Trouver un manager efficace et performant qui ne sait pas gérer correctement son temps et ses employés, c’est un peu comme trouver une licorne. Vous ne la trouverez pas, car elle n’existe pas. Chacun dispose d’un nombre égal d’heures dans la journée pour accomplir les tâches qui requièrent son attention. La façon dont vous utilisez votre temps déterminera en fin de compte si vous réussissez ou non à accomplir ces tâches.

Que vous soyez manager pour la première fois ou que vous ayez simplement besoin d’une remise à niveau, l’apprentissage et l’application de compétences adéquates en matière de gestion du temps contribueront grandement à la réussite de votre carrière.

Avant d’aborder les compétences efficaces en matière de gestion du temps pour les managers, examinons le « pourquoi » et le « quoi » de la gestion du temps. La gestion du temps est simplement une méthode d’organisation qui permet d’utiliser au mieux les 24 heures d’une journée pour accomplir des tâches personnelles et professionnelles.

La matrice d’Eisenhower, élaborée par le président américain Dwight Eisenhower, divise la gestion du temps en quatre groupes :^[1]

Faire d’abord, programmer, déléguer et ne pas faire.

Toutes les compétences en matière de gestion du temps se situent quelque part dans cette matrice. Apprendre à répartir efficacement votre temps et vos tâches vous permettra d’atteindre vos objectifs et de diriger votre équipe avec succès, sans perdre la raison.

1. Savoir comment planifier correctement ses objectifs

Benjamin Franklin a dit un jour,

« Si vous ne planifiez pas, vous planifiez l’échec.

Le père fondateur a vraiment mis le doigt sur le problème, et il est essentiel d’apprendre à planifier correctement les objectifs de votre équipe. En ce qui concerne les objectifs, vous devez fixer des objectifs quotidiens, hebdomadaires, mensuels et même annuels qui peuvent être décomposés en tâches gérables.

Par exemple, si vous avez pour objectif d’augmenter de 10 % le trafic sur le site web de l’entreprise au cours d’une année, vous devrez fixer des étapes mesurables chaque semaine, chaque mois et au bout de six mois pour maintenir l’objectif sur la bonne voie.

Consultez ces guides sur la fixation d’objectifs à court et à long terme :

• Comment se fixer des objectifs à court terme pour une vie réussie et épanouie
• Le moyen le plus sûr de se fixer des objectifs à long terme et d’atteindre le succès

2. Une bonne communication fait toute la différence

Une bonne communication peut faire ou défaire n’importe quelle relation – personnelle ou professionnelle – et lorsqu’un manager a du mal à gérer son temps, la communication en pâtit souvent. Cependant, si un manager prend le temps d’écouter et de communiquer clairement avec son équipe et ses clients, cela peut faire toute la différence dans la réussite d’une entreprise.

Veillez à communiquer régulièrement avec les membres de votre équipe pour vous assurer qu’ils travaillent à la réalisation d’objectifs clairement définis. Un manager qui communique clairement et régulièrement avec ses clients a également plus de chances de développer son entreprise. Veillez à tirer le meilleur parti de votre temps grâce à une communication réfléchie.

Découvrez les 7 façons de garantir une communication efficace au travail.

3. Une bonne organisation est essentielle

Une bonne organisation des tâches déléguées et de l’espace de travail est essentielle à une gestion efficace du temps pour les managers. Si votre équipe est désorganisée et que les personnes ne savent pas exactement quelles sont les tâches qui leur incombent ou à qui elles doivent s’adresser pour obtenir de l’aide, les objectifs fixés en pâtiront.

Une bonne communication et une bonne organisation vont de pair lorsqu’il s’agit d’optimiser son temps.

Quant à l’organisation de votre espace de travail, si vous aimez garder votre chambre en désordre à la maison, c’est votre affaire, mais le désordre n’a pas sa place dans les entreprises. Chaque minute passée à chercher un dossier égaré est une minute perdue qui aurait pu être mieux employée.

Pourquoi ne pas jeter un coup d’œil à ces 15 meilleurs conseils d’organisation pour organiser son bureau et en faire plus?

4. Une délégation efficace est essentielle

Une délégation efficace permettra aux membres de votre équipe de travailler avec confiance et efficacité. En tant que manager, il vous incombe de déterminer qui, au sein de votre équipe, est le mieux à même d’accomplir telle ou telle tâche et d’attribuer les responsabilités qui en découlent. Si vous ne prenez pas les devants et ne déléguez pas les tâches, vous perdrez votre temps et celui des membres de votre équipe.

En déléguant soigneusement les différentes tâches et en veillant à ce que votre personnel dispose de tout ce dont il a besoin pour les accomplir, les membres de l’équipe seront moins dépendants de vous lorsqu’il s’agira de faire le travail.

Apprenez l’art de la délégation dans ce guide : Comment déléguer efficacement (Le guide définitif pour les dirigeants)

5. Programmer les bonnes tâches au bon moment

Si vous construisiez une voiture, vous ne commenceriez pas par essayer d’installer le système audio avant que le châssis ne soit en place, n’est-ce pas ?

Le premier bloc de la matrice d’Eisenhower est « Faire d’abord », c’est-à-dire décider quelles sont les tâches essentielles que vous devez accomplir avant de passer à l’étape suivante. Il peut s’agir de petites choses, comme répondre à une demande de votre patron, ou de choses plus importantes, comme finaliser les plans d’une nouvelle stratégie de médias sociaux.

