L’expression « blocage du temps » est peut-être nouvelle pour vous, mais sans vous en rendre compte, vous avez été concerné par ce concept d’une manière ou d’une autre. Pensez à vos années d’école, vous souvenez-vous de ce tableau rempli de matières, de créneaux horaires et de pauses ? C’est là, mon ami, que vous avez découvert le blocage du temps – un emploi du temps bien ordonné qui vous dictait quand les cours de mathématiques, d’anglais ou de gymnastique devaient avoir lieu. Même les leçons de piano ou les entraînements de football après l’école étaient intégrés dans cette routine.

Le blocage du temps était la main invisible qui guidait votre journée, s’assurait que vous ne manquiez rien et vous permettait de vous concentrer sur une seule tâche à la fois. Aujourd’hui, vous avez grandi et personne ne vous fournit un emploi du temps préétabli. Mais maintenant, les rênes de votre temps sont entre vos mains.

Le blocage du temps est un outil puissant qui vous aide à reprendre le contrôle de votre emploi du temps et à vous concentrer sur ce qui compte vraiment. C’est une sorte d’arme secrète qui aligne votre temps (ce à quoi vous consacrez vos heures) sur vos objectifs (ce que vous voulez atteindre). Ainsi, vous vous concentrez toujours sur la bonne tâche au bon moment.

Dans ce guide, vous apprendrez à mettre en place un système de blocage du temps, afin d’augmenter votre productivité et de réduire le stress – plus besoin de se perdre dans une mer de tâches.

Qu’est-ce que le blocage du temps ?

L’origine du blocage du temps reste un mystère, mais nous savons que Benjamin Franklin en a été l’un des premiers adeptes^[1]. Franklin avait le don de planifier sa journée à l’heure près, en prévoyant du temps pour le repos, les tâches ménagères et, surtout, suffisamment de temps pour un travail approfondi. Même sa pause déjeuner n’était pas laissée au hasard, puisqu’il y consacrait deux heures entières.

Aujourd’hui, Elon Musk, le milliardaire à la tête de Tesla et SpaceX, a adopté cette méthode de productivité ancestrale. Musk est peut-être l’homme le plus occupé de la planète : il jongle avec une semaine de travail de 100 heures pour l’ensemble de ses entreprises, orchestre notre voyage vers Mars et parvient à déjeuner en cinq minutes seulement avant de se remettre au travail.

Malgré cela, Musk est un père de famille dévoué, qui passe jusqu’à quatre jours par semaine avec ses enfants. Il se réserve même du temps pour faire de l’exercice deux fois par semaine et s’adonne à ses loisirs personnels. Alors, comment fait-il pour gérer tout cela ?

Le secret réside dans son approche méthodique du blocage du temps. Dès que Musk ouvre les yeux à 7 heures du matin, sa journée est déjà structurée à la minute près. Il n’y a pas de place pour les distractions aléatoires ou le temps non programmé. Il utilise le blocage du temps pour répondre aux courriels en retard et assister aux réunions de travail.

Le blocage du temps est une stratégie de gestion du temps qui permet de planifier chaque partie de la journée. C’est comme si vous découpiez votre semaine en portions gérables, chacune étant consacrée à une tâche comme la vérification des courriels, le travail sur un projet ou une pause. Il s’agit de maîtriser votre journée et de comprendre réellement à quoi vous consacrez votre temps. En bloquant le temps, vous ne vous contentez pas de suivre le déroulement de la journée, vous la guidez activement.

Fonctionnement de la programmation par blocs

Le blocage du temps est comparable à l’organisation d’une armoire. Vous regroupez les vêtements similaires et leur attribuez un espace spécifique. Dans le cas du blocage du temps, vous regroupez les tâches similaires et leur attribuez un bloc de temps spécifique.

Voici les deux principes fondamentaux qui permettent de bloquer le temps :

1. Visualisez votre emploi du temps

La première étape consiste à créer une représentation visible de vos blocs de temps sur votre calendrier.

