Points clés
- Les bonnes réunions permettent de créer une communauté, de communiquer des informations ou d’organiser un brainstorming.
- Pour être un bon citoyen de la réunion, commencez par faire bon usage de votre temps.
- La préparation d’une réunion est presque aussi importante que le temps passé en réunion.
Avec autant de travail interdépendant et de transferts à planifier, les réunions sont devenues omniprésentes sur le lieu de travail de la révolution de la collaboration. Les gens me disent souvent qu’ils n’ont pas le temps de travailler parce qu’ils passent toute leur journée de travail dans des réunions qui s’ajoutent les unes aux autres et que, trop souvent, les réunions ne sont pas terribles. Les enjeux sont élevés car chaque minute consommée dans une réunion est multipliée par le nombre de personnes. Une réunion de trente minutes avec huit personnes consomme quatre heures de capacité productive (temps pendant lequel les personnes pourraient travailler à autre chose).
Les réunions peuvent être des opportunités formidables, mais toutes les réunions ne sont pas formidables. La plupart des bonnes réunions ont lieu pour l’une des trois raisons suivantes :
- Créer un sentiment d’appartenance et de solidarité
- Communiquer un ensemble d’informations à un ensemble de personnes de la même manière et au même moment.
- Pour réfléchir à un projet spécifique ou à une autre question ouverte, telle que la planification de transferts de projets interdépendants dans lesquels plusieurs personnes doivent s’entendre et se répondre.
Certaines salles de conférence d’entreprise vont même jusqu’à inscrire des règles de conduite sur la porte extérieure, telles que : « Si vous êtes l’hôte, distribuez un ordre du jour à l’avance à tous les participants : « Si vous êtes l’hôte, distribuez à l’avance un ordre du jour à tous les participants », « Faites taire vos téléphones » ou même « Veuillez nettoyer derrière vous ». Ces messages peuvent sembler inutiles ou insultants. Mais ils existent pour une raison. La vérité, c’est que certaines personnes ne savent tout simplement pas se comporter correctement en réunion, à moins qu’on ne le leur rappelle.
Il n’en reste pas moins que des personnes organisent encore des réunions sans ordre du jour précis, ou même si elles ont un ordre du jour précis, elles ne le respectent pas. Certains dépassent largement le temps imparti, font des digressions, ont des conversations en tête-à-tête ou tentent de faire plusieurs choses à la fois avec des appareils portatifs ou des ordinateurs portables (en faisant parfois semblant de prendre des notes) pour ensuite revenir sur un point qui a déjà été soulevé.
Se faire connaître pour son aptitude à participer à des réunions
Tout comme les gens remarquent les collègues qui sont particulièrement horribles lorsqu’il s’agit d’organiser des réunions ou d’y participer, ils remarquent également les personnes qui sont excellentes en réunion. Soyez cette personne.
Tout d’abord, il faut être connu comme un grand citoyen de rencontre. Soyez informé et fiable. Veillez à ne pas vous inscrire deux ou trois fois à des réunions. Il est étonnant de constater à quel point cette pratique est devenue courante chez les personnes qui souhaitent devenir des interlocuteurs, parce qu’elles pensent que cela leur donne l’impression d’être occupées. Il n’est pas impressionnant d’avoir une double réservation. Vous ne pouvez pas être à plus d’un endroit à la fois, et il est dérangeant d’entrer et de sortir d’une réunion en cours. Si vous avez des conflits, faites un choix et optez pour la réunion la plus importante, pas la plus facile. Il ne s’agit pas de la réunion où il y a le plus de monde ou du travail le plus médiatisé, mais plutôt de la réunion où vous jouez un rôle important et où vous avez le plus de valeur à ajouter. Si vous n’êtes pas sûr de vous, parlez-en à votre patron.
Ensuite, avant d’assister à une réunion ou à une présentation, assurez-vous d’en connaître l’objet et de savoir si votre présence est requise ou souhaitée. L’une des plus grandes faveurs que vous puissiez vous rendre est de savoir quelles sont les réunions auxquelles vous devez assister et celles auxquelles vous ne devez pas assister. Là encore, veillez à vous mettre d’accord avec votre patron. L’essentiel est de savoir exactement quel est votre rôle dans la réunion : Quelles sont les informations que vous êtes chargé de communiquer ou de recueillir ? Préparez à l’avance les documents que vous devez examiner ou lire avant la réunion. Y a-t-il des conversations que vous devez avoir avant la réunion ? Si vous faites une présentation, vous devez bien sûr vous préparer encore davantage. Demandez-vous quelle valeur vous avez à offrir au groupe et assurez-vous de la fournir.
Si vous n’êtes pas un acteur principal, ou si vous n’avez pas un autre rôle clair dans la réunion, essayez de ne pas dire un seul mot qui la rallongerait inutilement. Et pratiquez les bonnes manières en réunion : N’essayez pas d’effectuer plusieurs tâches à la fois et ne faites pas de bruit ou d’activité inutiles. Restez concentré sur l’objet de la réunion. Écoutez attentivement et apprenez. Si vous êtes tenté de prendre la parole, demandez-vous : S’agit-il d’un point que tout le monde a besoin d’entendre, ici et maintenant ? Si vous avez une question, demandez-vous si elle est importante par rapport à l’objectif de la réunion ou si vous pourriez obtenir une réponse plus tard en consultant un document ou en posant la question à quelqu’un d’autre.
