Vous avez toujours géré une entreprise virtuelle ? Ou gérez-vous une équipe au sein d’une entreprise qui a finalement opté pour le travail à distance ?

Quoi qu’il en soit, une chose est sûre : la gestion d’équipes virtuelles est très différente de la gestion d’ une équipe dans un environnement de bureau. Cela va bien au-delà de la perte de la possibilité de passer chaque jour devant le bureau des membres de l’équipe pour leur dire « bonjour » et leur proposer d’aller déjeuner.

Vous vous demandez comment gérer au mieux votre équipe virtuelle ? Vous voulez vous assurer que les membres de votre équipe virtuelle se sentent soutenus et qu’ils peuvent maximiser leurs capacités de collaboration ?

Inutile de chercher sur Google ! Mon expérience de la gestion d’une équipe entièrement à distance pour l’école de langues en ligne Live Lingua pendant de nombreuses années m’a permis de découvrir les conseils suivants, qui ont fait leurs preuves, pour gérer efficacement les membres d’une équipe virtuelle.

5 conseils pour gérer des équipes virtuelles

Des méthodes infaillibles pour créer une culture positive du travail à distance à l’optimisation des flux de travail, essayez ces astuces pour gérer efficacement votre équipe virtuelle.

1. Créer une culture positive du travail à distance avec des « refroidisseurs d’eau virtuels »

Nous connaissons tous l’importance de la bonne vieille fontaine d’eau pour les environnements de travail au bureau. C’est là que les employés se croisent tout au long de la journée et se racontent des histoires, rient des événements de l’entreprise, planifient des événements après le travail et tissent des liens. La fontaine à eau joue un rôle clé dans la création d’un environnement de travail positif où les collègues se sentent liés les uns aux autres.

Cela dit, une « fontaine d’eau virtuelle » joue le même rôle qu’une fontaine d’eau physique : il s’agit d’un canal de communication interne qui permet aux employés éloignés d’entrer en contact et de parler de sujets autres que le travail.

Par exemple, il peut s’agir d’un canal Slack #FUN dédié aux discussions sur les loisirs en dehors du travail. Il peut aussi s’agir d’un forum en ligne ou d’un groupe Facebook privé réservé aux membres de votre équipe pour parler de leurs hobbies.

Vous pensez peut-être qu’une fontaine d’eau virtuelle ne ferait que distraire les membres de votre équipe des projets en cours et entraverait leur productivité et leur rendement.

Cependant, nous avons constaté que la mise en œuvre de ces canaux de communication interne a contribué à créer une culture de travail positive dans notre entreprise virtuelle, en renforçant le moral et la motivation des employés.

Pourquoi ? Parce que ces refroidisseurs d’eau virtuels ont permis aux membres de notre équipe d’avoir des discussions non liées au travail. Cela leur a permis d’apprendre à se connaître plus personnellement et de tisser des liens (ce qui peut parfois être difficile à faire dans un environnement professionnel entièrement à distance).

La création de ces liens a finalement aidé les membres de notre équipe à devenir des amis qui se soutiennent et s’encouragent dans les moments difficiles. Cela a également permis d’améliorer la communication et la collaboration dans l’ensemble de l’entreprise.

Conseils pour votre fontaine d’eau virtuelle

Si vous voulez que la fontaine d’eau virtuelle de votre entreprise soit un succès, il y a plusieurs règles à suivre. Tout d’abord, posez chaque matin une question amusante dans la fontaine d’eau virtuelle pour lancer la conversation.

Par exemple, posez la question suivante : « Où espérez-vous voyager ensuite et pourquoi ? » C’est un excellent moyen d’aider vos employés à mieux se connaître.

De même, ne forcez personne à participer à la fontaine d’eau virtuelle, car cela ne ferait qu’engendrer du stress. Si l’un de vos employés n’a pas fait part de ses idées pour la journée, ne lui demandez pas de participer. Ils sont peut-être simplement occupés par des projets et pourront répondre lorsqu’ils en auront le temps.

