L’année dernière, j’ai vu le documentaire The Minimalists. Ce film raconte l’histoire de deux meilleurs amis, Joshua Fields Millburn et Ryan Nicodemus, qui s’étaient retrouvés piégés dans la course aux entreprises, cherchant désespérément le bonheur, mais se sentant au contraire de plus en plus dépassés, stressés et malheureux, malgré des emplois de cadres supérieurs très prospères.

Joshua et Ryan ont abandonné des carrières florissantes pour adopter un mode de vie plus minimaliste et apprendre à trouver le bonheur, le calme et la richesse dans le fait d’avoir moins. Le film raconte leur histoire alors qu’ils parcourent les États-Unis pour promouvoir leur livre, Minimalism.

L’histoire de Joshua et Ryan m’a fait penser à ma propre vie et au fait que, comme la plupart de mes pairs, j’avais l’impression d’être en compétition pour posséder plus, pour avoir le dernier et le meilleur téléphone, la tablette et l’ordinateur portable. J’achète de nouveaux vêtements à chaque saison – que j’en aie besoin ou non – et j’essaie toujours les dernières applications de productivité, de notes et d’agenda, sans jamais me sentir satisfaite par aucune d’entre elles.

Au fur et à mesure que j’en découvrais davantage sur le minimalisme, je me suis retrouvée à examiner la façon dont je gérais ma vie et dont j’accomplissais mon travail. J’ai découvert que cette obsession d’avoir plus s’était traduite par le nombre d’applications, d’abonnements et d’outils que je possédais. J’avais deux ordinateurs, deux iPads, trois gestionnaires de listes de tâches, quatre applications de notes, trois services de stockage sur le cloud et, pour une raison ou une autre, j’utilisais les applications Pages, Keynote et Numbers d’Apple ainsi que Google Docs et Sheets et Word, PowerPoint et Excel de Microsoft ! Pourquoi ?

Lorsque j’ai analysé cette situation, la seule explication que j’ai trouvée était « parce que je peux avoir toutes ces choses », ce qui est une raison ridicule pour avoir autant de choses.

J’ai donc commencé à réduire mon utilisation. Je me suis débarrassé de mon ordinateur de bureau et j’ai commencé à n’utiliser que mon ordinateur portable. J’ai donné un de mes iPads et j’ai passé en revue toutes mes applications et tous mes abonnements pour les réduire au strict minimum. Ce qui s’est passé ensuite m’a surpris :

Ma productivité globale a explosé !

Je me suis rendu compte que je pouvais prendre des décisions plus rapidement. Il y avait beaucoup moins de procrastination et j’avais beaucoup plus de clarté. Je commence chaque journée avec plus de clarté, de concentration et d’intention. J’avais du mal à croire que le fait d’avoir autant de choses à faire avait tant nui à ma productivité générale, mais c’est pourtant le cas.

Voici 7 façons dont j’ai appris que le fait de réduire les choses et d’adopter une approche plus minimaliste de la productivité peut améliorer votre productivité et votre gestion du temps.

1. Moins il y en a, plus la prise de décision est rapide.

Avec une seule application de rédaction, lorsque vous devez rédiger un rapport, préparer une présentation ou tout autre document, vous savez immédiatement quelle application utiliser. Il n’est pas nécessaire de réfléchir à l’application qui serait la meilleure ou à celle avec laquelle vous aimeriez écrire cette fois-ci.

Il n’y a pas de choix.

Vous avez un rapport à rédiger ? Vous ouvrez votre application de rédaction. Pour ma part, étant complètement dans l’éco-système Apple, j’ai choisi Pages d’Apple. Pour vous, vous pouvez choisir Microsoft Word ou Google Docs. L’important est d’en choisir une et de s’y tenir.

En ce qui concerne ma productivité quotidienne, c’est le fait d’avoir tellement d’applications, et donc tellement de choix, que je pouvais facilement me retrouver à perdre trente ou quarante minutes à essayer de décider comment j’allais écrire quelque chose, ou si je devais utiliser PowerPoint ou Keynote pour ma prochaine présentation.

Il m’arrivait souvent de commencer dans une application, de changer d’avis et de recommencer dans une autre application plus tard. C’était une telle perte de temps. Le fait de n’autoriser qu’une seule application pour chaque domaine de mon travail m’a permis de me concentrer davantage sur le travail et moins sur les outils.

2. Avoir moins, c’est avoir moins d’endroits où ranger ses affaires.

Dans ma pratique du coaching, je rencontre souvent des personnes qui ont du mal à développer un système de stockage de fichiers. À l’analyse, le problème est souvent causé non pas par le système qu’ils utilisent, mais par le nombre d’emplacements de stockage dont ils disposent. Nous avons Google Drive, Dropbox, iCloud et OneDrive et il est si tentant de stocker les choses dans l’endroit que nous préférons actuellement. Comme nos emplacements préférés changent régulièrement, nous nous retrouvons avec des fichiers un peu partout, ce qui rend beaucoup plus difficile la recherche de nos affaires lorsque nous en avons besoin.

