Si vous fréquentez une école de commerce, vous l’entendrez encore et encore : Ce qui est mesuré est géré. Souvent attribuée à Peter Drucker, cette maxime s’applique également à la gestion du temps. ^[1] Si vous ne savez pas comment vous dépensez votre temps au cours d’une journée, comment pouvez-vous le gérer ?

Pour mieux gérer son temps, il existe des solutions. L’une d’entre elles consiste à tenir un journal d’activité quotidien. Le simple fait de voir comment vous passez votre temps vous permettra d’être plus productif à plusieurs égards.

Qu’est-ce qu’un journal d’activités quotidiennes ?

C’est exactement ce que l’on pourrait croire. Il s’agit d’une trace écrite de la manière dont vous passez votre temps au cours de la journée. Il ne faut pas le confondre avec les feuilles de temps, qui sont utilisées pour savoir comment vous utilisez ce temps ou pour suivre le temps consacré à des tâches ou des travaux importants.

Bien que simple par nature, l’utilisation d’un journal d’activité quotidien peut apporter des avantages considérables :

• Il vous aide à comprendre si vous consacrez ou non du temps à des tâches importantes.
• Il peut vous aider à détecter vos niveaux d’énergie en vous permettant de savoir à quel moment de la journée vous êtes le plus concentré et le plus énergique.
• Il identifie les activités non essentielles qui ne vous aident pas à atteindre vos objectifs.

Exemples de journal d’activités quotidiennes

Pour vous donner une idée de ce à quoi ressemble un journal d’activité quotidien, vous trouverez ci-dessous trois exemples qui vous donneront une idée de ce à quoi ils peuvent ressembler.

Exemple 1

Cet exemple est laxiste, car il ne porte que sur un seul aspect de la vie de Jonathan : son travail. Néanmoins, un journal d’activité quotidien suivi d’un bilan hebdomadaire peut contribuer à améliorer votre niveau d’énergie et vous indiquer les tâches importantes qui vous attendent.

Ce journal d’activité quotidien est utile du point de vue de la productivité, car il vous permet de mieux comprendre le temps que vous devriez consacrer à certaines tâches.

Exemple 2

Un journal d’activités quotidiennes n’a pas besoin de contenir exclusivement vos activités. Il peut également contenir de petits rappels. Les réunions à venir, quelques notes générales, des rappels pour vérifier les courriels d’une importance particulière.

En plus de tout diviser en tranches d’une heure, vous pouvez suivre vos niveaux d’énergie et voir où vous avez le plus d’énergie pour performer.

Exemple 3

Le dernier exemple de journal d’activités quotidiennes est plutôt un calendrier. Il est plus large mais reste fonctionnel avec quelques détails généraux.

Noter combien de temps est consacré à certaines activités peut vous aider à classer votre temps en tranches. À partir de là, vous pouvez voir comment vous pouvez être plus efficace et combien de temps il vous reste par rapport à l’heure de la journée.

Où enregistrer vos activités quotidiennes

Vous avez deux possibilités pour consigner vos activités quotidiennes : physiquement ou numériquement. D’après les exemples présentés ci-dessus, il n’y a pas de « bonne méthode » pour créer un journal d’activités quotidiennes.

Quoi qu’il en soit, il n’y a pas de bonne façon de présenter votre journal d’activité quotidien. C’est une question de préférence personnelle.

Enregistrement numérique

Pour plusieurs raisons, de nombreuses personnes préfèrent enregistrer leurs tâches dans un calendrier ou un logiciel de productivité. Ces raisons sont les suivantes :

1. L’accessibilité

Qui a envie d’emporter un agenda partout avec lui ? Plusieurs applications de suivi quotidien offrent un suivi numérique. Cela signifie qu’elles peuvent automatiser une grande partie du processus de suivi pour vous.

Associée au fait que vous avez toujours votre téléphone à portée de main, l’accessibilité est de premier ordre. Les données peuvent également être consultées sur votre ordinateur, où elles peuvent être analysées.

2. Personnalisation

Vous préférez visualiser vos tâches sous la forme d’un calendrier ou d’une liste ? Aimez-vous les classer par type, par participant, par délai ou autre ? Les codifiez-vous par couleur ? Les outils numériques d’enregistrement des activités vous permettent de prendre le contrôle. Si vous changez d’avis sur une disposition ou un choix de couleurs, vous pourrez toujours les modifier ultérieurement.

3. Coût

Le marché des carnets d’activités quotidiennes est très vaste et les consommateurs ont à leur disposition un grand nombre de carnets. Certains d’entre eux sont bon marché, mais dès que l’on s’intéresse aux carnets à couverture rigide ou aux carnets plus originaux, les dépenses augmentent.

