Vous arrive-t-il de dire à un ami ou à un collègue que vous êtes « tellement occupé » lorsqu’il vous demande comment vous allez ? Ou que vous avez beaucoup à faire et que vous n’avez pratiquement pas de temps pour vous ? Ce sont là des réponses courantes à la question « comment vas-tu ? « Comment vas-tu ? »

Peut-être considérez-vous qu’il s’agit d’une réponse facile qui ne nécessite pas beaucoup d’explications, ou bien vous êtes incrédule et vous vous demandez où est passé tout ce temps.

Comment établir des priorités dans votre travail? La réponse à cette question cache la clé d’une gestion du temps plus efficace. La réalité est que le temps est précieux et qu’il n’attend pas. Pourtant, beaucoup d’entre nous gaspillent inconsciemment leur temps ; mais lorsque l’on s’en rend compte, il est souvent trop tard, ou il reste peu de temps à perdre.

En fin de compte, nous manquons de temps ou nous échouons dans ce que nous avions prévu d’accomplir. Mais ne nous focalisons pas sur le temps que nous avons perdu. Au lieu de cela, donnons la priorité au temps qu’il nous reste et utilisons-le à bon escient.

Comment établir des priorités entre votre travail et votre vie privée ?

Pensez au moment où vous deviez vous lever tôt. Pourtant, vous avez passé la nuit à regarder une série en boucle. Vous vous êtes réveillé tard le lendemain matin, vous vous êtes précipité au travail, agité et mal préparé pour une réunion. Fallait-il vraiment que vous finissiez ces épisodes ? Ou auriez-vous pu dormir plus tôt ?

Qu’en est-il de la fois où vous aviez une échéance à respecter et où vous avez travaillé tard tous les soirs ? Avez-vous vraiment dû travailler tard ? Ou auriez-vous pu terminer le projet pendant vos heures normales de travail ?

Vous ne pouvez pas revenir en arrière, mais vous pouvez faire mieux avec le temps dont vous disposez maintenant. Vous pouvez changer votre avenir lorsque vous comprenez ce que signifie l’établissement de priorités. La façon dont vous hiérarchisez votre travail peut vous permettre de faire des merveilles.

Voici comment vous pouvez tirer le meilleur parti de votre vie :

Ce que signifie l’établissement de priorités

Lorsque vous êtes submergé par les tâches, il est important de garder une longueur d’avance. L’établissement de priorités consiste à privilégier une tâche par rapport à une autre et à terminer la tâche la plus importante en premier. L’établissement de priorités peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’énergie.

Bien que vous souhaitiez terminer chaque tâche de toute urgence, vous devez faire preuve de prudence. Lorsque tout est urgent, tout perd de son urgence.

L’établissement de priorités est l’une des meilleures stratégies de gestion du temps. En établissant des priorités, vous pouvez mieux organiser votre journée, avoir plus de temps pour travailler sur des tâches plus importantes et respecter vos échéances. En développant vos compétences en matière d’établissement de priorités, vous parviendrez à faire plus en moins de temps^[1].

Comment tirer parti de votre temps

Pour en revenir à l’éternelle bataille de la quantité contre la qualité, qu’est-ce qui compte le plus, selon vous ? Vous ne devez pas vous préoccuper du temps qu’il vous reste. Concentrez-vous plutôt sur la façon dont vous l’utilisez pour créer des moments plus précieux.

Vous pouvez facilement multiplier ou investir dans le temps dont vous disposez actuellement. Ainsi, vous récolterez plus de bénéfices à l’avenir, au lieu de vous contenter de passer du temps dans le présent. Une façon simple d’investir dans le temps est d’établir des priorités. ^[2]

Pourtant, combien d’entre nous s’assoient délibérément pour hiérarchiser les tâches et les responsabilités quotidiennes ? Combien d’entre nous savent même comment décider ce qui est le plus important ?

Pourquoi est-il important d’établir des priorités ?

Lorsque vous établissez des priorités dans votre vie, vous en retirez de nombreux avantages. Vous commencez à produire efficacement sans stress, ce qui vous ouvre davantage d’opportunités et vous donne plus de temps pour faire autre chose.

Fixer des priorités, c’est accomplir ses tâches de la bonne manière. Ce n’est pas toujours la façon la plus rapide. Mais soyons honnêtes, nous ne pouvons faire que peu de choses à la fois, alors utilisons-les à bon escient.

