Avez-vous parfois l’impression de manquer de temps ? Vous vous précipitez toujours d’une responsabilité à l’autre sans avoir de temps pour vous ? Avez-vous l’impression de perdre du temps ?

Vous n’êtes pas seul.

Selon un sondage Gallup, 61 % des travailleurs américains affirment qu’ils n’ont pas assez de temps pour faire ce qu’ils veulent^[1].

En outre, 68 % des personnes estiment qu’elles ne se reposent pas suffisamment (il est probable qu’il y ait des différences significatives entre ces populations)[2]. ^[2]

Mais est-ce vraiment le résultat d’une surcharge de responsabilités ? Ou est-ce simplement le résultat d’une mauvaise gestion du temps ?

Dans cet article, nous allons examiner toutes les façons dont vous perdez du temps et comment arrêter de le faire… dès maintenant.

Compenser le temps perdu

Il y a de fortes chances que vous ayez opté pour la première possibilité – après tout, le fait d’être occupé est devenu une sorte de symbole de statut social aux États-Unis.

Mais s’il y a la moindre chance que vous perdiez du temps sans vous en rendre compte, vous risquez de vous retrouver avec beaucoup plus d’heures de responsabilités qu’il n’en faut au quotidien.

Par conséquent, vous vous devez à vous-même – et aux personnes qui vous entourent – de prendre conscience des habitudes qui vous font perdre du temps sans que vous le sachiez et de commencer à appliquer des solutions pour les corriger.

Vous êtes peut-être un gestionnaire de temps efficace, mais cela ne veut pas dire que vous êtes parfait. Il y a de fortes chances qu’au moins quelques-unes de ces astuces puissent vous aider à arrêter de perdre du temps :

1. Détectez vos mauvaises habitudes en matière d’envoi de courriels

Vous perdez probablement du temps avec le courrier électronique sans vous en rendre compte, que ce soit parce que vous prenez trop de temps pour rédiger vos messages, parce que vous laissez vos fils de discussion prendre des proportions ingérables ou parce que vous laissez des contacts improductifs empiéter sur votre journée.

Nous passons 6,3 heures par jour à consulter nos e-mails, il est donc presque certain qu’une grande partie du temps perdu l’est dans votre boîte de réception ^[3] Le seul moyen d’en être sûr est d’utiliser une application d’analyse telle qu’EmailAnalytics pour analyser vos habitudes en matière d’e-mails et repérer les endroits où vous perdez le plus de temps.

Une fois que vous avez identifié les domaines qui vous posent problème, élaborez un plan pour y remédier. Par exemple, vous pouvez décider de commencer moins de conversations ou de vous fixer une limite de 10 minutes pour la rédaction d’un nouveau courriel.

2. Dire non

Il est difficile de dire « non » à quoi que ce soit, qu’il s’agisse d’une nouvelle mission confiée par un patron ou d’une rencontre organisée par l’un de vos meilleurs amis. Malheureusement, chaque « oui » que vous donnez est une nouvelle tranche de temps que vous devrez consacrer à quelque chose qui peut ou non vous être bénéfique à long terme.

Dire « non » peut vous faire gagner des heures à chaque fois, et tant que vous restez poli et respectueux, il n’y aura probablement pas de conséquences. En outre, le fait de dire « non » peut vous permettre de faire moins d’aménagements et éventuellement d’obtenir plus de respect de la part de votre patron et de vos coéquipiers.

3. Prendre des décisions plus rapidement

Vous passez plus de temps dans un état d’indécision que vous ne le pensez. Il se peut que vous ayez un débat interne sur la question de savoir si vous devez commencer ce projet maintenant, à 16 heures, ou si vous devez attendre de le commencer demain matin.

Vous pouvez ne pas entreprendre une tâche parce que vous savez qu’il est possible que vous la déléguiez à l’avenir.

Quoi qu’il en soit, chaque minute que vous passez à réfléchir à votre décision est une minute potentielle perdue, à supposer qu’il n’y ait pas de nouvelles informations à prendre en compte. Essayez de prendre des décisions plus rapidement et vous éliminerez immédiatement cette perte de temps de votre vie.

4. Fixer des limites et s’y tenir

Combien de fois consultez-vous vos fils d’actualité sur les médias sociaux au cours de la journée, ou vous laissez-vous emporter par le jeu mobile que vous avez téléchargé ?

Il y a de fortes chances que vous perdiez plus de temps que vous ne le pensez sur ces applications intentionnellement dévoreuses de temps. Heureusement, il existe des moyens de se fixer des limites de temps afin de réduire ce temps à un chiffre fixe et raisonnable.