Cela vous permet de vous rappeler vos engagements et d’éviter que d’autres tâches ne s’insinuent dans ce bloc. Votre travail programmé devient un rendez-vous fixe avec vous-même qui ne peut pas être facilement interrompu ou reporté.

Par exemple, si vous avez prévu une plage horaire de 9 heures à 11 heures pour une recherche approfondie, veillez à ce qu’elle soit clairement indiquée sur votre calendrier. Considérez cela comme un rendez-vous fixe, au même titre qu’une visite chez le médecin ou qu’une réunion avec un client.

2. Regrouper les tâches similaires

Le deuxième principe fondamental du blocage du temps consiste à regrouper des tâches similaires en un seul bloc de temps.

La raison en est simple : les tâches de même nature ont tendance à utiliser le même type d’énergie cérébrale. En les regroupant, vous réduisez la charge cognitive liée au passage d’un type de tâche à l’autre.

Supposons que vous deviez répondre à plusieurs courriels et passer quelques appels téléphoniques. Au lieu d’intercaler ces tâches tout au long de la journée, regroupez-les en un seul bloc de temps. De cette façon, vous êtes en « mode communication » pendant ce bloc, ce qui permet à votre cerveau d’accomplir plus facilement les tâches de manière efficace.

Pour vous donner un exemple personnel, je réserve souvent du temps pour des séances de brainstorming. Pendant ces périodes, je m’assure de ne pas être interrompue par des réunions, des messages instantanés ou des demandes soudaines. Ce temps est clairement indiqué sur mon calendrier et mon équipe sait qu’il s’agit de mes « heures créatives ». C’est pendant ces périodes ininterrompues que je peux me plonger dans une réflexion approfondie et trouver mes meilleures idées.

En résumé, le blocage du temps consiste à se promettre de travailler sur des tâches spécifiques à un moment précis, et à honorer cette promesse. Il s’agit de reprendre le contrôle de son temps et de l’orienter vers un travail productif et utile.

Blocage du temps et boîte à rythme

Le blocage du temps et le timeboxing peuvent sembler similaires et être facilement confondus, mais il s’agit de stratégies distinctes. Décortiquons ces techniques :

Avec le blocage du temps, vous désignez un bloc de temps pour un groupe de tâches similaires. C’est comme si vous réserviez un bloc de temps dans votre journée pour des activités telles que répondre à des courriels, dialoguer avec des clients ou rédiger un article.

D’autre part, le timeboxing consiste à attribuer à chaque tâche des cases de temps individuelles, avec une heure de début et une heure de fin. Chaque tâche reçoit sa propre boîte, quelle que soit sa nature.

Imaginez, par exemple, que vous soyez chef de projet. Vous pouvez réserver une plage horaire de 14 heures à 16 heures pour les activités de planification du projet. Il peut s’agir de revoir les objectifs du projet, de fixer des échéances ou de coordonner les activités avec votre équipe. L’essentiel est que toutes ces activités relèvent de la « planification de projet ».

Mais si vous souhaitez utiliser le timeboxing, au lieu d’un bloc de deux heures pour la planification du projet, vous pouvez définir un timebox pour l’examen des objectifs du projet de 14 heures à 14 heures 30. Ensuite, vous pouvez programmer une autre plage horaire pour l’établissement des échéances du projet de 14h30 à 15h00, et ainsi de suite. Chaque tâche a sa propre case horaire, quelle que soit sa nature.

En fait, si le blocage du temps et le timeboxing aident tous deux à gérer son temps, ils le font de manière subtilement différente. Le blocage du temps consiste à regrouper des tâches connexes, tandis que le cantonnement du temps consiste à assigner un délai spécifique à chaque tâche individuelle.

Comprendre ces nuances peut vous aider à déterminer la meilleure approche pour votre travail et votre style de productivité.

Le blocage du temps convient-il à tout le monde ?

