Nous sommes tous très occupés, mais nous traversons parfois des périodes où le travail s’accumule et semble ne jamais finir. Il se peut que votre charge de travail soit si importante qu’il vous semble trop intimidant de commencer.

Vous avez peut-être dit oui à quelques projets ou à trop de projets, et vous craignez maintenant de ne pas pouvoir les mener à bien. C’est à ce moment-là qu’il faut prendre du recul, respirer profondément et commencer à examiner ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Voici 13 stratégies que vous pouvez utiliser pour vous libérer de votre charge de travail écrasante.

1. Reconnaître que vous ne pouvez pas tout faire

Beaucoup d’entre nous ont tendance à penser qu’ils peuvent faire plus que ce qu’ils peuvent en réalité. Nous acceptons de plus en plus de projets et de responsabilités jusqu’à ce que nous créions trop de stress au travail, ce qui a un impact négatif sur nos capacités.

Pour progresser réellement et efficacement, il faut avoir le courage et l’ingéniosité de dire « ça ne marche pas ». Reconnaissez que vous ne pouvez pas tout faire et cherchez de meilleures solutions.

À tout moment de votre vie, il y a probablement beaucoup de choses qui ne se passent pas comme prévu. Vous devez être prêt à être honnête avec vous-même et avec votre entourage sur ce qui ne fonctionne pas pour vous, tant sur le plan personnel que professionnel.

Plus vous exercez votre capacité à dire la vérité sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, plus vous progresserez rapidement.

2. Se concentrer sur ses points forts

Que vous soyez entrepreneur, dirigeant ou membre d’une équipe, chaque individu possède des atouts uniques qu’il peut mettre à profit.

Le problème est que de nombreuses personnes finissent par faire des choses pour lesquelles elles ne sont tout simplement pas très douées.

Pour atteindre leurs objectifs ou mener à bien un projet, les gens finissent par tout faire eux-mêmes ou par accepter des tâches qui ne correspondent pas à leurs points forts. Il en résulte de la frustration, un sentiment d’accablement et une charge de travail importante que vous ne parvenez pas à assumer.

Souvent, la question n’est pas de savoir comment réaliser ce projet plus efficacement, mais qui peut aider à le mener à bien. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez apporter la plus grande valeur à votre travail et aux projets que vous entreprenez.

3. Utiliser les points forts des membres de l’équipe

L’un des moyens les plus simples de gérer efficacement votre charge de travail est de vous libérer du temps afin que vous puissiez apporter à chaque projet votre plus haut niveau d’énergie, de concentration et de force.

La solution consiste à déléguer ou à améliorer le travail d’équipe.

Chacun possède des atouts uniques. Il est essentiel de penser au travail d’équipe plutôt qu’au travail isolé pour s’assurer que les projets peuvent être menés à bien de manière efficace. Chaque fois que vous abandonnez une tâche ou un projet qui ne fait pas appel à vos points forts, vous vous donnez la possibilité de faire quelque chose pour lequel vous êtes plus doué. Cela vous rendra plus autonome, ainsi que les personnes qui vous entourent.

Plutôt que d’assumer vous-même toutes les responsabilités, cherchez à savoir avec qui vous pouvez travailler pour obtenir les meilleurs résultats possibles.

4. Prendre le temps de planifier

« Donnez-moi six heures pour abattre un arbre, et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache » – Abraham Lincoln

Une heure de planification efficace peut faire gagner des heures de temps. Plutôt que de vous précipiter et de vous lancer dans des projets, prenez le temps de tout planifier.

Vous pouvez prendre le temps de réfléchir à l’objectif du projet, au délai, aux résultats souhaités, aux indicateurs de performance clés et aux défis éventuels.

Une clarté absolue sur le projet, les produits à livrer et le résultat souhaité permet de gagner beaucoup de temps. Cela vous permet également de définir clairement les priorités et les délais, de sorte que vous puissiez réserver le temps nécessaire pour vous concentrer sur votre lourde charge de travail.

