La vie peut souvent ressembler à une partie d’échecs intense, où l’on affronte simultanément plusieurs adversaires. Chaque pièce de l’échiquier représente une tâche, une obligation ou une responsabilité, qui réclament toutes votre attention et se présentent toutes comme étant aussi importantes et urgentes les unes que les autres. Tout comme le joueur d’échecs qui ne peut déplacer toutes les pièces à la fois, vous vous retrouvez divisé, passant d’une tâche à l’autre, diluant votre attention et finissant par vous sentir submergé ou par perdre votre motivation….
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Qu’il s’agisse d’une journée sous pression au bureau avec une présentation en attente, une avalanche de courriels et une réunion qui nécessite votre expertise en matière de planification, ou d’une journée à la maison avec une cuisine à nettoyer, une lessive à faire et un dîner familial à préparer, ces situations sont universelles. Nous sommes tous passés par là, empêtrés dans l’agitation, essayant de tout accomplir en même temps et finissant par réaliser une performance qui n’est pas à la hauteur de nos attentes.
Pourtant, il y a une lueur d’espoir dans cette tempête tumultueuse. Il existe un moyen de contourner ce chaos : une hiérarchisation intelligente des priorités. Il ne s’agit pas de redoubler d’efforts, mais d’élaborer une stratégie judicieuse.
Dans cet article, nous allons explorer une méthode LifeHack particulière, un plan de jeu qui vous aidera à comprendre votre échiquier complexe de tâches. Il ne s’agit pas de faire tous les mouvements possibles, mais de reconnaître les mouvements critiques, ceux qui vous permettront de progresser efficacement.
Prêt à transformer votre approche et à maîtriser le jeu de la hiérarchisation intelligente des priorités ? C’est à vous de jouer.
Comment établir des priorités de manière intelligente
Au fond, établir des priorités n’est qu’une autre façon de dire : « Voici ce sur quoi je choisis de me concentrer ». Car, soyons réalistes, c’est là où vous portez votre attention que vous consacrerez votre temps et votre énergie. On pense souvent à tort que nous avons du mal à établir des priorités. Ce n’est pas tout à fait exact.
Croyez-le ou non, nous établissons continuellement des priorités, même sans nous en rendre compte. Si ce n’était pas le cas, nous serions dans l’incapacité de décider de ce que nous allons faire. Notre vie quotidienne, remplie d’un flot de demandes, nous pousse à développer des schémas et des routines comme mécanismes d’adaptation. Ces routines enracinées nous aident à prendre des décisions – elles sont ancrées dans des thèmes spécifiques, tels que « s’occuper des enfants » ou « passer à travers la journée de travail ». Ces thèmes, définis par notre esprit, répondent à des besoins ou à des désirs qui ne sont peut-être même pas conscients.
Chacun de ces thèmes contient un ensemble de priorités tacites qui façonnent vos attentes et guident vos actions. Cependant, si vous n’êtes pas conscient de ces priorités sous-jacentes, votre prise de décision fonctionne essentiellement en pilotage automatique. La véritable tâche consiste donc à amener ces priorités cachées à la lumière de la conscience.
Les deux niveaux de priorité
Nous pouvons décomposer les fonctions de hiérarchisation en deux niveaux :
- Niveau élevé: Il s’agit de fixer vos objectifs, de déterminer où vous voulez aller.
- Faible niveau: Il s’agit de décider des tâches ou des étapes, c’est-à-dire de définir ce que vous devez faire.
La première étape consiste à comprendre et à accepter que les deux niveaux sont cruciaux.
Il y a ceux qui ont une vision claire de leur destination, mais qui ont du mal à déterminer les étapes à suivre pour y parvenir, ce qui les enferme dans un cycle de procrastination. À l’inverse, d’autres excellent dans la hiérarchisation des tâches, mais manquent de clarté quant à leur orientation finale. Ils sont alors souvent submergés par une liste interminable de tâches qui ne contribuent pas à leur progrès réel.
L’essentiel est que les priorités de haut niveau et de bas niveau servent des objectifs différents et nécessitent donc des approches distinctes. Confondre les deux ne fonctionne pas ; cela ne fait que brouiller les pistes. Mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider à naviguer facilement dans ces eaux.
Maîtriser l’établissement de priorités de haut niveau
Les priorités de haut niveau entrent en jeu lorsque vous classez l’importance de vos objectifs. Nous avons tous une liste de choses importantes que nous aspirons à réaliser dans la vie. Cependant, le temps et l’énergie sont des ressources limitées et il est évident que nous ne pouvons pas tout accomplir.