1. Productivité et efficacité

Le fait de hiérarchiser vos tâches urgentes améliorera votre efficacité et votre productivité. Elle vous aidera à clarifier vos tâches les plus importantes et vous permettra de consacrer suffisamment de temps et d’attention pour les mener à bien.

Cette stratégie vous permet de mieux vous concentrer tout en réduisant les risques d’accablement et de distraction. En hiérarchisant les tâches urgentes, vous obtiendrez de meilleurs résultats en peu de temps. Vous devez connaître vos priorités pour améliorer votre productivité, vos performances et votre efficacité.

2. Moins d’anxiété et de stress

Lorsque vous savez comment établir des priorités dans votre vie, vous vous sentez soulagé. Il est épuisant de devoir accomplir de nombreuses tâches en peu de temps.

La création d’une liste de priorités permet de gérer ces tâches une par une. Lorsque les tâches les plus importantes sont accomplies à temps, vous vous sentez détendu. En revanche, si vous n’établissez pas de liste de priorités, vous vous sentez plus stressé et vous devenez improductif.

3. Plus d’opportunités

La hiérarchisation des charges de travail permet de se concentrer sur les tâches les plus importantes. Plus vous donnez la priorité aux tâches importantes, plus vous pourrez bénéficier de meilleures opportunités à l’avenir.

Si vous n’établissez pas de priorités dans votre travail, vous passerez plus de temps sur des tâches moins importantes. Le fait d’avoir beaucoup à faire vous empêchera de progresser dans votre carrière. En établissant des priorités, vous augmenterez votre efficacité et vos performances au travail, et vous disposerez de suffisamment de temps pour rechercher les opportunités qui s’offrent à vous et en tirer le meilleur parti.

Méthodes efficaces pour hiérarchiser les tâches

Maintenant que vous avez compris l’importance des priorités, mettons-les en pratique et commençons à établir des priorités dans votre vie.

1. Déterminer la valeur

Avant de décider de la priorité à donner à une action, vous devez savoir quelle est son importance.

La valeur est ce que vous retirez d’une action que vous entreprenez. C’est l’avantage que vous obtenez en échange de votre temps. Parfois, la valeur est immédiate ou à court terme ; d’autres fois, elle n’est réalisée qu’à long terme.

Ainsi, lorsque vous investissez dans le temps, vous créez en fait une valeur future pour le temps que vous y consacrez aujourd’hui. En général, les avantages ne sont pas immédiats et mettent du temps à se manifester. Mais une fois qu’ils sont réalisés, ils sont appréciés sur une longue période.

2. Réduire les dépenses de temps

La dépense de temps est le temps utilisé pour créer des avantages à court terme. Une fois que c’est fait, c’est fini.

Que vous en soyez conscient ou non, votre cerveau hiérarchise automatiquement les tâches. Certaines de ces tâches peuvent vous rapprocher de vos objectifs, d’autres non. En dehors du travail, seules quelques personnes planifient délibérément leurs activités, ce qui permet à la plupart d’entre nous de se laisser guider automatiquement.

C’est ce qui vous donne l’impression d’être occupé, car la plupart de vos actions ne sont pas alignées sur vos objectifs. Nous finissons par consacrer une grande partie de notre temps précieux à des dépenses inutiles et beaucoup trop peu à des investissements en temps.

C’est ce qui fait que les gens restent bloqués dans la même boucle, jour après jour, mois après mois, et année après année.

En déterminant simplement la valeur de vos actions ou tâches quotidiennes, vous établirez déjà intentionnellement des priorités à un rythme beaucoup plus efficace. Cela vous permettra non seulement de réduire vos pertes de temps, mais aussi d’augmenter vos investissements en temps, que vous pourrez utiliser dans un avenir proche pour des domaines beaucoup plus importants de votre vie.

3. Commencez par votre intention

Imaginez que vous partiez en vacances. Quel est le but de ces vacances ? De quoi ai-je besoin pour ces vacances ? Vous pourrez dresser une liste de tâches ou d’actions telles que :

• Réservation d’hôtel
• Réservation de vols
• Transport terrestre
• Se rendre à des attractions
• Faire des réservations pour le dîner

Une fois que vous avez compilé votre liste, l’étape suivante consiste à la classer selon trois critères^[3].

Les incontournables

Il s’agit des tâches qui sont essentielles pour atteindre l’objectif et qui doivent être prioritaires en termes de ressources et de temps.

