Imaginez le propriétaire d’un food truck, maître de son restaurant ambulant, servant de délicieuses bouchées à une file de clients impatients. Le charme de son entreprise ? Il est simple et agile, offrant un service rapide et personnalisé sur le pouce.

Supposons maintenant qu’il vise plus haut et qu’il souhaite ouvrir un restaurant à part entière pour accueillir un plus grand nombre de personnes. Peut-il faire la vaisselle, tenir le comptoir et tout gérer en solo comme il le faisait dans son camion-restaurant ? C’est la recette d’une cuisine cauchemardesque.

Il est clair qu’il aura besoin de bras supplémentaires : des personnes pour accueillir les clients, des serveurs pour les servir, des chefs pour cuisiner. Il faut une équipe bien coordonnée pour assurer le bon fonctionnement d’un restaurant.

Ce scénario n’est pas très éloigné de ce qui se passe dans n’importe quelle entreprise lorsqu’il s’agit de passer à l’échelle supérieure. Que vous cherchiez à étendre votre portée, à innover votre produit ou simplement à faire plus de bruit, vous verrez rapidement qu’il n’est pas seulement difficile, mais carrément impossible, de jongler avec tous les éléments. C’est là qu’intervient l’art de la délégation.

Bien déléguer, c’est comme accorder un instrument – cela rend chaque note plus claire, chaque mélodie plus douce. Il s’agit de constituer une équipe où chaque membre joue son rôle en harmonie.

Lorsque vous déléguez, vous ne vous dérobez pas à vos tâches ; vous les répartissez stratégiquement afin que votre temps et votre énergie soient consacrés aux tâches pour lesquelles votre contribution est la plus précieuse. Il ne s’agit pas seulement d’alléger votre charge, mais d’amplifier le rendement de votre équipe.

Si vous êtes curieux d’en savoir plus sur les rouages de la délégation, vous pouvez consulter une exploration détaillée ici. Mais si vous êtes prêt à déléguer comme un pro, si vous vous sentez un peu dépassé par l’idée ou si vous voulez simplement vous assurer que vous le faites de la bonne manière, restez ici.

Nous allons décomposer le processus en étapes gérables, en vous donnant une feuille de route claire pour une délégation efficace. Commençons par le commencement.

12 stratégies pour déléguer efficacement

Savoir associer les tâches aux bonnes personnes change la donne. Lorsque vous le faites bien, vous ne vous contentez pas de faire en sorte que les choses se passent bien, mais vous obtenez également un résultat qui peut dépasser vos attentes.

Passons aux choses sérieuses : comment déléguer sans se remettre en question et comment constituer une équipe qui fonctionne comme une machine bien huilée ? Voici un aperçu de la situation :

1. Savoir quand déléguer

Vous devez évaluer à quel point vous voulez tenir les rênes. Il existe un spectre de délégation comprenant cinq niveaux, allant de tenir la main d’un membre de l’équipe à le laisser libre de ses mouvements :

• Niveau 1 : Vous êtes le guide, et ils avancent à petits pas.
• Niveau 2 : Vous êtes là pour les aider, mais ils portent plus de choses sur leurs épaules.
• Niveau 3 : Il s’agit d’un partenariat. Vous et les membres de votre équipe vous investissez à parts égales.
• Niveau 4 : Ils sont à la place du conducteur, et vous êtes plutôt un navigateur à l’arrière.
• Niveau 5 : Vous avez remis les clés. Le membre de l’équipe est en charge et prend les décisions.

Le fait d’avoir l’impression de surcharger votre équipe ou d’abandonner votre propre travail peut vous effrayer et vous empêcher de déléguer. C’est normal, mais ne laissez pas ces craintes vous empêcher de partager la charge. Sinon, à quoi bon avoir une équipe ?

2. Savoir quoi déléguer

Lorsque vous n’en êtes qu’à vos premiers pas dans les eaux de la délégation, posez-vous les questions suivantes :

• Est-ce que c’est quelque chose que je dois faire, ou est-ce que cela peut être la victoire de quelqu’un d’autre ?
• Ma contribution fait-elle avancer ou reculer le résultat ?
• Puis-je prendre le temps de montrer les ficelles du métier à quelqu’un ?
• Cette tâche reviendra-t-elle à l’avenir ?
• Qui a le cran de s’attaquer à ce problème à un niveau plus élevé ?

