Au cours d’une semaine chargée, la dernière chose que souhaite un dirigeant ou un manager est de perdre une heure ou deux dans une réunion improductive.

Si je vous demandais quel est le moyen le plus efficace d’être inefficace, je suis sûr que beaucoup d’entre vous répondraient « les mauvaises réunions ».

Les réunions consomment aujourd’hui plus d’heures de travail que jamais. Aujourd’hui, les dirigeants passent environ la moitié de leur semaine en réunion^[1]. Selon une étude de TED , un tiers de ce temps est gaspillé dans des réunions inutiles et mal gérées.

Une enquête de Clarizen a montré que les travailleurs considèrent les réunions de statut comme une perte de temps et que près de 50 % des personnes interrogées préféreraient se rendre à la préfecture ou regarder de la peinture sécher^[2].

Dans un article publié dans la Harvard Business Review^[3], trois consultants de Bain rapportent les résultats d’un exercice au cours duquel ils ont analysé les emplois du temps Outlook des employés d’une « grande entreprise » non nommée – et ont conclu qu’une réunion de direction hebdomadaire prenait 300 000 heures par an.

Et ce total, écrivent les auteurs, « n’inclut pas le temps de travail consacré à la préparation des réunions ».

Combien de réunions auxquelles vous avez participé n’avaient pas d’ordre du jour ou d’objectif précis ?

Combien d’entre vous ont participé à des réunions où l’on passait d’un sujet à l’autre sans qu’aucun plan d’action clair ne soit établi à la fin de la réunion ?

S’il vous est arrivé de quitter des réunions plus confus qu’à votre arrivée, veuillez lever la main.

Les réunions ne doivent pas être une chose que l’on redoute et que l’on endure. Elles n’ont pas à être une chose dans laquelle nous entrons et sortons à la dérive.

Nous devons trouver des moyens pour que les réunions soient beaucoup plus intentionnelles, énergisantes et productives, et qu’elles produisent des résultats réels et tangibles.

Comment animer des réunions d’équipe de manière plus productive ?

Voici dix façons dont les dirigeants et les managers peuvent commencer à animer des réunions d’équipe productives et efficaces, bénéfiques pour toutes les personnes impliquées :

1. Présenter chaque réunion de manière positive

Pour que tout le monde dans la salle soit dans un état d’esprit positif et plein d’énergie pour la réunion, un bon point de départ est de demander à tout le monde dans la salle de partager quelque chose sur lequel ils ont progressé ou sont enthousiastes.

Cela donne immédiatement le ton et l’orientation de toute la réunion.

Plutôt que d’être dans un état d’esprit négatif à l’idée de devoir participer à la réunion, les gens viennent d’un lieu de positivité, de contribution et de positivité.

2. Avoir un leader clair dans la salle

Quel que soit l’objectif de la réunion, quelqu’un dans la salle doit prendre en charge la direction et l’animation de la réunion.

Cette personne établira l’ordre du jour de la réunion, s’assurera qu’elle ne s’écarte pas du sujet et veillera à ce que la réunion se déroule dans les délais convenus.

Ils rendent souvent compte des progrès accomplis, précisent ce qui doit se passer après la réunion et obtiennent l’engagement des participants sur les mesures à prendre à l’avenir.

Si personne ne prend le contrôle, les personnes ayant la plus grande personnalité ou les opinions les plus tranchées peuvent dominer et empêcher les personnalités plus calmes de contribuer.

3. Avoir les bonnes personnes dans la salle

Pensez à la dernière grande réunion à laquelle vous avez participé… La réunion était-elle remplie de personnes qui « faisaient les chiffres » ou de personnes qui contribuaient et apportaient leur contribution ?

Je suppose qu’il s’agit de cette dernière.

Pour que la réunion soit vraiment productive, prenez le temps de réfléchir aux personnes qui y participeront.

Vous voulez des personnes qui apportent une valeur ajoutée, qui contribuent activement, qui ont des connaissances de base, qui prennent des décisions, qui agissent et qui seront directement touchées par le résultat de la réunion.