C’est là qu’intervient la hiérarchisation des priorités. Oui, c’est un défi parce qu’il faut faire des choix. Mais c’est aussi ce qui permet d’être clair en termes d’action.
La méthode 5/25
La règle des 5/25 permet d’éviter d’avoir trop d’objectifs. Il s’agit d’un outil qui peut vous aider à hiérarchiser vos objectifs afin de concentrer vos efforts et de réussir.
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La règle des 5/25 a d’abord été associée à Warren Buffett, mais l’homme d’affaires américain à la réussite fulgurante aurait nié l’avoir inventée.[1] Bien que Buffett n’ait pas inventé cette règle, elle peut néanmoins être un outil utile pour réitérer et affiner vos priorités.
Voici comment fonctionne la méthode :
- Énumérez vos 25 principaux objectifs de vie: Il ne s’agit pas de se limiter à un aspect particulier de votre vie. Votre liste peut comprendre des objectifs personnels, professionnels ou financiers. Notez-les sans porter de jugement.
- Identifiez vos 5 principaux objectifs : Sur cette liste, entourez les cinq objectifs qui résonnent le plus en vous. Ce sont ceux qui suscitent la passion et qui sont susceptibles d’avoir l’impact le plus important sur votre vie.
- Classez les 5 premiers par ordre de priorité : Après avoir défini vos cinq principaux objectifs, classez-les par ordre d’importance. Concentrez votre temps et votre énergie sur le premier ou les deux premiers, en évitant toute distraction.
- Dites non à tout le reste : cela signifie que vous devez résister à l’attrait d’activités et d’engagements qui ne correspondent pas à vos priorités absolues. Faites preuve de discernement lorsque vous investissez votre temps et votre énergie. Si vous avez du mal à dire non, Leo Babauta a quelques conseils à vous donner.
- Réexaminez et révisez régulièrement : La vie est dynamique et vos priorités le sont aussi. Les revoir périodiquement vous permet de vous adapter aux changements et de vous concentrer sur ce qui est vraiment important.
J’ai également quelques conseils pour vous aider à adapter la méthode 5/25 :
- Réservez un créneau horaire une fois par mois pour cette activité. Accordez-vous suffisamment de temps – une heure par exemple – pour réfléchir à ce qui compte vraiment pour vous.
- Fixez un délaiferme , d’ une heure par exemple, pendant lequel vous devez finaliser et classer vos priorités. Il est trop facile de repousser l’échéance sous prétexte d’avoir « besoin de plus de temps pour réfléchir ».
- Une fois que vous avez défini vos priorités, tenez-vous en à celles-ci. Résistez à l’envie de remettre vos décisions en question. C’est pourquoi les révisions périodiques sont essentielles. Vous pouvez ajuster vos priorités au cours de ces révisions. Engagez-vous à atteindre les cinq objectifs principaux que vous avez choisis et alignez vos priorités de bas niveau en conséquence.
Élaboration d’une stratégie de hiérarchisation de bas niveau
Les priorités de bas niveau englobent vos tâches opérationnelles – la manière dont vous organisez vos jalons, vos actions et vos tâches à accomplir. Une fois que vos priorités de haut niveau sont claires, l’esquisse de vos priorités de bas niveau devient un processus organisé.
Vos objectifs vous guident pour distinguer ce qui est crucial de ce qui ne l’est pas. Cette clarté remplace les hésitations, les dilemmes émotionnels et les doutes qui accompagnent généralement chaque action envisagée. En hiérarchisant vos objectifs, vous avez déjà résolu ces conflits.
1. Adopter la méthode de la superstructure
Il s’agit d’une technique exclusive de LifeHack qui consiste à identifier les éléments essentiels pour atteindre le résultat souhaité et à construire une « superstructure » autour d’eux pour favoriser le succès. Nous classons les tâches en trois catégories :
Les incontournables
Les incontournables sont les éléments essentiels de votre réussite. Ce sont les éléments absolument nécessaires pour atteindre votre objectif. Par exemple, si votre objectif est d’écrire un livre, vos incontournables pourraient être du temps pour écrire, des documents de recherche et un plan clair pour votre livre.
Une fois que vos « must » sont en place, commencez à élaborer votre superstructure en incluant les « should-haves » et les « good-to-haves » qui renforceront votre succès.
Ce qu’il faut faire
Les choses à faire sont celles qui sont fortement conseillées ou jugées importantes pour atteindre votre objectif, mais qui ne sont pas forcément cruciales.