Ce sont des tâches que vous devriez envisager de déléguer :

Tâches répétitives

Les bureaux sont souvent le théâtre d’opérations répétitives : audits, budgets, organisation d’événements. Ces tâches doivent être effectuées régulièrement et, même si elles peuvent être rapides, si c’est vous qui les effectuez en permanence, vous ne faites que tourner en rond.

En déléguant ces tâches, vous pouvez récupérer beaucoup de temps. De plus, votre équipe peut devenir très performante dans ces tâches, en se rapprochant du niveau 5 de délégation.

Les promotions et les taux de rotation peuvent dicter l’opportunité de déléguer des tâches annuelles. Si vous disposez d’équipes stables, il est judicieux de bien les former.

Un travail qui prend du temps

Si une tâche vous fait perdre un temps fou, mais que d’autres peuvent s’en charger, confiez-la à d’autres. Enseignez à votre équipe, puis laissez-la faire. Un plus grand nombre de personnes sur le pont peut signifier une réalisation plus rapide, en particulier pour les grands projets dont les délais sont serrés.

Travail pour lequel vos subordonnés sont plus compétents

Le leadership ne consiste pas à être le meilleur dans tous les domaines, mais à reconnaître les domaines dans lesquels les autres brillent davantage. Si quelqu’un est un as de la technologie et que vous possédez encore un téléphone à clapet, laissez-le s’occuper des tâches techniques lourdes. Il ne s’agit pas d’orgueil, mais de jouer sur les points forts.

Des projets qui renforcent les compétences de base

Vous devez également nourrir votre équipe. Certains projets sont un excellent terrain d’entraînement, qui pousse votre équipe à améliorer ses compétences. Ne pas leur offrir d’opportunités les empêche de se développer, et c’est un grand pas en avant en matière de leadership.

Les tâches qui intéressent vos subordonnés

Les travailleurs heureux sont des travailleurs efficaces. S’ils aiment travailler à l’extérieur, laissez-les s’exposer au soleil pour effectuer leurs tâches. Il s’agit de maintenir l’énergie et la motivation à un niveau élevé.

3. Savoir ce qu’il ne faut pas déléguer

Une fois que vous vous sentez à l’aise avec la délégation, vous risquez d’aller trop loin et de commencer à déléguer même vos tâches principales. Faites attention à cela. Voici quelques tâches que vous ne devez jamais déléguer :

Les tâches qui requièrent des compétences uniques

Si une tâche vous ressemble en raison de vos connaissances approfondies ou de vos compétences uniques, gardez-la. Il peut s’agir d’une planification stratégique ou d’un remaniement d’équipe délicat.

Gestion de crise

Dans les moments difficiles, c’est vous qui devez naviguer dans ces eaux. Les dossiers à fort enjeu doivent rester sur votre bureau, car vous avez l’expérience (et la responsabilité) de les gérer.

Emplois confidentiels

Certains secrets sont trop importants pour être partagés. Tout ce qui porte la mention « top secret » ou qui est ultra-sensible doit rester avec vous.

Il en va de même pour les décisions importantes telles que l’embauche ou les évaluations. Il ne s’agit pas seulement d’une question de confiance ; il s’agit de préserver le cœur de l’entreprise.

Déléguer ne consiste pas à se décharger de sa liste de tâches sur les autres. Il s’agit de répartir intelligemment la charge afin que vous puissiez tous avancer ensemble.

Jouez avec les forces de votre équipe et gardez les choses vraiment importantes là où elles doivent être, c’est-à-dire avec vous.

4. Identifier la meilleure personne pour le poste

Pour que la délégation se passe bien, vous devez passer le relais à quelqu’un qui saura s’en servir. Il s’agit de trouver le juste milieu pour que tout le monde y trouve son compte, vous, l’entreprise et la personne que vous avez choisie.

L’astuce consiste à faire correspondre les exigences de la tâche aux compétences et à l’enthousiasme des membres de votre équipe.

Examinez les talents de votre équipe, sa soif d’apprendre et les choses qu’elle aime réellement faire. Vous voulez quelqu’un qui soit prêt à relever le défi, à se développer et qui ait un peu de feu dans le ventre pour le travail à accomplir.

Jouer sur les points forts d’un employé n’est pas seulement un moyen de le faire se sentir bien, c’est aussi une stratégie. Cela signifie que le travail n’est pas seulement fait, mais qu’il est bien fait.

