Il faut s’engager pour rester concentré et rendre sa semaine productive. Des recherches menées par l’Université de Californie ont révélé qu’il faut 30 minutes pour se reconcentrer après avoir été distrait par une tâche^[1]. Avec autant de distractions qui attirent notre attention, comment pouvons-nous compléter nos listes de tâches hebdomadaires ?

Avec l’introduction des nouvelles technologies et la popularisation du travail à distance, vous pouvez vous attendre à de plus en plus de distractions. Cependant, il est possible de se libérer de la pression en maîtrisant l’organisation des tâches et des responsabilités grâce à des listes de tâches hebdomadaires.

Qu’est-ce qu’une liste hebdomadaire de choses à faire ?

Une liste de tâches est un calendrier qui détaille ce que vous devez faire et quand vous devez le faire afin de vous simplifier la vie et d’améliorer la gestion des tâches. Vous pouvez planifier votre liste de tâches chaque semaine pour vous assurer que vous réalisez ce qui est important.

Voici ce que les listes de tâches quotidiennes font de bien – et ce qu’elles ne font pas :

Les avantages des listes de tâches

1. Éviter d’oublier les tâches quotidiennes

Lorsque vous avez un millier de choses en tête, il est facile de laisser passer quelque chose. Une fois que vous avez organisé vos tâches hebdomadaires, une liste de choses à faire met tout ce bruit sur papier, de sorte que vous n’oubliez rien. Elle libère également des capacités cérébrales, ce qui vous évite de vous réveiller au milieu de la nuit avec le sentiment pénible d’avoir oublié quelque chose.

2. Organisez votre journée

De nos jours, le travail à distance est en plein essor. Et cela s’accompagne d’une baisse de la productivité. Si vous travaillez à domicile, vous savez à quel point il peut être difficile de donner une routine et une structure à votre journée. Mais une liste de choses à faire, avec des tâches quotidiennes spécifiques à accomplir, donne de l’élan à votre journée.

3. Vous motiver

La meilleure partie d’une liste de choses à faire est de rayer un élément. Les petites récompenses de ce type vous donnent un sentiment d’accomplissement qui peut vous motiver à travailler plus dur.

Les inconvénients des listes de tâches

1. Provoquer facilement de l’anxiété

D’un autre côté, une liste de choses à faire peut finir par vous stresser davantage ! Les interruptions inattendues de votre journée de travail sont fréquentes et, lorsqu’elles se produisent, vous pouvez prendre du retard sur votre liste. Le fait de ne pas accomplir les tâches quotidiennes que vous avez planifiées peut entraîner des sentiments de culpabilité et d’échec, ce qui peut vous démotiver.

2. Pas d’ordre de priorité

La plupart des listes de choses à faire sont exactement ce qu’elles semblent être : une simple liste d’éléments. Une liste de choses à faire ne classe pas les tâches par ordre d’importance. Si vous ne les classez pas, vous aurez tendance à accomplir d’abord les tâches les plus faciles et vous finirez par remettre à plus tard les tâches plus importantes.

3. Un faux sentiment de productivité

Mettre un stylo sur du papier peut vous donner un faux sentiment d’accomplissement alors que vous n’avez encore rien fait. Il est facile de passer du temps à dresser une excellente liste, mais le plus difficile est de la faire ! Ne laissez pas votre liste de choses à faire vous faire croire que votre travail est terminé. Poursuivez en travaillant dur.

4. Ne pas tenir compte de la situation dans son ensemble

Les listes de tâches – du moins les listes de tâches quotidiennes – ne sont axées que sur une seule journée. C’est pourquoi elles ne sont pas créées dans une perspective plus large et ne permettent pas de mesurer les progrès accomplis dans la réalisation de vos objectifs à long terme.

C’est là qu’intervient une liste de tâches hebdomadaires :

Pourquoi les listes hebdomadaires de choses à faire fonctionnent-elles ?

Contrairement aux listes de tâches quotidiennes, une liste de tâches hebdomadaires a une vue d’ensemble. En rédigeant votre liste, vous évaluez vos progrès globaux en vous posant des questions telles que :

• Dans quelle mesure ai-je atteint les objectifs de la semaine dernière ?
• Où en suis-je aujourd’hui par rapport à mes objectifs à long terme ?
• Que puis-je faire cette semaine pour me rapprocher de ces objectifs ?

Cela nécessite une réflexion plus approfondie. Elle vous demande d’élaborer une stratégie sur la façon dont vous pouvez utiliser la semaine à venir pour vous aligner sur votre plan à long terme. Votre liste de tâches hebdomadaires doit être un plan d’action en petits morceaux pour vous rapprocher de vos grands objectifs.

Un autre avantage des listes de tâches hebdomadaires est qu’elles permettent de mesurer vos progrès hebdomadaires. Lorsque vous rédigez une liste, vous fixez des objectifs mesurables que vous souhaitez atteindre au cours de la semaine. Il peut s’agir, par exemple, du nombre de modules de cours que vous souhaitez terminer.

