Que vous soyez manager ou non, vous devez posséder de solides compétences en matière de gestion. Les rédacteurs travaillent tous les jours avec des écrivains. Les développeurs et les concepteurs ont des stagiaires à diriger. Même les parents au foyer ont des enfants à élever et à inspirer.

Dans chacun de ces rôles, le management ne se limite pas à l’exécution du travail. Je me suis entouré de quelques-uns des meilleurs conférenciers du monde dans le domaine de la vente et un message que j’entends toujours est que les grands managers s’attachent à prendre soin de leurs collaborateurs. Ils délèguent de manière stratégique et donnent l’exemple de la manière dont l’équipe doit interagir.

Qu’est-ce qui fait un bon manager ? Que ce soit à l’école ou par la pratique, les managers doivent apprendre une série de principes et de compétences en matière de gestion.

Les principes de gestion

Les dirigeants peuvent avoir des styles différents, mais leurs compétences en matière de gestion reposent sur les mêmes bases. Au début du XXe siècle, l’ingénieur français Henri Fayol a énoncé 14 principes dans son ouvrage intitulé « La gestion générale et industrielle « , qui sont encore enseignés aujourd’hui :

1. Répartition des tâches

Dans chaque équipe, les membres ont des compétences différentes. Il faut de réelles compétences en matière de gestion pour répartir le travail de manière à maximiser les forces des travailleurs tout en renforçant leurs faiblesses.

2. Autorité et responsabilité

Chaque membre d’une équipe est responsable, dans une certaine mesure, de sa réussite. Pour que chacun puisse assumer ses responsabilités, la direction doit avoir le pouvoir d’ordonner, de récompenser et de réprimander si nécessaire.

3. La discipline

Les membres d’une équipe disciplinée obéissent aux ordres lorsqu’ils le peuvent et s’expliquent respectueusement lorsqu’ils ne le peuvent pas. Les managers disciplinés développent activement leurs compétences en matière de gestion et demandent des comptes à leurs équipes. Sans discipline, les équipes s’effondrent.

4. Unité de commandement

Pour éviter toute confusion, les membres de l’équipe doivent recevoir des ordres d’une seule personne et lui répondre. Lorsque plusieurs personnes sont responsables, des ordres contradictoires sont inévitables.

5. Unité de direction

Pour former une équipe, tous les membres doivent ramer dans la même direction. Les managers doivent fixer des objectifs clairs et élaborer un plan d’action singulier.

6. Subordination des besoins individuels

Les équipes échouent lorsque leurs membres servent leurs propres intérêts. Les travailleurs et les cadres doivent faire passer les besoins du groupe avant leurs propres intérêts, y compris les intérêts individuels du cadre.

7. Rémunération

Les dirigeants doivent reconnaître les travailleurs pour les contributions qu’ils apportent. Toutes les rémunérations ne sont pas monétaires. Outre la compensation financière, les managers peuvent utiliser des compliments, des titres et des privilèges pour faire en sorte que les employés se sentent appréciés.

8. La centralisation

Dans les petites équipes, toutes les décisions peuvent être prises par une seule personne. Mais dans les grandes équipes, les dirigeants peuvent élaborer la vision de haut niveau tout en laissant les détails de la mise en œuvre aux cadres inférieurs et moyens.

9. Chaîne scalaire

Les équipes ont besoin d’une structure. En particulier si la prise de décision est décentralisée, une chaîne de commandement doit exister depuis la direction jusqu’au bas de l’échelle. Les membres doivent faire part de leurs préoccupations directement au maillon supérieur.

10. Commande

Le chaos est l’ennemi du management. Les managers doivent mettre de l’ordre sur plusieurs axes : l’ordre social, un environnement de travail ordonné et des processus ordonnés pour accomplir le travail.

11. L’équité

Les équipes ne survivent pas lorsque leurs membres ne se traitent pas équitablement. Les managers doivent être aimables et éviter de faire du favoritisme. Les travailleurs doivent être respectueux les uns des autres et de leur supérieur, même lorsque le travail est difficile.

12. Stabilité de l’équipe

Une rotation trop importante compromet les compétences et l’efficacité de l’équipe. Les managers doivent minimiser les perturbations en plaçant les bonnes personnes dans les bons rôles.

