Si vous aimez faire les choses sur un Mac, (et je veux dire cela d’une manière GTD) il y a deux applications Mac qui ont prévalu pour la plupart des utilisateurs au cours des dernières années ; OmniFocus par The Omni Group et Things par Cultured Code.

Les choses sont restées sur la touche ces deux dernières années en raison de l’absence d’une bonne synchronisation dans le nuage, c’est-à-dire une synchronisation qui ne nécessite pas que vous soyez près de votre Mac ou sur le même réseau, qui se produit tout au long de la journée pendant que vous vérifiez des choses et qui maintient la synchronisation des applications Mac, iPad et iPhone. OmniFocus propose depuis un certain temps une synchronisation fiable via WebDAV, puis avec le nouveau serveur Omni Sync. Mais avec la sortie de Things Cloud puis de Things 2.0, Cultured Code a prouvé que Things n’était pas mort. Mais comment Things 2.0 s’en sort-il face à l’une des meilleures et des plus puissantes applications de productivité sur Mac, même avec toutes ses nouvelles fonctionnalités ? Jetons un coup d’œil.

Structure

Nous allons examiner chaque application séparément. Il n’y a pas de notation ou quoi que ce soit d’autre. Cela vient de mon expérience d’utilisation des deux applications pendant une longue période.

OmniFocus

OmniFocus pour Mac du groupe Omni n’est plus qu’à 39,99 $ et peut être obtenu via le Mac App Store ou l’Omni Store. L’application iPhone est à 19,99 $ et l’application iPad à 19,99$.

Facilité d’utilisation

OmniFocus n’est pas nécessairement l’application la plus facile à utiliser, surtout au début. Cela est dû en grande partie à ses nombreuses fonctionnalités et aux possibilités de personnalisation qu’elle offre. Une fois que l’on a surmonté une petite courbe d’apprentissage (il existe de nombreuses ressources excellentes pour cela), on peut créer de nouvelles tâches, définir des projets, créer des perspectives puissantes et découper facilement ses données. Cela vaut la peine de s’y plonger pour bénéficier de cette fonctionnalité supplémentaire.

L’application iPad est peut-être la plus simple de toutes les applications à la première utilisation, mais ne vous laissez pas tromper. Vous pouvez pratiquement faire tout ce que l’application Mac peut offrir, à l’exception de la création de perspectives. En fait, de nombreuses fonctions de l’application iPad, en particulier la révision de vos projets, sont très faciles à utiliser grâce aux fameux modes Révision et Prévision d’Omni.

Caractéristiques

Si vous avez besoin d’une application de productivité personnelle de qualité professionnelle, OmniFocus a les caractéristiques qu’il vous faut. Voici quelques-unes des fonctionnalités offertes par OmniFocus :

• Ajoutez rapidement à votre « boîte de réception » d’un simple toucher sur l’iPad ou l’iPhone et grâce à un astucieux raccourci clavier modifiable par l’utilisateur sur le Mac.
• Les actions peuvent avoir un nom, un projet, un contexte, une date d’échéance et de début, une estimation du temps, être marquées (activées ou désactivées) et même un champ de notes où vous pouvez stocker des liens et de nombreux autres éléments multimédias tels que des documents, des sons, etc.
• Serveur Omni Sync gratuit que vous pouvez utiliser pour synchroniser plusieurs Macs, iPhones et iPads (synchronisation actuelle de trois Macs, d’un iPhone et d’un iPad).
• Des fonctions de sauvegarde intelligentes pour ne pas perdre vos données ou pour faire une sauvegarde de votre « bibliothèque » de tâches et de projets afin de pouvoir recommencer.
• L’iPhone permet d’intégrer Siri en l’ajoutant à votre liste de rappels par défaut ou à une liste OmniFocus.
• Possibilité de définir une hiérarchie de dossiers, de projets et de groupes de tâches (vous pouvez même avoir des groupes de groupes si vous voulez devenir vraiment fou).
• La puissante fonction Perspective vous permet de créer différentes « vues » de vos données en fonction de l’attention portée à un groupe spécifique de projets ou de contextes. Il n’est pas possible de créer des perspectives sur iOS et seules les perspectives basées sur le contexte sont disponibles à ce jour.