Ce qu’il faut faire

Il s’agit de tâches importantes mais non critiques, et certaines peuvent être des choses dont vous pouvez vous passer.

Les bons réflexes

Il s’agit de tâches ou d’actions facultatives qui n’affectent pas le résultat de votre objectif.

4. Quantifiez vos tâches

Maintenant que vous savez comment déterminer la valeur de vos actions, l’étape suivante d’une hiérarchisation efficace consisterait à quantifier vos tâches afin de pouvoir décider objectivement lesquelles sont les plus importantes. Cela s’avère particulièrement utile lorsque vous avez plusieurs éléments dans les critères « Doit « ,  » Devrait  » et  » Bon à avoir ».

Quantifier vos tâches en leur attribuant une valeur vous permettra de voir objectivement leur importance, ce qui vous aidera à savoir sur quelle tâche travailler en priorité. De cette manière, vous pouvez être sûr que le temps et les efforts que vous avez consacrés sont de qualité.

5. Utiliser une liste maîtresse

Il n’est pas possible de classer les tâches par ordre de priorité en les gardant dans sa tête. L’une des meilleures façons d’atteindre cet objectif est de créer une liste principale. Vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet ou la créer dans un document afin d’y accéder et de la mettre à jour facilement.

Votre liste principale vous aidera à découvrir les priorités qui correspondent à vos grands objectifs.

6. Utiliser la matrice d’Eisenhower

Avec une liste maîtresse, vous pouvez toujours être désorienté lorsqu’il s’agit de déterminer ce que vous devez faire maintenant ou plus tard. La plupart des gens utilisent le principe de Pareto pour résoudre ce problème. Ils se concentrent sur 20 % des tâches qui représentent 80 % des résultats^[4].

Cependant, le principe de Pareto repose sur l’expérience. Une technique plus efficace est la matrice d’Eisenhower, qui utilise également l’urgence des tâches. En voici un exemple :

• Les besoins du bébé
• Appels d’urgence
• Finir un projet important pour demain

En utilisant cette méthode, vous devez d’abord accomplir les tâches importantes et urgentes et déterminer comment vous accomplirez les autres tâches importantes. Vous pouvez également déléguer les tâches urgentes non importantes et éliminer celles qui ne sont ni importantes ni urgentes^[5].

7. Mangez votre grenouille

Après avoir hiérarchisé vos tâches, vous devez élaborer la meilleure stratégie pour les mener à bien^[6].

Une hiérarchisation efficace des tâches nécessite des stratégies efficaces. Lorsque vous commencez votre journée en vous attaquant à la tâche la plus importante, vous vous sentez énergique et inspiré pour continuer à avancer. Les grenouilles sont des tâches que vous trouvez difficiles. Dans la plupart des cas, elles sont importantes.

Outils de hiérarchisation

Grâce aux progrès technologiques rapides, vous pouvez organiser et hiérarchiser vos tâches quotidiennes à l’aide de votre smartphone ou de votre tablette afin d’accomplir vos tâches en moins de temps et d’atteindre vos objectifs les plus importants. Voici quelques-uns des meilleurs outils de hiérarchisation:

Pochette

Il s’agit d’une excellente application de productivité qui améliorera votre concentration en vous permettant de sauvegarder des vidéos, des articles et des liens intéressants pour les utiliser plus tard. Vous pouvez enregistrer votre contenu directement depuis d’autres applications ou votre navigateur vers Pocket.

Todoist

Todoist

est l’un des meilleurs gestionnaires de tâches qui simplifie vos tâches et vos objectifs en vous aidant à créer une liste exploitable. L’application vous permet de partager et de travailler avec d’autres personnes afin d’augmenter votre productivité. Elle est disponible sur différentes plateformes. De plus, il existe une version gratuite et une version premium.

Réflexions finales

La gestion du temps n’est qu’une pièce du grand puzzle des changements que vous pouvez opérer pour changer votre vie et vous épanouir davantage. Souvent, lorsque vous rencontrez un obstacle ou une limitation dans la vie, ce n’est pas seulement à cause d’un défaut ou d’une décision ponctuelle que vous avez prise.

Il s’agit souvent d’un processus et du résultat de nombreuses actions qui ont abouti à la situation actuelle, et il convient donc d’approfondir la réflexion et de voir comment les choses peuvent être faites différemment.

Crédit photo : Marten Bjork via unsplash.com