Lorsque j’étais adolescent, mon père était fumeur.

Je ne sais pas quand ni pourquoi exactement, mais cela a commencé à m’agacer. Soudain, je le sentais partout, je ne pouvais plus m’en cacher. Et à chaque fois que je me mettais en colère contre lui, il se contentait de sourire et de dire que oui, il arrêterait… à un moment ou à un autre.

Mais je craignais que cette habitude ne lui fasse perdre le temps qu’il aurait un jour dû consacrer à sa famille. Je me souviens d’avoir lu tout ce que je pouvais trouver pour qu’il arrête, mais je n’avais que des maux de tête et des conseils contradictoires (peut-être que je ne savais pas où chercher, ou peut-être que c’était les années 90 et que je ne pouvais pas me contenter de chercher sur Google). Dieu merci, le jour est venu où il a arrêté tout seul, comme ça, mais je me souviens encore de cette frustration.

Quelques années plus tard, je suis un millénaire qui travaille. En rentrant du travail, je me sens souvent trop fatiguée pour faire autre chose que les choses les plus familières. LA TÉLÉVISION. Youtube. Facebook. Juste une minute, bien sûr. Juste le temps de finir de regarder les vidéos partagées par mes contacts sur des ours qui marchent sur la lune en mangeant de la glace au ralenti (si ce n’est pas encore une réalité, vous savez que ça va arriver).

Le jour où j’ai réalisé que je pensais en termes de « à un moment donné », j’ai entendu les mots de mon père résonner dans le passé. C’est à ce moment-là que j’ai vraiment compris :

J’avais un problème avec la façon dont j’envisageais mon temps.

Il ne s’agissait plus de partager une cigarette de temps en temps. J’étais devenu un fumeur à temps complet. Et il était temps d’arrêter.

Arrêter de fumer signifiait que je devais devenir un gestionnaire actif de mon temps. Plus facile à dire qu’à faire, car en essayant de rationaliser ma gestion du temps et ma productivité, j’ai rapidement ressenti la même frustration que lorsque j’essayais de convaincre mon père d’arrêter de fumer.
En effet, malgré une documentation abondante sur ces sujets, nous ne parvenons toujours pas à nous mettre d’accord sur la validité des techniques dont on nous rebat les oreilles. Pire encore, lorsque nous commençons à chercher des réponses, nous avons parfois l’impression de ne pas avoir posé les bonnes questions, alors que nous savons très bien ce que nous essayons de faire.

J’ai donc fait ce que je considère comme une bonne chose pour mettre fin à une dépendance : j’ai partagé.

En m’ouvrant aux autres sur le sujet, j’ai réalisé que non seulement je n’étais pas seule dans ce bateau, mais qu’il s’agissait en fait d’un immense navire rempli de gens !

Tout comme quelqu’un qui voulait arrêter de fumer il y a quelques décennies, j’ai dû passer en revue des tonnes de rumeurs, quelques articles de blog et trop peu de documents de recherche pour essayer d’en tirer une certaine vérité. Après avoir longuement discuté, brisé des mythes et bu du thé, sans ordre particulier, j’ai trouvé six pièges dans lesquels nous tombons facilement lorsqu’il s’agit de gérer notre temps.

Piège 1. La gestion du temps équivaut à la gestion professionnelle du temps

Dans mon travail, j’ai toujours été très consciencieuse et organisée : J’aime planifier à l’avance et rester au courant de tout autant que possible. On pourrait dire qu’au travail, je fume rarement le temps.

Mais en tant qu’ami, il y a eu une période où je n’étais pas super disponible (lire « super pas disponible »). Pour être honnête, je n’ai tout simplement pas fait assez d’efforts pour concilier les choses que je voulais faire et les gens que je voulais voir et j’ai dû sacrifier l’un ou l’autre (ou les deux !) sur une base régulière.

L’idée que la gestion du temps est une activité purement professionnelle est tout simplement fausse. Ce serait comme dire que vous avez arrêté de fumer parce que vous ne fumez plus au bureau, même si vous continuez à le faire en dehors du travail (cela pourrait être une étape sur la voie de l’arrêt du tabac, cependant).

Ainsi, au lieu de penser que nous devrions « gérer notre temps, mais seulement au bureau », nous devons constamment être nos propres gestionnaires de temps.

Le temps ne s’arrête pas de voler au moment où vous quittez votre lieu de travail.

Je suis même certain que c’est tout le contraire.

Alors pourquoi continuons-nous à associer l’acte de gestion consciente du temps à notre environnement professionnel ?

L’une des raisons est probablement que la révolution industrielle a été à l’origine de la nécessité de suivre le temps de manière évolutive, lorsque les gens ont commencé à être astreints à des tâches hautement programmées pour une efficacité maximale.
Une autre raison est la question de la perception, à savoir l’effet de l’ignorance rationnelle, qui se réfère à l’acte de « s’abstenir d’acquérir des connaissances lorsque le coût de l’éducation sur une question dépasse le bénéfice potentiel que la connaissance fournirait »(Wikipedia). En effet, lorsqu’il s’agit d’obtenir des informations sur notre temps (voir plus bas), la plupart des outils à notre disposition sont fastidieux à utiliser, ce qui rend le coût du suivi du temps très élevé, de sorte que la gestion consciente du temps est souvent vécue comme une contrainte. Or, par définition, nous voulons éviter les contraintes dans notre temps libre.

