Il y a toujours des jours où 24 heures par jour vous semblent insuffisantes pour terminer tout ce que vous voulez accomplir. La plus grande question qui se pose à une personne qui a beaucoup de responsabilités sur les épaules est de savoir comment faire les choses avant qu’elles ne soient en retard.

Le fait de ne pas pouvoir réaliser tout ce que vous aviez prévu pour la journée peut nuire à votre productivité en raison du sentiment d’échec.

En fin de compte, il n’y a qu’un nombre limité d’heures dans une journée. La seule chose que vous pouvez contrôler est la façon dont vous gérez ce temps pour une efficacité maximale et un stress minimal.

Ce guide en 7 étapes, accompagné de quelques conseils bonus, vous expliquera exactement comment accomplir vos tâches sans avoir à faire une dépression mentale une fois par jour !

Étape 1 : Une liste de tâches efficace

Il est impossible de faire avancer les choses si l’on ne sait pas tout ce qui doit être fait. Cela signifie que vous devez disposer d’un plan organisé des tâches à accomplir, de leur date d’échéance, de leur ordre de priorité, etc.

La meilleure méthode, la plus simple et la plus efficace pour organiser vos tâches est de dresser des listes de choses à faire. Oui, pas une, mais plusieurs listes de tâches.

En général, le lieu de travail vous assigne des tâches pour un mois entier, voire plus. Vous connaissez les objectifs à atteindre au cours de cette période. Vous devez donc dresser une liste mensuelle des tâches à accomplir avec toutes ces échéances et ces tâches.

Ensuite, répartissez le travail par semaine. Quelles parties de quelles tâches allez-vous aborder au cours des quatre semaines ? Ensuite, vous pouvez détailler votre liste de tâches quotidiennes. Dans ces listes, ajoutez également l’aspect du temps.

Par exemple, si le jeudi de la première semaine vous avez prévu une réunion avec le patron, indiquez combien de temps vous pensez que cela prendra. Vous éviterez ainsi de surplanifier ou de sous-planifier certains jours.

Un bon conseil pour dresser des listes de choses à faire est d’ajouter suffisamment de détails pour que vous sachiez clairement ce que vous avez à faire. Cependant, ne les compliquez pas en ajoutant trop d’informations. Une liste de tâches trop longue peut être intimidante et démotivante^[1].

Étape 2 : Se mettre dans l’ambiance de travail

Vous savez qu’il y a des moments où vous êtes tellement prêt à travailler que vous pouvez littéralement accomplir les tâches les plus difficiles sans bouger d’un iota. Comment cela se produit-il ?

Tout dépend de votre esprit. S’il est prêt à travailler, vous obtiendrez automatiquement le coup de pouce dont vous avez besoin. Alors, pourquoi ne pas consacrer un peu de temps à préparer votre esprit pour que le reste de votre journée de travail se déroule sans encombre ? Débarrassez-vous de tout ce qui vous tracasse ou vous préoccupe.

Disons que vous êtes très enthousiaste à l’idée de fêter votre anniversaire la semaine prochaine. Ne vous laissez pas distraire pendant votre travail. Pour cela, vous pouvez commencer la journée par 5 à 10 minutes de méditation. Cela vous aidera également à pratiquer la pleine conscience pour mieux vous concentrer.

Vous pouvez également faire de l’exercice, marcher ou courir pour vous rafraîchir. Prenez un petit déjeuner copieux afin de ne pas perdre votre énergie jusqu’à l’heure du déjeuner.

Une autre chose que vous pouvez faire pour préparer votre esprit à travailler est de vous habiller en conséquence. Prenez une douche, portez des vêtements confortables mais frais, parfumez-vous, coiffez-vous et mettez des chaussures. Votre cerveau passera automatiquement à la vitesse supérieure et vous encouragera à travailler, ce qui vous aidera à accomplir vos tâches.

Étape 3 : Aménager votre espace

Votre environnement peut avoir un impact considérable sur votre productivité. Ayez un espace de travail bien aménagé. Bien aménagé ne signifie pas qu’il doit être luxueux, mais vous devez avoir tous les éléments essentiels à portée de main.

Des objets tels que votre ordinateur portable, son chargeur, un en-cas, de l’eau, votre liste de choses à faire, un stylo, un carnet de notes et d’autres nécessités doivent être à portée de main. Ajoutez également les éléments qui vous permettent de vous sentir plus à l’aise, comme une bougie, une lampe de table, etc.

D’autre part, les distractions doivent être éliminées. Gardez votre téléphone portable silencieux ou déconnectez-vous de vos comptes de médias sociaux.

Étape 4 : Terminer d’abord les tâches les plus difficiles

Il existe une métaphore qui consiste à « manger la grenouille » et de nombreux experts ont écrit des livres et des articles à ce sujet. Il s’agit d’un concept visant à stimuler la productivité et qui suggère de s’atteler d’abord aux tâches les plus difficiles^[2].

Vous devez mettre en œuvre la même stratégie. Donnez la priorité aux tâches qui nécessitent plus de travail qu’aux tâches plus faciles. Le fait de vous débarrasser de la tâche la plus difficile dès le début de la journée vous procurera un sentiment de soulagement.