Si vous utilisez un appareil iOS, vous pouvez utiliser Guided Access d’Apple pour restreindre l’accès à d’autres applications sur votre téléphone, ou si vous êtes sur Android, vous pouvez utiliser une application comme AppDetox pour fixer des limites précises pour des applications spécifiques dont vous savez qu’elles vous font perdre du temps.

5. Faire de nombreuses pauses

Au milieu de votre journée de travail, il est naturel de penser que le fait de consacrer une heure de plus à votre travail, plutôt que de prendre une pause déjeuner, vous permettra d’accroître votre productivité, mais ce n’est pas nécessairement le cas.

Si vous travaillez trop longtemps sans pause, il vous sera plus difficile de vous concentrer sur votre travail, ce qui signifie qu’une tâche qui prend normalement 30 minutes peut durer 45 minutes, voire plus.

Les recherches suggèrent que le ratio idéal entre travail et pause est de 52 minutes de travail, suivies de 17 minutes de pause – mais cela varie en fonction du type de travail que vous effectuez et, bien sûr, de vos préférences personnelles.

En résumé, vous devez faire plus de pauses tout au long de la journée si vous voulez tirer le meilleur parti de vos heures de travail ; sinon, vous gaspillerez de l’énergie.

6. Transformer les plaintes en actions

Tout le monde se plaint de temps en temps, qu’il s’agisse d’une séance de défoulement cathartique ou d’une tentative d’obtenir un soutien social pour un problème commun.

Malheureusement, se plaindre n’est pas une bonne façon de passer son temps. En général, les plaintes ne vous aideront pas à vous sentir mieux et ne feront rien pour changer la situation qui vous a frustré en premier lieu. Au lieu de vous plaindre, créez une action.

Par exemple, si vous êtes en colère parce que vous êtes coincé dans les embouteillages, notez mentalement que vous partirez plus tôt au travail demain. Si le traiteur se trompe dans votre commande, optez pour un autre traiteur la prochaine fois. Si votre application ne fonctionne pas, passez temporairement à une autre tâche.

7. Désactiver les notifications gênantes

Les distractions peuvent sembler ne vous faire perdre que quelques secondes de votre temps, mais des études montrent qu’il faut plus de 23 minutes pour retrouver toute sa concentration après avoir été distrait[4]. ^[4]

Les notifications provenant d’éléments tels que le courrier électronique et les plateformes de messagerie instantanée, quel que soit leur objectif, vous détourneront presque à coup sûr de la tâche sur laquelle vous vous concentrez.

Envisagez de les désactiver ; vous serez peut-être déconnecté pendant quelques heures, mais vous ferez beaucoup plus de choses. En fonction de la culture de votre lieu de travail, vous devrez peut-être envoyer un avertissement proactif pour informer les gens de la date et de la durée de votre déconnexion.

8. Optimisez vos déplacements

À moins que vous ne travailliez à domicile, vous passez du temps à faire la navette tous les matins.

Le trajet moyen aux États-Unis étant d’environ 25 minutes dans chaque sens, cela signifie probablement que vous perdez environ 5 heures par semaine rien qu’en déplacements nécessaires. Comme il n’y a aucun moyen de se débarrasser de ce temps, votre meilleure option est de le maximiser.

En prenant les transports en commun, vous vous libérez les mains et l’attention, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre travail à l’arrivée (et vous fait économiser de l’argent par la même occasion).

Aller au travail à vélo peut vous éviter d’aller à la salle de sport plus tard. Et si vous êtes coincé au volant, vous pouvez prendre des conférences téléphoniques mains libres ou lire des livres audio pour profiter au maximum de chaque minute.

9. Sauter des réunions

Les réunions sont des occasions privilégiées de perdre du temps parce qu’elles rassemblent un grand nombre de personnes, sont souvent mal organisées et occupent une grande partie de la journée.

Le travailleur moyen passe un tiers de son temps en réunion, et ce temps est souvent improductif. Si vous passez 9 heures par jour à travailler, cela équivaut à 3 heures par jour en réunion, soit 15 heures par semaine.

Imaginez que vous réduisiez de moitié le nombre de réunions auxquelles vous assistez, ou que vous passiez de réunions d’une heure à des réunions de 30 minutes : vous gagneriez instantanément 7,5 heures par semaine.

Transformez vos réunions en mises à jour par courrier électronique pour que l’information circule.

10. Réduisez vos pertes

Les êtres humains sont sujets à l’erreur des coûts irrécupérables; il s’agit d’un biais cognitif qui nous rend réticents à réduire nos pertes dans des projets et des batailles dans lesquels nous nous sommes déjà fortement investis.

Supposons, par exemple, que vous ayez passé 10 heures à travailler sur une nouvelle stratégie publicitaire, mais qu’elle ne donne pas de résultats supérieurs à la moyenne.

