Je ne sais pas ce qu’il en est pour vous, mais il m’a été pratiquement impossible d’être proactif au travail l’année dernière.

Chaque semaine, j’établissais mon plan de match et j’indiquais les couleurs de mon calendrier. Mais lorsque j’essayais de mettre les choses en route, je me heurtais à des barrières de trois mètres qui m’obligeaient à changer de direction. Je devais reporter des réunions, repousser des échéances et réorganiser ma vie à cause de tous ces rebondissements. Le pivotement était devenu ma vie, et il en prenait le contrôle à tous les niveaux.

Lorsque je repense à l’année écoulée, c’est comme si j’essayais de survivre au Tour de France les yeux bandés. À la fin de l’année, j’étais épuisé et je n’étais pas d’humeur à organiser mes objectifs pour cette année. Je n’avais aucune envie d’être proactive. À bien des égards, je ne voulais même pas rêver à de nouveaux projets.

Lorsque le 1er janvier est entré en scène, je me suis réfugiée sous mes couvertures et j’ai espéré que tout irait pour le mieux, ou du moins que l’année serait plus prévisible et moins fluctuante.

Vous voulez être optimiste pour cette année, mais une partie de vous a peur d’une nouvelle année pleine d’obstacles et vous êtes fatigué d’essayer de survivre au chaos. Vous n’êtes pas seul.

Plus de 100 000 entreprises ont définitivement fermé leurs portes à cause de Covid-19^[1]. Les start-ups n’ont pas de seconde chance^[2]. Et selon Pew Research, un adulte sur quatre a toujours du mal à trouver de l’argent pour payer ses factures^[3]. Cette réalité n’est pas des plus inspirantes pour ceux d’entre nous qui sont des chefs d’entreprise. On a plutôt l’impression que la faucheuse est au coin de la rue pour détruire nos rêves et nous ajouter au nombre croissant d’entreprises en faillite.

Être proactif, et savoir comment l’être, est l’un des défis les plus difficiles à relever aujourd’hui. Mais c’est l’un des traits les plus impératifs que nous devons adopter pour aller de l’avant.

Mais tout d’abord, soyons clairs : que signifie être proactif ?

Définir le terme « proactif » en profondeur

Le mot « proactif » circule souvent sur le lieu de travail, généralement sous la plume de managers bien intentionnés qui demandent à leurs employés ou à leur équipe d' »être plus proactifs » ou d' »être proactifs, et non réactifs ». Mais vous êtes-vous déjà arrêté pour réfléchir à ce que cela signifie réellement ? Ou même à l’importance d’être proactif ?

La définition du mot « proactif » dans le dictionnaire est la suivante : « agir en anticipant des problèmes, des besoins ou des changements futurs ».

Être proactif, c’est faire face aux obstacles ou aux défis avant même qu’ils ne surviennent. En d’autres termes, pour être proactif, il faut planifier à l’avance.

Par exemple, vous achetez une maison ancienne. Le vendeur vous dit que les fondations sont solides et un ingénieur le confirme. La plupart des gens se contentent de cette réponse.

Une personne proactive, en revanche, réfléchira au-delà de ce qui est présenté et examinera tous les problèmes potentiels. Elle peut poser des questions telles que : « Quelle est la durée de vie des fondations ? », « Sont-elles prêtes à résister aux tremblements de terre ? » ou « Les fondations sont-elles couvertes par une assurance ? »

En fonction des réponses, les personnes proactives réagiraient en conséquence et mettraient en place des mesures de protection pour éviter ces problèmes ou en minimiser l’impact. Bien qu’il semble que beaucoup de ressources et d’efforts soient dépensés au début, cela peut en fait réduire votre stress et vous faire gagner du temps et des efforts parce que vous prévenez un problème ou que vous avez déjà une solution à portée de main lorsque le défi se présente.

Les polices d’assurance ou les garanties sont une autre façon de comparer la proactivité à la réactivité. Il est bon de les avoir, car elles couvrent les problèmes en cas d’incident. Même si vous payez un supplément, ce n’est pas cher payé si quelque chose se passe mal et que vous n’êtes pas couvert.

