Nous avons tous ces jours où l’accomplissement des tâches qui nous sont confiées semble hors de portée. Avec la tentation des médias sociaux, des jeux mobiles et de l’internet en général, sans parler de l’agitation constante au bureau, il est facile d’être la proie des perturbations et des distractions au travail.

Alors, que pouvons-nous faire ? Comment être productif au travail ?

Bien qu’il n’existe pas de système infaillible permettant d’éliminer complètement les perturbations et les distractions, nous disposons de dix règles de base qui peuvent être appliquées pour stimuler votre productivité.

Poursuivez votre lecture pour découvrir nos conseils en matière de productivité au travail.

Que signifie être productif ?

« Comment être productif au travail ? » est la sempiternelle question qui taraude les employés et les employeurs du monde entier. Quel que soit l’endroit où l’on travaille et ce que l’on fait, chacun est toujours à la recherche de nouvelles façons d’être plus efficace.

Mais qu’est-ce qu’être productif ?

Le fait d’accomplir davantage de tâches sur votre liste ou de travailler plus longtemps ne signifie pas nécessairement que vous êtes plus productif. Cela signifie simplement que vous êtes plus occupé, et la productivité ne doit pas être confondue avec l’affairisme.

La productivité consiste à obtenir des résultats efficaces dans un laps de temps aussi court que possible, ce qui vous laisse plus de temps pour profiter librement de la vie.

Il s’agit de travailler plus intelligemment, et non plus durement. Il s’agit d’affiner les processus, d’accélérer les flux de travail et de réduire les risques d’interruption.

La meilleure façon d’atteindre la productivité est d’examiner votre méthode de travail actuelle, d’identifier les goulets d’étranglement, les défauts et les obstacles, puis de trouver des moyens de l’améliorer.

10 règles de base pour être productif au travail

1. Arrêter le multitâche

Le multitâche peut donner l’impression que l’on peut accomplir plus de tâches en faisant plusieurs choses à la fois. Or, c’est le contraire qui est vrai.

Des études ont montré que le fait d’essayer de faire plusieurs choses en même temps nuit à la productivité et que le passage d’une tâche à l’autre peut coûter jusqu’à 40 % du temps d’une personne^[1]. Cela s’explique par le fait que l’attention et la concentration sont constamment entravées par la nécessité de passer d’une tâche à l’autre.

Si vous avez beaucoup de tâches à accomplir, déterminez vos priorités et consacrez suffisamment de temps à chacune d’entre elles. Vous pourrez ainsi travailler sur ce qui est urgent en premier et disposer de suffisamment de temps pour accomplir le reste de vos tâches.

2. Utiliser la matrice d’Eisenhower pour mieux hiérarchiser les priorités

La matrice d’Eisenhower est un outil qui vous aide à hiérarchiser les tâches en termes d’urgence et d’importance. En tant que cofondateur de Dairy Free Games, j’ai trouvé cet outil extrêmement utile ; il semblait toujours y avoir un millier de feux allumés, mais l’utilisation de cet outil m’a aidé à décider lesquels je devais éteindre moi-même, et à quel moment.

Voici comment se décompose la matrice :

• Urgent et important : tâches que vous devez accomplir vous-même immédiatement, ou conversations et décisions que vous devez prendre rapidement .
• Non urgent et important : projets nécessitant une planification et une stratégie, mais qui peuvent être reportés à plus tard. Vous devrez toujours fixer une date limite pour ces projets et réserver du temps sur votre calendrier pour y travailler spécifiquement, mais vous n’aurez peut-être pas besoin de vous y atteler aujourd’hui.
• Urgent et pas important : tâches qui doivent être accomplies, mais que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre. Pensez à des fichiers, des documents ou des processus qui doivent être mis à jour – des tâches qui doivent être accomplies rapidement, mais qui n’exigent ni vous ni votre meilleur ingénieur.
• Pas important et pas urgent : Idées qu’il est préférable d’éliminer complètement de votre liste de choses à faire. Ou, à tout le moins, des tâches qui devraient être reportées jusqu’à ce que tous les autres points importants aient été cochés. Il peut s’agir de tâches « agréables », mais qui ne sont ni urgentes ni essentielles.

L’élément le plus important est de décider quelles actions doivent être menées à bien par vous-même et lesquelles peuvent être déléguées. Pour beaucoup, vous avez l’impression que tout ce qui est urgent est également important, et que tout ce qui est important DOIT être accompli par vous. Mais au fil du temps, en utilisant cette matrice, vous vous rendez compte que l’urgence et l’importance sont en fait des qualificatifs différents .