Dans l’ensemble, les listes de tâches hebdomadaires constituent une excellente alternative à la liste de tâches habituelle.

Quelle doit être la longueur de votre liste de tâches hebdomadaires ?

Une liste de tâches hebdomadaires doit comporter environ 15 à 30 éléments. En d’autres termes, vous devez prévoir de réaliser environ 3 à 6 tâches quotidiennes. Votre liste de tâches hebdomadaires doit contenir suffisamment d’éléments pour vous mettre au défi, sans pour autant vous submerger. Elle doit être ambitieuse, mais pas irréaliste.

Cependant, le nombre exact dépend de

• L’ampleur de vos tâches : Les tâches plus importantes, comme les projets de recherche ou un article de 5 000 mots, prennent beaucoup de temps.
• Votre disponibilité au travail : le nombre d’heures que vous pouvez consacrer à votre travail détermine le nombre de tâches quotidiennes que vous pouvez accomplir.

Trouvez le chiffre qui vous convient.

En général, les gens ont tendance à surestimer ce qu’ils peuvent faire en l’espace d’une semaine. Restez donc raisonnable. Et si vous vous apercevez que vous avez été trop ambitieux, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez toujours reporter les tâches incomplètes sur la semaine suivante.

Comment planifier vos listes de tâches hebdomadaires

Suivez ces étapes pour vous préparer à la semaine qui s’annonce grâce à une liste de tâches simple et complète.

1. Sélectionner un canal

Il est important de trouver un moyen qui fonctionne pour vos listes de tâches. Vous pouvez utiliser un stylo et une liste de tâches imprimable ou utiliser des applications pour gérer vos listes de tâches hebdomadaires. Cependant, des recherches suggèrent que vous mémorisez mieux les informations lorsque vous écrivez à la main^[2]. En fin de compte, trouvez ce qui vous motive le plus et tenez-vous en à cela.

2. Élaborer des listes multiples

Vos listes multiples doivent contenir

• Liste de référence
• Liste de projets hebdomadaires
• Liste HIT

Votre liste principale comprend toutes les tâches que vous souhaitez accomplir à long terme. Par exemple, terminer tous les cours Lifehack, nettoyer la baignoire, etc. Votre liste de projets contient toutes les tâches qui requièrent votre attention dans les sept prochains jours. Enfin, votre liste à fort impact, ou liste HIT, comprend les tâches que vous devez accomplir dans les 24 heures.

Chaque soir, identifiez les éléments que vous devez faire passer de votre liste de tâches hebdomadaires à votre liste de tâches pour le lendemain.

3. Simplifier les choses

Vos listes de tâches hebdomadaires ne doivent pas être intimidantes. Vous pouvez la simplifier en mettant en évidence les tâches et les responsabilités que vous souhaitez accomplir aujourd’hui et en les divisant en deux. Dix éléments sont parfaits pour votre liste HIT.

Commencez votre liste HIT par 2 ou 3 tâches importantes que vous devez accomplir dans les 24 heures. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à nettoyer la baignoire au lieu de terminer la présentation que vous devez faire demain matin.

4. Décomposer les objectifs

Au lieu d’avoir un objectif tel que « travailler sur un livre Kindle », vous pouvez être plus précis en rendant vos objectifs plus faciles à gérer. Vous éliminerez ainsi le facteur de peur. Vous pourriez vous fixer un objectif tel que : écrire le plan du livre le lundi, écrire le premier chapitre le mardi et le chapitre suivant le jour suivant.

5. Inclure des informations détaillées

Chaque élément de votre liste de tâches hebdomadaires doit être accompagné des informations nécessaires à la réalisation de la tâche. Par exemple, si un élément indique « s’inscrire à un cours », vous devez indiquer le site web et le titre du cours. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à rechercher des informations plus tard.

6. Chronométrer chaque élément

Vous disposez de 10 080 minutes par semaine pour accomplir toutes les tâches figurant sur votre liste hebdomadaire de choses à faire. Il est raisonnable d’allouer du temps à chaque élément de votre liste. Par exemple : Rédiger l’introduction de 9h à 12h, nettoyer la baignoire de 16h à 17h, aller chercher des courses au supermarché de 17h à 18h. Une fois le temps imparti écoulé, vous passez au point suivant.

7. Établir des pauses

Après avoir nettoyé la baignoire, vous devez vous reposer un peu avant de partir. Vous pouvez consacrer 15 minutes à la détente ou à la préparation de la tâche suivante.

8. Rendez-le visible et public

Vous pouvez partager votre liste de tâches avec votre partenaire de responsabilisation. Vous pouvez également l’afficher sur vos notes autocollantes ou ajouter des tâches à un calendrier numérique accessible à tous les membres de l’équipe.