Je sais que l’on perd beaucoup de temps à chercher des dossiers. Avant d’entrer de plain-pied dans le monde numérique, nous utilisions des classeurs. Les classeurs étaient parfaits parce qu’il y avait très peu de variations ou de choix. Presque tous les systèmes de classement utilisaient le même système, un système d’organisation alphanumérique. Les dossiers étaient classés en fonction de la lettre par laquelle ils commençaient.

Les gens appliquaient également ce principe à leurs papiers personnels. Il n’était pas rare de trouver chez soi un classeur organisé par lettres. Les documents bancaires étaient rangés sous la lettre « B », les documents d’assurance sous la lettre « I » et les papiers de la voiture sous la lettre « C ». C’était simple, minimaliste et nous n’avons jamais eu de mal à retrouver quoi que ce soit, à condition de ranger les choses à leur place après les avoir utilisées.

Vous pouvez gagner beaucoup de temps en ne vous accordant qu’un seul espace de stockage. Choisissez-en un et mettez-y tous vos fichiers. L’adoption d’un simple système de dossiers alphanumériques dans votre espace de stockage en nuage vous aidera à retrouver vos documents et vos fichiers chaque fois que vous en aurez besoin.

3. Le fait d’en avoir moins permet de mieux se concentrer.

Lorsque vous commencez la journée avec trente à cinquante choses à faire, il est très difficile de se concentrer sur quoi que ce soit. Il y a tout simplement trop de choses à faire. Si l’on ajoute à cela les interruptions et les distractions auxquelles on est confronté chaque jour, il devient de plus en plus difficile de se concentrer sur quoi que ce soit.

L’homme est un chasseur-cueilleur naturel. Nous sommes à la recherche de nouvelles choses et de nouvelles responsabilités. Nous rassemblons toutes ces choses et responsabilités autour de nous comme s’il s’agissait d’un butin de guerre.

L’ennui, c’est qu’en rassemblant toutes ces choses autour de nous, elles nous détournent de ce qui est important. Lorsque vous vous débarrassez de ces choses, vous vous donnez plus de clarté. Vous avez moins de choses sur lesquelles vous concentrer et vous pouvez donc vous concentrer davantage sur ce qui reste.

J’ai eu une étudiante en langues qui aimait être impliquée dans tout. S’il y avait un nouveau comité dans son entreprise, elle devait en faire partie. Si les RH demandaient des volontaires pour participer à une nouvelle initiative, elle se portait volontaire. Elle faisait partie de tellement de comités et participait à tellement d’initiatives que son travail en souffrait et sa santé aussi.

Pour rester au top, elle travaillait jusqu’à 22 ou 23 heures tous les jours. Elle n’avait pas le temps de manger correctement et se contentait donc de manger des fast-foods. Son poids a grimpé en flèche et elle a fini par s’épuiser, ce qui l’a obligée à faire une pause de six mois et à perdre son emploi et bon nombre de ses relations.

Lorsque vous réduisez vos engagements, ceux qui restent bénéficient de l’attention accrue que vous pouvez leur accorder. La qualité de votre travail s’améliore, le plaisir que vous retirez de votre travail augmente et vous réduisez votre stress et votre accablement.

4. Avoir moins signifie que l’on s’engage à moins.

Si nous avons du mal à accomplir notre travail, c’est en grande partie parce que nous nous engageons trop. Un simple coup d’œil à l’agenda d’une personne montre souvent un programme rempli de réunions et de rendez-vous. Bien qu’il soit agréable d’être toujours en interaction avec d’autres personnes, cela signifie également que vous ne faites pas votre travail.

Le problème, c’est que vous ne faites pas votre travail, vous accumulez des retards. Ce retard doit être traité, ce qui se fait généralement en dehors des heures de travail normales.

Je sais qu’il peut être très difficile de refuser des invitations à participer à des réunions, car nous voulons naturellement être « au courant ». Mais si vous voulez maîtriser votre temps et être plus productif, vous devez refuser les invitations à des réunions et à des rendez-vous qui ne répondent pas à vos besoins et à vos désirs.

Votre priorité est d’accomplir votre travail afin de pouvoir passer plus de temps à faire les choses que vous voulez faire avec les personnes avec lesquelles vous voulez les faire. Chaque fois que vous acceptez une invitation ou une réunion, vous vous empêchez de le faire.

Une fois que vous vous libérez de votre désir d’être impliqué dans tout, vous vous libérez pour pouvoir faire les choses que vous voulez faire. Vous passez moins de temps sur votre lieu de travail et plus de temps dans les endroits où vous voulez être sans être trop engagé.

