La prise de notes est utile pour améliorer votre mémoire et augmenter votre productivité au travail. En prenant des notes, vous disposez d’un élément tangible auquel vous pouvez vous référer, vous rappeler ce qui doit être fait et reprendre le contrôle de votre travail tout au long de la journée.

Il existe des milliers d’applications de prise de notes différentes que vous pouvez utiliser sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Les deux applications les plus populaires sont Evernote et Microsoft OneNote, parce qu’elles sont incroyablement efficaces et que chacune d’entre elles compte des utilisateurs et des défenseurs extrêmement fidèles.

Comment Evernote et OneNote améliorent-ils la productivité ?

Vue d’ensemble d’Evernote et de OneNote

Tout d’abord, une présentation des deux plateformes. Evernote est une application qui vous permet de stocker du contenu, de prendre des notes, de rédiger des listes et d’organiser le tout. Bien que ces éléments soient stockés dans des carnets, le concept global de cette application de productivité s’apparente davantage à une boîte de réception universelle dans laquelle vous pouvez enregistrer tout ce que vous avez collecté afin de le retrouver rapidement lorsque vous en avez besoin, grâce à l’utilisation de balises.

OneNote de Microsoft, quant à lui, fonctionne comme une version numérique des cahiers que vous aviez l’habitude de transporter à l’école. Outre le stockage de toutes vos notes et des différents types de contenu que vous avez collectés, vous pouvez également les organiser en sections, pages et conteneurs.

Chacune de ces applications offre à ses utilisateurs une multitude de fonctionnalités qui leur permettent d’améliorer leur productivité et leur mémoire. En outre, comme aucune application n’est parfaite, chacune a ses points forts et ses limites.

Pour vous faire une idée plus précise de l’application qui vous conviendra le mieux, nous allons les comparer sur la base des trois fonctions clés les plus utilisées par leurs utilisateurs : la collecte d’informations, la prise de notes et la mobilité.

Collecte d’informations

OneNote et Evernote sont tous deux dotés de leur propre extension « web clipper » qui vous permet de collecter et de stocker rapidement des informations provenant de différents sites web au fur et à mesure que vous les trouvez.

Les deux vous permettent de choisir si vous souhaitez enregistrer la page web entière telle quelle, une version simplifiée sans les publicités, ou seulement une partie de la page. Vous pouvez également ajouter des notes avant de les enregistrer pour vous rappeler plus facilement pourquoi vous avez « découpé » cette ressource particulière.

Étant donné que OneNote vous offre plus de structure pour organiser votre contenu, son clipper web vous permet de choisir non seulement le carnet dans lequel vous souhaitez enregistrer les détails, mais aussi la section de ce carnet.

Source : OneNote.com

Evernote vous offre la possibilité d’ajouter des étiquettes à vos coupures de presse avant de les enregistrer, ce qui vous permet de les retrouver plus facilement par la suite.

Les utilisateurs Premium ont accès à la fonction Résultats connexes d’Evernote, située dans la section Options. Lorsque vous effectuez une recherche sur Google, Evernote lance une recherche secondaire qui affiche toutes les notes liées au mot-clé que vous avez utilisé pour rechercher des informations.

Source : Zapier.com

Selon Jeremy Skillings, président de Youcanbefound.com, cette fonction est bénéfique car elle vous permet de savoir quelles informations vous avez déjà stockées dans vos notes.

« Dans certains cas, lorsque je fais des recherches, je découvre grâce à cette fonction que j’ai déjà l’information exacte dont j’ai besoin dans mon compte Evernote. Rien que cela me permet de réduire considérablement le temps que je consacre aux projets.

Prise de notes

Ces deux applications de productivité vous permettent de créer et de mettre en forme vos notes pour créer des documents riches. Vous pouvez notamment modifier la taille et la couleur de la police, ajouter des tableaux et insérer des fichiers multimédias.

Les fonctions de prise de notes d’Evernote sont très similaires à celles d’un document Word, en ce sens qu’elles sont très structurées en ce qui concerne la manière dont vous saisissez vos notes.

Les professionnels qui ont besoin de pouvoir créer et accéder à des documents bien structurés sur le terrain constituent une grande partie de la base de fans fidèles d’Evernote. Anthony Gilbert de RealFX.com, utilisateur depuis deux ans dans le domaine de l’immobilier, apprécie les options de formatage, mais admet qu’il y a encore des inconvénients à l’approche rigide du formatage.

Bien qu’il ait apprécié les fonctionnalités, son expérience personnelle de l’utilisation sur le terrain a révélé que les fonctions de formatage « signifient que si vous devez modifier des parties de vos notes, cela peut devenir fastidieux ». Il ajoute que « les fonctions de formatage sont assez pointilleuses et qu’il vous faudra peut-être un peu de patience pour obtenir les résultats souhaités ».

Les professionnels qui ont besoin de pouvoir créer et accéder à des documents bien structurés sur le terrain constituent une grande partie de la base de fans fidèles d’Evernote. Anthony Gilbert de RealFX.com, utilisateur depuis deux ans dans le domaine de l’immobilier, apprécie les options de formatage, mais admet qu’il y a encore des inconvénients à l’approche rigide du formatage.

Structurer correctement vos notes dès le départ peut avoir un effet sur votre productivité. Une ardoise vierge peut parfois être déroutante. Evernote vous permet d’utiliser des modèles et des flux de travail éprouvés qui vous font gagner du temps. Ils peuvent vous inspirer et structurer ce qui est possible.