9. Attribuer du temps pour la programmation

Il faut du temps pour préparer vos listes de tâches hebdomadaires, et la meilleure approche consiste à prévoir du temps pour cette tâche. Réservez votre vendredi après-midi à l’organisation des éléments de vos listes hebdomadaires de choses à faire.

Il ne suffit pas de préparer ses listes de tâches hebdomadaires, il faut aussi savoir les classer par ordre de priorité pour obtenir une productivité maximale.

Comment hiérarchiser les listes de choses à faire

Utilisez les techniques suivantes pour maximiser votre productivité en établissant des priorités.

1. Utiliser la méthode « Getting Things Done » (GTD)

David Allen, expert en productivité et auteur, affirme qu’il est possible d’être productif malgré une longue liste de choses à faire. Ce qui compte, c’est la façon dont vous planifiez. La technique « Getting Things Done » vous permet de vous concentrer sur vos tâches les plus importantes (MIT) plutôt que sur le nombre de tâches.

2. Se concentrer sur une tâche à la fois

Vous savez quelle tâche nécessite une attention urgente. Il ne vous reste plus qu’à vous concentrer sur cette tâche et sa date d’échéance avant de passer à la suivante.

Ce n’est pas une longue liste qui tue, mais le multitâche.

Si vous choisissez de ne pas faire plusieurs choses à la fois, vous vous rendrez compte que vous pouvez faire des progrès notables sur des projets difficiles. De plus, votre niveau de stress diminuera et vous trouverez plus de plaisir dans les tâches que vous accomplirez^[3].

3. Évaluez vos progrès hebdomadaires

Il n’est pas facile de sélectionner quelques plans importants pour chaque semaine. C’est pourquoi vous devez réfléchir chaque week-end à ce qui a fonctionné la semaine précédente et à ce qui n’a pas fonctionné.

De même, chaque fois que vous terminez une tâche, ne vous contentez pas de la cocher comme « terminée », mais qualifiez-la de « en cours ».

Le vendredi soir, évaluez votre liste de progrès et étudiez chaque élément. Comment l’améliorer ? Suivez ce processus chaque semaine.

4. Demander de l’aide

Parfois, les choses deviennent incontrôlables. La meilleure stratégie consiste à demander l’aide de vos coéquipiers, de vos responsables ou de votre partenaire de responsabilisation.

Évitez de remettre à plus tard les activités qui dépassent vos capacités.

5. Apprendre à dire non

Parfois, vous vous sentez obligé de consentir à toutes les demandes, et vous préféreriez sacrifier tous les éléments de votre liste de tâches hebdomadaires pour dire oui.

Dites non^[4] aux choses que votre emploi du temps et votre énergie ne vous permettent pas de faire. Faites ce qui compte pour atteindre vos objectifs à long terme.

Apprenez à dire non à l’aide de cet article.

6. Se concentrer sur les résultats et non sur la méthode

Se concentrer sur les résultats vous aide à déterminer comment évaluer vos réalisations. Si vous vous concentrez sur les méthodes, il vous sera peut-être difficile de dire si un objectif a été atteint.

Une approche axée sur les résultats vous permettra de considérer votre objectif comme un « progrès ».

7. Partagez votre stratégie de productivité

Lorsque vous partagez ce sur quoi vous travaillez avec vos coéquipiers, vous bénéficiez d’un niveau de soutien maximal. En outre, lorsque vous avez atteint vos objectifs, partagez les résultats avec votre équipe et incitez-la à faire de même.

8. Choisissez des thèmes pour votre semaine

Si vous avez des tâches différentes, vous pouvez diviser vos listes de tâches hebdomadaires en cinq jours de sections de travail différentes. Ensuite, retirez ces tâches chaque semaine. Veillez à ce que vos coéquipiers vous accompagnent dans la réalisation de votre objectif du jour.

Jack Dorsey^[5], PDG de Twitter, était très concentré lorsqu’il travaillait 80 heures par semaine dans deux entreprises. Il était exceptionnellement concentré sur la planification de sa journée, et a donc développé un thème pour sa semaine :

• Lundi : S’occuper des questions de gestion
• Mardi : Travail sur les produits
• Mercredi : Marketing, communication et croissance
• Jeudi : Développeurs et partenariats
• Vendredi : Culture d’entreprise

Steve Jobs était également productif grâce à son plan cohérent. Il organisait des réunions de direction le lundi et consacrait le mercredi à la publicité et au marketing.

Réflexions finales

Les listes hebdomadaires de choses à faire peuvent être un excellent outil pour vous responsabiliser et vous permettre de ne pas perdre de vue vos objectifs. Utilisez vos listes de tâches pour optimiser votre temps en réduisant le nombre de tâches importantes et en faisant de votre mieux.

Pratiquez l’établissement de priorités en accomplissant d’abord vos tâches les plus importantes et sentez-vous immédiatement productif. Vous vous sentirez ainsi immédiatement productif, ce qui vous motivera pour affronter le reste de la semaine.