Les dirigeants les plus efficaces sont ceux qui savent faire la différence entre les deux et planifient leurs journées en fonction des tâches qu’ils doivent réellement accomplir eux-mêmes.

3. Désactiver les notifications

Selon un sondage Gallup, plus de 50 % des propriétaires américains de smartphones admettent consulter leur téléphone plusieurs fois par heure^[2].

Éteindre son téléphone – ou du moins ses notifications – pendant les heures de travail est un bon moyen d’éviter de consulter son téléphone en permanence.

Il en va de même pour votre ordinateur. Si vous avez le privilège d’accéder aux médias sociaux sur le bureau de votre entreprise, désactivez les notifications qui s’y trouvent.

Un autre bon conseil est de vous déconnecter de vos comptes de médias sociaux. Ainsi, lorsque vous aurez envie de les consulter, vous serez peut-être influencé par le fait que votre page n’est pas si facilement accessible.

4. Gérer les interruptions

Certaines interruptions au bureau sont inévitables, par exemple lorsque votre supérieur demande une réunion rapide ou que votre collègue vous demande de l’aide. Pour y faire face, la meilleure approche est de savoir comment gérer les interruptions comme un pro.

Soyez proactif et informez votre entourage de votre besoin de concentration. Activez votre statut « occupé/indisponible » sur l’application de chat de votre lieu de travail.

Si vous avez un délai à respecter, faites savoir à vos collègues que vous avez besoin de vous concentrer et que vous apprécieriez vraiment de ne pas être interrompu pour le moment, ou même travaillez à domicile si c’est possible pour vous.

En les anticipant et en mettant en place un plan pour les gérer, vous minimiserez les risques d’être affecté par des interruptions.

5. Mangez la grenouille

Mark Twain a dit un jour une phrase célèbre :

« Si vous devez manger une grenouille, il vaut mieux le faire le matin à la première heure. Et si ton travail consiste à manger deux grenouilles, il vaut mieux manger la plus grosse en premier ».

Cela signifie essentiellement que vous devez d’abord vous atteler à la tâche la plus importante et la plus urgente.

Nous avons tous cette tâche importante que nous ne voulons pas faire mais que nous savons devoir accomplir parce qu’elle est lourde de conséquences si nous ne l’accomplissons pas.

Manger la grenouille est une technique de productivité qui vous encourage à accomplir d’abord votre tâche la plus importante et la plus indésirable. Terminer cette tâche avant toute autre chose vous donnera un énorme sentiment d’accomplissement. Elle vous donnera le coup d’envoi pour le reste de la journée et vous motivera à accomplir vos autres tâches avec ardeur.

6. Réduire les réunions

Les réunions peuvent faire perdre beaucoup de temps, un temps qui pourrait être utilisé pour faire quelque chose d’utile.

Il faut attendre que tout le monde arrive, puis, une fois les civilités passées, on peut enfin se mettre au travail. Et parfois, il faut une heure entière pour régler un seul problème.

L’alternative ? Ne pas organiser de réunion du tout. Vous serez surpris de voir combien de choses peuvent être résolues par un courriel ou un appel téléphonique rapide.

Cela ne signifie pas pour autant qu’il faille supprimer totalement les réunions. Dans certaines circonstances, les discussions et les négociations en face à face restent nécessaires. Veillez simplement à bien peser les options qui s’offrent à vous.

S’il s’agit simplement d’échanger des informations, il est probablement préférable d’envoyer un courriel ; mais si un brainstorming ou une discussion approfondie est nécessaire, il est préférable d’organiser une réunion en personne.

7. Utiliser des outils

Il est essentiel d’avoir les bons outils de travail, car les ressources dont vous disposez ne sont pas plus efficaces que celles dont vous disposez. Non seulement vous serez en mesure d’accomplir des tâches aussi efficacement que possible, mais ils peuvent également rationaliser les processus. Ces derniers sont essentiels pour une entreprise, car ils permettent de gérer les tâches, de maintenir les employés en contact et de conserver les données importantes.

Si vous êtes directeur ou propriétaire d’entreprise, assurez-vous que votre équipe dispose des bons outils.

Et si vous êtes un employé et que vous pensez que les outils dont vous disposez actuellement ne sont pas tout à fait à la hauteur, faites-le savoir à votre supérieur. Un bon chef d’équipe comprend l’importance d’avoir les bons outils et l’impact qu’ils peuvent avoir sur la productivité des employés.

