Plus de 4 millions d’articles de blog sont publiés chaque jour^[1]. Cela fait beaucoup d’informations et cela ne fait qu’augmenter. Si la grande majorité des gens ne lisent pas autant d’articles de blog, ils consomment néanmoins beaucoup d’informations.

Peut-être pas par des articles de blog, mais par les médias sociaux et les nouvelles. Mais cela ne change rien au fait que notre consommation d’informations est aujourd’hui plus importante. Certaines personnes ont appelé les problèmes auxquels nous sommes confrontés avec cet afflux d’informations  » surcharge d’informations« . Il existe toutes sortes de stratégies pour nous aider à atténuer ce phénomène, mais si nous ne nous y prenions pas de la bonne manière ? Et si le problème venait du fait que nous ne savons pas comment organiser l’information ?

Je pense que c’est le cas lorsque nous considérons notre propre comportement face à l’information. Cela explique pourquoi nous avons besoin d’organiser l’information et de trouver des méthodes pour le faire efficacement.

S’il n’y a rien à redire à la quantité d’informations disponibles, c’est à nous de déterminer comment nous les utilisons. Dans de nombreux cas, les gens n’ont pas su se maîtriser ou n’ont pas pris la peine d’apprendre à organiser l’information. C’est pour cette raison, parmi d’autres, qu’il est important de le faire.

Nous sommes devenus dépendants de l’information

Comme le dit simplement Karol Krol dans un article de Lifehack:

« Le seul fait qu’il y ait de plus en plus d’informations publiées en ligne chaque jour n’est pas le véritable problème. C’est la qualité de l’information qui pose problème. La quantité de contenu épique sur l’internet est aujourd’hui si importante qu’il nous est pratiquement impossible de tout digérer. Mais nous essayons quand même ».

Cela crée une situation où nous sommes constamment en train d’assimiler des informations, principalement parce que « nous devons savoir cela« . Même si nous n’appliquons jamais ces informations dans notre propre vie.

Tous ces comportements sont similaires à l’idée d’assister à des séminaires organisés par des conférenciers motivants ou des leaders d’opinion. Les gens sortent de ces séminaires et la plupart ne mettent jamais en pratique ce qu’ils ont appris^[2].

Consommer de l’information par soi-même n’est pas si différent.

Trop d’informations créent un désordre

Il y a quelque temps, j’ai expliqué un scénario dans lequel vous êtes en train de lire et de vous concentrer sur un livre dans le bus. Soudain, quelqu’un s’assoit près de vous et entame une conversation personnelle à voix haute sur la vie amoureuse de son ami.

Même si vous n’êtes qu’un spectateur de cette conversation, il s’agit tout de même d’informations qui peuvent créer beaucoup de désordre. C’est comme si vous aviez d’autres distractions sur votre bureau qui vous détournent de votre travail ou d’une autre activité productive.

Mais il y a un autre aspect que j’ai omis de mentionner : l’encombrement peut également résulter d’une accumulation. Dans le cas de l’information, la lecture de plusieurs articles sur le même sujet peut créer beaucoup de désordre.

Quel type d’information est important ?

Ce post dit que c’est important alors qu’un autre post dit que ce n’est pas important. Quelle est l’information pertinente ?

Quelles sont les informations que vous devez assimiler et appliquer ?

En fin de compte, l’information crée du bruit et il peut être difficile pour nous d’organiser cette information en fonction de nos sentiments et de nos appareils actuels.

Comment organiser l’information de manière efficace

L’organisation de l’information peut être simple si l’on dispose d’un plan. Il existe également toute une série de tactiques à envisager pour organiser au mieux l’information.

Mais la chose la plus importante à propos de l’information, c’est que la quantité que nous consommons dépend de nous. Nous avons un contrôle total sur notre alimentation en informations et sur la manière dont nous les distribuons.

1. Le principe du DUA

Une méthode efficace est celle que Richard Saul Wurman a développée en 1996. Dans son livre Information Architect, il a repris une théorie existante – les Five Hat Racks – et a formulé ce qui est connu sous le nom de principe LATCH.

Qu’est-ce que cela signifie ? explique M. Wurman :

« L’information peut être infinie, cependant… L’organisation de l’information est finie car elle ne peut être organisée que par LATCH : Lieu, Alphabet, Temps, Catégorie ou Hiérarchie ».

En effet, cette méthode consiste à organiser l’information dans un sens plus large. Vous ne vous concentrez pas tant sur vos propres priorités que sur une meilleure organisation de votre régime d’information.

Selon Wurman, il s’agit de la meilleure méthode d’organisation de l’information, principalement parce qu’il a testé le principe un millier de fois. Chaque fois qu’il a essayé quelque chose de différent, il est passé directement à l’une de ces cinq méthodes.

Il a peut-être un parti pris puisqu’il est le créateur de ce principe, mais celui-ci fonctionne à merveille. Je soutiens ce point de vue pour deux raisons essentielles :

Tout d’abord, pour organiser quoi que ce soit, il faut d’abord retirer beaucoup de choses dont on n’a pas besoin. Pour en revenir au désordre, il crée beaucoup de bruit et nous détourne de nos objectifs et priorités actuels.