13. L’initiative

Chaque membre d’une équipe doit être impliqué et intéressé pour que le groupe puisse travailler au mieux. Les managers doivent encourager les initiatives des employés, même si ces nouvelles idées vont à l’encontre des méthodes de travail existantes.

14. Esprit de Corps

Traduit approximativement par « esprit d’équipe », l’esprit de corps décrit l’importance du moral pour le bon fonctionnement d’une équipe. En cultivant l’adhésion et l’unité des travailleurs, les managers créent la confiance et la culture.

Les managers ne passent pas leurs journées à mémoriser ces principes, bien entendu. Ce qu’ils font, c’est développer des compétences de gestion, grâce à l’expérience et à la formation continue, qui les aident à mettre en pratique les 14 principes de Fayol.

Les compétences de base en matière de gestion

Demandez à dix managers différents quelles sont les compétences les plus importantes en matière de management et vous obtiendrez dix réponses différentes. Mais il y a fort à parier que les réponses suivantes seront les plus populaires :

Résolution de problèmes

Les managers résolvent les problèmes que les dirigeants ne veulent pas traiter et que les employés ordinaires ne sont pas équipés pour traiter. Ces problèmes se classent généralement dans l’une des trois catégories suivantes : problèmes de personnes, de produits ou de processus.

Les problèmes de personnes concernent la dynamique d’équipe. Lorsque deux membres d’une équipe ne parviennent pas à s’entendre, il faut de solides compétences en matière de gestion pour régler le problème. Bien que les dirigeants s’occupent généralement de la stratégie de produit de haut niveau, ils laissent les problèmes de produit tels que les bogues et les mises à jour d’interface aux responsables des équipes techniques.

Les problèmes de processus sont les problèmes les plus courants auxquels sont confrontés les responsables. Les plaintes des clients qui passent à travers les mailles du filet, les erreurs de copie qui se retrouvent dans le contenu publié et les fuites dans le pipeline de vente relèvent principalement de la responsabilité des gestionnaires.

Bien que chaque manager ait ses propres techniques de résolution des problèmes, il existe quelques techniques communes :

• Posez la question du « pourquoi »: qu’est-ce qui a causé le problème en premier lieu ? Si vous n’avez pas pu dormir la nuit dernière, c’est peut-être parce que vous avez bu trop de café. La solution pourrait donc être de vous couper du monde à midi.
• Faites un remue-méninges pour trouver autant de solutions que possible. Les réponses idiotes ou simplistes sont parfois les meilleures. Mettez-vous au défi de passer cinq minutes à imaginer des réponses à un problème complexe, en vous abstenant de tout jugement jusqu’à ce que votre chronomètre se soit éteint.
• Modifiez votre formulation : la manière dont vous abordez un problème influence la façon dont votre équipe le perçoit. Utilisez des expressions telles que « Et si » ou « Imaginez » pour évoquer les possibilités. Évitez les termes comme « impossible » ou « trop difficile ».

L’écoute

Les meilleurs dirigeants savent écouter. Bien que quelqu’un doive donner les ordres, ceux qui ont de réelles compétences en matière de gestion écoutent les idées et les préoccupations des autres avant de prendre une décision. Lorsque ce choix ne correspond pas aux suggestions de leurs collaborateurs, les dirigeants efficaces expliquent pourquoi.

Tout aussi important, les managers doivent écouter ceux qui sont au-dessus d’eux. Dans une hiérarchie, chaque maillon doit exécuter les ordres de la personne dont il dépend. Pour diriger efficacement leurs propres équipes, les cadres doivent comprendre les objectifs et les plans plus larges des dirigeants de l’entreprise.

Les grands managers s’imprègnent également des idées des personnes qui ne font pas partie de leur équipe. Les équipes – même les plus grandes et les plus diversifiées – sont des bulles. Ryan Hawk, qui dirige un podcast intitulé The Learning Leader Show, tient à jour une base de données de conseils sur la carrière et la vie que j’aime beaucoup et qui m’a aidé à devenir un meilleur auditeur.

Dans un journal ou un document privé, tenez une liste des meilleures idées associées à chaque groupe. Notez les idées et les suggestions d’amélioration de vos collaborateurs. Prenez des notes sur les conversations des dirigeants concernant l’amélioration de vos compétences en matière de gestion. Notez les morceaux de sagesse qui vous motivent ou vous inspirent, quelle que soit la personne qui les a prononcés.