Mais qu’en est-il des débutants ? Ils sont souvent très enthousiastes, mais ils peuvent avoir besoin d’une feuille de route et d’un bon coup de main. Si vous ne pouvez pas vous engager à les guider, ce n’est pas le moment de leur déléguer des tâches essentielles.

Déléguer sans soutien, c’est comme envoyer quelqu’un à la chasse au trésor sans carte – c’est injuste et vous le mettez en situation d’échec.

N’oubliez pas de regarder l’assiette de chacun avant d’en rajouter. Déverser une montagne de tâches sur quelqu’un qui est déjà débordé est un moyen infaillible de faire chuter ses performances et son moral.

Surcharger les gens n’est pas de la délégation, c’est juste un manque d’égards. L’équilibre est essentiel. Vous voulez une équipe qui tourne rond, pas une équipe qui s’enlise.

5. Raconter et vendre pour obtenir l’adhésion du membre

Vous avez jeté votre dévolu sur une personne qui convient parfaitement à la tâche à accomplir. Mais votre travail n’est pas encore terminé. Vous devez lui présenter votre projet de manière à ce qu’il comprenne ce qu’il peut en retirer.

Expliquez pourquoi vous les avez choisis – peut-être leur sens de l’organisation, leur créativité ou simplement leur façon de faire les choses.

Faire savoir aux gens que vous ne vous contentez pas d’empiler du travail sur leur bureau, mais que vous misez sur leur développement, fait des merveilles. Il sème les graines de la confiance.

Lorsque les gens se rendent compte que vous leur confiez une tâche parce que vous croyez en leur capacité à la mener à bien, ils ne se contentent pas d’adhérer à la démarche, ils y participent pleinement.

Pour les novices de votre équipe, il est essentiel de dire que vous ne les jetez pas dans le grand bain sans gilet de sauvetage. Précisez que vous êtes là pour leur donner un retour d’information, et pas seulement un pouce levé ou baissé. Vous êtes là pour les aider à s’améliorer.

Et les membres de l’équipe qui ont fait plusieurs fois le tour de la question ? Ne vous contentez pas de déléguer. Respectez leur expérience. Impliquez-les dans le processus, écoutez leur contribution et appréciez leur point de vue.

Il ne s’agit pas de leur dire ce qu’il faut faire, mais de leur donner le pourquoi et le comment qui correspondent à ce qu’ils savent déjà. C’est ainsi que l’on transforme une tâche en mission.

6. Être clair et précis sur le travail

Il est important de s’assurer que tout le monde sait de quoi il s’agit. Lorsque vous déléguez, la clarté est primordiale. Vous devez définir le quoi, le pourquoi et le quand.

Expliquez la tâche à accomplir, ce qui doit être fait et pourquoi c’est important. Ne soyez pas frileux en ce qui concerne les délais. Une ligne d’arrivée claire donne à chacun un but à atteindre.

Chez LifeHack, je donne toujours à mon équipe une feuille de route, puis je leur demande de diviser le gros travail en plus petits morceaux avec leurs propres échéances – ce sont les jalons. Ce sont des mini-lignes d’arrivée le long de la route, qui permettent de maintenir le rythme. C’est ainsi que je peux garder un œil sur la balle sans avoir à souffler dans le dos de quelqu’un.

Si votre coéquipier prend du retard lors d’une étape importante, il vous reste une marge de manœuvre pour le rattraper avant la ligne d’arrivée.

C’est un peu comme dans les universités. Imaginez que vous ayez à rendre un énorme travail à la fin du semestre. Si tout ce que vous avez, c’est une date d’échéance et un titre, vous risquez de paniquer la veille.

Mais si vous devez montrer votre travail en cours chaque semaine, vous avez plus de chances de faire disparaître les plis bien avant le jour J.

Il ne s’agit pas de nourrir les gens à la petite cuillère, mais de leur permettre d’exceller et de leur donner l’espace nécessaire pour briller.

7. Établir des protocoles préliminaires

Parlons maintenant de la mise en route. Même les instructions les plus claires peuvent laisser certains perplexes sur la façon de s’y prendre, surtout s’il s’agit d’un nouveau terrain ou d’un nouveau type de tâche. C’est là que vous avez besoin d’un bon point de départ, d’un guide.

