Il n’y a pas que vous : Nous sommes tous plus occupés qu’avant. Aujourd’hui, il semble impossible d’accomplir une tâche dans un délai raisonnable.

Que vous soyez une mère qui travaille, un étudiant ou le propriétaire d’une petite entreprise, la gestion de votre temps peut s’avérer difficile. Entre les cours, les réunions, les rendez-vous chez le médecin et les activités extrascolaires des enfants, comment trouver le temps de faire de l’exercice ou, surtout, de s’amuser ?

Nous disposons tous de 24 heures par jour. Alors, comment certaines personnes parviennent-elles à s’acquitter de leurs tâches sans difficulté alors que le reste d’entre nous n’y parvient pas ? Elles ont appris à être à la fois efficaces et économes en temps.

Qu’est-ce que cela signifie d’être efficace en termes de temps ?

Merriam-Webster définit le terme « efficace » comme « capable de produire les résultats souhaités avec peu ou pas de perte (de temps ou de matériel) »^[1] Mais qu’est-ce que cela signifie d’être réellement efficace dans la façon dont vous passez vos journées ?

Être efficace en termes de temps signifie négocier les circonstances de chaque jour tout en s’assurant de disposer de suffisamment de temps pour les éléments non négociables tels que le sommeil et les soins personnels. L’efficacité ne consiste pas toujours à s’asseoir à son bureau le matin, à réduire sa liste de tâches et à quitter le bureau à 17 heures. L’efficacité consiste à faire de son mieux, en dépit des facteurs internes et externes, en laissant suffisamment de temps pour prendre soin de soi.

Je commence mes journées de travail en rédigeant mes livrables. Cependant, il m’arrive inévitablement d’être pris dans une réunion inattendue ou d’être appelé par un investisseur. Oui, je pourrais rester éveillé toute la nuit pour faire le travail nécessaire afin de respecter mes échéances, mais si je le faisais, je serais trop fatigué le lendemain pour faire quoi que ce soit. C’est de l’efficacité, pas de l’efficience.

Pour être efficace, je peux répartir le travail avec un collègue ou effectuer la moitié du travail et demander un délai supplémentaire.

Lorsque vous jonglez entre votre travail, votre rôle de parent et votre vie sociale, vous devez continuellement optimiser vos journées et vous responsabiliser. Mais, bien sûr, vous devez aussi être efficace.

Efficacité et efficience

En d’autres termes, être efficace, c’est obtenir un résultat spécifique ; être efficient, c’est obtenir ce résultat sans perdre de temps ni d’efforts. En théorie, il faut gagner du temps pour être efficace, mais ce n’est pas toujours le cas.

Voici comment les choses se passent : Vous avez une tâche à accomplir qui devrait vous prendre une heure. Mais entre les distractions telles qu’Internet et les bavardages au bureau, cette tâche vous prend finalement quatre heures. Vous avez atteint votre objectif final, vous avez donc été efficace, mais vous n’avez pas été efficient car la tâche a pris beaucoup plus de temps qu’elle n’aurait dû.

Si vous avez un emploi qui vous permet de garder un toit au-dessus de votre tête et de la nourriture sur votre table, cela signifie que vous êtes suffisamment efficace au travail pour recevoir un salaire mensuel. Cependant, votre salaire ne reflète probablement pas le temps que vous passez sur les médias sociaux à chaque période de paie.

Les entrepreneurs et les indépendants font exception à cette règle. Pour gagner plus d’argent, les propriétaires d’entreprise doivent être à la fois efficaces et efficients.

6 façons de gagner du temps

L’efficacité est un sous-produit de l’efficience. Bien que l’on puisse affirmer que la plupart des entrepreneurs sont efficaces, il s’agit d’une compétence qui demande de la pratique.

Même si vous n’essayez pas de gérer une entreprise rentable, vous pouvez tirer profit d’un fonctionnement similaire à celui des chefs d’entreprise prospères.

1. Fixer des objectifs mesurables

Bien que chaque entrepreneur ait sa propre méthode, les experts en productivité suggèrent de fixer des objectifs SMART. Les objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels favorisent à la fois l’efficience et l’efficacité – non seulement ils peuvent être atteints de manière réaliste, mais les progrès réalisés peuvent être vérifiés quantitativement^[2].

La vidéo suivante vous permettra d’en savoir plus sur les objectifs SMART :

Supposons que vous souhaitiez gagner 100 000 dollars par trimestre. Vous pourriez fixer des étapes hebdomadaires de 8 000 $, ce qui rendrait l’objectif plus gérable et vous donnerait une marge de manœuvre au cas où vous n’atteindriez pas votre objectif une semaine donnée.

La fixation d’objectifs vous aide à gagner du temps car elle concentre votre énergie sur ce que vous voulez. Cela vous permet d’améliorer votre capacité à atteindre ces objectifs.

2. Communiquer selon vos conditions

Qu’il s’agisse de la planification des repas ou du développement de produits, la plupart des projets nécessitent une équipe. Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez actualiser votre messagerie électronique toutes les cinq minutes pour obtenir des mises à jour. Les professionnels perdent en moyenne 21 minutes par jour à consulter leur boîte de réception^[3]. Sur quatre semaines de travail, cela représente près de 7 heures par mois que vous pourriez récupérer.