Cela ne signifie pas que les personnes proactives ne doivent jamais éteindre des incendies à l’occasion. Cependant, lorsque vous avez un état d’esprit proactif, la plupart des problèmes qui surgissent apparemment de nulle part sont déjà pris en compte. Vous êtes donc mieux équipé pour gérer les situations avec calme et trouver une solution.

Si vous voulez que votre entreprise réussisse cette année, vous devez commencer à être proactif au travail. Les situations dans le monde changent constamment et vous ne savez jamais ce que le mois, l’année ou même l’heure à venir peut apporter et comment cela peut affecter votre travail. Dans le contexte actuel, il est vital de planifier et de préparer l’avenir.

Proactivité et réactivité

Nous ne pouvons pas parler de proactivité sans explorer l’autre côté de la médaille : la réactivité.

Être réactif est tout le contraire d’être proactif. Une personne réactive ne ressent pas le besoin de s’attaquer à un problème avant qu’il ne se soit déjà produit. Elle réagit simplement à une situation parce qu’elle existe déjà.

La spontanéité et la capacité à aborder les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent sont importantes dans le leadership et dans la vie. Après tout, nous ne pouvons pas prédire l’avenir, quels que soient nos efforts. Mais souvent, les personnes réactives rencontrent plus de problèmes parce qu’elles refusent de croire ou même de voir les signes avant-coureurs.

La réactivité provient également d’un sentiment de panique. Parce que vous n’avez pas réfléchi ou planifié, vous réagissez instantanément. Vous risquez de ne pas proposer la meilleure solution parce que vous n’avez pas eu le temps d’examiner pleinement la situation, et peut-être même de vous créer d’autres problèmes.

Ce ne sera pas facile, mais ce sera beaucoup plus facile avec les habitudes pratiques suivantes que j’ai rassemblées pour vous. Ces outils feront toute la différence pour vous et votre organisation.

Comment savoir si vous êtes proactif ou réactif ?

Outre le fait de savoir quand vous réagissez aux problèmes, une autre façon de déterminer si vous êtes proactif ou réactif consiste à vous appuyer sur des arguments.

Dans le livre de Stephen Covey, Les 7 habitudes des gens très efficaces, la proactivité est considérée comme le fondement des 6 autres habitudes.

Dans son esprit, la proactivité et la manière d’être plus proactif consistent à prendre sa vie en main et à se responsabiliser. Covey souligne en particulier que nous avons tous le choix de la manière dont nous réagissons à ce qui se passe dans notre vie.

Ceux qui manquent de proactivité ont tendance à être réactifs et à se considérer comme des victimes des circonstances.

Dans les disputes, ils joueront également le jeu de la « riposte », choisissant de réagir à ce que disent les autres plutôt que de prendre des décisions rationnelles et d’assumer la responsabilité des déclencheurs émotionnels.

Si vous vous surprenez à dire souvent « ils m’énervent » ou « ils me font me sentir mal dans ma peau », vous êtes une personne réactive.

10 habitudes pratiques pour transformer la réactivité en proactivité

Même les personnes proactives peuvent avoir un comportement réactif. Personne n’est parfait et le monde de l’entreprise et des affaires peut être imprévisible. Mais vous pouvez renverser la situation et être proactif, même si vous n’avez pas anticipé les défis qui se présentent à vous. Voici quelques conseils pour être proactif et non réactif en permanence :

1. Ne pas être occupé

Répétez après moi : ne faites que ce qui est nécessaire, ni plus ni moins.

Si vous êtes comme moi, dès que le 1er janvier arrive, vous concentrez tous vos objectifs quinquennaux sur une année bien remplie. Vous aimez voir votre emploi du temps se remplir. Mais être occupé ne signifie pas être productif. La productivité maximale découle de la proactivité. Pour être proactif, vous devez prendre du recul, réévaluer vos priorités et retirer des choses de votre assiette avant d’ajouter de nouveaux objectifs.

Le cerveau n’est pas conçu pour fonctionner à plein régime vingt-quatre heures sur vingt-quatre^[4]. Il a besoin d’une pause. Si nous nous immergeons constamment dans des tâches frivoles tout au long de la journée, nous n’avons pas le temps de nous concentrer sur nos objectifs.

Cette année, je fais une pause dans le chaos et j’apprends à faire moins de tâches avec plus d’investissement.

