Êtes-vous de ceux qui considèrent le courrier électronique comme une gêne et non comme un outil de productivité ? Vous considérez le courrier électronique comme un obstacle à l’accomplissement de vos tâches ? Vous n’êtes certainement pas le seul. Des millions de personnes en sont venues à détester le courrier électronique parce qu’il s’accumule en un flot ininterrompu de messages, de bips et d’alertes. Je vois tellement de gens dont la bulle d’alerte de leur application de messagerie affiche quatre chiffres. Ces personnes ont tout simplement abandonné le courrier électronique et ne répondent qu’aux courriels qu’elles reçoivent de leur patron ou de leurs clients les plus importants. Ils se tournent plutôt vers d’autres outils de communication tels que Slack et Twist et constatent rapidement qu’au lieu de résoudre leurs problèmes, ces applications ne font qu’exaspérer le problème.
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Pourquoi les gens cessent-ils d’utiliser le courrier électronique ?
Le problème pour la plupart des gens est qu’ils n’ont pas appris à gérer leur courrier électronique ou, s’ils savent comment gérer leur courrier électronique, ils ne mettent pas en pratique ces méthodes de gestion au quotidien. Et comme toute chose, si vous ne la gérez pas, elle se transforme rapidement en un désordre ingérable.
Pourtant, le courrier électronique ne devrait jamais être perçu de cette manière. Le courrier électronique est tout simplement la meilleure technologie de communication créée au cours des quarante dernières années environ. Il nous permet de communiquer sans effort avec des personnes se trouvant à l’autre bout du monde, il est en temps réel et nous a donné la possibilité de travailler de n’importe où et à n’importe quel moment. Le courrier électronique est sans doute le meilleur outil de productivité qui soit.
Comment utiliser les courriels pour redevenir plus productif
Alors, dans l’esprit de faire revenir le courrier électronique dans votre vie comme un outil de productivité fondamental que vous aimez utiliser, voici cinq conseils pour que le courrier électronique travaille pour vous.
1. Traitez votre boîte de réception comme un point de collecte
Votre boîte de réception n’est pas une boîte de rangement. C’est un endroit où les nouveaux courriels sont collectés et traités. Avant l’apparition du courrier électronique, lorsque nous recevions du courrier, nous ne nous contentions pas de regarder l’enveloppe, de décider qu’elle n’était pas importante et de la remettre dans la boîte aux lettres. Nous le déplacions quelque part. Sur notre bureau, dans la poubelle ou sur le manteau de cheminée, pour s’en occuper plus tard. Si vous aviez remis le courrier dans votre boîte aux lettres, le facteur vous aurait trouvé plutôt bizarre. Ne faites donc pas cela avec le courrier électronique. Lorsqu’un courriel arrive, décidez de ce qu’il faut en faire et placez-le à l’endroit approprié. Avec le temps, vous deviendrez plus apte à prendre ces décisions et vous constaterez bientôt que la gestion du courrier électronique est un jeu d’enfant.
2. Créer quelques dossiers de base
Les messages électroniques que nous recevons chaque jour se répartissent en quelques catégories très claires. Il y a les courriels qui vous obligent à faire quelque chose, les courriels contenant des informations qui ne nécessitent aucune action de votre part, si ce n’est de les lire de temps en temps, et les courriels de mise à jour qui contiennent des informations que vous devez connaître, mais qui ne nécessitent aucune action de votre part. Les seuls dossiers dont vous avez besoin sont donc les suivants : « Action immédiate », « Référence » et « Archives ». C’est tout. Il vous suffit de trois dossiers pour avoir un endroit où ranger tous vos courriels et garder votre boîte de réception propre.