En vous procurant un agenda comme le Full Life Planner, vous pourrez mieux planifier votre vie quotidienne et mieux l’organiser. Consultez le planificateur ici et commencez à planifier efficacement vos projets et vos tâches.

5. Se concentrer sur les priorités

Tout n’est pas prioritaire, même si l’on a souvent l’impression que c’est le cas sur le moment, lorsque tout prend beaucoup de temps.

La matrice d’Eisenhower est un outil que vous pouvez utiliser pour maximiser votre productivité et vous concentrer sur vos plus grandes priorités. Cet outil stratégique qui permet d’agir sur les choses les plus importantes est simple. Vous séparez vos actions en fonction de quatre possibilités :

1. Urgentes et importantes (tâches à effectuer immédiatement).
2. Important, mais pas urgent (tâches que vous planifierez plus tard).
3. Urgentes, mais pas importantes (tâches que vous déléguerez à quelqu’un d’autre).
4. Ni urgentes ni importantes (tâches que vous éliminerez).

James Clear^[1] propose une excellente description de l’utilisation de la matrice d’Eisenhower : Comment être plus productif en utilisant la boîte d’Eisenhower

Vous voulez en savoir plus sur la façon de hiérarchiser vos tâches et l’appliquer immédiatement ? Ce cahier d’exercices gratuit Créer plus de temps dans un emploi du temps surchargé peut vous aider. Grâce à ce cahier d’exercices, vous pourrez évaluer l’importance et l’urgence de toutes vos tâches et établir un emploi du temps organisé. Téléchargez votre cahier d’exercices gratuit ici.

6. Prendre du temps

Pour rester au top d’une charge de travail importante, il est important de prendre le temps de se reposer et de récupérer, car une charge de travail importante peut entraîner un sentiment de stress et d’accablement.

Si votre niveau d’énergie est élevé et que votre esprit et votre corps sont rafraîchis et alertes, vous êtes plus à même de faire face à une charge de travail importante. Prenez le temps de vous promener ou de faire de l’exercice. Partez tôt si possible et passez du temps avec des personnes qui vous donnent beaucoup d’énergie.

En arrière-plan, il est essentiel de bien dormir et de manger sainement pour aiguiser l’esprit.

Consultez cet article pour en savoir plus sur l ‘importance de planifier les temps d’arrêt.

7. Maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Il n’est pas toujours facile de maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. L’équilibre auquel nous aspirons tous est très différent d’un individu à l’autre, en particulier lorsque nous devons faire face à une charge de travail importante.

L’équilibre entre vie professionnelle et vie privée consiste à trouver la paix en soi pour être pleinement présent, où que l’on soit, que ce soit au bureau ou à la maison. Il s’agit de choisir ce qui compte le plus et de créer sa propre vie équilibrée.

Si vous estimez qu’il n’y a pas assez d’équilibre, il est peut-être temps de changer.

8. Arrêter le multitâche

Le multitâche est un mythe, car le cerveau ne peut tout simplement pas travailler efficacement en faisant plus d’une chose à la fois, ou du moins plus d’une chose qui nécessite une attention particulière.

Établissez votre liste de priorités, faites d’abord ce qui est le plus important, puis passez à l’élément suivant et descendez dans la liste.

Si vous réservez du temps et créez des limites fermes pour des activités et des engagements spécifiques, vous ne vous sentirez plus aussi débordé ou surmené par tout ce que vous avez à faire.

9. Travailler par tranches de temps

Pour conserver votre énergie et obtenir les meilleurs résultats, il est essentiel de faire des pauses régulières.

J’utilise moi-même la méthode 60-60-30 et je l’enseigne à mes clients. Travaillez sur un projet pendant une période prolongée de 50 minutes, puis faites une pause de 10 minutes. Il peut s’agir d’une promenade, d’une collation saine ou d’une simple conversation avec quelqu’un.

Ensuite, je continue à travailler sur le projet pendant 50 minutes supplémentaires, suivies d’une nouvelle pause de 10 minutes.

Enfin, je prends une pause complète de 30 minutes pour me déconnecter du travail. Il peut s’agir d’un bon déjeuner, d’un peu d’exercice, de lecture ou d’une promenade.