• Une API AppleScript complète qui vous permet de faire pratiquement tout ce que vous pouvez faire via l’application.
• La création de contexte basé sur la localisation via les applications iPad ou iPhone vous permet de verrouiller une position GPS, un paramètre de recherche, une adresse de contact, ainsi qu’une notification lorsque vous arrivez ou lorsque vous partez.

• Le mode révision vous permet de garder le contrôle de vos projets et de vos échéances. Vous pouvez paramétrer votre projet pour qu’il soit révisé à tout moment, par exemple chaque semaine, chaque mois, chaque année, etc.

• Statut du projet : actif, en attente, terminé ou annulé.
• Les fonctions de répétition en profondeur de Répéter tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, etc., recommencer après un certain temps, ou même faire en sorte que quelque chose arrive à échéance après un certain temps.
• Une communauté extrêmement geek et fan-boy de personnes qui aiment l’OmniFocus (c’est une caractéristique, n’est-ce pas ?).
• Excellente communication et assistance de la part des développeurs et des « Ninjas de l’assistance ».

OmniFocus est un véritable concentré de fonctionnalités. Elle propose pratiquement toutes les fonctionnalités que vous pouvez souhaiter dans une application de productivité pour Mac et iOS.

Cons

J’adore OmniFocus mais il y a quelques problèmes :

• La synchronisation est beaucoup trop lente, surtout lorsque la base de données et les pièces jointes sont volumineuses. Vous pouvez reconstruire votre base de données, mais la synchronisation reste lente.
• Il n’est pas facile à utiliser et pourrait être surchargé de fonctions. OF est un outil formidable, mais il peut s’avérer extrêmement compliqué pour un nouvel utilisateur.
• Le design a besoin d’être retravaillé. Vous pouvez personnaliser l’application Mac à votre guise, mais le design est généralement fade et ennuyeux.
• Seules les perspectives contextuelles sont disponibles sur l’iPad. De plus, vous devez disposer d’un Mac pour créer des perspectives.

OmniFocus est sans aucun doute l’un des piliers des applications de productivité Mac et il est le préféré de beaucoup, mais voyons ce que Things 2.0 a à offrir à l’utilisateur et s’il peut l’emporter sur OmniFocus.

Les choses

Things for Mac de Cultured Code est disponible au prix de 49,99 $ sur le Mac App Store. Vous pouvez également acheter la version iPad pour 19,99 $ ou la version iPhone pour 9,99 $.

La version 2.0 de Things a été publiée et la disponibilité de Things Cloud a commencé le 9 août 2012.

Facilité d’utilisation

Things est une application délicieusement facile et belle à utiliser. La mise en page et le design vous invitent à commencer à ajouter des tâches, des étiquettes, des dates d’échéance et à assigner ces tâches à des projets. L’ajout de tâches est simple sur toutes les versions de l’application : il suffit de cliquer ou d’appuyer sur le bouton de la nouvelle tâche. L’attribution de dates d’échéance et de balises à une tâche est tout aussi simple. Une fois que vous avez ajouté une nouvelle tâche, vous pouvez remplir les informations et la tâche est prête à être exécutée.

Things propose également un moyen simple d’ajouter un projet en cliquant ou en appuyant sur le bouton « Nouveau projet ». Les projets peuvent avoir une seule liste de tâches avec des dates d’échéance distinctes ou une date d’échéance globale pour le projet. Les tags dans Things facilitent l’attribution de différentes catégories et « contextes » à vos tâches. Vous pouvez également en attribuer plusieurs par tâche, ce qui constitue une touche agréable et puissante.

Things stocke également vos tâches terminées dans le journal de bord, une liste chronologique de ce que vous avez accompli.

Caractéristiques

Things n’est pas aussi riche en fonctionnalités qu’OmniFocus, mais celles qu’il propose sont bien pensées et utiles.

• Ajout rapide de tâches en appuyant sur le nouveau bouton Tâches sur Mac et iOS, ou en utilisant la combinaison de touches du clavier pour l’ajout rapide sur Mac.
• Les tâches peuvent être ajoutées avec un nom, une date d’échéance, des étiquettes, des notes et peuvent être répétées.
• Les projets peuvent être ajoutés avec un nom, une date d’échéance, des étiquettes et des notes.
• Les balises vous permettent d’étiqueter vos tâches et vos projets de différentes manières afin de visualiser vos données sous différentes perspectives. Permet de sélectionner plusieurs balises sur Mac, mais une seule sur iOS.

