Être un bon manager est une condition préalable à la gestion d’une équipe efficace, mais ce n’est pas la seule raison pour laquelle une équipe est efficace. La raison pour laquelle une équipe est efficace n’est pas le fait d’une seule personne, mais plutôt le résultat d’une dynamique inter-équipes, de processus optimisés, d’engagements d’équipes structurés et d’un état d’esprit de conscience du temps et de la qualité dans l’ensemble de l’équipe.

Alors, comment faire pour que votre équipe y parvienne ?

Tout d’abord, regardons ce que dit le dictionnaire :

Efficace – adjectif

1. (d’un système ou d’une machine) atteindre une productivité maximale avec un minimum d’efforts ou de dépenses inutiles.

2. (d’une personne) qui travaille de manière bien organisée et compétente.

Comme vous pouvez le constater, l’efficacité peut s’appliquer à la fois au niveau individuel et au niveau du système (équipe).

Si l’on se réfère à l’environnement professionnel, les équipes efficaces sont un groupe organisé d’individus compétents travaillant ensemble à la réalisation d’un objectif commun, afin de produire des résultats de qualité dans la mesure du possible, sans perdre de temps, d’énergie ou d’argent.

Voyons cela de plus près. Ce que vous recherchez, c’est un moyen de garantir votre équipe :

• Est organisé
• A des compétences appropriées
• Bien travailler ensemble
• A une vision ou un objectif commun
• Est motivé(e) pour travailler
• Travailler dans un environnement propice à l’efficacité

Cette répartition est agréable et sensée, mais elle ne vous indique pas comment atteindre l’efficacité au sein de votre équipe.

Voici les 13 meilleures façons d’aider votre équipe à produire un travail remarquable dans les plus brefs délais.

1. Optimisez vos processus

Avant d’entreprendre quoi que ce soit avec votre équipe, assurez-vous que les processus qui l’affectent et qui sont affectés par elle sont optimaux. Pour ce faire, il est utile d’établir un diagramme étape par étape de ce qui doit se passer pour chaque tâche dont votre équipe est responsable.

Vous pouvez utiliser des diagrammes ou des phrases – tout ce qui peut vous aider à mettre en évidence les inefficacités de leur flux de travail quotidien. Attribuez une durée et l’effort perçu nécessaire pour accomplir une étape de chaque tâche, afin d’identifier les lacunes, les goulets d’étranglement ou les problèmes de compétences.

Conseil ! Déléguez cette tâche aux personnes qui dirigent/gèrent/travaillent le plus souvent dans chaque domaine ou tâche. Cela permettra à votre équipe de se sentir impliquée dans la formulation de tout nouveau processus et l’amènera à réfléchir à des moyens de créer un processus plus efficace.

2. Intégrer votre équipe

Comme l’a dit Abraham Lincoln :

« Si j’avais six heures pour abattre un arbre, je passerais les quatre premières heures à aiguiser la hache.

Ce n’est pas pour rien que les grandes entreprises consacrent autant de temps à l’orientation des nouveaux employés. Cela fonctionne.

Affûtez votre nouvel employé avant de lui confier de nouvelles tâches et initiatives, et permettez-lui d’accomplir ses tâches plus facilement et plus rapidement.

Conseil ! Demandez à votre nouvel employé de vous parler de vos systèmes et de vos processus. Voit-il des améliorations à apporter ? Les nouveaux embauchés ont tendance à se préparer mentalement à une nouvelle approche, mais ils apportent aussi avec eux les connaissances acquises dans leurs fonctions précédentes, leur formation et leurs expériences de vie. Si cela a du sens, utilisez-le !

3. Se réunir régulièrement

Chaque équipe est différente et les réunions régulières peuvent donc avoir des significations différentes selon les équipes.

En règle générale, essayez de ne pas vous réunir plusieurs fois par semaine pour discuter du même sujet. Votre équipe a besoin de temps pour faire avancer les choses. Cela dit, les réunions restent le meilleur moyen, et le plus efficace, de mettre rapidement tout le monde d’accord.

Conseil ! Jouez avec différents styles de réunion pour voir ce qui convient le mieux à votre équipe. Certaines équipes aiment se réunir le matin pour passer en revue tout ce qui doit être fait dans la journée. D’autres équipes qui travaillent en étroite collaboration préfèrent se réunir une fois par semaine. Essayez différentes approches et assurez-vous que votre équipe sait que vous cherchez à améliorer l’efficacité de 1 %.

4. Se concentrer d’abord sur les grosses pierres

De nos jours, il y a toujours beaucoup de travail à faire et pas assez de temps. Veillez à ce que votre équipe se concentre d’abord sur les tâches les plus importantes, puis sur les plus petites lorsque le moment est venu.

