J’adore le courrier électronique. Je peux rester accrochée à ma boîte de réception toute la journée sur mon fidèle smartphone – et donc, j’aime aussi mon smartphone !

Mais je n’ai pas toujours été une adepte du courrier électronique. Il y a trois ans et demi, lorsque j’occupais un emploi de jour, je n’éprouvais guère le besoin de consulter mes courriels. Ce n’est qu’après m’être lancée dans l’aventure entrepreneuriale que j’ai commencé à accorder de l’importance à mes courriels. Je suis blogueuse, rédactrice indépendante, rédactrice en chef, coach comportemental et spécialiste du marketing en ligne. Je suis également très attachée à répondre à tous les messages que je peux recevoir.

Si vous êtes vous aussi un entrepreneur et que vous vous demandez ce qui nous arrive avec le courrier électronique, vous n’êtes pas le seul. Pour moi, le courrier électronique est la porte d’entrée vers des opportunités, un échange d’idées brillantes ou une chance d’aider un démissionnaire en herbe à se lancer sur la bonne voie. Cela dit, le courrier électronique est parfois devenu mon pire ennemi. D’une part, mon partenaire m’a « surprise » en train de consulter et de répondre à des messages sur mon téléphone au lit. D’autres fois, ma boîte de réception a été la seule raison pour laquelle j’ai eu une productivité proche de zéro pendant des heures.

Il était urgent de gérer ma boîte de réception (qui comptait 41 377 messages à l’époque !) et de la garder propre.

J’ai donc souscrit à la pratique Inbox Zero, qui consiste à déplacer chaque jour chaque élément de votre boîte de réception vers les archives, la corbeille ou un autre dossier.

Voici les quatre astuces simples que j’ai utilisées pour y parvenir, et vous pouvez en faire autant :

1. être généreux dans la suppression des courriels

J’ai discuté avec Aymeric, fondateur de Weekplan.net, et je lui ai demandé comment il s’y prenait pour rester sain d’esprit et garder sa boîte de réception propre en permanence. Aymeric a eu la gentillesse de me donner son meilleur conseil, mais il a également été honnête en révélant qu’il n’avait atteint que récemment le niveau zéro de sa boîte de réception (ce qui n’est pas une mince affaire).

Son premier conseil ? Être généreux dans la suppression des courriels.

J’ai un aveu à faire : J’avais l’habitude de sauvegarder chaque courriel, pensant que je pourrais en avoir besoin un jour ou l’autre. Il s’agit peut-être d’un trait de caractère cancérien, mais je ne supprimais certainement pas les courriels avec générosité.

C’est alors qu’Einstein m’a parlé : Psst… « la définition de la folie est de faire la même chose encore et encore et de s’attendre à un résultat différent ».

Bien sûr ! Je m’attendais à atteindre la boîte de réception zéro, mais je faisais toujours la même chose. Une fois que j’ai suivi le conseil d’Einstein, que j’ai changé mes habitudes et que j’ai appuyé sur SUPPRIMER, les choses sont devenues plus faciles à gérer.

Une mise en garde s’impose : Vous pouvez supprimer tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception et pousser un soupir de soulagement, avant d’être pris de panique peu de temps après. Ne soyez donc pas une machine à supprimer à l’aveuglette, mais plutôt une machine à supprimer intelligemment. La meilleure méthode que j’ai trouvée pour effacer intelligemment les messages est d’utiliser des dossiers ou des étiquettes (ou ce que vous préférez). Vous pouvez également choisir un libellé et le supprimer entièrement sans toucher aux autres messages.

Par exemple, en 2009, lorsque j’ai démarré mon activité de rédactrice indépendante, je me suis inscrite à de nombreuses lettres d’information qui aidaient les indépendants. Je les ai étiquetées comme suit : « Blogging stuff », « Freelance writing », « Follow up blog emails », etc.

Avec le recul, j’admets que mes compétences en matière d’étiquetage n’étaient pas à la hauteur, mais elles étaient utiles. Aujourd’hui, j’ai parcouru un long chemin et je n’ai plus besoin de conseils de débutant. J’ai donc appuyé sur SUPPR et supprimé ces étiquettes en un clin d’œil.

2. se désabonner impitoyablement

Et je veux dire sans pitié. Au cours des dernières semaines, je me suis désabonné de 60 % des lettres d’information dont je n’avais plus besoin. Cela m’a soulagé, car je n’ai pas eu à continuer à faire le ménage.

