Avez-vous déjà regardé votre bureau et pensé : mon équipe est occupée, mais est-elle productive?

Vous pouvez voir combien de temps votre équipe consacre à son travail. Ils arrivent tôt ou travaillent tard. Ils remplissent leur agenda de réunions et répondent à tous les courriels qui leur parviennent. Vous savez que votre équipe est animée des meilleures intentions. Mais que font-ils réellement ? Et cela produit-il les résultats dont vous avez besoin ? Vous avez besoin d’un moyen efficace pour mesurer la productivité de votre équipe.

Existe-t-il un moyen de savoir si tout le temps qu’ils consacrent à leur travail fait progresser votre entreprise, et s’ils ne se contentent pas de tourner en rond ? Existe-t-il une mesure de la productivité que vous pouvez utiliser ?

Le moyen le plus efficace de connaître la productivité de votre équipe est de répondre aux questions ci-dessous :

1. Votre équipe sait-elle où vous allez ?

L’un des meilleurs moyens pour votre équipe d’améliorer sa productivité est que tout le monde comprenne où vous allez, que les objectifs de l’entreprise soient bien définis et que vous ne vous concentriez que sur quelques-uns à la fois. Selon John Doerr, dans son livre Measure What Matters:

Dans une enquête menée auprès de 11 000 cadres supérieurs et dirigeants, la majorité d’entre eux n’ont pas pu citer les principales priorités de leur entreprise. Seule la moitié d’entre eux ont pu en citer une seule.

Si votre équipe ne connaît pas l’orientation de l’entreprise, elle n’aura aucune idée de la manière de faire les choses qui ajouteront de la valeur. Bob, le cadre supérieur, peut parler à dix contacts clés par jour, mais il ne sait peut-être pas qu’aucun de ces contacts n’a acheté quelque chose à votre entreprise au cours de l’année écoulée. Il ne sait pas que l’augmentation des ventes de votre équipe est importante et que c’est un moyen pour vous de contribuer aux objectifs clés de l’entreprise.

La première façon de mesurer la productivité de votre équipe est donc de lui demander si elle comprend ce qui est important.

2. Êtes-vous déterminé à atteindre vos objectifs spécifiques ?

Lorsque j’étais directeur financier d’une petite entreprise en démarrage, nous avons travaillé dur pour clarifier une poignée d’objectifs importants. L’entreprise étant en phase de démarrage, nos trois objectifs étaient : la collecte de fonds, les partenariats avec les entreprises et le développement de produits en cours d’élaboration.

Mais le PDG souffrait du syndrome de l’objet brillant. Chaque fois que quelqu’un mentionnait une idée intéressante dans le secteur, il voulait l’essayer. Nous nous sommes retrouvés à évaluer plusieurs opportunités d’acquisition de produits qui nécessitaient un accord de dette compliqué. En tant que directeur financier, j’ai été entraîné dans des journées de travail sur ces projets secondaires.

En conséquence, nos progrès en matière de collecte de fonds et de partenariats avec les entreprises se sont arrêtés, ce qui a créé un exercice d’incendie à mesure que le temps passait. Nous avons réussi à collecter des fonds à temps, mais nous n’avons pas atteint nos objectifs en matière de partenariats avec les entreprises.

Il était impossible d’être productif en tant qu’équipe lorsque nous allions dans tant de directions différentes. Nous pivotions chaque fois que le PDG trouvait quelque chose de nouveau et d’intéressant.

La leçon à tirer est que , s’il est essentiel d’avoir des objectifs définis, ils ne créeront pas une équipe plus productive si vous ne vous engagez pas à les atteindre .

3. Disposez-vous d’un indicateur avancé de performance ?

Une fois que vous avez déterminé les quelques objectifs clés de votre entreprise, vous les communiquez à votre équipe et vous vous engagez à les atteindre (sans courir après tous les objets brillants). L’étape suivante consiste à déterminer si vous disposez d’un indicateur permettant de mesurer les performances de votre équipe.

De nombreuses entreprises utilisent un compte de résultat pour mesurer leurs performances. Il s’agit là d’une pièce importante du puzzle. Mais lorsque vous faites le bilan du mois, du trimestre ou de l’année, toutes les activités qui ont été prises en compte dans le P&L ont déjà eu lieu, et tout ce que vous pouvez faire, c’est y réagir. Mais comme l’écrit Geno Wickman dans Traction : Get A Grip On Your Business:

Selon une vieille maxime commerciale, tout ce qui est mesuré et observé est amélioré.

Ainsi, au lieu de regarder en arrière, réfléchissez à ce que vous pouvez mesurer pour aller de l’avant dans votre entreprise.

Reprenons l’exemple de Bob, cadre supérieur, qui s’entretient avec dix contacts clés par jour. Le fait de parler à ses contacts peut être un indicateur de prospects, mais ce n’est pas suffisant. Le fait de parler à ces dix contacts ne génère pas de ventes, ce que tout le monde dans votre équipe comprend maintenant comme un objectif clé. Mais si vous suivez les étapes de son processus, vous pouvez déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Et mieux optimiser la productivité de votre équipe.