5. Le fait d’avoir moins améliore la qualité du travail que vous effectuez.

Une de mes citations préférées est celle de Tony Robbins :

« L’énergie circule là où l’on se concentre.

J’aime cette citation parce qu’en réduisant mes engagements quotidiens, j’ai constaté que j’avais beaucoup plus d’énergie pour le travail que je faisais. Cette énergie accrue m’a permis d’améliorer la qualité de mon travail.

Lorsque vous essayez de faire trop de choses chaque jour, vous n’êtes pas en mesure d’accorder à chaque travail toute votre attention et votre énergie. Cela se traduit par une augmentation des erreurs, un travail de mauvaise qualité et, en fin de compte, par la nécessité de passer un temps précieux à corriger et à refaire le travail.

Une telle dilution de votre attention ne vous aide pas dans votre carrière, elle vous empêche d’accomplir un travail exceptionnel. Au mieux, vous réaliserez un travail moyen.

Si vous voulez progresser dans votre carrière, vous devez travailler dans le spectre exceptionnel, et non dans le spectre moyen. Pour ce faire, vous devez vous concentrer sur les aspects importants de votre travail et ne pas vous permettre de diluer cette concentration et cette énergie.

En étant plus minimaliste dans votre temps et vos engagements, vous vous donnez beaucoup plus de concentration et d’énergie.

6. Avoir moins, c’est être moins encombré.

Lorsque vous vous asseyez à votre bureau pour commencer une session de travail et que vous devez d’abord retirer des papiers, des dossiers et d’autres objets, vous perdez du temps.

Le fait d’être entouré de choses est également très distrayant. C’est pourquoi, lorsque vous voyez des photos motivantes d’une personne ou de personnes au travail, elles ont de beaux bureaux propres, elles sont souriantes et le soleil brille. Lorsque vous voyez la photo d’une personne stressée, surmenée et débordée, son bureau est encombré et il fait sombre.

Si vous voulez un coup de pouce instantané à votre productivité, débarrassez votre bureau de tout ce qui s’y trouve et contentez-vous de votre ordinateur et peut-être d’une tasse de café. Vous serez surpris de constater que ce petit acte de minimalisme stimule immédiatement votre productivité. Vous serez également beaucoup plus concentré sur votre travail.

7. Avoir moins, c’est avoir moins de décisions à prendre.

Steve Jobs, Mark Zuckerberg et bien d’autres ont découvert l’art secret de porter les mêmes vêtements tous les jours. Pourquoi ? Il s’avère que lorsque vous réduisez le nombre de décisions que vous devez prendre chaque jour, vous prenez des décisions meilleures et mieux calculées.

Cela signifie que ne pas avoir à décider quoi porter chaque jour est une décision de moins à prendre. Il en va de même pour la nourriture à manger, les bijoux à porter et les applications à utiliser. Lorsque vous utilisez la même chose pour faire le même travail, vous n’avez plus besoin de perdre du temps et de l’énergie cognitive à essayer de décider ce que vous allez utiliser.

Le fait de devoir prendre toutes ces décisions jour après jour est stressant. Vous n’en êtes peut-être pas toujours conscient, mais lorsque vous avez moins de décisions à prendre, vous avez plus d’énergie et de concentration pour faire ce que vous voulez.

Dans la mesure du possible, essayez de créer des routines. Pour ma part, je commence la semaine en rédigeant mon article de blog hebdomadaire. J’enregistre mes vidéos YouTube tous les vendredis après-midi et je prépare les scripts de mes podcasts le mardi matin. Ces tâches sont programmées dans mon calendrier en tant qu’événements récurrents. Je n’ai pas besoin d’essayer de décider quand je les ferai. Ces décisions sont déjà prises.

Le fait d’avoir moins de décisions à prendre chaque semaine vous donne plus de temps et d’énergie pour vous concentrer sur ce que vous avez identifié comme étant important. Cela vous aide également à mettre en place les bonnes routines qui vous permettront de faire des progrès considérables dans votre travail.

Réflexions finales

Le minimalisme est peut-être un mot à la mode dans les années vingt, mais il existe depuis des centaines d’années. Les philosophes grecs de l’Antiquité ne juraient que par une vie minimaliste, la philosophie du stoïcisme s’articule autour d’une vie plus minimaliste et pleine de sens, et la plupart des enseignements spirituels orientaux, tels que le bouddhisme et le taoïsme, enseignent à vivre une vie minimaliste plus utile.

Si vous souhaitez vous sentir plus détendu et mener une vie plus utile, peut-être que l’adoption de quelques-unes de ces pratiques minimalistes vous sera aussi utile à l’avenir qu’elle l’a été à tant d’autres dans le passé.

En savoir plus sur le minimalisme

• 10 façons pratiques de faire moins, c’est plus
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