Souhaitez-vous avoir une boîte de réception vide chaque jour ? Ou mieux encore, souhaitez-vous recevoir moins de courriels chaque jour ?
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Je reçois jusqu’à 200 courriels par jour (à mes différentes adresses électroniques) et, à moins de disposer d’un système de gestion de mon courrier électronique, il est facile de se retrouver submergé par des courriels sans suite.
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5 façons de prendre le contrôle de votre boîte de réception d’e-mails
Voici cinq façons de prendre le contrôle de votre boîte de réception dès aujourd’hui.
- Mettez en place un système de tri de vos courriels. Si vous recevez des centaines de courriels chaque jour, vous risquez d’être rapidement submergé de courriels si vous ne disposez pas d’un système pour les trier. L’un des meilleurs systèmes pour trier les courriels est la méthode DDRDD.
Elle signifie » supprimer, déléguer, répondre, différer et faire« . Lorsque vous passez en revue tous vos courriels, si vous pouvez appliquer cette méthode, cela fera une énorme différence dans la façon dont vous gérez vos courriels. J’aime bien supprimer le plus de courriels possible avant d’appliquer le reste de la méthode. - Créer des dossiers et des règles pour les courriels. La plupart des programmes de messagerie comme Outlook, Gmail ou Mail, etc. vous permettent de définir des règles pour vos courriels. Par exemple, certains dossiers que j’ai créés dans mon programme Mail comprennent Action, Attente, Boîte de réception cc et bien d’autres dossiers en fonction des projets, des personnes et des ressources.
Si un courriel m’oblige à faire quelque chose, à moins que je ne m’en occupe au moment où je le lis, je le place dans le dossier Action. De même, si j’attends que quelqu’un fasse quelque chose, je le place dans le dossier Attente. J’ai également établi une règle selon laquelle chaque fois que je suis en copie ou en copie conforme d’un courriel, celui-ci est automatiquement placé dans le dossier cc de ma boîte de réception.
Il existe de nombreuses règles et dossiers que vous pouvez définir en fonction du nombre d’e-mails que vous recevez. Cette méthode m’a sauvé la vie. - Ne consultez vos courriels qu’à des moments précis de la journée. Cela signifie que vous devez également désactiver l’option de vérification ou d’actualisation automatique de votre programme de messagerie. La plupart des gens ont leur programme de messagerie électronique ouvert toute la journée et sont contrôlés par leur boîte de réception. Dès qu’un courriel arrive, il est presque habituel de le lire immédiatement. C’est une habitude très improductive.
Je ne consulte mes courriels que trois ou quatre fois par jour. En général, c’est le matin, juste avant le déjeuner, en milieu d’après-midi et en début de soirée. La principale raison pour laquelle je consulte les courriels le soir est de tenir compte du décalage horaire entre les pays et les continents. - Prévoyez du temps pour répondre aux courriels. Dans votre calendrier, vous devez prévoir du temps pour répondre à tous les courriels que vous devez recevoir. En regroupant toutes vos réponses, vous répondrez à un plus grand nombre de courriels en moins de temps. Il est également important que vos réponses soient brèves et précises.
En général, je réponds aux courriels pendant environ 30 minutes en milieu de matinée, puis pendant encore 30 minutes à une heure après le déjeuner. Mon objectif quotidien est de ne pas dépasser 90 minutes pour répondre aux courriels. C’est encore beaucoup de temps et je cherche continuellement des moyens de le réduire encore davantage. La prochaine étape pour moi consistera peut-être à faire appel à un assistant virtuel pour traiter tous mes courriels. - Réduisez le nombre de courriels que vous envoyez. C’est une loi simple : plus vous envoyez de courriels, plus vous en recevrez. C’est pourquoi il est important de limiter les courriels que vous envoyez au strict nécessaire.
Une autre chose que vous pouvez faire pour réduire le nombre de courriels que vous recevez est de vous désabonner des listes de diffusion qui ne sont pas importantes. Bien que la plupart de ces courriels ne nécessitent généralement pas de réponse, vous pouvez réduire considérablement le temps que vous passez à lire et à trier les courriels en vous désinscrivant de ces listes.
Voici quelques moyens efficaces de prendre le contrôle de votre boîte de réception et de disposer de plus de temps pour faire ce qui compte vraiment. Votre objectif devrait être d’avoir une boîte de réception vide à la fin de chaque journée. Essayez-le et voyez par vous-même si cela fait une différence ou non.
Question : Comment contrôlez-vous votre boîte de réception d’e-mails ?