Logiquement, il serait préférable de passer à une nouvelle stratégie, mais comme vous y avez déjà consacré beaucoup de temps, vous pourriez être tenté de dépenser encore plus pour tenter de récupérer vos pertes.

Apprendre à réduire les pertes et à sortir plus tôt peut vous faire économiser d’innombrables heures et des milliers d’euros.

11. Déléguer des tâches à d’autres personnes

De nombreux professionnels modernes sont réticents à déléguer, sous prétexte que former quelqu’un à une tâche prendrait plus de temps que de l’effectuer soi-même.

C’est peut-être vrai, mais il s’agit d’une stratégie à court terme ; former quelqu’un à une tâche récurrente est un investissement qui vous évitera d’avoir à refaire cette tâche.

Vous pouvez perdre du temps en formation aujourd’hui, mais vous éviterez d’en perdre indéfiniment à l’avenir. N’ayez pas peur de déléguer vos tâches peu prioritaires si cela vous permet de consacrer plus de temps à ce que vous faites le mieux.

12. Faire une chose à la fois

Il est prouvé que le multitâche nuit à vos performances dans chaque tâche que vous essayez de coordonner ; en d’autres termes, il est plus efficace d’effectuer une seule tâche à la fois.

Il peut sembler que la gestion simultanée de deux fenêtres distinctes soit la chose la plus productive à faire, mais cela soumet votre cerveau à un stress excessif et diminue probablement la qualité de votre travail dans les deux domaines.

Au lieu de cela, concentrez-vous sur une seule tâche à la fois ; vous ferez moins d’erreurs et finirez probablement par terminer les deux tâches plus rapidement de toute façon.

13. Désencombrer l’espace

Que vous gériez un espace de travail physique ou que tous vos fichiers importants soient stockés sous forme numérique, l’organisation est importante.

S’il vous faut 5 minutes supplémentaires à chaque fois que vous devez rechercher une information, vous ne pourrez pas faire grand-chose dans la journée.

Prendre une heure pour réorganiser systématiquement votre espace de travail vous fera gagner bien plus qu’une heure de temps à long terme. Et si vous travaillez encore avec des systèmes de classement sur papier, envisagez de passer à un programme basé sur le cloud ; il est difficile de faire mieux qu’une recherche assistée numériquement.

14. Abaisser la barre

Le conseil habituel est de « viser la lune », c’est-à-dire de se fixer des objectifs élevés pour se motiver à mieux travailler.

Mais lutter constamment pour atteindre ces objectifs élevés peut s’avérer contre-productif.

Non seulement vous passerez du temps sur des tâches qui ne sont pas optimisées pour vos propres capacités, mais vous risquez aussi de nuire à votre propre moral si vous ne les réalisez pas ; après tout, le véritable secret du bonheur consiste à fixer des attentes modestes, tant pour vous-même que pour les personnes qui vous entourent.

La fixation d’objectifs moins élevés et plus réalisables vous aidera à utiliser votre temps plus efficacement et vous permettra de fixer des délais plus réalistes.

15. Attention à la formulation

Lorsque vous dites que vous êtes « occupé », vous ne pensez probablement pas à toutes les petites responsabilités qui composent votre journée, ni à toutes les tâches facultatives que vous choisissez d’assumer (involontairement ou par habitude).

Changer votre façon de vous exprimer peut vous aider à attirer l’attention sur ces micro-gâchis de temps. Au lieu de dire « je suis trop occupé » pour une tâche ou une opportunité donnée, dites « ce n’est pas une priorité pour moi en ce moment ».

Il s’agit d’une astuce psychologique subtile qui vous aidera à prendre conscience de vos priorités et à attirer l’attention sur les habitudes et les routines quotidiennes qui vous prennent plus de temps que vous ne le pensez.

Êtes-vous vraiment trop occupé ?

C’est vous qui fixez votre emploi du temps.

Reprendre son temps

Nombre de ces stratégies exigent que vous changiez d’habitude ou que vous en preniez de nouvelles, ce qui n’est pas facile, quelle que soit votre détermination à résoudre votre problème de perte de temps.

Heureusement, le fait de prendre conscience de ces problèmes ne représente que la moitié de la bataille, et toutes les mesures que vous prendrez pour résoudre ces problèmes auront un effet mesurable sur votre productivité et sur l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée.

Si vous avez du mal à démarrer, commencez par un seul des conseils ci-dessus et essayez d’optimiser votre style de travail pour l’améliorer au cours de la semaine suivante.

Il n’y a pas de honte à adopter une approche graduelle, et elle pourrait en fin de compte vous aider à conserver des habitudes positives. Cessez donc de perdre du temps dès aujourd’hui ; vous vous en porterez mieux.

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