Quelques exemples d’outils pouvant être utilisés :

Communication

• Slack pour le chat et la collaboration au sein de l’équipe.
• Page d’accueil d’un logiciel de vidéoconférence.
• Zendesk pour l’engagement du service client.

Gestion des tâches

• Zenkit pour la collaboration sur les tâches et les projets.
• Wunderlist pour dresser la liste des choses à faire.
• Wekan pour une option open source.

Gestion des bases de données

• Zoho Creator pour une base de données en ligne gratuite.
• Ninox pour une variété de modèles.
• QuintaDB pour un constructeur de formulaires web et un CRM.

Suivi du temps

• Clockify pour un tracker gratuit.
• TMetric pour l’intégration des espaces de travail.
• TimeCamp pour le suivi des présences et de la productivité.

Vous pouvez également consulter ces 10 meilleurs outils de productivité pour vous aider à réaliser 10 fois plus en moins de temps.

8. Désencombrer et organiser

Un espace de travail désorganisé et encombré peut limiter votre capacité de concentration. Selon les chercheurs, le désordre physique peut avoir un impact négatif sur votre capacité à vous concentrer et à assimiler des informations^[3] C’est pourquoi il est important de garder votre environnement de travail bien ordonné et sans désordre.

Assurez-vous d’avoir votre propre système d’organisation afin de savoir quoi faire lorsque la paperasse commence à s’accumuler.

Le fait d’être organisé vous permettra également de savoir où trouver les articles de papeterie, les outils ou les documents dont vous avez besoin. Une étude américaine révèle qu’un travailleur moyen peut perdre jusqu’à une semaine par an à chercher des objets égarés^[4].

Voici un guide utile pour vous aider à désencombrer et à organiser : Comment désencombrer votre vie et réduire le stress (Le guide ultime)

9. Faire des pauses

Il est essentiel de faire des pauses régulières pour maintenir la productivité au travail. Travailler devant un ordinateur peut conduire à un mode de vie sédentaire qui vous expose à un risque accru de maladies cardiaques, de diabète et d’obésité. Même une micro-pause de 30 secondes peut augmenter votre productivité de 30 %.

Outre votre santé physique, les pauses sont également cruciales pour votre bien-être mental et émotionnel. En effet, le cerveau est comme un muscle : plus il travaille sans pause, plus il s’épuise facilement.

S’assurer que vous prenez réellement vos pauses peut vous éviter de souffrir de fatigue décisionnelle. Cela peut également contribuer à stimuler la créativité.

Lisez cet article et apprenez pourquoi vous devriez commencer à prévoir des temps de pause : L’importance de prévoir des temps d’arrêt

10. Boire de l’eau

Bien que nous le sachions, il est facile d’oublier de boire suffisamment d’eau pendant la journée de travail.

Beaucoup d’entre nous se tournent vers le thé ou le café pour obtenir la dose de caféine nécessaire pour tenir le coup. Cependant, tout comme les pauses, boire de l’eau est essentiel pour maintenir les niveaux de productivité au travail. C’est simple et efficace.

Ne pas boire suffisamment d’eau peut entraîner une déshydratation ainsi que des maux de tête, de la fatigue et une prise de poids.

Un bon conseil pour éviter la déshydratation est de garder une bouteille d’eau à votre bureau pour vous rappeler de boire constamment de l’eau.

Si vous trouvez le goût de l’eau un peu fade, ajoutez-y un fruit comme le concombre ou le citron pour lui donner un meilleur goût.

Vous pouvez également obtenir d’autres idées sur la façon de boire plus d’eau ici : Comment boire plus d’eau (et pourquoi)

Le bilan

Les 9 règles de base précédentes sur la productivité au travail ne sont pas la panacée. Vous et l’entreprise pour laquelle vous travaillez pouvez avoir d’autres conseils sur la meilleure façon d’augmenter et de maintenir la productivité.

Après tout, il s’agit d’un élément qui peut être perçu différemment en fonction de l’emploi et de l’environnement de travail.

Cela dit, les 9 règles de base constituent un bon point de départ pour tous ceux qui succombent aux perturbations et aux distractions et qui cherchent des moyens de les surmonter.

Un bon conseil à garder à l’esprit est que le changement ne se fait pas du jour au lendemain. Commencez modestement et soyez cohérent. Si vous avez un faux pas, dépoussiérez-vous et essayez à nouveau.

L’acquisition d’habitudes se fait progressivement, de sorte que, tant que vous vous y tenez, vous commencerez bientôt à remarquer les changements que vous avez opérés et vous finirez par apprécier les fruits de votre labeur.

Crédit photo : Cathryn Lavery via unsplash.com