Il est compréhensible de payer plus cher pour s’encourager à prendre l’habitude. Mais ce n’est pas la méthode la plus efficace.

« L’une des meilleures choses à faire est de se rendre dans un magasin et de toucher le planificateur, de le sentir et de le regarder attentivement », explique Jackie Reeve, qui écrit pour le projet Wirecutter du New York Times.

Il est plus judicieux d’opter pour le numérique, car la plupart des outils de suivi numériques sont gratuits. Certains proposent des versions payantes avec davantage de fonctionnalités, mais même celles-ci sont compétitives par rapport aux planificateurs papier reliés.

Pourtant, tout le monde n’utilise pas de logiciel pour consigner ses activités quotidiennes. Alors, qu’est-ce que les adeptes des agendas papier apprécient chez eux ?

Enregistrement physique

Tout comme certaines personnes préfèrent les livres imprimés aux livres électroniques, d’autres préfèrent consigner leurs activités quotidiennes sur papier. Cette option présente certains avantages qui méritent d’être pris en considération.

1. La mémorisation

La recherche suggère que le fait d’écrire les choses nous aide à les mémoriser.^[2] Si vous essayez de mémoriser une nouvelle routine, un planificateur d’activités sur papier pourrait être votre meilleur choix.

En revanche, si vous recevez beaucoup de notifications sur votre téléphone, vous risquez d’y être insensible. Par conséquent, vous pourriez rejeter les rappels de votre application de journal d’activité quotidienne.

2. Respect de la vie privée

Bien que les éditeurs de logiciels consacrent beaucoup d’argent à la sécurité des données, des violations de données se produisent toujours. Si vous craignez que votre emploi du temps ou vos activités ne soient divulgués à la mauvaise personne, un agenda papier pourrait être le bon choix.

N’oubliez pas que l’enregistrement sur papier fait peser une plus grande part de responsabilité sur vos épaules. Personne ne lira votre journal d’activité si vous le conservez dans un coffre-fort. Mais en même temps, comment allez-vous y accéder ?

3. La visibilité

Pour accéder à votre tracker d’activité numérique, vous devez y penser, ouvrir l’application sur votre téléphone ou votre ordinateur et vous connecter. Si vous affichez un journal papier au bon endroit, il vous suffit d’y jeter un coup d’œil.

C’est pourquoi de nombreux professionnels conservent un calendrier papier sur leur bureau, même s’ils disposent également d’un calendrier numérique. Il n’y a rien de tel qu’un rappel visuel pour stimuler l’esprit.

Une fois que vous avez décidé où placer vos données d’activité, vous devez les enregistrer et les analyser. Entraînez-vous en chronométrant le temps qu’il vous faut pour passer en revue mes six conseils pour y parvenir.

Les meilleures applications pour le suivi de l’activité quotidienne

Parce que les entreprises veulent suivre le temps de travail de leurs employés depuis des années, les applications de journal d’activité quotidienne ont inondé le marché. Il existe plusieurs options utiles pour les entreprises, mais qui peuvent également être utiles pour le temps personnel des individus,

Voici quelques-unes des principales applications à rechercher sur le marché :

• Toggl Track
• RescueTime
• ClickUp
• Lundi
• Smartsheet
• Ruche

5 conseils pour suivre vos activités quotidiennes

Certaines activités sont plus faciles à enregistrer que d’autres. Les activités numériques, comme les vidéoconférences, peuvent déjà figurer sur votre calendrier grâce à l’invitation que vous avez envoyée. D’autres, comme cette randonnée en pleine nature que vous avez faite sur un coup de tête, peuvent nécessiter un peu de planification et d’estimation.

Voici par où commencer :

1. Obtenir des limites temporelles à la minute près

Lorsque vous suivez votre temps, il est facile d’arrondir les angles avec la méthode papier. Vous commencez une tâche à 15 h 23 et vous décidez de l’enregistrer à 15 h 20 ou 15 h 25. Pour le numérique, vous pouvez oublier de dire à l’application d’arrêter le suivi ou de commencer à suivre quelque chose.

Bien que cela puisse sembler anodin, certaines incohérences fausseront votre journal d’activité et les données.

Un enregistrement négligé devient un problème encore plus important lorsqu’il s’agit d’analyser la façon dont vous passez votre temps. Si chaque tâche de cinq minutes « examen et vérification des courriels » est décalée de deux minutes, cela crée un scénario dans lequel vous pensez passer beaucoup de temps à vérifier des courriels.

En réalité, ce n’est pas le cas et vous avez commencé à travailler sur la tâche suivante plus tôt que prévu et ne l’avez pas enregistrée.