Communication

L’écoute ne représente que la moitié du travail ; les managers doivent communiquer ouvertement et régulièrement avec la chaîne de commandement.

Lorsque les managers sont confrontés à un défi qui dépasse leurs compétences en matière de gestion, ils en parlent à leurs supérieurs. Lorsqu’un membre de l’équipe commet toujours la même erreur, ils disent quelque chose plutôt que de la laisser passer. Lorsqu’un client envoie un courriel ou demande à parler directement avec eux, ils répondent de manière rapide et professionnelle.

Les managers doivent être des maîtres de la communication orale et écrite. Devenir un meilleur communicateur oral est en fait une question de trois choses :

• Gérer les signaux non verbaux. Le contact visuel est un signe de respect et une demande d’attention de la part de l’auditeur. Sourire donne envie d’écouter ce que vous avez à dire. En revanche, le fait de bouger indique un désintérêt ou un manque de confiance.
• Être direct. Évitez de prendre la tangente ou de tourner autour du pot. Expliquer son point de vue en aussi peu de mots que possible permet de clarifier les choses et de respecter le temps des autres.
• Utiliser un vocabulaire approprié. Être précis dans sa formulation. N’appelez pas une catastrophe une erreur. N’utilisez pas une expression comme « infarctus du myocarde » alors que « crise cardiaque » suffit.

Les deux dernières techniques s’appliquent également à la communication écrite. Pour développer vos compétences en matière de rédaction et de gestion, lisez et écrivez régulièrement. Imitez vos auteurs préférés ; il y a de fortes chances qu’ils utilisent le style à la fois conversationnel et professionnel que vous recherchez dans vos propres courriels et notes de service.

Délégation

La raison pour laquelle les managers se voient confier la direction d’une équipe est qu’ils peuvent accomplir davantage que ce qu’ils pourraient faire individuellement. C’est pourquoi la valorisation du temps^[1] et l’accent mis sur la délégation font partie des compétences de gestion les plus importantes.

Une fois que vous avez décidé des tâches à déléguer – c’est-à-dire toutes celles que les membres de votre équipe peuvent accomplir mieux que vous – déterminez le destinataire. Les compétences techniques du délégataire doivent correspondre à la tâche, mais il en va de même de son tempérament et de ses compétences relationnelles.

Ensuite, faites confiance à votre équipe. Tant que vous avez donné des instructions claires et fixé une date limite, vous ne devriez pas avoir besoin de vérifier avant la fin du projet. Félicitez et récompensez publiquement les membres de l’équipe une fois le travail accompli.

Pour en savoir plus sur la manière de déléguer efficacement, consultez ce guide : Comment déléguer efficacement (guide étape par étape)

Motivation

De toutes les compétences clés en matière de gestion, la motivation est peut-être la plus difficile à apprendre, mais aussi la plus importante : 9 raisons pour lesquelles la motivation est importante en matière de leadership

Comment inciter quelqu’un à faire un travail qui pourrait être fastidieux jour après jour ?

Pour le meilleur ou pour le pire, il n’existe pas de stratégie unique. Les gens sont motivés par des choses différentes. Les augmentations de salaire et les primes peuvent être une source de motivation pour l’un, tandis que des congés payés supplémentaires peuvent être la meilleure récompense pour quelqu’un d’autre.

Ceux qui ont les meilleures compétences en matière de gestion utilisent les carottes généreusement et les bâtons avec parcimonie. Si les récompenses ne suffisent pas à modifier le comportement d’une personne, ne la punissez pas. N’oubliez pas que si vous n’êtes pas prêt à le licencier, vous devez maintenir une relation de travail positive.

Les plans d’amélioration des performances constituent une bonne étape intermédiaire. Si le problème n’est pas corrigé au bout de trois mois environ, une rétrogradation ou une réduction de salaire peut être envisagée.

Réflexions finales

Les équipes fortes ne se construisent pas toutes seules. Seuls les dirigeants qui comprennent à la fois les principes et les compétences clés en matière de gestion peuvent transformer une poignée d’employés en une machine bien huilée. Apprenez-les, et vous aurez fait plus de différence que n’importe quelle nouvelle stratégie de marketing ou caractéristique de produit.

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