Si j’insiste sur ce point, c’est parce qu’il m’a fallu quelques années pour le comprendre et que je l’ai appris à la dure (au revoir mes amis !).

Piège 2. Gérer son temps, c’est être occupé

À l’époque où j’étais très peu disponible, je m’occupais beaucoup. C’était une époque où, entre autres, je travaillais à me former sur de nouveaux sujets, essayant de préparer mentalement mes projets d’avenir incertains d’un futur encore plus incertain. Et régulièrement (lisez « tout le temps »), je refusais de sortir en soirée pour rencontrer ou revoir des personnes que la vie avait mises sur l’un de mes chemins potentiels parce que je pensais sincèrement que je ne pouvais pas me permettre de faire une pause si je voulais que les choses aillent à leur terme.

Il ne s’agit pas seulement d’opportunités personnelles ou professionnelles manquées. Cela aurait aussi pu m’aider à m’auto-éduquer !

C’est l’une des leçons rapportées par le Dr Samantha Boardman et étudiées par Gino & al :

Faire une pause dans le rythme du « toujours faire quelque chose » augmentera votre productivité.

Il peut s’agir de parler à un ami pour « se vider l’esprit » ou de prendre le temps de réfléchir à ce que l’on a travaillé et à ce que l’on va travailler.

Et parce que j’ai l’intuition que cela pourrait fonctionner dans d’autres domaines que… le travail, je prends toujours le temps de réfléchir à ma journée, généralement en rentrant chez moi après le travail ou juste avant d’aller me coucher.

Piège 3. Je n’ai pas besoin de mesurer mon temps pour le gérer

John est l’ancien manager que nous aimerions tous avoir. Il comprend ce sur quoi nous travaillons, puisqu’il est passé par là, mais aussi les aspects humains de la dynamique d’équipe, ainsi que la nécessité de protéger l’équipe des contraintes extérieures pour qu’elle puisse travailler sereinement et efficacement. Cependant, lorsque le service informatique lui a proposé d’intégrer un outil qui réduirait le temps que son équipe passe sur le logiciel A ou au téléphone avec les clients, John ne disposait pas des éléments nécessaires pour prendre une décision éclairée : ni lui ni personne dans son équipe n’avait jamais pensé à mesurer le temps passé sur ledit logiciel ou au téléphone.

La première explication que je vois à ce genre de situation est l’illusion que nous avons une compréhension complète des choses que nous utilisons et des activités dans lesquelles nous nous engageons (par exemple, je sais conduire une voiture et je peux donc croire que je sais comment elle fonctionne, alors qu’en réalité je sais seulement comment l’utiliser). Et comme tout ce que nous faisons est ancré dans le temps, nous avons l’impression de le comprendre parfaitement. Pourtant, dans ce cas précis, l’équipe n’en avait pas la moindre idée. Un autre exemple lié au temps est décrit dans une étude rapportée par The Atlantic: les gens ne parviennent pas à estimer correctement le temps qu’ils passent à travailler (et plus ils travaillent, pire c’est !).

J’ai l’intuition que cela pourrait être lié à un deuxième point, qui est celui du temps :

Nous nous souvenons en effet des choses qui nous touchent émotionnellement.

Ainsi, lorsqu’il s’agit de prendre une décision liée au temps – c’est-à-dire n’importe quelle décision – et que nous fouillons dans nos souvenirs pour en tirer des leçons sur ce qu’il faut faire ou ne pas faire, notre processus peut être fortement biaisé par nos émotions.

Il existe un autre sujet dont les enjeux sont similaires à ceux du temps, mais que les gens abordent de manière plus mature : l’argent.

Il suffit de remplacer le mot « temps » par le mot « argent », de sorte que la tâche à accomplir est en fait la « gestion de l’argent ». Imaginez maintenant que vous essayez d’expliquer à quelqu’un, à n’importe qui en fait, que vous ne savez pas quel argent est dépensé et où. Bien sûr, vous pouvez faire valoir que vous n’êtes pas complètement désemparé et que vous avez une idée approximative de la destination de l’argent, mais vous ne savez pas. Au mieux, vous faites des estimations. Malheureusement, nous sommes très mauvais en matière d’estimation – l’internet regorge de références à ce sujet, qu’il s’agisse du temps ou des compétences des personnes.

Par conséquent, si vous pouvez mesurer et éviter les estimations approximatives, faites-le.

Piège 4. Il n’y a rien de tel qu’un papier et un crayon pour suivre mon temps

Oui et non. Mais surtout non, si l’on en croit la plupart des personnes qui suivent leur temps et que j’ai l’occasion de rencontrer (un nombre qui croît à une vitesse incroyable !).

