Il est important de pouvoir prendre de bonnes notes, car ces notes peuvent devenir vos sources d’inspiration et vos idées plus tard. Si vos notes sont désordonnées, vous risquez de ne pas pouvoir vous rappeler ce que vous avez appris.

L’auteur Tim Ferriss a des étagères entières qui ne contiennent que des carnets remplis de ses griffonnages quotidiens. Le gourou de l’auto-optimisation, qui n’est pas du genre à mâcher ses mots, a écrit un jour :^[1]

« Je prends des notes comme certaines personnes prennent des drogues.

Le fondateur du groupe Virgin, Richard Branson, est lui aussi un adepte de la prise de notes^[2].

« Certaines des entreprises les plus prospères de Virgin sont nées de moments aléatoires – si nous n’avions pas ouvert nos carnets, elles n’auraient jamais vu le jour.

À l’université, on mettait tellement l’accent sur une prise de notes efficace – j’ai encore quelques piles de mes propres cahiers à spirales, remplis de notes de cours furieusement griffonnées. Cependant, une fois que nous nous lançons dans notre carrière professionnelle, beaucoup d’entre nous perdent cette habitude. Pourtant, la consignation par écrit de tout nouveau contenu – au cours de réunions, de brainstormings et de lectures – reste un outil essentiel de productivité et d’apprentissage.

En tant que PDG de ma propre entreprise, je suis rarement surpris sans un bloc-notes. Le temps est ma ressource la plus précieuse et la prise de notes me permet de tirer le meilleur parti de la manière dont je choisis de l’utiliser. Je signale également à mes employés qu’ils doivent faire de même.

Si vous vous demandez comment optimiser cette simple habitude, voici quelques conseils d’experts sur la manière de prendre de bonnes notes.

1. Soyez de la vieille école – et utilisez vos propres mots

Comme l’œuf ou la poule, c’est une question fondamentale : dois-je utiliser un carnet de notes papier ou une application de prise de notes numérique ?

Dans un article publié dans la Harvard Business Review, Alexandra Samuel plaide fortement en faveur de la prise de notes numérique. Elle affirme que la prise de notes à l’aide d’une application telle qu’Evernote constitue l’utilisation la plus efficace du temps et permet une récupération ultérieure rapide et facile^[3].

Mais tout le monde n’est pas d’accord. Selon Maggy McGloin, une autre collaboratrice de la Harvard Business Review, la recherche a montré que la prise de notes analogique présente des avantages concrets. Dans une étude, les chercheurs ont constaté que les personnes qui prenaient des notes numériques prenaient des notes plus longues, de type transcription, que celles qui les écrivaient à la main, et obtenaient de bien moins bons résultats aux questions conceptuelles ultérieures^[4].

Même lorsque les participants ont reçu l’instruction explicite de ne pas prendre de notes mot à mot, les dactylographes ont continué à écrire d’une manière qui s’apparente à une transcription. Alors que la dactylographie encourage la transcription sans réfléchir, l’écriture manuscrite nous pousse à prendre des notes plus succinctes et à distiller les informations pour une meilleure compréhension.

L’utilisation d’un ordinateur portable ou d’une tablette vous expose également à davantage de distractions, comme la consultation de votre fil Twitter ou des dernières nouvelles sur Facebook. Il est surprenant de constater que la navigation d’une personne sur le web peut avoir un impact négatif sur l’apprentissage de ses voisins. Dans une étude, les étudiants qui pouvaient voir l’écran de l’ordinateur portable d’une personne multitâche – en l’occurrence, consulter les horaires de cinéma – ont obtenu des résultats inférieurs de 17 % aux tests de compréhension par rapport aux étudiants qui n’avaient pas été distraits^[5].

Personnellement, je suis un utilisateur de carnets analogiques – je trouve qu’il est beaucoup plus facile de se concentrer et cela m’oblige à traduire l’information dans ma propre sténographie. Bill Gates, qui préfère un carnet jaune, et George Lucas, qui porte un carnet de poche, sont d’autres adeptes de la prise de notes à l’ancienne.

Mais même si vous ne pouvez pas vous séparer de votre ordinateur portable ou de votre tablette, évitez de transcrire mot à mot. Entraînez-vous non seulement à écouter, mais aussi à assimiler ce qui est dit et à utiliser vos propres mots.

2. Être méticuleux avec la structure

Un autre élément à prendre en compte avant de noter quoi que ce soit : la manière de structurer vos notes. L’utilisation d’une méthode d’organisation cohérente est essentielle pour vous permettre de vous référer à vos notes ultérieurement.

Le Journal of Reading a comparé différentes méthodes et a constaté que les notes les plus rigoureusement structurées – avec un ordre hiérarchique et des sous-sections numérotées – obtenaient les meilleurs résultats en termes de qualité et de précision. La deuxième méthode la plus efficace était celle des deux colonnes, dans laquelle les auteurs utilisaient la colonne de gauche pour les nouvelles informations et la colonne de droite pour les points de suivi et les thèmes clés^[6].

Tim Ferriss ne jure que par l’indexation, qui consiste à numéroter manuellement les pages d’un livre ou d’un cahier et à créer un index rapide et facile à consulter à l’intérieur de la couverture ou de la quatrième de couverture.

Maria Popova, créatrice du site Brainpickings.org, qui jouit d’une grande popularité, lit de nombreux livres chaque semaine et intègre ses connaissances dans des articles de blog quotidiens.

Elle est capable de saisir le concept d’un livre entier à une vitesse fulgurante grâce à une méthode d’indexation. Comme elle l’a expliqué à Tim Ferriss, Mme Popova crée un index alternatif sur la dernière page (généralement vierge), où elle note les idées importantes au fur et à mesure de sa lecture. À côté de ces idées, elle énumère les pages où elles apparaissent. Ensuite, Popova utilise ces notes analogiques, basées sur des idées plutôt que sur des mots-clés, pour synthétiser un livre une fois qu’elle est prête à écrire à son sujet^[7].