• Les projets peuvent être associés à plusieurs tâches et avoir leurs propres dates d’échéance.
• Les vues Focus vous offrent une vue Aujourd’hui, Prochaines actions, Programmées, Un jour et Projets. Vous pouvez visualiser les tâches qui sont dues ou planifiées pour un jour donné, ainsi que les tâches que vous souhaiteriez effectuer plus tard grâce à la vue Someday.
• Les domaines d’activité sont un moyen de séparer les projets et les tâches par domaine de votre vie, ou simplement par sujet. Il s’agit en fait d’une autre unité d’organisation que les projets.
• Daily Review sur Mac et iOS vous donne une liste pratique des tâches qui ont été planifiées pour démarrer le jour même. Vous pouvez alors les assigner à faire aujourd’hui ou les reporter à demain.

• Synchronisation extrêmement rapide et fiable via Things Cloud. C’est également gratuit.
• Possibilité de ne voir qu’un certain nombre de tâches pour un projet dans votre liste suivante pour vous aider à rester concentré.

• Fonctions approfondies de programmation et de répétition. Vous pouvez programmer des répétitions quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, bihebdomadaires, annuelles ou combinées.
• Excellente nouvelle vue du calendrier déroulant pour l’ajout d’une date d’échéance.

Cons

Les choses sont tellement belles que je ne veux pas en dire du mal, mais il y a des problèmes flagrants.

• Expérience incohérente d’une plateforme à l’autre. Le tri par étiquettes multiples est possible sur Mac mais pas sur iOS. L’ajout d’un contact à une tâche est possible sur Mac mais pas sur iOS. Il n’est pas possible d’ajouter des tâches répétitives à un projet sur iOS, ni de convertir facilement une tâche en projet.
• L’ajout de projets à une nouvelle tâche peut s’avérer difficile lorsque vous avez beaucoup de projets, en raison de l’absence d’autocomplétion intelligente dans le champ du projet. Vous devez choisir dans une liste.
• Ne peut voir que les tâches ou les projets d’un domaine, et non les tâches assignées à un projet.
• Lorsque l’on a plusieurs projets (25 ou plus), la rubrique Projets actifs commence à s’encombrer. Les zones sont utiles, mais les dossiers seraient plus appropriés.
• Manque de communication entre Cultured Code et ses clients.

Conclusion

Commençons par le commencement. Things 2.0 et OmniFocus sont deux applications formidables qui aident les gens à accomplir des tâches quotidiennes, même au moment où vous lisez ces lignes. Things a pris du retard au cours des deux dernières années et, avec l’ajout de l’excellent Cloud Sync et du nouveau Daily Review, elle a commencé à combler le fossé en termes de fonctionnalités, mais elle est toujours derrière OmniFocus.

Certes, OmniFocus est une application très compliquée et parfois difficile à utiliser, mais elle possède toutes les fonctionnalités de Things (à l’exception de quelques détails d’implémentation) et elle est constamment mise à jour, ce qui est une caractéristique essentielle en soi. Things 2.0 est déjà une bonne chose, mais The Omni Group travaille sur OmniFocus 2.0 qui ajoutera certainement de nouvelles fonctionnalités pour lesquelles Culture Code sera une fois de plus en retard.

Alors, le gagnant ?

Bien que je recommande Things aux utilisateurs  » novices  » de GTD et de productivité, il serait absurde de recommander un produit sur la base de sa facilité d’utilisation et de son attrait. Things est certes beau, léger et pétillant à utiliser, mais une fois qu’un nouvel utilisateur a passé la phase initiale d’accoutumance à OmniFocus, il trouvera ces fonctionnalités supplémentaires extrêmement utiles et finira par les intégrer à son flux de travail.

Je recommande vivement de prendre le temps et l’énergie d’apprendre quelque chose d’un peu plus compliqué qui sera utile dans plus de situations et pendant plus longtemps. Malgré les améliorations apportées à Things 2.0, OmniFocus reste le choix idéal si vous voulez être le roi de votre productivité.