Le problème du papier et du crayon est qu’il s’agit d’un processus entièrement manuel, ce qui signifie que le suivi et le résumé de votre emploi du temps sont entièrement laissés à votre discrétion, ce qui complique l’ensemble du processus :

• fastidieux : commencer chaque activité en écrivant son nom sur un papier n’est pas viable. Vous risquez de détester l’ensemble du processus
• imprécis : parce qu’il est fastidieux de tout noter, vous n’allez probablement pas comptabiliser les deux minutes passées sur Facebook ou Candy Crush dans le train.

C’est pourquoi la plupart des personnes conscientes des avantages du suivi du temps disposent déjà d’un ensemble d’outils qui font au moins certaines choses automatiquement : il peut s’agir d’une feuille de calcul (qui fait les comptes assez facilement pour les connaisseurs) ou d’un tracker d’activité d’ordinateur ou de téléphone, ou même d’une solution globale (je travaille sur celle-ci et je l’utilise !).

Piège 5. La gestion du temps ne concerne que moi

Dans une vie antérieure, je me souviens avoir travaillé avec une personne du département des ventes qui est venue un matin à mon bureau avec quelque chose à faire d’urgence. Malheureusement pour cette personne et ses grands projets, j’avais déjà les mains pleines de choses qui, elles aussi, « ne pouvaient pas attendre ».

Ce que mon ex-collègue avait oublié pendant une seconde, c’est que « nous ne sommes pas seuls », en ce sens que la plupart de ce que nous faisons et/ou planifions dépend plus ou moins directement d’autres personnes. Des personnes qui n’ont pas forcément les mêmes objectifs que les nôtres ou qui n’ont pas la même vision des choses.

En d’autres termes :

La gestion du temps comporte souvent une composante sociale qu’il est difficile d’ignorer.

Ainsi, si vous planifiez quelque chose qui pourrait impliquer d’autres personnes, vous devez veiller à les impliquer d’une manière ou d’une autre dans le processus de planification.

Piège 6. Le plan sera mis en place

Vous connaissez ce moment, peut-être même « ces moments » – je sais que je suis dans ce cas – dans votre vie où vous aviez une réunion, un examen ou quelque chose d’assez important pour vous obliger à être à un certain endroit, à une certaine heure. Et vous avez consulté Google Maps. Et Maps a indiqué qu’il fallait 30 minutes pour s’y rendre. Vous vous êtes alors dit : « Super, je vais partir 30 minutes avant l’heure indiquée ». Et vous n’y êtes pas arrivé. Peut-être que le train était en retard, ou qu’il y avait trop de circulation.

Au moment où vous vous êtes dit que 30 minutes suffiraient, vous avez eu un moment où le plan allait se mettre en place.

Comme vous l’avez probablement et correctement supposé, le moment où un plan va se réaliser est simplement celui où vous confondez un plan, c’est-à-dire une façon potentielle dont les choses pourraient se produire, avec la réalité. Une réalité qui ne s’est pas encore produite et qui ne se produira peut-être jamais. C’est un classique.

Les obstacles typiques comprennent, sans s’y limiter, les conditions météorologiques ou d’autres événements imprévus « naturels », les autres personnes (voir le point précédent), l’apocalypse zombie ou même une mauvaise planification.

Pour résister aux moments où le plan va se mettre en place, un exercice simple que j’ai lu pour la première fois dans Thinking, Fast, and Slow de Kahneman consiste à ne pas mettre en œuvre un plan immédiatement après sa conception, généralement à la fin d’une réunion. Il s’agit plutôt de demander aux personnes concernées de prendre une feuille blanche avec un objectif :

Pensez à tout ce qui pourrait mal se passer avec le plan.

Ces quelques minutes vous aideront beaucoup à comprendre l’incertitude inhérente à la planification.

Piège 7. Le plan est la seule chose qui compte

Je sais que j’ai dit « six pièges ». Mais vous m’avez suivi jusqu’ici et je commence à vous apprécier. Je vous laisse donc avec un septième piège. En guise de cadeau.

Ces six pièges peuvent sembler évidents une fois qu’ils sont énoncés, mais le plus grand piège de la gestion du temps est encore plus évident : n’oubliez pas pourquoi vous suivez et gérez votre temps ! Voulez-vous mieux vous connaître ? Voulez-vous réduire le temps que vous passez à regarder de mauvaises émissions de télévision (afin de vous concentrer sur les bonnes, ou sur la lecture des livres qui les ont inspirées, ou de n’importe quel livre en fait, ou des blogs) ?

La gestion du temps est un vaste projet, et si vous perdez de vue comment et pourquoi vous l’avez commencé, vous perdrez votre motivation, votre clarté et parfois même tout bénéfice.

Mais c’est aussi un beau projet, une façon de construire le moi que nous voulons être. Car, comme le dit si bien Laura Vanderkam

« Il ne s’agit pas de savoir combien de temps nous perdons. Il s’agit de s’assurer que nous ne nous racontons pas des histoires sur notre vie qui ne sont pas vraies ».