Améliorer la productivité

Maximiser la productivité est l’objectif de tous. Mais nous nous plaignons ensuite d’un déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les hacks font référence à des raccourcis magiques ou à des solutions de contournement des règles de base, des programmes, des contraintes, des routines et des exigences qui limitent le fonctionnement. C’est pourquoi les universitaires sont à la recherche d’une astuce en or qui minimisera les longues heures de travail et maximisera la productivité. Une telle chose n’existe pas. L’astuce la plus efficace que je puisse donner en matière de productivité est probablement d’arrêter de lire des articles sur les astuces de productivité et d’utiliser ce temps pour accomplir quelque chose.

Fondements de la productivité

Les tactiques d’amélioration de l’efficacité sont des méthodes d’ajustement en marge d’une base solide de productivité. En règle générale, cette base se compose de sept étapes. 1) objectifs: articulation de l’état final ou du résultat des efforts de productivité ; 2) priorités : comme on ne peut faire qu’une chose à la fois, les objectifs doivent être classés dans un ordre allant de l’immédiat au long terme ; 3) programmation : une liste d’objectifs et de priorités sans un temps prévu et dédié à l’accomplissement des tâches n’est rien de plus qu’une liste de souhaits ; 4) habitude : les professionnels ne fonctionnent pas à l’inspiration, ils fonctionnent à l’habitude et à la discipline. La productivité exige des efforts constants, que l’humeur soit au beau fixe ou non ; 5) l’exécution : pendant le temps nécessaire à la réalisation des objectifs, il faut faire des efforts, se concentrer et consacrer toute son énergie à la tâche ; 6) le suivi : lorsque la tâche ou le travail est terminé pour la journée, la dernière étape consiste à élaborer un nouveau plan pour la suite ; et 7) les révisions : aucun ensemble d’objectifs, de priorités et de calendriers ne sera parfait. Les demandes inattendues, les mauvais jours et les pressions extérieures peuvent nécessiter une révision des étapes du fondement de la productivité. Comprendre que la révision du plan fait partie du plan permet de réduire le stress, l’auto-flagellation et le sentiment général d’échec lorsque des événements interfèrent avec les fondements initiaux.

Quatre tactiques de mise au point

L’investissement. Tous les objectifs nécessitent un travail important en coulisses pour les soutenir. L’investissement en temps et en énergie est un aspect qui est toujours ignoré, sous-estimé ou non pris en compte dans le budget temps de tout projet. Les investissements comprennent des éléments tels que la lecture de la littérature, la recherche de revues appropriées pour les manuscrits et de sources de financement, l’obtention de commentaires de la part des pairs, la préparation des manuscrits, la résolution des erreurs dans les données, le codage et l’analyse, la tenue d’un carnet de laboratoire ou d’idées, le suivi des recherches les plus récentes et la révision de plusieurs versions du produit. Tous les projets exigent un investissement en temps et en énergie qui est souvent ingrat et nécessaire. L’absence de planification de l’investissement explique pourquoi le temps alloué à un projet est presque toujours sous-estimé. En établissant un calendrier qui tient compte de l’investissement en temps, vous risquez moins d’être frustré, les délais pour atteindre les objectifs seront plus précis et la qualité du travail sera meilleure.

Concentration. Il peut y avoir du temps de prévu, mais l’esprit singe s’interpose souvent. L’attention passe d’une tâche à l’autre. L’essentiel est de s’assurer que vous avez mangé, que votre vessie est confortablement vide, que votre porte est fermée et que votre espace de travail est ergonomique. N’oubliez pas vos priorités et concentrez-vous sur le projet le plus urgent. En général, cela suffit pour ne pas perdre le fil. Dans les moments difficiles, je ferme tous les onglets de l’ordinateur et j’adopte la méthode Pomodoro, qui exige 25 minutes de travail intense suivies d’une pause de cinq minutes.

Parfois, je mets même des écouteurs avec un métronome en fond sonore. Si je suis vraiment aux prises avec un esprit de singe, je fais une pause de cinq minutes pour une simple méditation respiratoire qui m’aide à gérer les pensées intrusives. Vous ne pouvez faire qu’une seule chose à la fois, alors concentrez-vous et faites-la bien et efficacement. Ce n’est que lorsqu’une chose est terminée que l’on peut passer à la suivante. Penser à un grand nombre de projets à l’avance est l’ennemi de la concentration.

Temps d’arrêt. Tout le monde a besoin de temps d’arrêt au cours de la journée. Se forcer à travailler chaque seconde de la journée n’est pas réaliste. Pendant la journée, les temps morts sont utilisés pour jouer à Candy Crush, parcourir sans réfléchir Twitter ou Facebook, regarder dans le vide ou perdre du temps d’une autre manière. Je vous conseille de veiller à ce que vos temps d’arrêt soient bien remplis et reposants. Le fait de travailler à moitié ou d’être multitâche entre la productivité et le temps libre signifie que vous n’utilisez pas votre temps libre pour vous reposer efficacement ou pour atteindre la productivité de manière efficace. C’est le pire des deux mondes. Une sieste de 20 minutes, une séance de yoga au bureau, une promenade ou toute autre forme de relaxation complète et de retrait des activités sont des exemples de temps d’arrêt complets. Veillez à bien utiliser vos temps d’arrêt.

Les pertes de temps. Nous disposons tous d’une dizaine de minutes par-ci par-là, plusieurs fois dans la journée. Attendre le début d’une réunion, attendre un collègue en retard, 30 minutes entre deux rendez-vous, le temps gagné en déjeunant à son bureau, et bien d’autres pertes de temps. La plupart d’entre nous gaspillent ces pertes de temps et les considèrent comme des temps morts inefficaces. Ce n’est pas une coïncidence si la plupart des courriels et des tâches administratives nécessitent moins de deux minutes pour être menés à bien. Avant le début de la journée, rassemblez les mini-tâches et gardez-les à portée de main. Utilisez ensuite les minutes perdues pour envoyer des courriels, remplir des formulaires, apposer des signatures et effectuer des tâches administratives simples.

Conclusions

Ces quatre tactiques permettent d’affiner les bases d’un travail efficace et ne sont pas des astuces. Il n’y a pas de magie ou de nouvelle façon de penser. Il s’agit simplement d’approches simples qui peuvent améliorer un peu le processus de base de la productivité. Les astuces de productivité sont généralement des moyens de se bercer d’illusions en pensant que, d’une manière ou d’une autre, nous pouvons déjouer le système et améliorer notre équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le plus souvent, cet effort est une entreprise insensée qui accentue le déséquilibre entre le travail et la vie. Le meilleur moyen d’avoir une vie de qualité et une carrière solide est d’avoir développé des bases solides pour la productivité et de mettre au point un ensemble de tactiques pour affiner son efficacité. Il ne s’agit pas de trucs, mais d’habitudes intelligentes.