Chez LifeHack, par exemple, nos playbooks sont stockés dans Notion. Considérez-les comme le manuel d’utilisation de votre projet. Les responsables les rédigent avant de transmettre les tâches. Et ils ne sont pas gravés dans la pierre. Lorsque les membres de l’équipe s’y plongent et rencontrent un problème, ils le font savoir. Les responsables peaufinent le manuel, s’assurant qu’il est clair comme de l’eau de roche pour la prochaine personne qui le prendra en main.

Ces manuels sont des bouées de sauvetage. Ils sont comme des roues d’entraînement pour les nouvelles choses. Les gens peuvent se mettre au travail en les lisant plutôt qu’en posant des questions. Cela permet de gagner du temps, d’éviter le bruit et de faire avancer les choses plus rapidement.

Et lorsque de nouveaux venus se joignent à la fête, ils disposent du manuel qui leur permettra de se mettre au diapason sans le moindre problème.

8. Mettre en œuvre un mécanisme d’information sur les progrès accomplis

Évitons la microgestion – c’est un facteur de perte de confiance. Saviez-vous que plus des deux tiers des gens disent que cela nuit à leur ambiance de travail ? (Oui, la Harvard Business School avait une chose ou deux à dire à ce sujet)^[1].

Voici ce qu’il faut faire : Mettre en place un moyen de suivre le jeu sans s’occuper des joueurs. Vous avez besoin d’un système d’information sur la progression du jeu.

C’est comme un tableau d’affichage. Tout le monde peut voir le score sans que l’entraîneur n’ait à le demander. Qu’il s’agisse de contrôles hebdomadaires ou de bilans mensuels, tout dépend de la taille de votre jeu.

Chez LifeHack, nous avons adopté les contrôles automatiques de Basecamp. Nous recevons des mises à jour régulières et les questions surgissent immédiatement – c’est facile. C’est aussi une voie à double sens ; les commentaires circulent et les idées rebondissent. Cela nous permet de rester sur la même longueur d’onde et d’être tous sur la même longueur d’onde.

L’avantage, c’est que votre équipe vous apporte les mises à jour. Elle se l’approprie. Vous n’avez pas besoin de jeter un coup d’œil par-dessus votre épaule ou de demander des temps d’arrêt constants. C’est à eux de vous tenir au courant.

9. Expliquer clairement les conséquences

Imaginez que vous confiez une tâche à quelqu’un et qu’il s’y prenne mal. Allez-vous hocher la tête et le payer comme si de rien n’était ?

Cela revient à dire : « Hé, c’est bon, je m’en fichais de toute façon ». C’est non seulement une gifle pour eux, mais aussi une façon de faire croire à tout le monde que tout est facile à partir de maintenant.

Voici la vérité : si vous vous trompez en expliquant le travail, c’est de votre faute.

Mais si quelqu’un traite votre confiance comme un billet de loterie et la gâche, il s’agit d’une toute autre affaire : vous devrez peut-être faire appel à de gros bras ou couper les ponts.

Dans le monde réel, les choses ne sont généralement pas aussi extrêmes. Si quelqu’un ne respecte pas un délai, n’y allez pas par quatre chemins. Commencez peut-être par dire « Hé, il faut qu’on en parle ».

Si cela devient une mauvaise habitude, vous commencez à envisager de resserrer les rênes, peut-être en réduisant leur salaire ou leur liste de choses à faire.

Mais bon, restez humains. Il nous arrive à tous de trébucher. Faites preuve d’un peu de grâce, mais veillez à ce qu’ils sachent qu’il y a des limites à ne pas franchir.

10. Soutenir vos employés

Déléguer, ce n’est pas seulement confier des tâches, c’est aussi donner à vos collaborateurs les moyens de gagner. Ils peuvent avoir besoin d’un petit coup de pouce sous la forme d’une formation supplémentaire ou de ressources dont ils ne disposent pas encore.

Oui, cela prendra une minute pour aligner ces ressources, mais cela en vaut la peine. C’est comme investir pour réussir du premier coup. Et pour les choses qu’ils feront encore et encore ? Cette formation va s’avérer très payante.

Posez-vous la question suivante : de quoi le membre de votre équipe a-t-il besoin pour accomplir son travail ? Ne les mettez pas en situation d’échec en les privant de l’essentiel.