J’utilise autant de techniques d’organisation que possible – indexation, titres, numérotation et puces. Je laisse également une marge pour mes questions, mes observations et les mesures à prendre, ce qui m’amène à la stratégie suivante.

3. Notez vos questions et vos idées

Quelle que soit la structure que vous choisissez, laissez toujours de la place pour vos réflexions personnelles. Sabina Nawaz, coach en gestion d’entreprise, recommande d’utiliser de grandes marges, où vous pourrez noter « vos idées, vos jugements, vos réfutations et vos questions sur chacun des points que vous avez notés ». Nawaz explique^[8]

« En les mettant de côté, vous séparez vos propres pensées de ce que disent les autres.

Cette technique vous oblige non seulement à vous intéresser en permanence aux informations que vous recevez et à les analyser – ce qui favorise l’apprentissage et la compréhension plutôt que la transcription par cœur -, mais elle vous permet également d’organiser les questions de suivi et les plans d’action à venir.

Dès que j’ai terminé une réunion ou une conférence, je passe en revue mes marges et je m’envoie par courriel une liste des prochaines étapes, comme un courriel à rédiger, un rendez-vous à prendre ou l’inspiration d’un article à écrire. Je m’assure ainsi que je traduis les nouvelles idées en plans réalisables.

4. Enregistrer le comportement non verbal

Un collègue vous dit : « Nous sommes prêts à présenter notre nouveau produit à l’entreprise la semaine prochaine ». Mais son langage corporel – agitation nerveuse et regard inquiet – ne communique pas une grande confiance. Dans cette situation, notez vos observations et faites en sorte de les évoquer plus tard.

« Hé Neil, tu as dit que tu étais prêt tout à l’heure, mais je me demandais si tu voulais bien me faire passer la présentation et régler les éventuels problèmes ».

Nous communiquons beaucoup par des comportements non verbaux, notamment par notre langage corporel, notre attitude et notre affect. Selon Patti Wood, experte en langage corporel et auteur de Snap : Making the Most of First Impressions, Body Language, and Charisma, lors d’une interaction face à face avec une seule personne, vous pouvez échanger jusqu’à 10 000 signaux non verbaux en moins d’une minute, soit probablement plus que nos seuls mots^[9].

Parfois, ce qui n’est pas dit a autant de valeur que ce qui est dit. Par exemple, si je fais une présentation et que je ne reçois que des grillons lorsque je pose des questions, cela peut signifier que j’ai fait un excellent travail. Mais cela peut aussi signifier que mes collègues ne veulent pas remettre en question mon point de vue. Or, comme je l’ai déjà écrit, un conflit sain est essentiel à la croissance et à l’innovation d’une organisation.

Le comportement non verbal peut révéler un problème qui doit être traité immédiatement. Investir un peu plus pour enregistrer et traiter ces observations peut faire gagner du temps par la suite.

5. Révision ultérieure

La prise de notes a deux fonctions : organiser et stocker le nouveau contenu et encoder cognitivement ce contenu. En d’autres termes, c’est un moyen de stocker et d’apprendre de nouvelles informations^[10]. Cette fonction de stockage physique est inutile si vous ne relisez pas vos notes plus tard et si vous ne réfléchissez pas à ce que vous avez écrit.

Les recherches sur les performances des étudiants aux examens soulignent l’importance de la révision. Une étude réalisée dans les années 80 et publiée dans le Teaching of Psychology Journal a montré que les étudiants commettaient des erreurs aux examens non pas parce qu’ils avaient pris de mauvaises notes, mais parce qu’ils ne les relisaient pas au préalable^[11].

Bien que vous ayez probablement dépassé l’époque du bachotage pour les examens, la mémorisation de ce que vous apprenez est tout aussi importante, sinon plus, pour votre carrière – car il n’est plus rentable d’oublier les nouvelles informations dès que nous avons fini d’être testés sur elles.

Comme l’écrit Richard Branson :^[12]

« Ne vous contentez pas de prendre des notes pour le plaisir de prendre des notes, passez en revue vos idées et transformez-les en objectifs réalisables et mesurables. »

C’est pourquoi, au moins une fois par semaine, je réserve du temps sur mon agenda pour relire mes notes – de réunions, de conférences, d’appels, etc. En tant que PDG, il y a rarement un moment dans ma journée où je n’ai pas noté quelques idées.

6. Préparer des notes avant les réunions

Un dernier conseil : n’arrivez jamais à une réunion les mains vides. Pour maximiser l’efficacité, préparez toujours des notes à l’avance, y compris les sujets à traiter, les questions et les actions à entreprendre.

Personne ne l’illustre mieux que Sheryl Sandberg, directrice de l’exploitation de Facebook. Dans un profil pour Fortune, Miguel Helft écrit :^[13]

« Ses journées sont une succession de réunions qu’elle dirige à l’aide d’un carnet à spirale qui n’a rien de numérique. Elle y inscrit des listes de points de discussion et d’actions à entreprendre. Elle les raye un par un et, une fois que tous les points d’une page ont été cochés, elle arrache la page et passe à la suivante. Si, au bout de dix minutes d’une réunion d’une heure, tous les points ont été réglés, la réunion est terminée ».

Il s’agit peut-être du seul type de notes qu’il n’est pas nécessaire de conserver pour un examen ultérieur (sauf si vous enregistrez d’autres notes sur la même page).

Ensemble, ces stratégies de prise de notes peuvent vous aider à organiser des réunions et à rationaliser votre journée de travail.

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