J’ai eu le plaisir d’interviewer Andy Mitchell, fondateur d’ActiveInbox et auteur de GTDGmail, pour qu’il partage avec nous ses astuces de productivité.

*Veuillez noter que cet entretien a été réalisé en 2006.

Entretien avec Andy Mitchell

Pouvez-vous nous parler de vous ?

Je suis Andy Mitchell, plus connu sous le nom de fondateur d’ActiveInbox. Je porte également d’autres titres tels qu’ingénieur des systèmes et bricoleur d’entreprises.

Je suis un Britannique, mais un Britannique qui, au cours des deux dernières années, a passé presque autant de temps en dehors de son pays qu’à l’intérieur. Ainsi, tous les stéréotypes courants – qu’il s’agisse du thé à quatre heures, d’un penchant pour la colonisation de petits pays, d’une passion pour les chapeaux haut-de-forme et la politesse fopsy, ou encore de la danse à claquettes des ramoneurs – peuvent être soigneusement contournés.

Ce qui ne peut être éludé, c’est mon organisation personnelle.

Je suis désorganisé. Comme pour tous les problèmes, le plus difficile a été de me l’avouer. Depuis mon « réveil » il y a plusieurs mois, j’ai essayé avec enthousiasme – à la limite de l’obsession – de réduire cette surcharge. Dans la mesure du possible, j’ai essayé de partager mes progrès avec les autres.

Ce qui nous amène à cette interview…

Qu’avez-vous fait pour augmenter votre productivité ?

Je me suis soumis à un interrogatoire assez rigoureux et j’ai fini par avouer mes véritables méthodes de travail. Si vous ne lisez pas la suite de cet entretien, je vous recommande vivement de déterminer au moins votre propre « style ». En matière de productivité, il n’y a pas de taille unique.

Construire un cadre

Simple. Structuré.

Je suis des lignes directrices simples. Les règles complexes et les longues listes de « comment être productif » sont précisément le type d’encombrement que j’essaie d’éviter.

Si j’utilise des outils logiciels, je ne choisis que ceux qui sont simples. Si je dois lire un manuel ou si je me sens dépassé par les fonctionnalités, je me fâche. Vos outils doivent travailler pour vous.

Poser les bases

La meilleure aide à la productivité que j’utilise est de savoir ce que je vais faire ensuite à un endroit donné (un concept similaire à celui de Contexts and Next Actions de David Allen).

En particulier, j’aime décider de ce que je vais faire le lendemain matin, avant de m’endormir. Sinon, je me réveille avec toute l’acuité mentale d’Herman Munster et je passe une heure à me gratter la tête en me demandant ce que je dois faire en premier.

La planification à l’avance est également un excellent moyen d’obtenir plus de résultats, c’est-à-dire de faire un meilleur travail. Prenons ces deux exemples pour planifier une visite à la salle de sport :

• J’irai à la salle de sport aujourd’hui
• Je vais à la salle de sport à 20 heures et je fais 30 minutes de course à pied et 3 séries d’abdominaux.

Le premier exemple signifie que je me rendrai peut-être à la salle de sport et que je me contenterai probablement d’une discussion agréable et d’un sauna une fois sur place.

Le deuxième exemple signifie que je vais aller à la salle de sport et que je suis certain d’avoir une bonne séance d’entraînement.

Désencombrement

Soyez régulier et gardez votre système propre
C’est un fait connu de tous : consacrez cinq minutes par jour au rangement et vous n’en aurez jamais assez. Alors pourquoi ne le faisons-nous pas ?
Dans mon cas, c’était « seulement cinq minutes ? cela peut attendre demain… ».

Ma solution a été tout simplement de « m’endurcir ».
J’ai choisi la même heure chaque jour pour faire le ménage et je m’y suis tenu. Au cas où je serais trop occupée, j’ai également choisi une heure de repli (je n’ai pas mon pareil pour me faire croire que je suis trop occupée pour faire quelque chose).

Fixer un moment » est une astuce psychologique de base, mais elle est certainement efficace. Depuis que j’ai éliminé le stress du désordre – tant mental que physique – le ciel est plus bleu, l’air plus frais et les petits enfants me font des signes de la main lorsque je passe devant eux.