Voici un aperçu de ce dont ils pourraient avoir besoin :

Ressources financières

S’il y a des choses à acheter pour la tâche, assurez-vous que vous avez l’argent nécessaire. Pas d’argent, pas de matériel, pas de progrès.

Ressources humaines

Les gens ont des talents différents. Si la personne que vous avez choisie ne possède pas toutes les compétences, avec qui peut-elle faire équipe ? N’oubliez pas que vous faites également partie de ce mélange. Peut-elle s’adresser à vous en cas de problème ?

Retour d’information constructif

C’est un point essentiel. Ils doivent savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Soyez là pour les guider. Et dites-leur qu’il n’y a rien de mal à demander une réunion pour échanger des idées. Cela dissipera le brouillard et leur permettra de mieux se concentrer.

11. Prendre le retour d’information au sérieux

Le retour d’information n’est pas à sens unique. Certes, vous guidez le membre de votre équipe tout au long du projet, mais une fois qu’il est terminé, inversez le scénario. Demandez-lui de vous dire comment vous auriez pu être meilleur.

Mais il se peut qu’ils gardent la fermeture éclair parce que, eh bien, c’est vous le patron.

Faites tomber ce mur. Posez des questions telles que :

• « Quelle est la chose que j’aurais pu faire différemment ? »
• « Est-ce que je t’ai donné ce dont tu avais besoin pour te clouer ? »
• « Que puis-je faire pour faciliter votre travail la prochaine fois ? »
• « Où ai-je laissé tomber la balle cette fois-ci ? »

Demander est la partie la plus facile. Vous devez prendre ce qu’ils disent et l’utiliser. Si vous ne le faites pas, ce que vous dites en réalité, c’est que leurs paroles ne sont que de l’air. Ce n’est pas bon.

Alors, quand ils vous donnent des conseils, montrez-leur que c’est important. Mettez-les en pratique et ils continueront à vous faire part de leurs commentaires. C’est ainsi que vous vous améliorerez tous ensemble.

12. Montrez votre reconnaissance

Vous avez confié un travail à quelqu’un. Maintenant, comment faire pour qu’elle soit motivée pour la mener à bien ? C’est une chose que beaucoup de dirigeants oublient de faire.

Parfois, une tape dans le dos suffit. Mais d’autres fois, il faut montrer patte blanche.

Le fait de dire « bon travail » signifie que vous regardez et que vous aimez ce que vous voyez. Cela place la barre très haut pour ce que vous recherchez. De plus, cela lui donnera envie d’entrer à nouveau dans le jeu avec vous par la suite.

Lors de vos rencontres régulières, mettez un point d’honneur à souligner leurs réussites, aussi petites soient-elles.

Le livre « The Progress Principle : Using Small Wins to Ignite Joy, Engagement, and Creativity at Work », écrit par Teresa Amabile^[2],, souligne l’importance de ces petites victoires pour maintenir les gens dans leur état d’esprit. Les gens travaillent mieux lorsqu’ils se sentent vus.

Mais il faut que la récompense soit à la hauteur de l’effort. Vous ne donneriez pas les clés d’une voiture de luxe pour une simple faveur, n’est-ce pas ? De même, n’attendez pas d’un programmeur hors pair qu’il crée l’application de vos rêves pour presque rien.

Si vous vous demandez ce qui est juste, posez-leur la question. Qu’attendent-ils de tout cela ? Il se peut que vous ne soyez pas d’accord au début, et c’est très bien ainsi. Mais si vous voulez que les choses se passent bien, vous devrez trouver un juste milieu.

Réflexions finales

Déléguer, ce n’est pas seulement se débarrasser d’une partie de sa charge. Il s’agit de donner les rênes à votre équipe et de la voir rouler. C’est la façon d’alléger votre panier tout en formant une équipe capable de supporter la chaleur.

Bien sûr, lancer la balle à quelqu’un d’autre peut sembler être un acte de haute voltige au début. Mais ne vous inquiétez pas. Comme à vélo, les choses s’arrangent au fur et à mesure que vous pédalez.

Commencez en douceur. Essayez de confier quelques choix à votre équipe au cours des deux prochaines semaines. Observez comment cela se passe, modifiez votre approche et continuez.

Avant même de vous en rendre compte, vous déléguerez comme si c’était une seconde nature. Persévérez et vous verrez bientôt votre équipe et votre liste de tâches s’envoler.