Méfiez-vous de ne pas remplir la salle, à moins d’y être absolument obligé, avec des personnes dont la motivation est soit le statut, soit la peur de manquer quelque chose.

Concentrez-vous sur la présence dans la salle de réunion de personnes qui apporteront une contribution productive, et non de spectateurs passifs.

Si vous avez la possibilité d’organiser vos réunions comme vous l’entendez, faites en sorte qu’elles soient les plus productives possible.

4. Utiliser les points forts uniques des personnes dans différentes réunions

Tous les membres de votre entreprise ou de votre équipe ne sont pas adaptés à chaque réunion.

Un bon conseil pour créer des réunions productives est de déterminer clairement quelles sont les réunions auxquelles les membres de l’équipe doivent participer et celles auxquelles ils ne doivent pas participer.

Ne vous contentez pas de remplir la salle, soyez sélectif et invitez les personnes dont vous savez qu’elles apporteront la plus grande contribution.

Nous avons tous des points forts différents. Certains membres de votre équipe seront très doués pour les réunions de brainstorming, tandis que d’autres seront stressés à l’idée d’y participer.

Il en va de même pour les réunions de processus et d’état.

Pour que la réunion ait le plus grand impact possible, il est important de réfléchir à l’énergie que l’on souhaite insuffler dans la salle et aux personnes qui peuvent apporter une valeur ajoutée à la réunion.

Si vous êtes au clair sur ce point, veillez à ce que les bonnes personnes soient présentes dans la salle.

Au cours de ma carrière en entreprise, j’avais l’habitude de diriger des réunions de brainstorming, de stratégie et d’état d’avancement. Je savais que les différents membres de l’équipe apportaient des compétences différentes à des réunions spécifiques.

L’un de mes directeurs principaux était plus stratégique que créatif, et je veillais donc à ce qu’elle figure en première position sur ma feuille d’équipe pour les réunions stratégiques. Mais je la tenais à l’écart des réunions de brainstorming, au profit d’autres membres de l’équipe.

Un autre membre de l’équipe était un excellent planificateur stratégique, et je veillais donc à ce qu’elle participe à la fois aux réunions de brainstorming et aux réunions stratégiques. Lors des réunions de brainstorming, sa valeur était de réfléchir au plan et aux mesures à prendre pour mettre en œuvre les idées créatives.

Diriger des réunions productives revient souvent à être le chef d’un grand orchestre. Si vous n’avez pas les bons instruments complémentaires et les bons interprètes dans la salle, collaborant ensemble et travaillant en harmonie, le résultat peut être un grand gâchis. En revanche, si vous réunissez les bons musiciens, les résultats peuvent être magiques et inspirants.

5. Terminer les réunions en définissant clairement les mesures à prendre et les responsabilités.

Pensez à la dernière réunion à laquelle vous avez participé, il y a de fortes chances qu’elle ait donné lieu à de grandes conversations, à des contributions précieuses et à des idées.

Mais que s’est-il passé à la fin de la réunion ? Chacun est-il parti de son côté, ou des actions et des responsabilités ont-elles été clairement définies ?

Il vaut la peine de réserver du temps à la fin de chaque réunion pour que chacun fasse part de ses plus grandes idées.

Cela renforce la contribution et la collaboration et permet à chacun de repartir avec une vision claire de la valeur de la réunion.

Pour renforcer cet aspect, il incombe à l’animateur de la réunion de définir clairement les mesures à prendre, les responsabilités personnelles et les délais de mise en œuvre des éléments clés de la réunion.

6. Définir clairement l’objectif de la réunion

Rester sur la bonne voie est l’un des défis les plus difficiles à relever pour organiser une réunion efficace et productive. La raison en est que de nombreuses réunions sont organisées sans objectif clair, ni même sans ordre du jour.