Le blocage du temps est un outil, pas une baguette magique universelle. Comme tout outil, son efficacité dépend de la manière dont il est utilisé et de l’endroit où il est utilisé.

Si votre journée de travail se résume à un défilé constant de réunions consécutives, le blocage du temps peut s’avérer difficile. En revanche, si vous vous retrouvez souvent face à un calendrier rempli d’heures libres, le blocage du temps pourrait vous permettre de mieux organiser votre journée de travail et d’être plus productif.

Alors, quand le blocage du temps est-il particulièrement utile ? Voici quelques situations où il peut être l’outil dont vous avez besoin :

• Le multitâche est votre mode par défaut: Si vous devez jongler avec plusieurs tâches à la fois, le blocage du temps peut vous aider à vous concentrer sur une seule tâche à la fois, réduisant ainsi l’inefficacité des changements constants de tâches.
• Les distractions vous font souvent dérailler : Si vous vous laissez souvent distraire par des courriels, des chats ou des demandes soudaines, la mise en place de blocs de temps dédiés peut vous aider à créer une bulle protectrice autour de votre objectif.
• Vous aspirez à un travail intentionnel: Si vous souhaitez aligner votre temps sur votre travail le plus important, le blocage du temps peut vous aider à vous assurer que vos priorités absolues reçoivent toujours l’attention qu’elles méritent.
• Vous ne savez pas où va votre temps: Si votre journée de travail se termine souvent par la question troublante « Qu’ai-je fait aujourd’hui ? », le blocage du temps peut vous donner une feuille de route claire de votre journée.
• Le surmenage est un combat permanent: Si vous avez du mal à faire la part des choses entre le travail et le repos, un emploi du temps structuré peut vous aider à ne pas vous surmener tous les jours.

Lorsque vous commencez à bloquer du temps, considérez chaque bloc comme une île tranquille dans la mer du chaos professionnel, un espace ininterrompu où vous pouvez vous plonger dans des projets importants et entrer dans un état de travail profond et productif.

Si le blocage du temps ne convient pas à tout le monde, il peut changer la donne pour ceux qui ont besoin de mieux maîtriser leur temps.

Comment commencer à bloquer votre emploi du temps

Vous trouverez ci-dessous un processus simple en 7 étapes qui vous permettra de commencer à bloquer du temps pour reprendre le contrôle de votre emploi du temps :

1. Identifier les points sur lesquels vous devez travailler

Commencez votre journée en déterminant ce qui doit retenir votre attention. Quelles sont les tâches que vous devez accomplir aujourd’hui ? Il peut s’agir de projets importants, de réunions d’équipe ou de petites tâches comme répondre à des courriels. Il se peut même que vous ayez des courses personnelles à faire ou des passe-temps à intégrer dans votre journée.

Prenez le temps de les noter. Vous aurez ainsi une idée précise de vos tâches pour la journée et pourrez bloquer efficacement votre temps.

L’essentiel est d’être réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir en une journée. Si votre liste semble trop longue, donnez la priorité aux tâches qui correspondent le mieux à vos objectifs professionnels et à vos aspirations personnelles. Le blocage du temps consiste à travailler de manière ciblée et intentionnelle, et non à essayer d’en faire plus dans un emploi du temps déjà surchargé.

2. Déterminez vos heures de gloire – le moment où vous êtes le plus productif

L’identification de vos heures de travail – les moments où vous êtes le plus énergique et le plus concentré – peut vous permettre de mieux bloquer votre temps.

Êtes-vous une personne matinale qui se précipite sur le terrain ou un oiseau de nuit qui réfléchit mieux à la fin de la journée ? Identifier les moments où vous êtes le plus alerte et le plus créatif vous permettra d’adapter vos tâches les plus exigeantes à ces périodes de grande énergie et de concentration.