Pensez-y de la manière suivante. La planification prend du temps. C’est comme repeindre un appartement. Avant d’ajouter de la couleur aux murs ternes de votre salon, vous devez planifier et préparer l’endroit. Il en va de même pour votre proactivité au travail.

2. Penser à long terme

Pour être proactif, il est essentiel d’avoir une vision à long terme. À quel type de problèmes allez-vous être confronté dans les mois ou les années à venir avec ce que vous êtes sur le point de faire ?

L’une des meilleures façons d’être proactif au travail est de commencer à pratiquer la pensée à long terme tout en évitant les appâts des rendements à court terme.

3. Cesser d’essayer de faire la course de tout le monde

Si vous voulez diriger le récit de votre vie, vous devez prendre du recul et vous débarrasser du désordre. Déterminez ce que vous pouvez déléguer et concentrez votre énergie sur les distractions. Tous les courriels ne nécessitent pas une réponse et tous les emplois ne sont pas faits pour vous.

C’est Shakespeare qui l’a le mieux dit,

« Sois fidèle à toi-même ».

Ces six mots doivent devenir votre mantra.

Si vous voulez atteindre vos objectifs cette année et être proactif, et non réactif, vous devez aller de l’avant en vous concentrant sur votre objectif. Si vous vous comparez ou comparez votre entreprise à la prochaine grande entreprise, vous n’apporterez rien d’autre qu’une copie inférieure de vous-même et de votre organisation.

Être proactif, c’est aussi être créatif. Vous devez être capable de voir les différents angles et nuances d’une situation ou d’un projet afin d’anticiper les problèmes potentiels et de trouver des solutions créatives. Si vous regardez constamment le travail de quelqu’un d’autre, vous ne vous concentrez pas sur ce qui se trouve devant vous. Et vous risquez de passer à côté de nombreux obstacles que vous auriez pu éviter si vous aviez été plus attentif.

Cessez de regarder autour de vous. Votre but n’est pas de courir la course de quelqu’un d’autre. Si vous voulez être proactif au travail, vous devez cesser de vous comparer à votre voisin et vous en tenir à votre propre course. C’est la seule façon de gagner.

4. Chercher à comprendre les autres

Au lieu de répondre aux exigences de chaque personne, apprenez à faire preuve de compassion et à comprendre les autres. En particulier, vous voulez comprendre les personnes qui sont les plus proches de votre entreprise – votre équipe.

Essayez de comprendre ce qu’ils aiment, les défis qu’ils doivent relever, leurs aspirations et leurs frustrations. Ces éléments permettent d’obtenir des informations importantes sur la manière de les influencer correctement.

Pour en revenir à la question de la proactivité et de la réactivité, dans le monde des affaires, ce n’est souvent pas vous seul qui êtes confronté au problème, mais l’ensemble de l’équipe.

5. Faites de l' »essentialisme » votre mot de l’année

Lorsque vous définissez vos objectifs pour cette année, prenez le temps d’en évaluer le coût. Demandez-vous si l’investissement en vaut la peine. Être proactif signifie que vous prenez en considération toutes les variables avant de fixer vos objectifs.

Avant d’élaborer votre plan ou de vous déchaîner avec vos surligneurs, posez-vous les deux questions suivantes :

• Cet objectif contribuera-t-il à créer un équilibre dans ma vie ?
• Cet objectif produira-t-il un retour sur investissement ?

Si vous pouvez répondre par un « oui » retentissant à ces deux questions, prenez ces idées et écrivez-les sur une feuille de papier.

Après avoir dressé une liste de 15 à 20 idées, prenez une nouvelle feuille de papier et divisez-la en deux colonnes. La première section doit contenir une liste d’objectifs prioritaires. Ces idées doivent être en rapport avec les tendances et être financièrement rentables.

La deuxième section devrait contenir une liste d’objectifs qui augmenteront votre preuve sociale et favoriseront vos objectifs prioritaires. Cette colonne permet de générer du trafic et de faire connaître votre entreprise et votre produit.

Après avoir dressé cette liste, divisez-la en deux et réduisez-la à trois objectifs dans chaque section. Trois est le nombre idéal, car il vous laisse une marge de manœuvre pour pivoter et vous adapter si vous devez faire des changements au cours du processus.