En remplissant votre hypothétique seau de petites pierres (tâches), vous le remplissez, mais vous ne laissez pas de place pour les grandes tâches qui font vraiment avancer l’aiguille.

Conseil ! La plupart des gens préfèrent accomplir d’abord les petites tâches, car cela leur donne un sentiment d’accomplissement et leur permet de rendre compte plus rapidement de leurs efforts à la direction. Gardez un œil sur les membres de l’équipe qui préfèrent régulièrement travailler sur de petites tâches et assurez-vous qu’ils savent que la performance n’est pas une compétition. Ce n’est pas grave s’ils n’ont pas achevé un projet en une journée.

5. Utiliser un logiciel de gestion des tâches pour rester organisé

Le papier et le crayon ont leurs limites. Si un agenda ou une liste de tâches sur papier peut vous convenir, c’est un casse-tête pour votre équipe.

Les notes peuvent être difficiles à trouver, les listes sont souvent répétées et la plupart des membres de votre équipe ne les verront pas. Utilisez un logiciel en ligne auquel tout le monde peut accéder, où qu’il se trouve, pour aider votre équipe à rester dans le coup.

Conseil ! Profitez des plans gratuits proposés par les logiciels de gestion des tâches pour trouver un outil qui vous convienne, à vous et à votre équipe. Expliquez à votre équipe que vous voulez lui faciliter la vie et impliquez-la dans le choix de l’outil. Si vous avez simplement besoin d’un endroit pour enregistrer vos tâches, consultez des outils tels que Trello, Jira et Asana.

6. Analyser la composition de votre équipe

Il est essentiel de comprendre la composition de votre équipe pour la rendre plus efficace.

Examinez votre équipe à la fois individuellement et en tant que groupe de personnes. Quelles sont les compétences représentées au niveau de l’équipe ? Certains membres de l’équipe possèdent-ils des compétences qui peuvent être partagées ou enseignées ? Qui manque d’une compétence clé ?

Lorsque vous constatez des lacunes au sein de votre équipe ou que vous identifiez des personnes sur lesquelles travailler, mettez en place un plan d’action sur la manière dont vous allez y remédier.

Conseil ! Les lacunes ne sont pas des faiblesses, ce sont simplement des compétences que votre équipe ne possède pas encore. Les gens ont besoin de sentir qu’ils sont en constante évolution et qu’ils sont en train de gravir les échelons qui les mèneront à leur futur moi. Évitez d’étiqueter votre équipe avec des connotations négatives, car elle pourrait avoir l’impression que vous ne la respectez pas ou qu’elle n’est pas indispensable.

7. Fournir une formation

Si vous identifiez un manque de compétences, envoyez votre équipe en formation. Votre équipe appréciera votre volonté de lui fournir un nouvel ensemble de compétences et l’efficacité de votre équipe s’en trouvera accrue. Commencez par les compétences que votre équipe externalise régulièrement.

Conseil ! Il existe plusieurs grandes universités en ligne qui proposent des cours gratuits, mais qui exigent un paiement pour passer un examen et obtenir une qualification. Si votre entreprise n’est pas disposée à financer l’accréditation, une équipe avide de connaissances pourrait être tentée de prendre quelques jours de congé pour acquérir de nouvelles compétences.

8. Embaucher les bonnes personnes

Si vous ne pouvez pas améliorer les compétences de votre équipe, vous devrez peut-être embaucher une nouvelle personne pour combler le déficit de compétences que vous avez identifié. Veillez tout particulièrement à ce que cette personne s’intègre dans votre équipe existante et à l’effet qu’elle aura sur la dynamique de votre équipe – cela peut aller dans les deux sens.

Il ne s’agit pas seulement d’avoir les bonnes compétences. Les équipes efficaces sont constituées d’une combinaison de compétences adéquates et d’une dynamique d’équipe positive.

Conseil ! Embaucher les bonnes personnes est une compétence en soi. Si vous êtes novice en la matière, il peut être utile de vous faire aider par quelqu’un d’expérimenté. N’hésitez pas à faire appel à vos pairs ou à un expert extérieur pour vous aider à prendre la bonne décision.

9. Définir l’objectif de l’équipe

Les équipes efficaces savent ce qu’elles apportent à l’entreprise. Veillez à ce que votre équipe sache où elle se situe dans le système afin de pouvoir la relier au reste de la structure de l’entreprise. Elle prend ainsi conscience de ses résultats et de l’importance de son travail pour les résultats de l’entreprise.

Conseil ! Les gens aiment entendre le PDG ou le directeur général d’une entreprise pour savoir comment leur travail quotidien contribue à la croissance de l’entreprise.

10. Souligner l’importance de la dépendance mutuelle

Depuis que les hommes sont sortis de leurs cavernes et ont commencé à travailler ensemble, nous avons compris qu’aucun grand exploit ou projet ne pouvait être réalisé en étant isolé des autres.