Je travaille à domicile et ma journée est rythmée par les mêmes flux et reflux que beaucoup d’entre vous. J’ai remarqué que mon cerveau semble déborder d’énergie lorsque mes enfants sont à l’école. Je profite donc de ces heures sans enfants pour m’attaquer aux tâches qui exigent le plus de force mentale, comme l’élaboration de stratégies ou le remue-méninges pour trouver de nouvelles idées commerciales.

En faisant coïncider vos tâches les plus difficiles avec vos heures de pointe, vous tirez le meilleur parti de vos rythmes biologiques. Il s’agit d’une simple modification qui peut avoir un impact considérable sur votre productivité. L’astuce consiste à observer vos propres schémas et à travailler avec eux, et non contre eux.

3. Réunions de groupe si possible

Nous savons tous à quel point les réunions peuvent grignoter notre journée et nous laisser peu de temps pour d’autres tâches. Mais voici une astuce simple : essayez de regrouper vos réunions lorsque c’est possible.

Par exemple, au lieu d’organiser une réunion à 10 heures, une autre à 14 heures et une autre encore à 16 heures, essayez de les regrouper. Vous pouvez également programmer toutes vos réunions le matin ou l’après-midi. Cela laisse de plus grandes plages de temps ininterrompues pour un travail approfondi et ciblé.

Lorsque vos réunions sont dispersées tout au long de la journée, elles peuvent fragmenter votre attention et vous empêcher de vous plonger dans des tâches complexes nécessitant une grande concentration. En regroupant vos réunions, vous minimisez ces interruptions et créez des plages de temps plus importantes pour les tâches qui requièrent toute votre attention.

Ainsi, la prochaine fois que vous serez invité à une réunion, réfléchissez à la possibilité de la déplacer pour l’aligner sur vos autres réunions.

4. Bloquer du temps même pour des activités non professionnelles

La vie ne se résume pas au travail. Nous avons tous d’autres choses qui comptent : passer du temps avec nos enfants, promener nos chiens, lire un bon livre ou faire de l’exercice. Ce sont ces moments qui rendent la vie riche et satisfaisante. Et oui, ils méritent aussi un bloc de temps dans votre emploi du temps.

Si vous n’avez pas l’intention de consacrer du temps à ces activités, elles n’auront tout simplement pas lieu. Nous savons tous combien il est facile de se laisser prendre par l’agitation de la journée, en se promettant de faire ces choses « quand nous aurons le temps ». Mais ce temps arrive rarement, à moins que nous ne le fassions.

Ainsi, lorsque vous créez vos blocs de temps, n’oubliez pas d’y inclure les choses que vous aimez ou que vous voulez faire. La vie n’est pas une course pour accomplir le plus de travail possible. Il s’agit de vivre en équilibre, et le fait de bloquer du temps peut vous aider à atteindre cet objectif.

5. Temps d’arrêt du bloc horaire

Travail. Famille. Loisirs. Nous les avons tous bloqués. Mais il y a une autre chose qui est cruciale pour votre bien-être et votre productivité, et c’est le temps de repos.

Les temps morts sont les moments où l’on ne travaille pas, où l’on ne fait pas de tâches ménagères, où l’on ne s’entraîne pas, mais où l’on se repose simplement. C’est le moment où vous n’essayez pas activement d’accomplir quoi que ce soit, mais où vous vous contentez d’être. Il est aussi important que n’importe quelle tâche de votre liste de choses à faire, peut-être même plus.

Considérez les temps d’arrêt comme une pause au milieu de votre vie trépidante. Ce sont les moments où votre corps se régénère et où votre esprit retrouve son calme. C’est le moment où vous ne faites rien exprès – et c’est bien ainsi, car vous vous ressourcez.

Vous êtes un être humain, pas une machine. Votre énergie n’est pas illimitée. Si vous continuez à pousser sans vous reposer suffisamment, vous finirez par vous épuiser. Et lorsque l’épuisement survient, tout en pâtit : votre travail, vos relations, votre santé.