Si les gens se sentent obligés de donner leur avis chaque jour, leur moral risque d’en pâtir.

Enfin, essayez de toujours reconnaître ce que les autres disent dans les fontaines d’eau virtuelles – personne ne veut se sentir ignoré. La reconnaissance sociale peut être un élément clé pour améliorer le moral des troupes.

Selon Psych Central, « la reconnaissance sociale est essentielle à la sécurité psychologique et à la réussite professionnelle. Elle permet à chacun de savoir qu’il est remarqué et apprécié, stimule la productivité et renforce les relations de travail »^[1].

2. Maximiser la productivité grâce à des calendriers de « communication ouverte

Dans un environnement de travail virtuel, les membres de l’équipe ne savent pas toujours si leurs collègues sont occupés à des projets importants et ne peuvent pas être distraits.

Ils peuvent parfois envoyer des courriels à leurs collègues occupés ou les bombarder de messages Slack, ce qui les distrait et les empêche de se concentrer sur le travail approfondi qu’ils doivent accomplir. Cela peut à son tour causer beaucoup de stress aux collègues qui sont distraits et réduire leur productivité et leur rendement au travail.

Selon la Harvard Business Review, « les organisations qui développent une culture visant à minimiser les distractions bénéficieront des avantages cumulés d’une main-d’œuvre concentrée et leurs employés se sentiront moins stressés et, en fin de compte, plus épanouis »^[2].

Par conséquent, en tant que chef d’équipe, il est dans votre intérêt de fixer certains délais de « communication ouverte » pour les membres de votre équipe.

Vous pouvez faire savoir à l’ensemble de votre équipe qu’à moins qu’un projet urgent ou une crise ne doive être discuté, toute communication doit être maintenue à certaines heures, par exemple le matin de 9 h 45 à 10 h 15 et plus tard dans la journée de 14 h 15 à 14 h 45.

Pendant ces périodes de « communication ouverte », les membres de votre équipe sauront qu’ils peuvent envoyer des courriels à leurs collègues ou des messages dans la fontaine d’eau virtuelle sans distraire qui que ce soit des projets majeurs qui doivent être achevés avant une date limite.

3. Encouragez les membres de votre équipe à pratiquer le blocage du temps

Parce qu’ils travaillent à distance, les membres de votre équipe disposent d’une grande autonomie et d’une grande liberté dans l’organisation de leur journée de travail. Toutefois, cette situation peut conduire à un désastre si l’un d’entre eux manque de discipline et ne planifie pas bien ses journées.

Aidez-les donc à être aussi productifs que possible chaque jour en les encourageant à planifier chaque journée de travail en bloquant du temps.

Faites-leur savoir que le fait de réserver du temps pour les trois projets les plus importants qu’ils doivent terminer chaque jour, et de programmer également des blocs de temps pour des tâches diverses telles que répondre aux courriels, les aidera à augmenter leur productivité et leur rendement chaque jour.

Ils ne perdront pas une seule minute à essayer de trouver la prochaine tâche sur laquelle se concentrer, car chaque journée sera entièrement planifiée.

4. Responsabiliser les membres de l’équipe virtuelle et leur témoigner de la gratitude

L’un des meilleurs moyens de motiver les membres d’une équipe à distance est de les tenir responsables de leurs projets et de veiller à ce qu’ils sachent à quel point vous appréciez leur travail. En effet, s’ils savent que vous êtes satisfaits de leurs performances, ils voudront continuer à exceller.

Cela dit, un moyen infaillible de responsabiliser les membres de votre équipe virtuelle est d’organiser un appel vidéo hebdomadaire avec chacun d’entre eux pour leur demander où en sont les projets, quels sont les problèmes qu’ils rencontrent et quelles sont les tâches sur lesquelles ils vont se concentrer à l’avenir.