De plus, après avoir fait l’effort de me désabonner autant ces derniers jours, j’ai gardé l’habitude de m’abonner.

Il m’arrive de souffrir du syndrome de l’objet brillant. Je pense que c’est le cas pour tout le monde. Lorsque je voyais un nouveau site web, une application sympa ou que je découvrais un blog intéressant, je voulais m’y abonner. Et n’oublions pas que j’aimais collectionner et classer les cadeaux que les gens offraient sur leurs sites web !

J’ai donc pris soin de m’abonner. Juste avant de cliquer sur « Envoyer », je me suis posé la question suivante : Ai-je vraiment besoin de ce service/livre électronique/abonnement? Le mot clé est ici « besoin » par opposition à « envie ».

Il est étonnant de constater que la plupart du temps, la réponse est un « non » retentissant.

3. poser d’abord des questions intelligentes

L’un de mes premiers blogs portait sur l’écriture en freelance et proposait des conseils et des astuces d’écriture à d’autres freelances. J’ai reçu de nombreux courriels d’écrivains en herbe qui me faisaient part de leurs réflexions et, parfois, me demandaient de l’aide. Bien sûr, comme j’étais moi-même, je prenais le temps de répondre religieusement à tous les courriels. Puis cela a commencé à devenir un peu trop, car je passais beaucoup de temps à écrire de longues réponses à une douzaine de questions qu’un débutant avait regroupées dans un seul courriel. Parfois, la réponse était déjà disponible sur mon blog ou sur le Net. L’expéditeur n’avait pas fait ses recherches.

J’ai donc posé quelques questions de ninja :

• Cela peut-il attendre ? Si oui, passez à l’étiquette « Suivi ». Si non, posez la question suivante.
• Cela nécessite-t-il vraiment mon attention ? Si la réponse est non, passez aux archives/à la poubelle. Si oui, posez la question suivante.
• Puis-je les diriger vers une ressource à la place ? Si oui, envoyez le lien vers la ressource et mettez-la dans les Archives/Poubelle. Si non, posez la question suivante.
• Vais-je un jour y répondre ou y faire référence ? Si non, mettez-le à la poubelle. Si oui, répondez en moins de 5 phrases, passez aux Archives/Poubelle et terminez.

4) Ne vous inquiétez pas si vous n’atteignez pas littéralement la boîte de réception zéro

Je dois avouer que la première fois que j’ai vu la taille de ma boîte de réception passer de 41 377 à 0, je me suis sentie un peu seule. C’était comme si j’avais été abandonnée dans le bush australien, toute seule. Je n’étais pas sûre de vouloir vraiment faire l’expérience de la boîte de réception zéro.

Aaaaaaaaaaaaaaaaaaah !

Lorsque je recevais un nouvel e-mail, j’essayais d’effacer son existence de la surface de ma boîte de réception. Mais cela me faisait encore plus mal. Si la boîte de réception zéro était le buisson, une boîte de réception florissante et débordante était la ville. Et j’ai toujours été une citadine.

J’ai continué à vider ma boîte de réception les jours suivants, mais ce sentiment sombre ne disparaissait pas. J’ai alors regardé en ligne pour voir si d’autres personnes ressentaient le même malaise intérieur et je suis tombée sur Inbox 50 de Jeff Bercovici.

Quel soulagement ! Jeff décrit probablement ce sentiment bien mieux que moi. Il écrit : « Pour faire de la boîte de réception zéro, il faut aimer la boîte de réception zéro ».

C’est vrai. Pour faire le buisson, je dois d’abord l’aimer. Ce qui n’est pas le cas en ce moment.

Où je veux en venir ? Ce n’est pas grave si vous ne pouvez pas survivre au zéro. J’ai trouvé le juste milieu dans la boîte de réception 50-100. Vous pouvez le trouver dans la boîte de réception 80 ou dans la boîte de réception 20. Faites votre choix. Pourvu que vous ne reveniez pas à la boîte de réception 41 377 !

Qu’en pensez-vous ?

Seriez-vous prêt à essayer d’atteindre l’objectif « boîte de réception zéro » ? Ou l’avez-vous déjà fait ? J’aimerais savoir ce que vous en pensez !