L’important est d’apprendre à hiérarchiser les tâches les plus importantes de la journée, le temps qu’il vous faut pour les accomplir et le moment où elles doivent être effectuées.

Voici une technique pour vous aider à hiérarchiser les tâches : Comment établir des priorités en 10 minutes et travailler 10 fois plus vite

6. Apprendre à reconnaître les pièges du multitâche

Tout le monde a de nombreuses choses à faire, mais lorsque nous essayons de jongler avec toutes ces choses en même temps, certaines d’entre elles tombent forcément à l’eau. Il est beaucoup trop facile de commencer à travailler sur une tâche, puis de se précipiter sur son courrier électronique parce qu’on a reçu un « ping » sur son téléphone. Ce n’est pas bon pour la concentration et cela oblige le cerveau à se rattraper.

Au lieu de cela, réservez des plages horaires spécifiques dans la journée pour consulter vos courriels et y répondre. En vous concentrant sur une seule tâche à la fois, vous la terminerez plus rapidement et y consacrerez toute l’attention de votre cerveau.

Essayez ces 9 conseils sur la gestion du multitâche qui amélioreront votre productivité.

7. Apprenez à hiérarchiser non seulement votre temps, mais aussi à aider vos employés à le faire.

Nous pensons peut-être que nous consacrons huit heures par jour aux tâches essentielles de notre travail, mais les études montrent que ce n’est généralement pas le cas^[2]. Vous pouvez aider votre équipe à tirer le meilleur parti de son temps (et du vôtre) en procédant de temps à autre à un audit du temps. Réservez une journée au cours de laquelle vous demanderez à vos employés de noter ce qu’ils font et le temps qu’ils y consacrent.

Veillez à ce qu’il soit bien clair que cet exercice est destiné à aider les employés à long terme et qu’il ne s’agit pas d’un moyen d’éliminer les travailleurs médiocres. Espérons qu’avec suffisamment de données, vous et votre équipe serez en mesure de mieux déterminer ce qui fonctionne et comment éviter les retards ou les interruptions de travail.

9. Garder les apparences peut s’avérer très utile

Tout comme les marins se tournent vers leur capitaine pour être guidés dans la tempête, vos employés ont besoin de sentir que vous gérez bien votre temps. Si, à chaque fois qu’ils s’adressent à vous, vous êtes à bout de nerfs et pressé, il est probable qu’ils hésiteront à venir vous voir pour des questions importantes.

Il peut y avoir des jours où vous avez du mal à tout gérer, mais le fait de donner l’impression d’un manager qui gère son temps au mieux peut vraiment aider les autres à gérer leur temps de manière efficace.

10. Savoir ce qu’il faut faire lorsque l’assiette est trop pleine

Un peu de pression et une date limite peuvent être des facteurs de motivation puissants lorsqu’il s’agit de s’atteler à la tâche et de faire avancer les choses. Si vous trouvez que votre liste de tâches « obligatoires » devient un peu trop longue, c’est peut-être le signe de deux choses :

Il est possible que vous ne gériez pas votre temps aussi efficacement que vous le pourriez. Si c’est le cas, revenez en haut de la page et faites le point.

Même le meilleur manager a ses limites et il n’y a pas beaucoup de minutes dans une journée. Un bon manager n’essaie pas d’accomplir lui-même toutes les tâches qui lui sont confiées. Il sait comment utiliser au mieux son personnel pour s’assurer que les objectifs sont atteints et il sait quand sa charge de travail est à son maximum.

11. Comprendre la règle des 80/20

Selon le principe de Pareto, mieux connu sous le nom de règle des 80/20, 80 % des résultats proviennent de seulement 20 % des actions. Les autres 20 % des résultats proviennent… vous l’avez deviné, de 80 % des actions.

Pour ce qui est de la gestion du temps d’un manager efficace, les priorités incontournables et sans excuses ne représentent peut-être que 20 % de votre travail, mais ce sont elles qui produiront les meilleurs résultats. Les 80 % de tâches restantes peuvent probablement être déléguées aux membres de votre équipe.

12. Ne pas hésiter à faire une pause lorsque c’est nécessaire

Si vous travaillez comme un train de marchandises à chaque seconde de la journée sans prendre quelques minutes pour prendre du recul et respirer, vous allez connaître l’épuisement professionnel. L’épuisement professionnel est ce tueur sournois de la gestion du temps qui s’insinue lorsque vous essayez de vous assurer que pas une seule minute n’est consacrée au travail. Le résultat est que vous aurez bientôt moins d’énergie et de concentration et que votre travail finira par nuire à votre santé mentale.

Il est important de se ménager des temps de repos. Encouragez donc vos employés à faire des pauses et n’oubliez pas d’en faire vous-même. Quelques pauses tout au long de la journée de travail peuvent grandement contribuer à vous mettre dans un état d’esprit propice à l’optimisation de votre temps.

Réflexions finales

Il est facile de se laisser absorber par le « quotidien » de l’entreprise et de développer des habitudes malsaines en tant que manager. Concentrez-vous sur la mise en œuvre des recommandations formulées dans cet article et consacrez du temps à la responsabilisation de votre équipe. Non seulement la productivité globale s’améliorera, mais vous deviendrez rapidement un leader remarquable et respectable.