Vous pouvez également responsabiliser les membres de votre équipe virtuelle en utilisant un logiciel de gestion de projet (comme Basecamp) et en leur demandant de partager des mises à jour régulières sur ce qu’ils ont terminé ou sont en train d’achever.

Une autre façon de responsabiliser les membres de votre équipe consiste à fixer des heures de début et de fin pour chacune de leurs journées de travail, puis à leur demander de vous envoyer un courriel dès qu’ils se connectent au travail.

Mieux encore, demandez-leur de donner un bref aperçu des projets qu’ils prévoient d’entreprendre pour la journée dans chacun de ces courriels. Les membres de votre équipe sauront alors qu’ils doivent se tenir responsables de l’achèvement ou de l’avancement des projets décrits dans chaque courriel du matin.

Enfin, si les membres de votre équipe virtuelle se sentent responsables de leurs projets, montrez-leur votre gratitude pour leur travail acharné !

Selon Psychology Today^[3]

« Plus important encore, les expressions de gratitude amènent les employés à se sentir socialement valorisés et à croire que leurs actions font une différence dans la vie des autres, ce qui les motive à se rendre utiles, à coopérer et à faire un effort supplémentaire pour l’organisation et les personnes qui les entourent. Ces types de comportements prosociaux au travail rendent les organisations plus adaptables et plus attrayantes pour les employés actuels et potentiels, contribuant ainsi à l’efficacité de l’organisation ».

Cela dit, vous pouvez montrer votre gratitude en envoyant aux membres de votre équipe une carte-cadeau électronique pour une chaîne de cafés populaires ou un spa de jour dans leur région. Ce geste simple mais efficace renforcera leur moral et leur montrera à quel point vous appréciez leurs efforts, ce qui les motivera à continuer à travailler dur et à exceller.

5. Les outils de collaboration en ligne sont essentiels

Un logiciel de gestion de projet permet de responsabiliser les membres de l’équipe à distance et de tenir tout le monde au courant des étapes du projet qui ont été franchies, de ce qui est prévu à l’ordre du jour et des personnes responsables des différentes tâches.

Mon logiciel de gestion de projet préféré est Notion. Il offre diverses fonctions qui m’ont aidé à rester au top de la réalisation de tous les projets que j’ai continuellement pour Live Lingua. Notion a joué un rôle clé en m’aidant à amener mon entreprise à de nouveaux niveaux de réussite.

D’autres outils de collaboration en ligne que je recommande d’utiliser sont les applications Google Documents et Google Sheets pour la collaboration à distance et l’édition de fichiers professionnels importants en déplacement.

Vous pouvez partager les Google Sheets et les Google Documents avec les membres de votre équipe virtuelle et choisir s’ils peuvent uniquement consulter les fichiers ou s’ils ont la possibilité de faire des commentaires ou de les modifier directement. Vous pouvez leur demander de faire des suggestions de modification, que vous pourrez approuver après les avoir examinées.

Mieux encore, si vous vous rendez compte que vous n’aimez pas une version récente d’un document, il est très facile de revenir à une version plus ancienne.

Pour résumer

Si vous cherchez des moyens de gérer votre équipe virtuelle de manière beaucoup plus efficace, suivez les conseils ci-dessus. Mettez en place des refroidisseurs d’eau virtuels pour créer une culture de travail positive, définissez des délais de communication ouverts pour maximiser la productivité et encouragez les membres de votre équipe à planifier chaque journée de travail en bloquant du temps.

Aidez les membres de votre équipe à se responsabiliser par rapport à leurs tâches et montrez-leur votre gratitude pour leur travail. N’oubliez pas que les outils de collaboration en ligne, tels que les logiciels de gestion de projet, contribuent à rationaliser les flux de travail.

En suivant tous ces conseils, vous devriez pouvoir gérer les membres de votre équipe virtuelle mieux que jamais.

Crédit photo : charlesdeluvio via unsplash.com