En prenant simplement du temps pour vous, vous gardez votre énergie, vous améliorez la qualité de votre travail et vous réduisez le risque d’épuisement.

10. Se débarrasser des distractions

Estimez le nombre de fois où vous êtes distrait au cours d’une journée de travail moyenne, lorsque vous avez une charge de travail importante. Multipliez ensuite ce chiffre par 25. Selon Gloria Mark, dans son étude sur le coût du travail interrompu, il nous faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche initiale après une interruption^[2].

« Nos recherches ont montré que la distraction de l’attention peut entraîner une augmentation du stress, une mauvaise humeur et une baisse de la productivité ».

Les distractions ne se contentent pas de vous faire perdre du temps pendant la durée de la distraction ; elles peuvent faire dérailler vos progrès mentaux et votre concentration pendant près de 25 minutes. Ainsi, si vous êtes distrait 5 fois par jour, vous pourriez perdre près de 2 heures de travail productif par jour et près de 10 heures par semaine.

11. Consacrer du temps à des tâches plus modestes

Parfois, il faut simplement s’attaquer à ces tâches et passer à l’action, mais il y a toujours quelque chose de plus urgent.

Les petites tâches peuvent souvent entraver vos projets les plus importants. Elles figurent sur votre liste de tâches quotidiennes, mais sont souvent oubliées en raison de priorités plus importantes ou parce qu’elles ne vous intéressent pas. Pourtant, elles consomment de l’énergie mentale et encombrent votre esprit.

Engagez-vous à consacrer une période de temps déterminée à l’accomplissement de toutes les petites tâches qui figurent sur votre liste de choses à faire. Cela vous permettra d’avoir l’esprit tranquille et de vous concentrer davantage sur vos grandes priorités.

12. Faire un audit de temps

Savez-vous exactement où va votre temps chaque jour ? Passez-vous trop de temps sur certains projets et tâches au détriment d’opportunités plus importantes lorsque vous avez une charge de travail importante ?

Passez un peu de temps à analyser où vous passez votre temps pour mieux le gérer. Cette analyse vous surprendra et vous donnera la clarté nécessaire pour commencer à ajuster votre emploi du temps et vos projets.

Vous pouvez commencer par prendre une feuille de papier et créer trois colonnes :

La colonne A correspond au travail prioritaire, la colonne B au travail de qualité et la colonne C au travail de faible valeur.

Chaque jour, notez le projet ou la tâche et le temps consacré à chacun. Attribuez ce temps à l’une des colonnes. À la fin de la semaine, inscrivez le temps total passé dans chaque colonne.

Si vous consacrez beaucoup trop de temps à certains types de travaux, essayez de changer les choses afin de vous concentrer sur les colonnes B et C.

13. Protégez votre confiance

Il est essentiel de protéger notre confiance en soi pour éviter d’être submergé, stressé et de perdre la foi.

Lorsque la confiance est une ressource quotidienne, vous êtes mieux à même de résoudre les problèmes, d’apprendre plus rapidement, de réagir à tout, de vous adapter à tout et de réaliser vos plus grandes opportunités.

La confiance en soi vous permet de transformer la peur en une pensée, une communication et une action concentrées et détendues. C’est la clé pour mettre votre esprit dans un état productif afin de faire face à une charge de travail importante.

Dernières paroles

Une lourde charge de travail peut être difficile à gérer et peut être source de stress, d’épuisement et de frustration permanente.

L’essentiel est de s’y attaquer de front, plutôt que de les laisser s’aggraver et produire des effets à long terme. Nous espérons que vous pourrez mettre en pratique au moins l’un de ces conseils.

Si c’est trop et que cela nuit à votre santé physique et mentale, il est peut-être temps d’en parler à quelqu’un. Au lieu d’y faire face seul, de rester malheureux, d’éprouver du ressentiment et d’en arriver à un point où vous ne pouvez tout simplement plus vous en sortir, vous devez faire un changement pour votre propre santé mentale.

Plus d’informations sur la gestion d’une charge de travail importante

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Crédit photo : Hannah Wei via unsplash.com