Combien de fois avez-vous cherché un courriel pendant très longtemps en vous disant : « Je l’avais quelque part » ? Ou peut-être avez-vous demandé à votre collègue d’envoyer un message une nouvelle fois, et c’est maintenant une autre personne qui doit trouver le message parce que vous n’avez pas pu le faire. Le moment est venu d’apprendre les bases d’une recherche efficace d’e-mails.

Recherche efficace par courrier électronique

Imaginez que vous recherchiez 10 courriels par jour et que vous puissiez gagner 30 secondes à chaque fois. Sur l’ensemble de l’année civile, vous pourriez économiser plus de seize heures, soit deux jours de travail en moins !

J’ai constaté que la plupart des gens n’inscrivent qu’un seul mot dans la barre de recherche et s’amusent à trier les messages en fonction des différentes colonnes pour trouver le message souhaité. Parfois, c’est encore pire : deux mots sont saisis avec l’espoir que la recherche trouvera les messages qui les contiennent tous les deux, mais pas l’un d’entre eux, ou l’inverse.

Voyons si nous pouvons apprendre les bases de la recherche par courrier électronique en seulement cinq minutes ! Il y a deux pages d’aide que vous devriez absolument lire. Puis de vous entraîner. Et lire encore une fois : Apprenez à restreindre vos critères de recherche pour améliorer vos recherches dans Outlook et dans la recherche avancée de Gmail. Vous serez peut-être surpris de constater à quel point ces moteurs sont similaires pour l’utilisateur final. Si vous utilisez Outlook au travail, vous améliorerez vos compétences en matière de recherche de courrier électronique et vous pourrez utiliser la plupart des connaissances acquises dans Gmail, et vice versa.

Avez-vous déjà remarqué qu’Outlook dispose d’une barre de recherche accessible d’un simple clic ?

Il n’y a que quelques mots-clés et opérateurs que vous devez apprendre et si vous les utilisez efficacement, vous pourrez acquérir d’autres compétences. Je me concentrerai sur Outlook et si vous voulez apprendre les bases de gmail, vous remarquerez rapidement quelques différences simples.

Exemples

Nous n’utiliserons qu’un seul exemple pour construire des requêtes afin d’affiner notre recherche et de trouver un seul message parmi des milliers d’autres. Vous vous souvenez que la semaine dernière, « Nabielec » vous a envoyé la présentation dont vous avez besoin. Commençons par le cas le plus simple.

• Emails de « Nabielec »
  J’ai souvent vu des gens mettre « Nabielec » puis trier par expéditeur pour trouver rapidement le bon message. Cependant, vous pouvez simplement utiliser l’opérateur (parfois appelé mot-clé) « from : ». Il n’y a que quelques opérateurs (généralement des opérateurs logiques) qui ne nécessitent pas de paramètres, mais pour le reste, l’utilisation standard est « opérateur : paramètre ». Dans ce cas, nous pouvons simplement utiliser :

de : Nabielec

• Emails de « Nabielec » reçus la semaine dernière
  Malheureusement, « Nabielec » envoie des tonnes d’emails, ce qui fait que vous n’en avez trouvé que quelques centaines avec cette recherche. Nous devons améliorer l’expression. Cette fois-ci, nous utiliserons simplement deux mots-clés : « from » et « received » sans magie. Essayez donc ceci :

de : Nabielec reçu : la semaine dernière

• Emails de « Nabielec » avec une pièce jointe, reçus la semaine dernière
  Nous sommes maintenant parvenus à une quantité raisonnable, mais la plupart des messages trouvés ne contiennent pas de pièce jointe, ce qui rend l’image floue. Un mot-clé supplémentaire vous permettra de trouver les messages qui contiennent une pièce jointe (ou non) : « hasattachment ».

de : Nabielec reçu : la semaine dernière hasattachment : yes

• Emails contenant à la fois « Projet » et « Prochaines étapes »
  Dans l’étape précédente, cinq courriels ont été trouvés et vous avez obtenu la présentation que vous vouliez. Cependant, vous vous souvenez que quelqu’un a envoyé une autre excellente présentation contenant les mots « Projet » et « Prochaines étapes ». Pour ce faire, nous utiliserons l’opérateur logique ET (oui, utilisez des majuscules) et « Prochaines étapes » doit être mis entre guillemets, sinon « prochaines » et « étapes » pourraient se trouver dans des parties différentes de l’e-mail. L’avantage de cette recherche est qu’elle s’effectue non seulement dans le corps du message, mais aussi dans l’objet du message et dans les pièces jointes.

Projet ET "Prochaines étapes"

• Emails avec « Meeting minutes » et « Connect » dans l’objet
  Votre recherche précédente vous a rappelé le projet « Connect » et vous êtes presque sûr que la présentation a été envoyée dans le compte rendu de la réunion. Vous pourriez simplement essayer « Compte rendu de réunion » ET « Connect », mais vous risquez de trouver des messages indésirables contenant « Connect » dans le corps de l’e-mail ou dans les pièces jointes. La clé d’une recherche efficace dans les courriels est de trouver exactement ce que vous voulez. Cette fois, nous introduisons l’opérateur « objet : ».

sujet : Connect ET "Compte rendu de réunion"

Conclusion

J’ai découvert que ces opérateurs de base permettent à de nombreuses personnes d’améliorer considérablement leur productivité lorsqu’elles utilisent le courrier électronique. De nombreuses personnes utilisent un grand nombre de dossiers et se souviennent de règles de catégorisation complexes. Cependant, lorsqu’elles pensent au message qu’elles souhaitent trouver, elles pensent le plus souvent à quelque chose comme « un courriel de Paul avec une pièce jointe ». Ce message devrait être immédiatement transformé en critère de recherche, plutôt que de le transformer en un ensemble de règles complexes telles que « il s’agit d’un projet X, donc il pourrait être dans le dossier X. Non, attendez, c’était urgent, donc il sera dans le dossier Urgent. Non, attendez. Il a été envoyé par mon patron, j’ai un dossier spécifique pour cela ». Sautez l’étape intermédiaire et indiquez ce dont vous avez besoin à l’aide d’une belle expression de recherche.

J’espère que vous gagnerez au moins 30 secondes à chaque recherche de courrier électronique et que vous obtiendrez vos deux jours de congé à la fin de l’année !

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