La communication est un outil important qui joue un rôle déterminant dans le développement d’une compréhension avec tous ceux qui nous entourent, au quotidien. Qu’il s’agisse simplement d’écrire un courriel ou de faire une présentation, la communication contribue à la productivité et au progrès. Il est donc important que, lorsqu’un message est transmis, il n’y ait pas de malentendu entre l’expéditeur et le destinataire. Pour éviter les malentendus, il faut s’assurer que le message est clair et simple.

Bien que nous ayons accès aux meilleurs moyens de communication, nous ne parvenons pas toujours à transmettre un message parfait et sans erreur, que ce soit à l’oral ou à l’écrit. Selon une enquête récente, les recruteurs admettent que les compétences en matière de communication jouent un rôle important dans le choix des cadres. Elles jouent un rôle important pour réussir dans le monde d’aujourd’hui.

L’une des raisons les plus courantes de la mauvaise communication ou de la mauvaise interprétation d’un message est l’utilisation d’une structure de phrase compliquée. Un message est facile à comprendre lorsque les phrases sont courtes et nettes. L’utilisation d’éléments de remplissage inutiles tels que « en quelque sorte », « en quelque sorte », « peut-être », etc. rend le message flou.

5 compétences clés pour rendre votre message clair

Lorsque vous communiquez par écrit, veillez à lire et à relire avant de finaliser la copie, l’e-mail ou le texte. Une fois la relecture terminée, voyez s’il existe d’autres interprétations du message et si vous souhaitez les éliminer ou non. Voici quelques autres points à respecter pour une communication efficace.

1. Simplifier ce qui est compliqué. Simplifier ce qui est simple.

Essayez toujours de simplifier votre message. Réduisez vos phrases à leur plus simple expression afin d’éviter toute ambiguïté dans vos messages. Si les mots et les phrases sont simples, la probabilité de comprendre le message est plus élevée. Il ne sert à rien d’utiliser des phrases compliquées si le destinataire ne décode pas le message correctement.

2. Commencez par être à l’écoute.

L’écoute est un autre aspect important d’une bonne communication. Vous ne pouvez pas délivrer un message parfait tant que vous n’avez pas une bonne capacité d’écoute. Si vous n’écoutez pas, vous ne saurez pas ce que l’on vous demande.

3. Pas de jargon. Ils nuisent à la compréhension.

Veillez à ne pas utiliser un vocabulaire difficile à comprendre pour le récepteur. L’utilisation de jargons et de termes techniques peut créer des malentendus si le décodeur n’est pas familiarisé avec ces mots.

4. Soyez concis et précis.

La brièveté est l’âme de l’esprit et de la communication. Que vous prononciez un discours, rédigiez un dossier de candidature ou transmettiez un texte formel, tenez-vous-en toujours à l’essentiel. Évitez les mots, les expressions et les phrases inutiles.

5. Vérifiez votre orthographe.

Ne sous-estimez jamais l’efficacité du correcteur orthographique. Ce que vous écrivez en dit long et les fautes d’orthographe sont une chose que vous ne voudriez pas commettre. Un courrier électronique ou une lettre contenant des fautes d’orthographe ne donne jamais une bonne impression.

7 C pour s’assurer que vous maîtrisez les compétences essentielles

Pour aller plus loin, il y a 7 C qui sont essentiels si vous voulez éviter les malentendus dans la communication. Ils s’appliquent aussi bien à la communication écrite qu’à la communication verbale.

Clarté

La clarté rend le message compréhensible. Le message doit se concentrer sur un seul point et ne doit pas traiter de plusieurs choses à la fois. Le type de mots que vous utilisez et le type de structure de phrase que vous formez déterminent si le message est clair ou non. Utilisez les mots qui vous sont les plus familiers, au lieu de « domicile », utilisez « maison »

Concision

Concis signifie court et bref. Un message concis est celui qui communique avec un minimum de mots et qui n’est pas redondant par nature. L’avantage de la concision est qu’elle permet d’accorder de l’attention à ce qui est important et d’éliminer tout ce qui est inutile. Elle permet à l’expéditeur et au destinataire de gagner du temps. Par exemple, au lieu d’utiliser « en temps voulu », utilisez le mot « bientôt ».

Caractère concret

Le caractère concret est synonyme de force et si vous voulez transmettre un message fort, vous devez lui donner une base solide. Le caractère concret est important si vous ne voulez pas que votre message paraisse vague. Pour ce faire, vous pouvez étayer votre message par des faits et des chiffres. Cela rend votre message plus significatif et plus efficace.

La régularité

Comme nous l’avons déjà dit, pour éviter les malentendus, un message doit être exempt de fautes de grammaire et d’orthographe. Il faut également s’assurer que les faits et les statistiques mentionnés dans le message sont exacts et qu’ils n’induisent pas le destinataire en erreur. L’exactitude de la langue joue un rôle clé pour éviter les malentendus dans la communication.

Cohérence

L’incompréhension survient lorsque le message délivré n’est pas cohérent. Le destinataire doit être en mesure de comprendre facilement le message, ce qui se produit lorsque le message reste ciblé et ne s’écarte pas du sujet. Mauvais exemple : Étant un excellent médecin, je suis sûr que vous pourrez nous aider. Bon exemple : Comme vous êtes un excellent médecin, je suis sûr que vous pouvez nous aider.

Complétude

Il est important que la communication en cours soit complète. Les messages incomplets peuvent facilement être mal compris. Lors d’une communication blanche, veillez toujours à fournir toutes les informations pertinentes au destinataire. L’exhaustivité ne rend pas seulement la communication forte, elle l’améliore également. Tout ce que vous avez à faire est de répondre aux questions Qui, Quoi, Où, Quand, Quoi et Comment de la situation.

Courtoisie

L’élément de courtoisie apporte un aspect positif au message. Si le destinataire sait que l’expéditeur est poli et courtois, il essaiera toujours de comprendre le message avec un état d’esprit positif.

Soignez vos idées et leur diffusion

Lorsque vous réussissez à faire passer votre message, vous présentez vos idées de manière efficace. Prendre soin de détails mineurs peut vous aider à faire passer un message sans aucun malentendu.

Pour parvenir à une communication efficace, il suffit de s’assurer qu’il n’y a pas de barrières de communication qui entravent l’efficacité du message. Parallèlement, il est important de comprendre votre public cible. Après tout, la communication étant un phénomène dynamique, elle ne peut être limitée à un format et à des règles fixes.