Les deux excellents outils qui m’ont aidé à élaborer un calendrier de l’essentialisme sont le Journal de l’excellence élégante^[5] d’Hilary Rushford ( ) et le livre de Jill Konrath, « More Sales. Moins de temps« .

Ces deux outils m’ont aidé à me concentrer sur ce qui est important, à prendre les meilleures décisions pour mon entreprise et à faire des bénéfices sans sacrifier ma santé.

6. Commander le même café au lait

Les grands noms du monde des affaires ont tous un point commun : la simplicité.

Si vous minimisez vos choix et vous en tenez à l’essentiel, vous pourrez gagner du temps et concentrer votre énergie sur les décisions qui font appel à votre créativité. Suivre les dernières tendances de la mode sacrifie non seulement votre temps, mais aussi votre budget.

N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas d’avoir l’air de réussir. Il s’agit de faire des choix qui vous permettent de réussir.

Voici quatre choses que vous pouvez faire pour gagner du temps et être plus proactif au travail :

• Achetez plusieurs exemplaires de la même tenue et mélangez-les tout au long de la semaine.
• Commander chaque jour la même boisson dans le même café.
• Préparez les repas en début de semaine pour le déjeuner et le dîner.
• Réglez votre alarme à la même heure chaque matin, y compris le week-end.

7. Ne vous mettez pas la pression pour répondre immédiatement

Il n’y a pas de mal à être surpris ou pris au dépourvu. Parfois, il se passe des choses qui échappent à votre contrôle. Ce que vous pouvez contrôler, en revanche, c’est votre réaction. Il n’y a rien de mal à ne pas avoir de solution ou de réponse à portée de main. Il n’y a rien de mal à prendre du recul et à réfléchir avant de réagir.

8. Mettre une épingle à l’oreille

Si vous n’arrivez pas à trouver une bonne solution, vous pouvez l’épingler. Vous pouvez commencer par vous attaquer à un autre problème, que vous savez déjà gérer. Cela vous donnera de l’inspiration et de la confiance lorsque vous reviendrez à vos autres problèmes. À moins, bien sûr, que le problème imminent ne soit un incendie devant votre porte.

9. Avoir l’esprit ouvert

Chaque personne a quelque chose d’intéressant à partager avec les autres. Il en va de même pour vous et les personnes qui vous entourent. La prise en compte de nouvelles perspectives et d’idées intéressantes dans la proactivité à long terme permet de créer des solutions auxquelles vous n’auriez jamais pensé.

10. Donner la priorité à ce qui est important

Le problème avec les problèmes qui surgissent soudainement, c’est qu’ils peuvent avoir déjà causé des dommages irréversibles. Il faut apprendre à accepter la situation et, au lieu d’essayer de résoudre l’insoluble, donner la priorité à ce qui est important, voir ce que l’on peut sauver et tirer des leçons qui vous aideront à l’avenir.

Il est impossible d’être proactif si l’on se sent pressé. Mais si vous suivez les conseils ci-dessus, vous gagnerez du temps dans votre emploi du temps et aurez plus d’énergie pour diriger votre entreprise et fonctionner avec un plan de match bien organisé.

Réflexions finales

Je pense que la majorité d’entre nous en a assez de se sentir comme des participants à Survivor. Après tout, qui a envie d’être filmé alors qu’il vit dans les bois et se nourrit d’insectes et d’écorces d’arbres ?

Blague à part. L’année écoulée a été difficile. Mais nous pouvons tirer de nombreux enseignements de ces douze mois.

Si vous voulez être proactif, simplifiez votre emploi du temps, concentrez-vous sur votre chemin, ne prenez que ce dont vous avez besoin et utilisez votre temps et votre énergie à bon escient. Être proactif ne consiste pas à remplir son emploi du temps. Il s’agit de créer un équilibre dans votre vie.

Je sais que cela semble décourageant en ce moment, et que beaucoup d’entre nous essaient encore de savoir comment payer le loyer de ce mois-ci avec la petite monnaie du canapé. Mais si vous prenez le temps de vous préparer et de déterminer ce qui est prioritaire cette année, non seulement vous atteindrez vos objectifs, mais vous apprécierez le voyage.

Vous disposez de tous les outils nécessaires pour être proactif au travail. Maintenant, définissez vos objectifs pour l’année !

Crédit photo : Campaign Creators via unsplash.com