Deuxièmement, l’organisation soulage beaucoup d’anxiété. Et pour bien organiser, il faut une méthode ou un système. Ce n’est pas vraiment de l’organisation s’il n’y a pas de méthode pour trier les choses.

C’est là que LATCH entre en jeu. LATCH propose cinq méthodes parmi lesquelles nous pouvons choisir pour organiser tout ce qui se passe dans notre vie :

• La localisation peut être utilisée dans de nombreuses situations. C’est un peu comme donner des indications. Nous nous concentrons sur les éléments les plus pertinents à atteindre. De même, nous l’utilisons également pour montrer comment les choses sont reliées les unes aux autres.
• L’alphabet consiste à organiser les informations par ordre alphabétique. Cela peut être utile pour organiser une liste de personnes et de statistiques. Il peut également s’agir d’un dictionnaire du jargon de l’industrie ou de documents officiels.
• Le temps est un élément essentiel de la communication. Les informations relatives à la planification de rendez-vous ou à l’organisation de projets. Il est bon d’utiliser cette méthode pour donner des instructions étape par étape ou lorsque les choses doivent être présentées dans l’ordre chronologique.
• La catégorie est la méthode d’organisation de l’information par similarité ou parenté. Repensez aux listes de collections que j’ai mentionnées précédemment.
• La hiérarchie consiste à organiser les informations qui sont utilisées collectivement pour comparer les choses. Pensez à la taille des t-shirts ou à la façon dont vous évaluez la nourriture, un produit ou un service. Tout le monde utilise la même mesure pour organiser l’information.

Même si, dans la plupart des situations, les gens portent plusieurs casquettes, il n’en reste pas moins que nous utilisons instinctivement au moins l’une de ces méthodes. Qu’il s’agisse d’organiser des informations ou de les collecter, la méthode LATCH s’impose.

2. Cartographie de l’esprit

La cartographie mentale est une méthode qui permet de capturer les pensées et de les organiser de manière visuelle. Dans l’industrie, c’est une sorte de mot à la mode, même si peu de gens expliquent réellement ce que cela signifie ou comment en faire une.

L’idée générale de la cartographie mentale est de créer une liste détaillée des choses à faire. Vous avez des tâches quotidiennes à accomplir, mais cela va plus loin.

La cartographie mentale vous encourage à penser à plus long terme, par exemple à ce que vous souhaitez faire dans cinq ans pour tout ce qui concerne votre vie. Il ne s’agit pas d’un outil très efficace pour organiser ce qui compte le plus pour vous, mais il ne permet pas d’absorber les informations quotidiennes.

Cela permet de lutter contre la surcharge d’informations et vous donne un autre moyen d’évaluer les informations. Si elle est pertinente par rapport à vos objectifs et à vos désirs, notez-la. Si ce n’est pas le cas, effacez-la de votre esprit.

Voici un guide qui vous aidera à vous lancer dans la cartographie mentale : Comment utiliser une carte mentale pour organiser sa vie

3. Créer des listes

Outre les cadres susmentionnés, vous pouvez prendre l’habitude d’utiliser des post-it ou un grand bloc-notes pour créer une série de listes. Faites une liste des choses à faire chaque jour et utilisez-la pour organiser les tâches les plus importantes que vous devez accomplir ce jour-là.

Si vous ressentez le besoin d’ajouter des tâches routinières, faites une liste séparée. Quoi qu’il en soit, les listes vous aident à organiser ce qui doit être fait et vous permettent de mieux gérer votre temps. Après tout, vous saurez à peu près combien de temps il vous faudra pour accomplir une tâche.

4. Créer des collections

Comme pour les listes, créez des collections. Il s’agit de classer les notes que vous prenez dans des groupes d’informations spécifiques. Par exemple, si vous avez beaucoup d’informations sur des idées ou des opportunités commerciales, écrivez-les dans un livre ou placez-les dans un document numérique. Gardez-les à l’écart de votre liste de conseils sur l’amélioration de soi et de l’état d’esprit.

Consolidez également ces collections. Jetez les informations dont vous n’avez plus besoin ou que vous avez déjà essayées.

5. Donner la priorité aux informations clés

La plupart du temps, les articles de blog contiennent beaucoup d’informations essentielles. Si vous êtes du genre à consommer beaucoup, vous aurez du mal à tout gérer. Cette stratégie particulière pousse l’idée de faire des listes à un niveau supérieur.

L’idée est de résumer l’information ou de placer les points clés dans une liste que vous pourrez consulter plus tard. Il n’est pas nécessaire de les organiser en collection ou autre. L’idée est que ce soit plus facile à digérer et à traiter plus tard, lorsque votre cerveau aura de l’énergie.

Résultat final

Dans un monde où nous sommes accros à l’accumulation d’informations en nous-mêmes, nous risquons d’être distraits et de nous éloigner de nos véritables priorités.

En apprenant à mieux organiser l’information, nous pouvons supprimer les choses dont nous n’avons pas besoin. Mieux encore, nous pouvons apprendre à accorder une plus grande priorité aux choses qui sont plus importantes pour notre vie.

Lorsque nous commençons à organiser l’information et notre comportement, nous maîtrisons mieux notre vie et ce que nous laissons entrer.

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Crédit photo : Matthew Guay via unsplash.com