3. Les traiter au lieu de se contenter de les vérifier
Les problèmes liés aux boîtes de réception d’e-mails s’accumulent lorsque vous « consultez » les e-mails et non lorsque vous les traitez. C’est en consultant les courriels que la plupart des problèmes s’accumulent. Si vous regardez un courriel dans votre boîte de réception et que vous n’en faites rien, vos problèmes de messagerie vont rapidement s’aggraver. Au contraire, lorsque vous consultez votre boîte de réception, décidez pour chaque courriel de ce qu’il contient et placez-le dans le bon dossier. Si vous devez faire quelque chose, faites-le immédiatement et archivez-le ou, si vous n’avez pas le temps, placez-le dans votre dossier « Action Today ». Cela ne prend qu’une seconde ou deux pour déplacer un courriel, alors prenez cette habitude dès maintenant. Vérifier ses e-mails signifie que l’on regarde un e-mail et que l’on ne prend pas de décision à son sujet. C’est une véritable perte de temps. Regardez l’e-mail une fois, décidez ce qu’il faut faire pour le supprimer de votre boîte de réception et faites-le.
4. Créez un compte de messagerie séparé pour les achats et les promotions en ligne.
Si nous recevons autant d’e-mails, c’est en partie parce que nous donnons volontiers notre adresse électronique à quiconque nous la demande. Vous ne donneriez pas l’adresse de votre domicile à un inconnu qui vous la demanderait, alors pourquoi tant de gens donnent-ils si facilement leur adresse électronique ? Créez plutôt un compte webmail avec Gmail, Outlook ou une autre société et utilisez-le pour vos achats en ligne, vos abonnements et d’autres choses qui nécessitent une adresse électronique.
Ne mettez pas cette adresse e-mail dans votre application de messagerie. J’ai une adresse électronique à laquelle je n’accède que par le web. Elle n’est pas connectée à l’application de messagerie de mon téléphone, ni à celle de mon ordinateur. Si je veux voir ce qu’elle contient, je me connecte via le web et je la consulte. Je ne le consulte vraiment que lorsque j’attends une livraison et une fois par semaine pour lire les lettres d’information auxquelles je suis abonné. Pour de nombreuses personnes, cette simple astuce permet d’éliminer 50 % des messages électroniques qui arrivent chaque jour dans leur boîte de réception.
5. Écrire pour le lecteur, pas pour soi
L’une des raisons pour lesquelles tant de personnes consultent constamment leur courrier électronique est qu’elles attendent une réponse à un courriel. Si vous souhaitez obtenir une réponse rapide, vous devez faire en sorte qu’il soit facile pour le destinataire de répondre avec les informations correctes. La structure permettant d’obtenir rapidement des informations est la suivante : « quoi et pourquoi ». Lorsque vous rédigez votre courriel, commencez par ce que vous voulez – « Bonjour Nicola, pourriez-vous m’envoyer une copie des chiffres de vente du dernier trimestre ? » – et, si nécessaire, dans le paragraphe suivant, dites pourquoi – « nous devons finaliser les comptes du troisième trimestre avant la fin du mois… » – Cela permet au destinataire de voir exactement ce que vous voulez à partir de son écran de notification et de prendre rapidement la décision de vous répondre. Si vous commencez votre e-mail par un préambule sur la qualité de votre week-end et sur la date à laquelle vous espérez voir le destinataire, votre e-mail sera en bas de la liste des priorités du destinataire. Rappelez-vous : que voulez-vous ? Et pourquoi le voulez-vous ?
En adoptant ces cinq conseils simples, votre relation avec le courrier électronique changera à jamais. Vous cesserez rapidement de détester le courrier électronique et votre relation amoureuse s’épanouira à nouveau. Le courrier électronique deviendra une source de productivité et d’énergie. Vous saurez ce qu’il faut faire et vous ne manquerez plus jamais un courriel important.
Le courrier électronique n’est pas le problème, c’est la façon dont nous le gérons qui est le problème. En prenant quelques mesures simples pour organiser notre courrier électronique, nous pouvons nous concentrer moins sur la création d’une montagne de courriels et plus sur les joies et les merveilles du courrier électronique.