Créer un environnement dans lequel votre équipe se rend compte que le succès de l’un dépend du succès de l’autre est un excellent moyen d’encourager l’équipe à travailler les uns pour les autres.

Conseil ! Ce type de renforcement est très efficace. Il peut s’appliquer à l’individu, à la façon dont il travaille en équipe et à la façon dont votre équipe travaille avec d’autres équipes pour atteindre un objectif commercial encore plus important.

11. Donner un sens au quotidien

Il s’agit d’une notion légèrement différente de l’objectif de l’équipe, qui se rapporte à la réalisation des objectifs de l’entreprise. Le sens est lié aux avantages psychologiques d’une contribution positive à la société.

L’entreprise de logiciels de gestion de récompenses Award Force est un excellent exemple de signification. Leur signification est simple mais puissante, ils veulent :^[1]

« aider leurs clients à identifier et à reconnaître l’excellence » … « parce qu’elle contribue de manière importante à la croissance et au développement des individus, des communautés et des organisations ».

Quelle est la signification de votre équipe/entreprise ? Pourquoi vous levez-vous chaque jour pour faire ce que vous faites ? Concentrez-vous sur ce point.

12. Cultiver un environnement sûr

En tant que manager, vous êtes responsable en dernier ressort de l’environnement de l’équipe. Les équipes qui peuvent exprimer leur point de vue en toute sécurité et en toute sérénité sont plus heureuses et plus productives.

Un merveilleux exemple montre comment le Ritz Carlton a créé un environnement qui responsabilise les employés^[2].

Ritz-Carlton est un exemple presque parfait de responsabilisation des employés. Chaque employé est préautorisé à dépenser jusqu’à 2 000 dollars par client et par jour pour résoudre les problèmes et répondre aux besoins des clients. Relisez bien : 2 000 dollars par client et par jour !

Créez un environnement sûr pour votre équipe en étant ouvert et honnête avec elle, en lui témoignant du respect, en lui faisant confiance pour accomplir le travail et en l’écoutant lorsqu’elle vous parle.

C’est un moyen sûr de les encourager à se sentir en sécurité et à pouvoir s’exprimer sans crainte. Certaines des meilleures idées naissent de la diversité des pensées. Encouragez votre équipe à proposer des idées et vous serez surpris par le nouveau sentiment d’appartenance et les résultats positifs !

Conseil ! L’empathie est la clé. Mettez-vous à la place de votre équipe. Une fois que vous l’aurez fait, la confiance, l’honnêteté, le respect et l’intérêt viendront naturellement. Vous pouvez consulter cet article pour en savoir plus sur la sécurisation de votre équipe : If You Want an Invincible Team, Make Them Feel Safe (Si vous voulez une équipe invincible, faites en sorte qu’elle se sente en sécurité)

13. Reconnaître l’excellence de votre équipe

La reconnaissance de l’excellence n’est pas seulement la pratique consistant à récompenser les réalisations, c’est la reconnaissance de toutes les petites tâches bien accomplies et de tous les efforts constants qui ont été nécessaires pour y parvenir.

Un article de l’équipe d’Award Force en parle longuement^[3]. Quel que soit le talent, l’intelligence ou la richesse d’un individu, s’il réussit dans son entreprise, c’est parce qu’il travaille dur pour y parvenir.

Prendre le temps de reconnaître toutes les petites tâches signifie beaucoup pour votre équipe et stimule le moral. Le renforcement positif est la clé. Les personnes qui font un excellent travail et qui sont félicitées à juste titre sont plus susceptibles de continuer à rechercher non seulement l’efficacité, mais aussi l’excellence et l’efficience. Cela commence par quelque chose d’aussi simple que « Merci… »

Conseil ! Essayez différentes méthodes de reconnaissance des employés pour voir ce qui fonctionne pour votre équipe. Toutes les méthodes de reconnaissance ne doivent pas nécessairement impliquer de l’argent. Envisagez de rédiger un éloge qui sera ajouté à leur dossier d’emploi et sera disponible lorsqu’ils voudront partir, ou donnez-leur quelque chose que l’argent ne peut pas acheter – du temps sous la forme d’un après-midi de congé ou d’un début de semaine de travail plus tardif.

Il suffit de cocher les éléments de cette liste !

Diriger une équipe efficace ne consiste pas à traire la vache tarie jusqu’à la dernière goutte. Il s’agit de s’occuper proactivement de la vache et de ses besoins – la qualité et le rythme des livraisons viendront. Il en va de même pour votre équipe.

Donnez-leur une structure, donnez-leur des compétences appropriées, créez un environnement dans lequel ils ont envie d’exceller, reconnaissez leurs réussites et restez toujours à l’écoute de ces 1% d’amélioration qui permettront à votre équipe d’aller encore plus loin.

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