Créer une culture du travail à distance au sein d’une équipe habituée à travailler dans le même bureau n’est pas quelque chose de simple à mettre en place. Chez Azendoo, nous sommes une équipe de 25 personnes qui travaillent dans le même bureau à Bordeaux, en France, depuis cinq ans. Mais récemment, certains d’entre nous ont connu des changements de vie et ont dû quitter Bordeaux. Notre développeur principal a déménagé au Brésil, notre CS Manager est parti à Paris, et moi, je me suis retrouvé dans les Pyrénées françaises.

Mais nous ne voulions pas quitter nos emplois formidables chez Azendoo juste parce que nos vies nous poussaient à déménager. L’équipe fondatrice d’Azendoo a donc décidé d’adopter une nouvelle culture pour accueillir cette nouvelle organisation du travail à distance. Voici donc, à partir de l’expérience de mon équipe, 10 conseils pour passer d’une culture de bureau à une culture de travail (en partie) à distance.

Du point de vue de l’équipe

En tant qu’équipe, si vous souhaitez commencer à travailler à distance, vous devez d’abord savoir que des défis vous attendent. Veillez à utiliser les bons outils et les bonnes méthodes pour obtenir l’adhésion de votre équipe (les travailleurs à distance comme ceux qui travaillent encore au bureau).

1. Créer des routines d’équipe

Il est très important de maintenir des liens forts entre vos collaborateurs, même s’ils ne se voient pas tous les jours. Il faut donc créer des moments quotidiens, ou hebdomadaires, où toute l’équipe est réunie pour un appel ou un partage d’informations afin de s’assurer que tout le monde va toujours dans la même direction.

Par exemple, chaque lundi, vous pouvez organiser une réunion (en conférence téléphonique pour les travailleurs à distance) au cours de laquelle chacun parle de ses objectifs pour la semaine.

À la fin de la journée, vous pouvez également demander aux membres de votre équipe ce qu’ils ont accompli au cours de la journée à l’aide d’outils tels que idonethis.

2. Créer des équipes de travail mixtes

Si une partie de votre équipe travaille au bureau et une autre à domicile, la meilleure façon de renforcer les relations entre les membres de votre équipe est de créer des équipes duales. Ces duos travailleront ensemble sur un ou plusieurs projets, ce qui les poussera à mieux communiquer et les rendra tous deux essentiels à l’avancement du projet.

Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin !

3. Tenir un calendrier d’équipe

Savoir où chacun se trouve et quand est très important pour la synchronisation de l’équipe. Tenez donc un calendrier (vous pouvez le faire avec un simple calendrier Google) dans lequel chaque travailleur à distance note quand il est à la maison, au bureau ou dans le train. De cette manière, il sera également plus facile d’organiser des moments en équipe, d’aller boire une bière lorsque tout le monde est au bureau, ou simplement de déjeuner tous ensemble.

N’oubliez pas que passer du temps de qualité ensemble est la clé du bonheur et du travail. Le travail n’est pas qu’une question de travail, c’est aussi une question de relations.

4. Utiliser les bons outils

La clé du succès pour les équipes à distance est d’utiliser les bons outils pour communiquer et synchroniser le travail. Tout d’abord, assurez-vous d’avoir un bon microphone pour organiser des réunions d’équipe par conférence téléphonique (que vous pouvez organiser avec appear.in, par exemple).

Mais surtout, utilisez une application collaborative (comme azendoo) pour regrouper les discussions, les tâches et les documents de votre équipe en un seul endroit.

5. Réserver un espace au bureau pour les travailleurs à distance

Il est très important que vos travailleurs à distance se sentent bien accueillis lorsqu’ils viennent travailler quelques jours au bureau. Veillez donc à toujours mettre un bureau à leur disposition. S’ils doivent travailler dans la cuisine ou sur le canapé lorsqu’ils viennent au bureau, ils ne viendront certainement pas très souvent !

Du point de vue du travailleur à distance

Commencer à travailler à distance n’est pas aussi facile que vous le pensez. Vous devez utiliser les bons outils et les bonnes méthodes pour rester productif et en contact avec votre équipe.

1. Instaurer une routine productive

Le travail à domicile est très différent du travail au bureau. À la maison, vous êtes seul, alors oui, c’est bien de ne pas être distrait par vos coéquipiers ! Mais il est parfois difficile de ne pas avoir beaucoup d’interactions humaines au cours de la journée. Lorsque vous travaillez à domicile, vous devez donc créer des routines qui favorisent un environnement productif. Par exemple, planifiez un appel à la même heure tous les jours, chaque fois avec un collègue différent (juste après le déjeuner, par exemple).

C’est à vous de décider quelle est la meilleure routine pour vous, mais assurez-vous d’en construire une !

2. Créer un environnement de travail sûr

Maintenant que vous travaillez chez vous, veillez à ce que votre bureau soit aussi confortable que celui de votre entreprise. Créez un environnement raffiné pour éviter les distractions. Faites en sorte que votre bureau à domicile ressemble à un vrai bureau afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur les tâches que vous devez accomplir au cours de la journée. Si vous souhaitez trouver de l’inspiration, je vous recommande de vous inscrire à la lettre d’information The Modern Desk, qui regorge d’idées et d’inspiration.

J’ai aussi entendu dire que le fait d’avoir un chat à la maison aide à être plus productif, mais je n’ai pas encore essayé 😉

3. Communiquer, communiquer, communiquer

L’inconvénient du travail à distance est que vous ne rencontrez pas Kevin et Sam à la machine à café pour avoir une discussion rapide, qu’elle soit liée au travail ou non. Veillez donc à communiquer avec votre équipe aussi souvent que nécessaire. Une question à poser ? Envoyez un message privé rapide. Une information à partager ? Postez un message dans votre application collaborative. Et surtout, n’hésitez pas à appeler vos coéquipiers lorsque vous avez besoin d’une réponse rapide et précise !

4. Sortir à l’extérieur

Le travail à domicile vous permet de bouger moins. Il suffit de marcher de son lit à sa machine à café, puis à son bureau. Vous devez donc veiller à bouger pendant la journée pour maintenir votre corps en éveil. Qu’il s’agisse d’une course à pied le matin, d’une promenade à l’heure du déjeuner ou d’une balade à vélo en fin de journée, prévoyez au moins 30 minutes par jour pour bouger votre corps !

5. Se rendre au bureau chaque fois que cela est possible

Il est important de rencontrer ses collègues en personne, surtout si une partie seulement de l’équipe travaille à distance. Organisez des visites régulières au bureau et, lorsque vous y êtes, passez du temps avec vos collègues, discutez de vos projets et d’autres sujets non liés au travail.

Il n’est pas facile de passer d’une culture de travail entièrement au bureau à une culture de travail en partie à distance. Mais si vous conservez les bonnes habitudes que vous avez déjà prises, il n’y a pas de raison que cela ne fonctionne pas. En outre, le fait de permettre à vos employés de travailler à distance vous aidera à conserver les personnes talentueuses et à créer un sentiment de confiance stimulant !

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