Même avec tous les outils disponibles aujourd’hui pour faciliter les processus ou la réalisation de projets, la charge de travail des propriétaires d’entreprises ou des entrepreneurs ne cesse d’augmenter.
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Plus il y a d’options, plus il y a de distractions, ce qui peut entraîner des inefficacités et des comportements improductifs. Il en résulte souvent un sentiment d’accablement et une perte de motivation pour mener à bien les projets.
Nous voulons tous avoir l’impression que les choses s’écoulent facilement dans notre vie. Le point de départ est donc d’avoir moins de choses à faire. De nombreuses méthodologies de productivité se concentrent sur la façon dont nous pouvons faire plus avec moins, soit en moins de temps, soit avec moins de ressources.
Bien que cela soit valable et utile, ne serait-il pas plus judicieux de réduire notre charge de travail en premier lieu afin d’avoir moins de choses à gérer ?
how to reduce your workload
5 mesures à prendre pour réduire votre charge de travail
Voici cinq mesures simples à prendre pour réduire votre charge de travail, ce qui signifie que vous aurez moins de choses à faire et plus de temps pour faire ce que vous aimez vraiment.
- Évaluez ce sur quoi vous travaillez actuellement. Évaluer signifie savoir ce qu’il y a dans votre assiette et quand cela doit être fait. Les entrepreneurs, en particulier ceux qui sont experts dans certains domaines, ont tendance à s’enthousiasmer pour de nouvelles idées ou de nouveaux projets, mais ils ont du mal à les mener à bien.
C’est aussi mon cas et je suis désormais plus vigilant quant aux projets que j’entreprends. Voici un processus simple que j’utilise pour évaluer les projets sur lesquels j’aimerais travailler et, plus important encore, les projets que j’ai le plus de chances de mener à bien. Voici le processus résumé.- Notez tous les projets sur lesquels vous aimeriez travailler ou sur lesquels vous travaillez actuellement.
- Dans la liste ci-dessus, choisissez les cinq projets qui vous intéressent le plus ou qui sont les plus importants pour vous.
- Inscrivez ces cinq projets dans un tableau dans la colonne de gauche.
- Créez cinq colonnes supplémentaires intitulées Passion, Expérience, Recherche, Connaissance et Total. (Il s’agit de la méthode PERK de hiérarchisation des projets).
- Pour chacun des cinq projets énumérés, notez sur 10 votre passion pour le projet, votre expérience, les recherches que vous avez déjà effectuées et votre niveau de connaissance du projet.
- Additionnez chacune de vos notes pour les cinq projets et inscrivez-les dans la colonne Total.
- Le projet ayant obtenu la note la plus élevée est celui que vous avez le plus de chances de mener à bien en premier, suivi par le projet ayant obtenu la note la plus élevée suivante, et ainsi de suite.
En suivant ce processus simple, vous saurez mieux ce sur quoi vous devez vous concentrer ensuite. Il vous permet également de ne pas vous préoccuper de toutes les autres choses ou projets auxquels vous pensiez auparavant. Au fur et à mesure que vous terminez vos projets, ajoutez de nouvelles choses à votre liste en suivant le même processus.
- Externaliser tout ce qui n’est pas votre talent principal. En tant qu’entrepreneurs, nous essayons de faire la plupart des choses nous-mêmes, en particulier les solopreneurs (ceux qui gèrent leur entreprise seuls). Le moyen le plus simple de réduire votre charge de travail est de trouver des prestataires de services, qui sont généralement des entrepreneurs, pour effectuer des tâches pour vous moyennant une rémunération.
Par exemple, je sous-traite tous mes travaux de conception graphique et de création de sites web, car ce n’est pas mon domaine de compétence. Il existe des prestataires en ligne qui peuvent effectuer des travaux allant de la création de contenu à l’édition de livres, en passant par le montage audio ou vidéo et les services d’assistants virtuels. - Demandez de l’aide. Il peut s’agir de demander des ressources, des idées, un soutien lors d’une promotion ou d’une campagne, ou de demander une solution à un problème auquel vous êtes confronté. Le problème, c’est que beaucoup de gens ont du mal à demander de l’aide. J’ai déjà écrit sur l’importance de demander et sur ce qui empêche les gens de le faire.
- Dites NON plus souvent. Nous ne pouvons travailler que sur un nombre limité de choses à la fois. L’achèvement de ce que nous avons en cours doit avoir la priorité sur tout nouveau projet (à moins qu’il n’y ait des raisons exceptionnelles de le faire). N’entreprenez pas de nouveaux projets tant que les projets existants ne sont pas terminés. Apprendre à dire non est très important, c’est pourquoi j’ai écrit un article à ce sujet intitulé « Pourquoi dire non est essentiel à votre réussite ».
- Améliorez votre gestion des courriels. Le courrier électronique est un outil de communication très important, mais il peut être une source de distraction majeure s’il n’est pas bien géré. Combien de temps passez-vous par jour à lire, supprimer ou répondre à des courriels ?
Je peux passer jusqu’à deux heures par jour à traiter des courriels, bien que j’aie considérablement réduit ce temps au cours des derniers mois. L’une des meilleures définitions que j’ai trouvées pour une boîte de réception est la suivante : « Ce n’est rien d’autre qu’un système d’organisation pratique pour les agendas d’autres personnes ».
Au début de chaque année, j’ai l’habitude de me désabonner des listes de diffusion qui ne me servent plus. Je vous encourage à faire de même.
Vous pouvez également mettre en place des règles dans votre système de messagerie qui vous aideront à gérer vos courriels et vous pouvez également créer des dossiers pour trier vos courriels. Les deux dossiers que j’ai créés sont intitulés « Action » pour tout ce qui m’oblige à faire quelque chose, et « Attente » pour tout ce que j’attends de quelqu’un d’autre.
Il s’agit de mesures simples pour réduire votre charge de travail et vous permettre de consacrer plus de temps à ce qui est important pour vous. Ma devise est d’en faire moins au lieu d’en faire toujours plus.
Question : Laquelle de ces étapes vous a semblé la plus utile ? Pourquoi ?