Pour éviter cela, prévoyez des pauses régulières tout au long de la journée. Réservez une heure pour vous détendre après un projet épuisant. Prévoyez une soirée tranquille après une semaine mouvementée. Assurez-vous d’avoir au moins un jour par semaine où vous n’êtes pas en train de courir après des échéances ou des objectifs.

En fait, considérez les temps d’arrêt comme un rendez-vous non négociable avec vous-même. C’est un investissement dans votre productivité et votre bien-être futurs.

6. Planifiez vos blocs de concentration

Une fois vos tâches et activités identifiées, vos heures de travail reconnues et vos réunions regroupées, il est temps de rassembler le tout et de programmer vos blocs de temps. C’est ce que j’appelle les « blocs de concentration » dans le système Time Flow. C’est le moment où vous prenez les rênes de votre journée et commencez à la diriger avec détermination.

Jetez un coup d’œil à votre calendrier. Visualisez votre journée, segment par segment, et commencez à attribuer des tâches à des créneaux horaires. Consacrez des blocs de temps spécifiques à des tâches individuelles ou à des groupes de tâches similaires. Par exemple, attribuez un bloc à la planification stratégique, un autre aux appels des clients, et peut-être un autre aux tâches administratives comme le courrier électronique.

Une chose à noter : vos blocs ne doivent pas nécessairement être rigides et durer une heure. Adaptez-les à vos tâches et à votre rythme personnel. Certaines tâches peuvent ne nécessiter que 15 minutes, d’autres une heure ou deux. Le plus important, c’est qu’elles s’alignent sur vos objectifs(les étoiles du Nord, comme je le mentionne dans le système de gestion du temps).

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du système Time Flow, cliquez ici : Le système Time Flow : Prenez le contrôle de votre temps et de vos objectifs

7. Examinez et adaptez votre emploi du temps en fonction des besoins

Votre vie n’est pas une usine et votre emploi du temps n’est pas un tapis roulant. Il n’est pas rigide et ne doit pas l’être.

Votre emploi du temps est un outil qui doit vous servir, et non vous enfermer. N’hésitez donc pas à l’adapter si nécessaire.

Par exemple, vous pouvez constater que certaines tâches prennent plus de temps que prévu. Ce n’est pas grave. Prolongez ce bloc de temps.

Ou peut-être avez-vous consacré trop de temps à une tâche qui n’en nécessitait pas. Ce n’est pas grave non plus. Raccourcissez-la et utilisez le temps supplémentaire pour autre chose.

Et bien sûr, la vie arrive. Votre enfant peut tomber malade, votre voiture peut tomber en panne ou vos amis peuvent vous faire la surprise d’une visite. Ce ne sont pas des obstacles à votre emploi du temps, ils font partie de la vie. Et votre emploi du temps doit pouvoir s’adapter à la vie, dans toute sa gloire imprévisible.

Voici une règle simple : considérez votre emploi du temps comme une ligne directrice et non comme une loi. Il doit fournir une structure, pas une rigidité. Ne vous punissez pas si vous ne le respectez pas parfaitement.

Faire preuve de souplesse. Adaptez-vous. Après tout, l’objectif n’est pas de suivre un emploi du temps parfait. L’objectif est de mener une vie productive, équilibrée et épanouissante.

Résultat final

L’objectif principal du blocage du temps n’est pas seulement la productivité, c’est l’intentionnalité. Il s’agit de s’assurer que la façon dont nous passons notre temps reflète ce qui nous tient le plus à cœur. La vie est trop courte pour la passer à se sentir constamment débordé et en retard. Grâce au blocage du temps, vous pouvez récupérer votre temps, vous concentrer sur ce qui compte et vivre votre vie comme vous l’entendez.

Le blocage du temps ne consiste pas à remplir chaque minute de votre journée avec des tâches. Il s’agit de créer une structure réfléchie et flexible pour votre journée, qui vous aide à vous concentrer, stimule votre productivité et vous donne une vision claire de l’utilisation de votre temps.