Ainsi, Bob pourrait suivre le nombre d’appels entrants par rapport aux appels sortants, le nombre de conversations en personne par rapport aux conversations téléphoniques, le nombre de fois où il doit parler à un contact avant qu’il ne fasse un achat, et enfin le nombre de ventes par semaine/mois/trimestre.

Le suivi de chaque étape permet de mieux mesurer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous saurez également quelle est l’étape la plus productive.

Par exemple, après avoir suivi toutes les étapes, Bob pourrait se rendre compte qu’il réalise trois fois plus de ventes après des réunions en personne qu’après des conversations téléphoniques. La façon de mesurer la productivité de Bob est donc de suivre son pourcentage de réunions en personne.

4. Tout le monde sait-il qui possède quoi ?

Les objectifs de votre entreprise sont fixés. Tout le monde comprend la direction que doit prendre l’entreprise, mais cela ne signifie pas que tous les membres de votre équipe savent exactement ce qu’ils sont censés faire. Comment ils contribuent individuellement.

La responsabilisation est un élément clé pour mesurer la productivité de votre équipe. Il est essentiel que chacun connaisse, comprenne et s’approprie ses actions indépendantes qui contribuent à l’organisation dans son ensemble.

Lorsque chacun est tenu responsable de sa contribution, votre équipe est plus productive. Elle sait ce que les autres attendent d’elle. Et lorsque les membres de l’équipe font preuve à la fois d’appropriation et de responsabilité, l’équipe développe une confiance mutuelle .

La confiance signifie qu’il y a moins de personnes qui vérifient ou reproduisent le travail des autres membres de l’équipe, ou qui perdent du temps à faire de la microgestion, et que le lieu de travail est beaucoup plus efficace.

5. Votre équipe prend-elle des décisions ?

La capacité à prendre des décisions est un moyen efficace de mesurer la productivité de votre équipe. La prise de décision est difficile pour presque tout le monde. Les gens ne veulent pas s’engager, au cas où l’idée serait mauvaise ou que quelque chose de mieux se présenterait, en particulier dans un environnement d’équipe.

Mais dans son livre classique Think and Grow Rich, Napoleon Hill mentionne une étude qui a analysé 25 000 personnes ayant connu l’échec. Dans cette étude, le manque de prise de décision, ou la procrastination, était l’une des principales causes de l’échec .

Si vous constatez que votre équipe passe beaucoup de temps à faire du sur-place au lieu de choisir une direction, il est probable qu’elle n’est pas aussi productive que vous l’espérez. Donner des coups de pied dans la boîte peut prendre beaucoup de temps et d’énergie, et peut souvent prendre plus de temps que de simplement choisir une direction et de pivoter par la suite.

6. Votre équipe se concentre-t-elle sur ce qui est urgent ou sur ce qui est important ?

Vous avez donc fixé et communiqué quelques objectifs clairs. Vous avez trouvé vos indicateurs avancés et votre équipe a le pouvoir et la capacité de prendre des décisions. Mais ils n’atteignent toujours pas leurs objectifs. Vous avez l’impression qu’ils travaillent dur, mais que leurs résultats ne reflètent pas leurs actions…

Examinez de plus près ce qui les ralentit. Certains ralentissements de la productivité sont dus à une culture d’équipe qui exige des réponses immédiates aux courriels et des journées remplies de réunions. Il est facile d’utiliser ces actions comme indicateur de la productivité. Mais elles ne produisent rien en réalité.

Examinez donc les actions quotidiennes de votre équipe. Découvrez ce qu’ils font qui n’est pas directement lié aux objectifs communiqués.

Aidez-les à hiérarchiser les tâches importantes par rapport à celles qui paraissent urgentes parce qu’elles sont apparues à l’improviste. Rappelez-leur qu’il n’y a pas de mal à s’occuper des tâches inattendues, mais que, comme le recommande David Allen :

Faites le travail inattendu au fur et à mesure qu’il se présente, non pas parce que c’est la voie de la moindre résistance, mais parce que c’est la chose que vous devez faire par rapport à toutes les autres.

Le bilan

Il existe de nombreux moyens de mesurer et d’améliorer la productivité de votre équipe. Mais même si vous constatez que votre équipe est confrontée à plusieurs de ces problèmes en même temps, ne changez pas tout en même temps. Choisissez quelques éléments qui ressortent le plus. Voyez ce qui fonctionne dans votre lieu de travail unique et ce qui ne fonctionne pas.

Prenez quelques mesures réfléchies pour créer un environnement plus efficace et soyez cohérent. La productivité est toujours intentionnelle.

N’oubliez pas que cela ne signifie pas que tous les membres de votre équipe doivent être parfaitement gérés à chaque instant de la journée. L’objectif est de se concentrer sur les actions qui créent les résultats que vous souhaitez et de minimiser celles qui ne le font pas.

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