consultable. Parfois, parmi des millions de pages, se trouvait un document clé qui s’avérait inestimable. Malheureusement, avec son système manuel, il passait souvent un temps considérable à rechercher l’élément clé dans ces dossiers. Il disposait cependant d’un assez bon système d’archivage de ses dossiers, combinant des systèmes chronologiques et thématiques. Il a créé de nombreux groupes, fichiers, dossiers, etc. qui l’ont aidé à atteindre la bonne partie de ses documents en un temps raisonnablement court.
- Qui, quoi, où, quand et combien. Ces détails pouvaient être récupérés assez facilement dans le système d’Edison pour tout ce qui concernait ses activités. Ces données comprenaient les dossiers financiers et constituaient une partie importante de son système de prise de notes. Il conservait toute sa correspondance entrante ainsi que des copies de toute sa correspondance sortante. Ce n’était pas forcément facile à faire avant l’invention de la photocopieuse de bureau moderne.
- Comment et pourquoi. Le travail du laboratoire de recherche d’Edison était au centre d’une grande partie de son système d’archivage. Les demandes et les examens de brevets reposaient en grande partie sur ses notes qui devaient inclure les aspects « comment » et « pourquoi » avec suffisamment de détails pour que les brevets eux-mêmes soient complets et capables de résister à toute contestation juridique. Edison a souvent utilisé ses dossiers pour défendre sa position face à ses concurrents à l’époque où les brevets et les technologies devenaient très à la mode et importants, comme ils le sont encore aujourd’hui. Son système d’expérimentation et d’archivage est devenu la base de l’institution moderne de recherche industrielle, dont l’invention lui est largement attribuée.
- Aide-mémoire extrêmement puissant. Edison avait une mémoire étonnante. Il était bien informé sur un grand nombre de sujets et semblait toujours capable de se rappeler ce qu’il avait dit à quelqu’un ou ce qu’on lui avait dit. Cela est dû en grande partie à son système de notes. En écrivant tout ce qu’il jugeait digne d’être écrit, il se libérait du fardeau d’avoir à s’en souvenir. Une chose étrange et presque inattendue se produit. Le processus d’écriture favorise la rétention de la mémoire mentale. La combinaison de la confiance dans le fait que l’information est enregistrée et facilement récupérable et de l’amélioration de la rétention grâce au processus d’écriture crée une combinaison gagnante en matière de mémoire.
Comment pouvons-nous améliorer le système d’Edison en utilisant les technologies d’aujourd’hui ? Évidemment, nous avons inventé le stylo à bille pour remplacer la plume d’oie et la bouteille d’encre encombrantes, afin de pouvoir prendre des notes en temps réel. En son temps, il a perfectionné la machine à écrire. Aujourd’hui, nous n’avons plus l’intention de mettre les choses sur papier comme forme finale de conservation des documents. De vastes portions des archives originales d’Edison ont récemment été numérisées et peuvent être consultées en ligne. Il n’est donc plus nécessaire de conserver des salles pleines de vieux papiers qui ne peuvent être étudiés que si quelqu’un se présente et les parcourt une page à la fois.
Comment votre système se compare-t-il à celui d’Edison ? Le sien était complet et modulable en fonction de ses centres d’intérêt. Votre système est-il aussi évolutif ? Qu’en est-il du contenu ? Quelle part des informations contenues dans votre système a une valeur objectivement mesurable ? Edison a tout gardé et tout a pris de la valeur au fur et à mesure que sa renommée et son pouvoir augmentaient. Quelle valeur les informations contenues dans votre système ont-elles (ou sont-elles en train de) prendre ? Dans quelle mesure votre système est-il évolutif à mesure que vos intérêts changent (qu’il s’agisse d’une expansion ou d’un déplacement vers d’autres domaines) ? Edison a toujours utilisé les meilleures technologies disponibles pour conserver ses archives aussi efficacement qu’il le pensait. Avez-vous utilisé de la même manière des technologies de pointe pour prendre et conserver vos notes ?
Edison souscrivait certainement à la philosophie selon laquelle si la vie vaut la peine d’être vécue, elle vaut la peine d’être écrite. Avec cinq millions de pages, il était à l’extrême limite de cette philosophie. Il a vécu une vie longue et prospère. Et il l’a vécue pleinement puisqu’il semblait toujours avoir quelque chose à écrire.
Peter Paul Roosen et Tatsuya Nakagawa sont les cofondateurs d’Atomica Creative Group, une société spécialisée dans le marketing stratégique des produits. Grâce à une vision et une recherche de pointe, à une planification stratégique solide et à une gestion de projet efficace, Atomica aide les entreprises à mieux réussir à mettre de nouveaux produits sur le marché et à améliorer leurs activités existantes. Ils sont coauteurs de Overcoming Inventoritis : The Silent Killer of Innovation, maintenant disponible.