Remise en ordre : Il s’agit généralement de condenser des notes éparses dans mon wiki, de déchirer des diagrammes et des idées écrites à la main, de répondre à des courriels en suspens et d’abandonner toutes les tâches/idées qui sont encore dans mon esprit.

Décidez ce que vous voulez le moins faire. Faites-le

S’il y avait une tâche que je n’aimais pas, je trouvais d’autres tâches pour justifier de ne pas la faire. L’essence même de la procrastination !

Le problème, c’est que cette tâche ennuyeuse s’attardait sur moi comme un bourreau brandissant sa hache. Elle m’empêchait de me concentrer pleinement sur d’autres tâches. Je m’inquiétais de ne pas l’avoir accomplie.

S’attaquer à ce que l’on n’aime pas est le cousin assez proche de la règle des deux minutes de David Allen : vous vous débarrassez des tracas pour pouvoir vous concentrer sur les tâches qui comptent.

Et pour le mérite supplémentaire…

Le Mega Mini Challenge
Je suis plus enclin à procrastiner lorsqu’il n’y a pas de pression ; et pour moi, il n’y a pas de pression tant qu’il n’y a pas d’échéance dans quelques heures.

Par conséquent, les événements quotidiens banals doivent devenir des échéances. Le déjeuner ne peut être pris tant que X n’est pas terminé. On ne peut pas répondre à l’appel de la nature tant que Y n’est pas satisfait.

Cela stimule certainement la concentration, sans parler de la perte de poids et d’un contrôle exemplaire de la vessie…

Acceptez la procrastination (si vous ne pouvez pas la vaincre, rejoignez-la !)

Vous voulez savoir s’il y a un nouvel article sur Lifehack.org? Alors vérifiez-le ! (Soyez indulgent avec moi, ce n’est pas une tentative de publicité subliminale…)

Tout simplement, si vous vous en privez, vous en deviendrez obsédé, et vous ne serez pas mieux loti que si vous l’aviez vérifié dès le départ.

L’astuce consiste à ne passer que quelques minutes ou moins à le faire… peu et souvent !

Une excellente idée est d’essayer l’un des nombreux minuteurs personnels disponibles et de surveiller vos habitudes de travail. (Personnellement, j’aime bien SlimTimer, qui est basé sur le web). Notez les moments où vous ne travaillez pas comme vous le devriez. Ne faites pas cela pendant plus de deux jours, sinon vous vous lasserez et ne ferez plus rien correctement.

Vous pourriez même constater que vous perdez beaucoup moins de temps que vous ne l’imaginiez – et donc que votre niveau de stress diminuera encore plus.

Quelle est votre meilleure astuce de vie ?

Ma méthode de vie préférée – qui n’a pas grand-chose à voir avec la productivité – est la salle de sport.

Depuis de nombreuses années, j’entretiens avec ma salle de sport locale une relation quelque peu auto-infligée, mais ce n’est que récemment que j’en ai apprécié les effets positifs (au-delà du fait qu’elle me donne l’excuse d’intégrer un sandwich au bacon supplémentaire dans mon rituel quotidien).
La biologie est assez simple : vous vous entraînez, vous produisez des endorphines, vous brûlez des graisses et vous ressentez un sentiment d’accomplissement. Tout cela conduit à une sensation agréable de confiance et de contrôle qui dure plusieurs jours.

Ce sont les deux dernières – la confiance et le contrôle – qui font toute la différence. Ils me permettent d’accomplir avec enthousiasme les tâches qui m’incombent et de surmonter même celles que je remettais à plus tard.
Malheureusement, je ne le remarque que lorsque je n’ai pas pris ma dose quotidienne. Sans exercice, je me laisse plus facilement submerger et je procrastine plus facilement. Et je n’ai pas mon sandwich au bacon. Ce qui me met vraiment en colère… (Il est tout à fait possible que tout ce qui précède soit de la foutaise et que mon existence productive ne soit liée à rien d’autre qu’à un sandwich… la honte !)