L’organisation d’événements spéciaux est un excellent moyen de dynamiser votre entreprise, tant sur le plan interne qu’externe. Les événements spéciaux peuvent avoir un large éventail d’effets positifs, notamment motiver et récompenser les employés, gagner de nouveaux clients, accroître l’exposition de la marque et mettre en valeur ce que votre entreprise a à offrir.
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Pour les entreprises de toutes formes et de toutes tailles, l’organisation de tels événements présente un avantage commercial tangible. Ofer Yatziv, de l’entreprise Better Venues, spécialiste des événements spéciaux, nous donne ici quelques conseils sur la manière d’organiser des événements spéciaux de manière efficace.
Qu’est-ce qu’un événement spécial ?
Je suppose que l’indice se trouve dans le nom. Les événements spéciaux ne sont pas des manifestations ordinaires. Ils ont du mordant. Il s’agit d’inaugurations, de grandes expositions, de présentations multimédias, de dîners de gala, d’événements musicaux, etc. S’il s’agit d’un événement de grande envergure, insolent, glamour et juste un peu différent, il s’agit probablement d’un événement spécial. Selon l’International Special Events Society, les dépenses mondiales consacrées aux événements spéciaux dépassent aujourd’hui les 500 milliards de dollars par an.
Pourquoi organiser des événements spéciaux ?
Les événements spéciaux sont utilisés pour trois raisons principales :
- Relations publiques
- Communauté et causes caritatives
- Renforcement de l’esprit d’équipe au sein de l’entreprise
Et, d’une manière générale, ils sont conçus pour cela :
- Lancer ou promouvoir un produit, le présenter au monde entier et se faire connaître.
- Sensibiliser à une cause caritative ou à un événement communautaire.
- Gagner de l’argent – les événements spéciaux peuvent être utilisés pour collecter des fonds à court et à long terme.
- Améliorer le moral et le bien-être – les événements spéciaux peuvent facilement devenir des journées de renforcement de l’esprit d’équipe et des journées d’entreprise, conçues pour revigorer l’attitude de votre équipe.
Voici les trois meilleurs conseils pour organiser un événement spécial :
1. Ne pas organiser un événement spécial si ce n’est pas un événement spécial
Avez-vous déjà assisté à un événement spécial qui, une fois sur place, n’était pas si spécial que cela ? C’est mon cas. Les événements spéciaux ne doivent pas être organisés uniquement pour le plaisir de les organiser. Et ils ne doivent pas être quelque chose de petit et d’ordinaire déguisé en quelque chose de grand et d’important. Les gens ne s’y tromperont pas. La valeur d’un événement spécial réside dans sa rareté. N’organisez un événement spécial que lorsque vous avez vraiment quelque chose à dire ou que vous avez un sujet sur lequel vous voulez désespérément insister.
2. Un événement spécial nécessite un lieu spécial
D’après mon expérience, le lieu est à l’origine de 90 % du succès d’un événement spécial. Si le lieu est médiocre ou, ce qui est peut-être plus pertinent, s’il n’est pas adapté à l’occasion, ne vous étonnez pas de l’échec de l’événement. Les événements spéciaux requièrent des lieux remarquables, alors n’optez pas pour la salle communale du coin (à moins, bien sûr, que vous n’ayez un bon pressentiment à ce sujet – il n’y a rien de mal à utiliser une salle communale dans un cadre adéquat).
En fonction de votre événement, rappelez-vous qu’il existe des bâtiments historiques, des bâtiments classés, des lieux d’entreprise contemporains, et bien d’autres encore à votre disposition.
3. Les événements spéciaux ne doivent pas nécessairement être coûteux
J’ai parlé de paillettes et de glamour, mais croyez-moi, les événements spéciaux ne doivent pas nécessairement être coûteux. Si la location d’un lieu est certainement la dépense la plus importante, elle n’est pas forcément trop onéreuse. Il existe de nombreux lieux passionnants à louer à des prix raisonnables.
Il se peut que vous souhaitiez également offrir de la nourriture et des boissons à vos invités, et les frais de restauration peuvent s’avérer élevés, mais il existe des moyens de les maintenir à un niveau peu élevé. Par exemple, quelques canapés impressionnants peuvent sembler plus « spéciaux » qu’un buffet ordinaire. En réalité, l’investissement que vous devez faire n’est pas d’ordre financier, mais plutôt d’ordre intellectuel. C’est une question de réflexion. Planifiez-le correctement, commercialisez-le bien (vous pouvez faire beaucoup de choses gratuitement), invitez les bonnes personnes, demandez de l’aide à vos amis et à votre famille, et votre événement spécial ne vous ruinera pas. Il n’en reste pas moins que vous ferez du bon travail.
Ofer Yatziv est directeur des ventes et du marketing chez Better Venues. Expert en événements, il a plus de 15 ans d’expérience dans le secteur de l’événementiel et ses articles ont été publiés dans Talk Business, We Are The City et Hospitality & Events North, entre autres.