Les entrepreneurs, en particulier, doivent être prudents avec le courrier électronique. Les messages destinés aux investisseurs peuvent mériter une réponse rapide, par exemple. Mais la rapidité avec laquelle vous lisez le courriel de bienvenue d’un employé dont vous avez été mis en copie a-t-elle une quelconque importance ?

Si un employé a besoin de quelque chose immédiatement, demandez-lui de vous appeler ou de passer à votre bureau. Fixez un moment et consacrez une ou deux heures par semaine à passer au peigne fin votre boîte de réception afin de vous assurer que vous ne manquez rien de crucial.

3. Défaut de confiance

Même si vous ne travaillez pas en équipe, vous dépendez toujours des autres. Lorsque ma femme et moi avons ajouté une buanderie à l’étage de notre maison, j’ai dû faire confiance aux entrepreneurs pour qu’ils fassent leur travail. J’ai dû faire confiance à ma femme pour répondre à toutes les questions « Où veux-tu qu’elle soit ?

Si je n’avais pas opté pour la confiance, j’aurais ralenti le projet, voire l’aurais complètement abandonné.

Apprenez à faire confiance aux autres comme vous le feriez à votre partenaire romantique. Soyez clair sur vos intentions. Veillez à ce que vos actes correspondent à vos paroles et supposez que les autres en font autant.

Soyez sincère dans votre communication. Plus important encore, acceptez que les autres soient des individus uniques. Tout le monde ne travaille pas ou ne communique pas de la même manière, et c’est normal.

4. Faire des pauses régulières

Plus vous passez de temps sur un projet, plus vous le réalisez rapidement, n’est-ce pas ? Ce n’est pas forcément le cas.

La recherche suggère que les travailleurs les plus productifs et les plus efficaces en termes de temps sont ceux qui prennent le plus de pauses. Une étude du Draugiem Group a montré que le rythme de travail idéal est en fait de 52 minutes suivies d’une pause de 17 minutes^[4]. Bien que l’étude n’ait pas porté sur d’autres types de travail, il y a fort à parier que les pauses favorisent l’efficacité dans tous les domaines.

Réglez un minuteur pour vous rappeler de faire une pause toutes les heures. Si des intervalles plus courts sont plus appropriés à votre tâche, essayez la technique Pomodoro. Travaillez pendant 25 minutes, puis faites autre chose pendant les cinq minutes suivantes^[5]. Non seulement vous en ferez plus, mais vous serez aussi moins stressé.

5. Utilisez vos ressources

Il n’y a pas longtemps, j’ai dû abattre quelques arbres dans mon jardin pour protéger ma maison. J’aurais pu sortir la scie à archet et passer l’heure suivante à trancher lentement le tronc, mais je ne l’ai pas fait, car j’avais une tronçonneuse dans le garage. Une fois que je l’ai allumée, le travail sur l’arbre a pris environ dix minutes, ce qui m’a laissé du temps pour d’autres tâches.

Adoptez la même approche au travail. Si vous devez transférer des informations entre plusieurs fenêtres de navigation sur votre ordinateur, vous pourriez constamment cliquer sur plusieurs onglets. Vous pouvez aussi brancher le moniteur de secours qui se trouve dans la réserve, ce qui vous permettra de travailler plus rapidement et de commettre moins d’erreurs.

6. Savoir dire non

Les petits projets ont la fâcheuse habitude de se transformer en projets plus importants. Si tout ce que vous avez décidé de faire est de tondre votre jardin, tenez-vous en à cela. Ne vous dites pas (ou ne laissez pas quelqu’un vous dire) que vous devez aussi tailler les buissons et arracher les mauvaises herbes.

Faites ce que vous voulez et passez à autre chose. C’est cela être efficace et gagner du temps.

Et s’il s’agit d’un projet professionnel ? Vous ne pouvez peut-être pas dire « non » directement à votre patron, mais vous pouvez lui proposer d’autres solutions. Si vous craignez qu’une tâche soit une perte de temps, proposez une autre idée.

Si vous n’avez vraiment pas de temps à consacrer à votre agenda, demandez-lui de vous aider à classer vos projets par ordre de priorité. Si vous y parvenez, votre patron vous remerciera peut-être d’avoir fait gagner du temps à l’entreprise.

Une bonne compréhension de la gestion du temps est essentielle pour savoir quand dire « non » et quand un investissement en temps peut s’avérer judicieux.

Apprenez-en plus sur l’art de dire non grâce à cet article.

Résultat final

La planification est essentielle. Que vous soyez entrepreneur comme moi ou parent au foyer, vous avez un travail à faire. Le travail lui-même peut être différent, mais la valeur de l’efficacité et de l’efficience du temps ne l’est pas. Si vous voulez réussir – et avoir du temps pour vous – réfléchissez avant de passer votre journée à broyer du noir.

Travailler avec sagesse vaut mieux que travailler dur. Apprendre à faire confiance aux autres est plus important que de voir le résultat ressembler exactement à ce que l’on avait en tête. L’efficience et l’efficacité peuvent différer, mais elles se résument toutes deux à deux choses : avoir un plan et pivoter si nécessaire.

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