Les bons réflexes
Les « bonnes choses » sont des éléments qui peuvent contribuer à votre réussite ou enrichir votre expérience, mais qui ne sont pas indispensables.
Par exemple, si vous aspirez à écrire un livre, un « Should-Have » pourrait être un groupe d’écriture ou un coach qui vous soutiendrait et vous donnerait son avis, tandis qu’un « Good-to-Have » pourrait être un espace d’écriture confortable ou une musique inspirante pour vous motiver.
Pour en savoir plus sur la méthode des superstructures, voir Comment simplifier la prise de décision avec la méthode des superstructures.
2. Adopter la matrice urgence/importance
Il s’agit d’une méthode qui permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. La matrice Urgent vs Important, popularisée par Steven Covey dans son livre The 7 Habits of Highly Effective People, est également connue sous le nom d’approche des « 4 quadrants ».
Cette matrice est un outil efficace pour gérer votre temps et vos efforts, en séparant vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle est divisée en quatre quadrants, chacun se distinguant par le niveau d’urgence et d’importance d’une tâche.
Quadrant 1 : Urgent et important
Les tâches qui se situent dans ce quadrant exigent une attention immédiate en raison de leur urgence et de leur importance. Elles sont vitales pour atteindre vos objectifs ou préserver votre bien-être, et les ignorer pourrait avoir de graves conséquences. Il peut s’agir par exemple d’une urgence médicale, d’une échéance de projet ou d’une réunion cruciale.
Quadrant 2 : Pas urgent mais important
Ce quadrant comprend les tâches importantes mais non urgentes, qui nécessitent une planification et une action proactives. Ces tâches sont essentielles pour atteindre des objectifs à long terme et améliorer la qualité de vie. Par exemple, l’exercice physique, le développement personnel ou l’établissement de relations font partie de cette catégorie.
Quadrant 3 : Urgent mais pas important
Les tâches de ce quadrant sont des distractions ou des interruptions qui détournent votre attention d’un travail utile. Elles exigent une attention immédiate mais ne contribuent pas aux objectifs à long terme ou au bien-être. Répondre à des courriels non urgents, assister à des réunions improductives ou gérer des crises mineures en sont des exemples.
Quadrant 4 : Pas urgent et pas important
Les tâches de ce quadrant ne sont ni urgentes ni importantes. Ces activités n’offrent que peu de valeur et font perdre du temps ; elles doivent donc être réduites au minimum ou éliminées. Surfer sur Internet, regarder la télévision ou d’autres formes de divertissement improductif s’inscrivent dans ce quadrant.
L’approche consiste à hiérarchiser vos tâches en vous concentrant sur les quadrants 1 et 2, qui contiennent le travail le plus essentiel et le plus important. Pour consacrer du temps et de l’énergie à ces tâches, vous devrez peut-être déléguer ou minimiser les tâches des quadrants 3 et 4.
Pour en savoir plus sur l’application de l’approche des 4 quadrants, consultez la page Comment utiliser la matrice de gestion du temps pour faire ce qui est important.
Réflexions finales
Naviguer à travers la multitude de tâches de la vie peut parfois donner l’impression de jouer une partie d’échecs de haut niveau contre de multiples adversaires. Chaque tâche représente un joueur astucieux qui se dispute votre attention et vous pousse à prendre la prochaine décision stratégique, alors que le temps s’écoule inexorablement. Mais n’oubliez pas que l’essence des échecs ne réside pas dans la réponse à chaque menace, mais dans le discernement des mouvements qui s’inscrivent dans votre stratégie et de ceux qui peuvent être tactiquement ignorés.
Dans ce jeu, il est facile de céder à la pression et de réagir aux menaces les plus urgentes. Cependant, toutes les actions qui exigent une attention immédiate ne servent pas votre plan stratégique. Votre parcours doit vous permettre de distinguer les actions essentielles qui correspondent à vos objectifs et de concentrer votre attention sur celles-ci.
En mettant en œuvre les stratégies ci-dessus, vous serez en mesure d’aborder ce jeu avec une clarté et une maîtrise accrues. Ces outils vous permettent d’identifier vos priorités stratégiques et vous aident à décider quels mouvements méritent votre attention et lesquels ne sont que des distractions.
Alors, montez sur le grand échiquier de la vie, armé des outils nécessaires pour que chaque mouvement compte, une tâche, une décision, une priorité à la fois.
Passons à l’étape suivante.
Crédit photo : Christina @ wocintechchat.com via unsplash.com