En revanche, OneNote offre à ses utilisateurs plus de souplesse et de flexibilité dans la manière de créer des notes. Vous pouvez cliquer à n’importe quel endroit de la page et commencer à taper. Si vous avez besoin de déplacer des éléments, vous pouvez faire glisser et déposer des sections de vos notes au bon endroit.

En revanche, OneNote offre à ses utilisateurs une plus grande polyvalence et une plus grande souplesse dans la manière dont ils créent leurs notes. Vous pouvez cliquer à n’importe quel endroit de la page et commencer à taper. Si vous avez besoin de déplacer des éléments, vous pouvez faire glisser et déposer des sections de vos notes au bon endroit.

Source : Lifehacker

Il vous offre également la possibilité de créer des modèles que vous pouvez utiliser pour mettre en page votre page correctement, de sorte que tout ce que vous avez à faire est de remplir les informations.

Source : MakeUseOf

Il s’agit d’une fonction particulièrement pratique qui a été remarquée par de nombreuses personnes qui ont partagé avec moi leur amour de OneNote. Steve Lionais, utilisateur de longue date et cofondateur et PDG de Dr-Bill.ca, affirme que cette fonction l’a aidé à développer son entreprise en influençant sa mémoire de manière puissante et utile.

« C’est cette fonctionnalité qui fait de OneNote une excellente application de conservation de la mémoire », a-t-il déclaré à propos des modèles. « Je me souviens mieux des choses lorsqu’elles sont organisées d’une certaine manière. OneNote m’a permis de le faire pour mes notes de réunion et de présentation, de sorte que je n’ai pas à passer beaucoup de temps à essayer de trouver le point suivant !

Cependant, ce qui fait de OneNote le grand gagnant de cette manche, c’est sa capacité à intégrer des fichiers multimédias provenant d’autres sources, comme Youtube. En plus d’inclure le lien, OneNote lance un lecteur multimédia qui vous permet de regarder la vidéo ou d’écouter le fichier audio directement à partir de la page où vous l’avez enregistré.

Source : Windows Central

Mobilité

Evernote et OneNote peuvent être utilisés aussi bien sur les ordinateurs de bureau que sur les appareils mobiles. En même temps, ils offrent à leurs utilisateurs la possibilité de synchroniser le contenu d’un appareil à l’autre.

Il est assez difficile de déterminer laquelle des deux applications de productivité est la meilleure, car cela dépend de plusieurs facteurs. L’un d’entre eux est le logiciel d’exploitation que vous utilisez.

La plupart des utilisateurs chevronnés que nous avons interrogés utilisaient iOS, ce qui a fait pencher la balance en faveur d’Evernote. Greg Reese d’AmeriEstate.com s’est souvent servi de l’option d’appareil photo intégré (et d’autres intégrations iOS) pour gérer ses tâches quotidiennes en tant que président.

L’appareil photo d’Evernote s’intègre également aux Post-It, aux pages de carnet Moleskine et aux cartes de visite. Lorsque vous prenez une photo de l’un de ces documents, l’appareil photo capture les informations et les met en forme pour Evernote afin que vous puissiez les retrouver rapidement lorsque vous effectuez une recherche.

OneNote, en revanche, domine l’environnement Android. Outre l’application, les utilisateurs d’Android trouveront également un badge OneNote flottant sur le côté de l’écran d’accueil. Vous pouvez donc prendre des notes en déplacement très rapidement.

Source : MS Power User

Un autre facteur à prendre en compte est le stockage en nuage que vous utilisez. Pour synchroniser OneNote sur différents appareils, vous devez d’abord créer un compte sur OneDrive, le service de stockage en nuage de Microsoft.

« Les utilisateurs d’Evernote comme moi n’ont pas à se préoccuper de cette question », explique Matt Willens, avocat en chef du cabinet Willens Law Offices. « Que vous utilisiez un compte gratuit ou l’une de leurs formules payantes, vous pouvez immédiatement synchroniser vos appareils sans avoir à ouvrir un compte de stockage en nuage distinct. »

L’inconvénient est la quantité d’espace de stockage et le nombre d’appareils que vous pouvez synchroniser. Les utilisateurs gratuits ne disposent que de 60 Mo d’espace de stockage et peuvent synchroniser jusqu’à deux appareils. Si vous avez besoin d’un espace de stockage plus important, vous devez souscrire à une formule payante.

Quelle est la meilleure application pour améliorer la mémoire et la productivité ?

La réponse la plus honnête et la plus directe est la suivante :

Cela dépend de vous.

Bien qu’Evernote et OneNote aient leurs forces et leurs faiblesses, l’amélioration de la productivité et de la mémoire dépend en grande partie de ce qui vous convient le mieux.

Si vous estimez que vous travaillez mieux et que vous vous souvenez mieux des choses en utilisant des repères visuels, OneNote sera la meilleure application de productivité à utiliser. En revanche, si vous privilégiez la rapidité et la facilité à trouver les informations dont vous avez besoin, Evernote sera votre meilleure option.

Comme les deux applications de productivité ont des versions gratuites, vous pouvez les essayer et voir où vous vous sentez le plus à l’aise. En fin de compte, la bonne application de productivité à utiliser est celle qui complète votre façon de travailler et de faire les choses plutôt que celle qui vous dicte comment les faire.

Crédit photo : Yura Fresh via unsplash.com