2. Prendre note des irrégularités

La vie est pleine de surprises et, quelle que soit la méthode choisie, vous devez en tenir compte. Votre fils, votre fille ou votre ami à fourrure vous ont-ils distrait pendant que vous terminiez l’envoi de ce courriel de proposition ? Notez-le afin de ne pas être choqué, plus tard dans la semaine, par le fait que vous avez passé plus de temps que prévu sur certaines tâches.

Si vous optez pour le papier, essayez de ne pas noter au stylo. Il est rare qu’il se passe une journée sans que j’apporte une correction à mon agenda ou que j’ajoute des notes supplémentaires. Les agendas numériques ne posent pas ce problème, car vous êtes libre de les modifier et de les mettre à jour comme vous le souhaitez.

Lorsqu’il s’agit d’enregistrer son temps, le « pourquoi » est tout aussi important que le « quand » et le « combien de temps ». Vous devez savoir pourquoi certaines tâches ont pris plus ou moins de temps que prévu si vous voulez devenir un meilleur gestionnaire du temps.

3. Demander des corrections

Même si vous êtes très méticuleux, tout le monde commet des erreurs. Si vous enregistrez une activité de groupe, qu’il s’agisse d’une campagne de marketing au travail ou de la préparation d’un dîner à la maison, demandez aux autres membres du groupe de noter l’heure de début et l’heure de fin.

Sur la base de ce qu’ils disent, vous pouvez noter si vous étiez dans les temps ou non. Plus il y a de personnes impliquées, plus vos calculs sont précis.

Il y a de fortes chances que votre relevé de temps diffère légèrement de celui de vos partenaires. Ce qui est important, ce n’est pas de savoir qui a le bon temps, mais d’identifier les types de tâches pour lesquelles les divergences sont fréquentes. Les tâches qui ne sont pas enregistrées correctement ne peuvent pas être analysées ou faire l’objet d’une action en toute confiance.

4. Sauvegarde de l’information

Quelle est la qualité de votre mémoire ? Pourriez-vous réciter le dernier mois de votre journal d’activité en cas de perte ou de vol ? Probablement pas.

Si vous utilisez un carnet d’activités sur papier, prenez-le en photo chaque semaine. Téléchargez les photos vers une solution de stockage en nuage telle que Google Drive.

Si vous utilisez un traceur numérique, sauvegardez votre journal d’activité sur un support de stockage local. On ne sait jamais quand l’entreprise à l’origine de votre traceur va faire faillite.

Tout cela est important car vous pouvez vous référer à des données plus anciennes et voir les changements que vous avez apportés au cours d’une période donnée. Il peut également être utile de noter que s’il n’y a pas de changement du tout, vous pouvez en indiquer la raison.

5. Creuser dans les données

Une fois que vous disposez d’un mois ou plus de données d’activité et que vous êtes certain qu’elles sont correctement enregistrées, le plaisir commence. Vous pouvez faire un meilleur usage de votre temps en analysant la façon dont vous l’avez utilisé.

La manière dont vous découpez les données dépend de ce que vous souhaitez en tirer.

Peut-être avez-vous seulement besoin d’un nombre d’heures facturables à la fin de chaque mois. C’est facile : il suffit d’additionner toutes les activités que vous avez réalisées pour le compte de vos clients au cours des quatre dernières semaines.

Si vous voulez savoir combien de temps vous avez passé à faire de l’exercice, calculez le temps que vous avez passé à vous promener, à faire du vélo, à aller à la salle de sport ou à vous étirer.

L’utilisation de votre journal d’activité pour améliorer votre vie personnelle vous oblige à réfléchir à vos intérêts et à vos idéaux. Votre routine matinale vous laisse-t-elle toujours assez de temps pour prendre votre petit-déjeuner ? Si ce n’est pas le cas, vous devriez peut-être commencer à vous lever plus tôt.

Votre emploi salarié vous oblige à travailler bien au-delà de 40 heures par semaine ? Dans ce cas, il est peut-être temps d’en chercher un autre.

Journal de bord téléchargeable

Pour ceux qui préfèrent le papier ou qui veulent utiliser des feuilles de calcul, il existe plusieurs modèles de journaux d’activités téléchargeables. Des exemples de journaux d’activités sont disponibles sur Word Templates Online.

Faire plus, faire mieux

Votre routine peut sembler banale. Mais si vous enregistrez vos activités quotidiennes, vous verrez que vous en faites beaucoup chaque jour.

Pour mieux gérer votre temps, que ce soit en supprimant les tâches inutiles ou en accomplissant plus efficacement les tâches existantes, vous devez suivre votre temps. Les possibilités d’optimisation existent, il suffit de commencer à les identifier.