Une fois la « grosse » tâche de la journée accomplie, il est beaucoup plus facile de concentrer son énergie sur les tâches plus faciles et moins importantes. Cela vous donne également un sentiment d’accomplissement, ce qui est le bon stimulant énergétique dont vous avez besoin pour faire avancer les choses.

En outre, c’est généralement en début de journée que votre énergie et votre motivation sont les plus élevées. C’est donc le moment idéal pour vous dépasser.

Étape 5 : Déléguer ce qui peut l’être

Si la notion de délégation vous est familière, vous devriez la mettre en pratique. Il y a de fortes chances que vous puissiez répartir votre charge de travail sans compromettre le résultat.

Toutefois, si vous optez pour la délégation, veillez à ne déléguer que les bonnes tâches. Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez gérer plus de travail en moins de temps. Sinon, vous devrez passer plus de temps à corriger les erreurs des autres.

Étape 6 : Terminer les tâches courtes et rapides

Cette étape constitue la deuxième partie de la hiérarchisation des tâches. Une fois que la tâche la plus difficile est réglée, passez rapidement à ce que vous pouvez faire dans les plus brefs délais.

Cette stratégie vous permet d’en faire plus en moins de temps.

Par exemple, disons que vous avez dix tâches pour la journée et que cinq d’entre elles sont des tâches rapides et faciles que vous pouvez accomplir en une heure ou deux. Une fois ces tâches accomplies, il vous restera la moitié de la charge de travail et vous aurez tout le temps nécessaire pour la réaliser.

Le cerveau verra cela comme une victoire et vous donnera la motivation nécessaire pour vous pousser à faire le reste aussi.

Étape 7 : Éteindre le travail lorsque vous avez terminé votre journée

Pour être en mesure de faire quelque chose, il est essentiel de ne pas s’épuiser. Ne vous surchargez pas.

Lorsque vous avez terminé votre journée, déconnectez votre côté travail. Même si vous avez pu gérer les tâches de la journée avant l’heure de fin du bureau, accordez-vous ce temps libre.

Détendez-vous chaque fois que vous le pouvez. Faites-vous plaisir lorsque vous le méritez. Il est très important de se détendre pour pouvoir repartir du bon pied le lendemain.

Conseils sur les bonus

C’est ainsi que les choses se passent, étape par étape. Toutefois, au cours de ce processus, il y a également d’autres choses à garder à l’esprit. Ces conseils bonus vous permettront de garder le moral tout au long de votre travail.

Tout d’abord, prenez soin de vous. Il y a plusieurs choses à prendre en compte ici. Vous devez être frais, en bonne santé, bien nourri, bien couché, et vos besoins essentiels doivent être couverts pour que vous puissiez vous concentrer sur votre travail avec tout votre potentiel. Si vous n’êtes pas en bonne santé, vous ne pouvez pas produire des résultats utiles^[3].

Faites suffisamment de pauses. Travailler sans arrêt est le plus grand des paradoxes, car une personne pense qu’elle obtiendra plus de résultats en se forçant à travailler chaque seconde pendant les heures de bureau. Mais en réalité, cela épuise votre esprit et votre corps. Une fois de plus, vous n’êtes pas en mesure de produire un travail de qualité. Accordez donc à votre esprit et à votre corps quelques minutes pour se rafraîchir après quelques heures.

Ensuite, prévoyez une marge de manœuvre dans vos listes de tâches. Une tâche urgente peut toujours surgir. Les délais peuvent être repoussés pour une raison ou une autre. Il faut s’attendre à ce que ce genre de choses se produise. Par conséquent, si vous n’avez pas la possibilité de reprogrammer votre liste de tâches, c’est toute votre routine qui s’en trouvera chamboulée.

Enfin, ne vous sentez pas trop stressé. Concentrez-vous uniquement sur la tâche à accomplir. Les choses à venir doivent être envisagées pendant que vous y travaillez. C’est sur la tâche à accomplir que vous devez concentrer toute votre attention et tout votre temps. Le fait d’être dispersé ne fera que vous faire perdre du temps.

Résultat final

En conclusion, n’oublions pas que nous sommes tous des êtres humains. Il n’y a pas deux êtres humains identiques malgré la similitude des médiums que nous avons tous. Ce guide étape par étape est un exemple général de la manière dont une journée de travail peut être planifiée sans heurts. Cependant, quelques ajustements ici et là peuvent vous aider à améliorer encore ce processus pour vous-même.

N’hésitez pas à expérimenter ce qui vous semble le plus approprié. En gardant à l’esprit l’idée générale qui sous-tend ce guide étape par étape, vous pouvez facilement trouver un moyen de faire les choses selon vos besoins. Tant que vous gardez intacte l’idée qui sous-tend chaque étape, vous pouvez procéder comme vous le souhaitez.

Alors, ne perdez plus de temps à procrastiner ou à vous stresser. Terminez rapidement toutes vos tâches en mettant en œuvre cette stratégie de travail pour une efficacité maximale !

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Crédit photo : Gabrielle Henderson via unsplash.com