Certaines réunions ont lieu simplement parce que quelqu’un a décidé d’organiser une réunion hebdomadaire sur l’état d’avancement des travaux.

Si vous vous présentez à une réunion de ce type sans savoir exactement de quoi il s’agit, quel est l’ordre du jour ou quelles sont les priorités de la réunion, vous pouvez avoir l’impression que la réunion est une perte de temps.

Si l’objectif de la réunion est clair, vous serez plus impliqué, vous saurez quoi préparer à l’avance et vous connaîtrez les résultats souhaités de la réunion.

7. Tenir la réunion debout

Dans un article paru dans le Journal of Applied Psychology, les auteurs ont constaté que les réunions en position assise prenaient 34 % plus de temps que les réunions en position debout^[4].

Si vous constatez que vos réunions assises ne sont pas aussi productives que vous le souhaiteriez, changez les choses et demandez à tous les participants de se lever.

8. Raccourcir les réunions

Si l’objectif et l’ordre du jour de la réunion sont clairs, vous devriez avoir une idée de la durée de la réunion.

Dans de nombreuses réunions que j’ai vécues par le passé, l’invitation au calendrier était fixée à 45 ou 60 minutes. Certaines réunions se sont en fait terminées plus tôt, mais comme la durée avait été fixée à un moment précis, la réunion s’est poursuivie sans véritable raison.

Commencez à organiser des réunions plus courtes, que ce soit 30 ou 40 minutes, et voyez si les réunions deviennent plus productives et plus efficaces.

Notre capacité d’attention et notre niveau d’énergie peuvent commencer à diminuer au fur et à mesure que la réunion se prolonge.

9. Commencer et finir à l’heure

Personne ne veut attendre le début d’une réunion et devoir la reprogrammer en cas de dépassement.

Si vous organisez des réunions qui commencent et se terminent à l’heure, les participants savent à quoi s’attendre et se présentent à l’heure.

Si des membres de l’équipe choisissent de ne pas arriver à l’heure, il peut être judicieux d’organiser une réunion séparée avec cette personne pour lui faire comprendre que vous attendez d’elle qu’elle arrive à l’heure.

10. Modifier l’environnement

Si vous trouvez que les réunions sont lentes à démarrer ou qu’elles s’essoufflent, il est peut-être temps de changer d’environnement.

J’ai eu certaines de mes réunions les plus productives simplement en quittant le bureau et en me rendant dans un lieu inspirant, ou en organisant une ou deux réunions dans un parc local.

Le bilan

Les réunions ne sont pas près de disparaître. Elles sont une partie inévitable et essentielle de la vie des entreprises et du monde des affaires.

Mais pour qu’elles ne soient pas une simple perte de temps et qu’elles constituent un moyen efficace de collaborer et de travailler à la réalisation d’objectifs et de projets majeurs, nous devons organiser les réunions de manière à ce qu’elles soient utiles, productives et qu’elles produisent des résultats tangibles.

Nous devons apprendre à diriger des réunions d’équipe de manière productive et efficace.

Si vous mettez en pratique les conseils et les stratégies que j’ai exposés sur la manière la plus productive d’animer des réunions d’équipe, vous vous assurerez de maximiser les forces et l’énergie mentale de toutes les personnes présentes dans la salle.

Vos réunions ne seront plus une chose que vous et votre équipe redoutez ou essayez d’éviter. Au contraire, elles deviendront un moyen de se reconnecter, de faire preuve de créativité, de décider d’une stratégie, d’obtenir du soutien, de célébrer les progrès et de générer un élan productif.

Plus de ressources sur la productivité au travail

• 15 secrets pour organiser des réunions comme le font les entreprises les plus innovantes du monde
• Vous avez des difficultés à être productif sur votre lieu de travail ? 12 conseils pour en faire plus
• L’art prudent de la délégation
• Comment être plus productif : 4 petits ajustements qui décupleront votre productivité
• 12 secrets d’une réunion super productive que vous devez connaître

Crédit photo : Campaign Creators via unsplash.com