Chez Lifehack, nous nous efforçons d’accélérer et d’améliorer les choses. Et l’un des moyens de faire les choses plus vite et mieux est d’avoir un système de productivité personnel solide que vous utilisez au quotidien.

Ce système peut être à peu près n’importe quoi qui vous aide à surmonter votre montagne de projets ou de tâches et à vous rapprocher de vos objectifs dans la vie. Qu’il s’agisse de papier ou de pixels, cela n’a pas vraiment d’importance. Mais puisque vous lisez Lifehack, je dois supposer que les pixels et les appareils technologiques constituent une part importante de votre flux de travail.

« Système de productivité personnelle » défini

Un système de productivité personnelle (du moins la définition utilisée dans cet article) est un ensemble de flux de travail et d’outils qui permettent à un individu d’accomplir son travail de manière optimale.

Les flux de travail peuvent être la manière dont vous importez et traitez vos photos depuis votre appareil photo, la manière dont vous écrivez et créez des articles de blog, la manière dont vous déployez un code compilé sur un serveur, etc.

Les outils sont des éléments tels que les planificateurs, les gestionnaires de tâches, les calendriers, les environnements de développement, les applications, etc.

Quand l’automatisation est mauvaise

Vous pensez peut-être que plus nous automatisons nos systèmes, plus nous accomplissons de choses. C’est généralement le cas, mais il y a un très gros problème lorsqu’il s’agit d’automatiser quoi que ce soit.

L’automatisation est une mauvaise chose pour votre système de productivité personnelle lorsque vous ne comprenez pas intrinsèquement le processus de quelque chose.

Prenons l’exemple du paiement des factures. Cela peut paraître évident, mais si vous n’arrivez pas à respecter un budget mensuel et que vous avez du mal à trouver l’argent pour payer à temps, automatiser le paiement de vos factures chaque mois est totalement inutile et peut s’avérer dangereux pour vos finances personnelles.

Un autre exemple est l’utilisation d’un outil de productivité pour vous « dire » quelles sont les tâches importantes et ce qu’il faut faire ensuite. Si vous n’avez pas pris le recul nécessaire pour déterminer comment vos systèmes de productivité doivent fonctionner ensemble, ce type d’automatisation vous empêchera probablement d’accomplir vos tâches.

Dans votre système de productivité personnelle, vous ne pouvez automatiser que ce que vous avez géré depuis un certain temps. Si vous essayez d’automatiser des choses qui ne sont pas déjà bien gérées, vous aurez probablement l’impression de perdre un peu le contrôle et de vous sentir dépassé.

Il ne faut pas oublier non plus que certaines choses doivent toujours être faites par soi-même, comme répondre aux courriels importants et communiquer avec les autres. L’automatisation de ces tâches peut montrer à vos collègues que vous ne vous souciez pas suffisamment de communiquer vous-même.

Quand l’automatisation est une bonne chose

D’autre part, l’automatisation est une excellente chose pour votre système de productivité personnelle lorsque vous comprenez le processus de quelque chose et que vous pouvez ensuite exécuter automatiquement les étapes. Lorsque vous savez comment gérer quelque chose efficacement et que vous comprenez le processus étape par étape d’une partie de votre système, c’est probablement le bon moment pour l’automatiser.

J’ai mis en place plusieurs flux de travail au cours de l’année écoulée, qui m’épargnent une partie du travail « abrutissant », ce qui me permet d’être plus créatif et de ne pas avoir à me préoccuper des détails de quelque chose.

Sur mon Mac, j’utilise une combinaison de flux de travail Automator, de snippets TextExpander et maintenant de raccourcis Keyboard Maestro pour faire des choses comme retoucher automatiquement les photos importées de mon iPhone 4S ou ouvrir toutes les applications et sites web nécessaires pour une réunion hebdomadaire au premier plan de mon bureau en tapant quelques touches. Une fois que vous vous êtes ouvert à l’automatisation de quelques-uns de vos processus, vous commencez à voir d’autres éléments de votre système qui peuvent bénéficier de l’automatisation.

Encore une fois, rien de tout cela ne fonctionne si vous ne comprenez pas vos processus et si vous ne savez pas quels outils vous pouvez utiliser pour les réaliser automatiquement.

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Les trois étapes pour déterminer si une activité est « mûre » pour l’automatisation

Si votre flux de travail passe ces trois étapes, alors automatisez-le :

1. Vous pouvez effectuer ce processus en dormant et il ne requiert pas toute votre attention, voire aucune. Il peut être (et a été) géré sous une forme ou une autre avant d’être automatisé.
2. Le processus prend du temps.
3. Le processus ne nécessite pas de « finesse humaine » (c’est-à-dire communiquer et répondre à quelque chose personnellement).

L’automatisation de vos systèmes de productivité personnelle peut s’avérer bénéfique à long terme si vous êtes prudent et attentif à ce que vous faites. Vous devez d’abord comprendre les processus que vous essayez d’automatiser avant de les automatiser. Ne pensez pas que tout et n’importe quoi devrait être automatisé dans votre vie, car ce n’est probablement pas le cas.

Choisissez judicieusement ces processus et vous constaterez que ceux qui vous prennent le plus de temps sont les meilleurs à automatiser. Qu’avez-vous automatisé dans votre système de productivité personnelle ?

Crédit photo : Bram Naus via unsplash.com